Концепція корпоративного електронного архіву

Формально корпоративний електронний архів можна визна­чити як комплекс апаратно-програмних засобів і технологій, ви­користовуваних для створення архіву документів у електронному вигляді. Метою створення електронного архіву є забезпечення оперативного і повноцінного доступу до всіх документів, які зберігаються і надходять до системи управління. Для цього не­обхідно вирішити два основні завдання: ввести масив наявних у архіві документів і забезпечити можливість оперативного повнотекстового доступу до електронних документів.

З цією метою організується високопродуктивна мережа, яка час графічні робочі станції і потужні сервери введення і обробки інформації. Для введення документів з паперових носіїв низької якості використовуються сканери потокового введення і відповідні програмні засоби.

Система забезпечує ефективне індексування і повнотекстовий пошук неструктурованої інформації великого обсягу.

Основні функції корпоративного електронного архіву:

- сканування;

- розпізнавання і коригування помилок;

- створення та міграція електронних документів і образів;

- індексування документів;

- оперативний пошук і відображення документів; аналіз документів;

- управління функціонуванням системи.

Для реалізації цих функцій у корпоративному електронно­му архіві повинні бути підсистеми введення, зберігання, індексу­вання, пошуку і відображення інформації, аналізу, управління по­токами, адміністрування і науково-технічного супроводження.

В даний час більшість первинних документів на підприємствах обробляються на комп'ютерах, розташованих безпосередньо на робочих місцях за допомогою програми Microsoft Word. Це до деякої міри вирішує проблему їхньої обробки, але підготовка зведених документів як і раніше здійснюється вручну. Але головна проблема, що поки залишається невирішеною, полягає в побудові єдиної системи управління документами і маршрутами їхнього переміщення, а також контролю їхнього виконання. Адже кожен документ готується для здійснення деякої дії.

Визначеним кроком у розв’язанні цієї проблеми можна вважати появу спеціалізованих програмних серверів типу Microsoft Exchange і Lotus Notes, що призначені для централізованого збереження документів. До особливостей цих серверів можна віднести ієрархічну організацію даних, що складається з загальнодоступних папок різного рівня. У папках можуть зберігатися повідомлення, отримані по електронній пошті, електронні форми і звичайні файли документів. У ці сервери вбудовуються механізми захисту від несанкціонованого доступу до документів, поштові агенти, що обробляють повідомлення з поштової скриньки, служба обробки подій і т.д. З папками можна асоціювати спеціальні карти, у яких описуються різні сценарії обробки документів. Для взаємодії із сервером Microsoft Exchange у клієнтів на робочих станціях установлюється програма Microsoft Outlook. Усе це створює передумови для появи спеціалізованих систем управління документообігом, і такі програми уже з'явилися.

На базі сервера Microsoft Exchange російська фірма «Оптима» розробила комплексну систему управління потоками робіт і документообігу «Optima-Workflow”. Ця система забезпечує: маршрутизацію документів, засоби опису сценаріїв обробки документів, засоби шифрування й електронні підписи, контроль виконання робіт і виконання доручень, контроль версій документа і т.д.

Дата добавления: 2014-01-04