Методів управління

Лекція 9. Ефективність інформаційної системи та основні напрями вдосконалення форм і

Застосування сучасної електронної обчислювальної та інфор­маційної техніки в економічних процесах, і особливо в управлін­ні, значно поліпшує форми і методи, надійність і ефективність управління в цілому. Особливо велику користь приносять комп­лекси ПЕОМ, об'єднані мережею, при функціонуванні інформа­ційних систем в організаціях і установах.

Якість різних інформаційних систем визначається їхньою на­дійністю та ефективністю. Основні положення та визначення про це наведено в ГОСТ 24.701-86. «Надежность АСУ», ГОСТ 24.702-86. «Эффективность АСУ».

Надійність — це спроможність системи зберігати в часі в уста­новлених межах значення всіх параметрів, що характеризують здат­ність системи виконувати потрібні функції в заданих режимах та умовах експлуатації. Надійність інформаційної системи має власти­вості безвідмовності, ремонтопридатності, а часом і довговічності.

Рівень надійності залежить від таких факторів:

§ складу та рівня надійності технічних засобів, їх взаємодії та надійної структури;

§ складу та рівня надійності програмних засобів, їх можливос­тей і взаємозв'язку в структурі програмного забезпечення інфор­маційної системи;

§ раціонального розподілу задач, які розв'язуються системою, між технічними засобами, програмним забезпеченням і персона­лом, що обслуговує цю систему;

§ рівня кваліфікації персоналу, організації робіт і рівня надій­ності дій персоналу інформаційної системи;

§ режимів, параметрів та організаційних форм експлуатації комплексу технічних засобів;

§ ступеня використання різних видів резервування (структурного, інформаційного, часового, алгоритмічного, функціонального);

§ ступеня використання методів і засобів технічної діагностики;

§ реальних умов функціонування інформаційної системи.

Ефективність інформаційної системи визначається порівнян­ням одержаних результатів від функціонування цієї системи і за­трат усіх видів ресурсів, необхідних для створення, дії та розвит­ку цієї системи.

Ефективність таких систем у грошовому вираженні визначає­ться у вигляді трьох основних показників:

§ річного економічного ефекту;

§ розрахункового коефіцієнта ефективності капітальних затрат, які пішли на розробку і впровадження системи;

§ терміну окупності капітальних затрат, які пішли на розробку та впровадження системи.

Ефективність системи об'єктивного інформаційного забезпе­чення менеджменту, як системи з інтелектуальною спрямованістю, визначається не лише в грошовому вираженні, як зазначено вище, її ефективність збільшується ще й за рахунок піднесення якості управління, яка може визначатися відповідним коефіцієнтом.

Коефіцієнт підвищення якості управління — це умовна вели­чина, що визначається показником поліпшення якості управління порівняно з тим, що було до впровадження нової інформаційної системи, і визначається через показники зменшення часу, який витрачався на збирання інформації, її обробку та доставку корис­тувачам, а також на аналіз і вироблення управлінських рішень. Ідеться про те, що рівень компетентності та інші аналогічні фак­тори у менеджерів як до, так і після впровадження цієї системи були незмінні. Крім того, функціонування такої системи на об'єкті управління створює реальні умови для вдосконалення форм і методів управління.

Це зрозуміло. Сучасні методи збирання й обробки в ритмі ви­робництва, зберігання та передавання користувачам інформації при безпаперовій технології в інформаційних системах ґрунтую­ться на використовуванні високоефективних ПЕОМ, об'єднаних локальними чи багатокористувацькими обчислювальними мережами, та застосуванні передових інформаційних технологій.

Однією з таких інформаційних систем є система автоматизова­ного збирання та обробки інформації, в якій застосовується інфор­маційна (безпаперова) технологія. В рамках цієї системи створює­ться система (на правах підсистеми) об'єктивного інформаційного забезпечення менеджменту, яка за допомогою механізму операти­вного інформування автоматично чи автоматизовано на об'єкті управління забезпечує менеджерів і фахівців усіх рівнів об'єктивно необхідною інформацією, відповідно до їхніх повноважень, функ­ціональних обов'язків, посадових прав і міри відповідальності.

При функціонуванні цієї системи на об'єкті управління ство­рюються умови, при яких є можливість менеджерам займатися творчою працею, здійснювати своєчасний контроль за виконан­ням прийнятих рішень, а також удосконалювати форми й методи управління тощо.

Розглянемо слідуючи основні напрямки удосконалення проце­су управління на прикладі промислового підприємства:

• удосконалення форм і методів збирання первинної (фактич­ної) інформації;

• удосконалення і підвищення наукового рівня планування;

• удосконалення форм і методів управління;

• удосконалення форм і методів обліку;

• удосконалення форм і методів контролю і аналізу;

• удосконалення методів складання зведеної звітності.

Удосконалення форм і методів збирання первинної (фактич­ної) інформації. Відомо, що основою для прийняття управлінських рішень є інформація. Тому від своєчасного збирання вірогідної ін­формації, що всебічно характеризує всі процеси і явища виробничо-господарської та іншої діяльності підприємства та його структу­рних ланок, а також від оперативної обробки і доставления її ко­ристувачам повністю залежить (при належній компетентності менеджера) якість і своєчасність керування виробничими проце­сами та господарською діяльністю підприємства в цілому.

Застосовуючи для досягнення цієї мети, наприклад, ПЕОМ, що використовується як АРМ там, де виникає масова первинна інфор­мація (комора, склад, виробнича дільниця тощо), можна значно вдосконалити форми і методи збирання цієї інформації за рахунок автоматизації процесу. Суть такого процесу полягає в тому, що завдяки попередньо сформованим умовно-постійним масивам (з нормативною, розцінковою, довідковою, планово-договірною та іншою інформацією), а також бібліотеці описаних форм вхідних і вихідних документів, можна форми первинних документів запов­нювати, з одного боку, автоматично тією інформацією, яка є для цього документа умовно-постійною (її до 80—85%), з іншого, ручним способом тією інформацією, яка в цьому документі є змінною (15—20%), тобто фактичною.

Такий підхід до організації збирання фактичної інформації дає змогу здійснювати безпаперове (на екран, а потім і в пам'ять ПЕОМ) одноразове оперативне збирання і фіксування вірогідної первинної інформації та її попередню обробку в ритмі виробниц­тва, а потім передавати цю інформацію в такому самому ритмі всім користувачам для використання.

Зауважимо, що частота збирання первинної інформації, яка характеризує стан і параметри виробничих і господарських про­цесів та явищ, її оперативна обробка визначаються частотою і швидкістю змін, що проходять на керованому об'єкті, тобто в ри­тмі виробництва. Наприклад, коли ті чи інші процеси плануються за годинним графіком, то за наявності в цих процесах негативних факторів необхідно збирати, зразу ж обробляти й видавати відпо­відним керівникам оброблену інформацію про відхилення не піз­ніше, як за кожні півгодини або три чверті години. Така інфор­мація потрібна менеджерові для оперативного втручання в ці процеси так швидко, щоб усунути наявні причини відхилень до закінчення цих процесів. За такого способу об'єктивного інфор­мування менеджерів можна сподіватися на те, що управління процесами буде своєчасним і ефективним.

Зібрана таким чином оперативна інформація є не лише спіль­ною для всіх користувачів, а й вірогідною, а тому вона може бути використана і для господарського (бухгалтерського) обліку.

Оброблена й узагальнена чи зведена за розробленими алгори­тмами інформація на рівні підприємства використовується не тільки для виконання загальновиробничих завдань поточного управління, а й для складання установленої бухгалтерської, ста­тистичної та іншої зведеної звітності.

Удосконалення та підвищення наукового рівня планування. Використовуючи економіко-математичні методи, широкі експлу­атаційні можливості сучасних засобів обчислювальної техніки, систему прогресивних науково-обґрунтованих норм і нормативів, а також досягнення науково-технічного прогресу, можна серйоз­но вдосконалити планування виробництва і піднести його на на­уковий рівень в таких напрямках:

§ змоделювати кілька варіантів планів, а потім вибрати опти­мальний з відповідною організаційною структурою управління підприємством;

§ збалансувати систему відповідних показників та визначити напрямок пропорційного розвитку виробництва;

§ здійснити взаємозв'язок прогнозування, перспективного, по­точного та оперативного планування;

§ широко використати нормативні методи на всіх рівнях пла­нування та управління;

§ удосконалити систему нормативно-планових показників у ви­користанні трудових, матеріальних, фінансових та інших ресурсів;

§ скоротити термін та розширити простір планування до годи­ни чи зміни, робочого місця або дільниці тощо;

§ прогнозувати і моделювати поведінку об'єкта управління в умовах невизначеності, ризику тощо.

Особливо ефективним є застосування зазначених методів і за­собів для вдосконалення планування в часовому та пообъектному аспектах. Для цього розробляється система взаємоузгоджених та збалансованих соціально-економічних показників для річних, квартальних (місячних), декадних (тижневих), добових (змінних) планів — часовий аспект, а для кожного робочого місця, бригади, ділянки, як і для цехів та підприємства в цілому — пооб'єктний аспект. Крім того, встановлюється єдиний крок для інформаційних сукупностей в обліку і плануванні, за допомогою якого є можли­вість оперативно й автоматизовано формувати дані для аналізу.

Усе це дає змогу значно вдосконалити і піднести рівень плану­вання, а разом з тим поліпшити управління виробничими процесами шляхом взаємозв'язку сукупних показників у часовому та пооб'єктному аспектах. Крім того, є реальна можливість вивільнити менеджерів і фахівців, зайнятих розрахунками планових показників і складанням планів, від стомливої і малоефективної ручної праці.

Удосконалення форм і методів управління. Відомо, що в умовах системного збирання й обробки інформації менеджери і фахівці різних рівнів своєчасно й повністю забезпечуються необ­хідною об'єктивною інформацією, яка характеризує, з одного бо­ку, внутрішній стан та процеси, що відбуваються на об'єкті упра­вління, а з іншого — різноманітні ситуації, які складаються на ринку (зовнішнє середовище). Знання обставин, що складаються у внутрішньому й зовнішньому середовищі, — важливий важіль у конкурентній боротьбі за виживання в ринкових умовах.

Всебічне інформування менеджерів і фахівців різних рівнів суттєво впливає на їхні посадові права та функціональні обов'яз­ки. Крім того, дотеперішні форми і методи управління виробниц­твом на підприємствах у реаліях ринкової економіки не завжди ефективні. Щодо цих реалій, при системній обробці інформації і широкому застосуванні ПЕОМ як АРМ користувачів різних рів­нів, треба створювати нові форми та раціональніші методи упра­вління підприємством. Одним з таких напрямків удосконалення форм управління може бути, наприклад, об'єктно-цільовий підхід із закінченим циклом управління при визначенні організаційної структури, нових прав і обов'язків, а також міри відповідальності за виконання своїх посадових функцій менеджерами і фахівцями різних рівнів.

Посадові права, функціональні обов'язки та міра відповідаль­ності працівників управління тієї чи іншої структури (ресурсу) розробляються для нових умов функціонування, а тому вони бу­дуть основою при формуванні регламентуючої інформації. При їх складанні слід враховувати те, що всі процеси із збирання, обробки, зберігання та видавання користувачам інформації, а також деякі логічні опера­ції виконуватимуться в системному порядку та автоматизовано. Крім того, при розробці посадових прав і функціональних обов'язків потрібно дотримуватися принципу відповідності (parity principle), згідно з яким керівництво має делегувати тому чи іншому менедже­рові достатньо повноважень, щоб він був спроможним виконувати ті завдання, за які несе відповідальність.

При системному збиранні та обробці інформації створюються умови і для вдосконалення методів управління виробництвом. Так, наприклад, можна буде застосовувати метод управління за відхиленнями.

Завдяки організації управління за методом відхилень значно зменшуються обсяги інформації, що надходять менеджерові чи фахівцеві, і скорочуються строки підготовки та вироблення того чи того управлінського рішення.

Удосконалення форм і методів обліку. В умовах ринкової еко­номіки значення обліку на підприємствах важко переоцінити. Тут неабияке значення має оперативне збирання та обробка показників, простота й доступність цих показників усім користувачам у часово­му та пооб'єктному аспектах. Тому дотеперішні форми й методи об­ліку з його традиційним позадачним підходом при збиранні та обро­бці економічної інформації в нових умовах не придатні. Крім того, на основі системи автоматизованого (що діє в ритмі виробництва) збирання та обробки інформації доцільно організувати лише один — господарський облік замість трьох його видів (оперативного чи опе­ративно-технічного, бухгалтерського і статистичного), які існують нині на підприємствах. Це можливо, оскільки:

• по-перше, використовується для нього лише одне (спільне для всіх згаданих видів обліку) джерело фактичної інформації — це виробничо-господарська та інша діяльність підприємства та його ресурси;

• по-друге, збирається ця фактична інформація одноразово, в ри­тмі виробництва, при єдиному технологічному процесі; збирається як вірогідна, обробляється (за різними алгоритмами) і записується в базу (бази) даних ПЕОМ (АРМ), поставлених у місцях масового ви­никнення інформації; передається (також у ритмі виробництва) ка­налами зв'язку всім іншим користувачам більш високого рівня, які використовують цю інформацію (разом з іншою умовно-постійною) для складання (також на ПЕОМ) аналітичних та синтетичних таб­лиць різного (в тому числі й бухгалтерського) призначення, а також для підготовки та прийняття управлінських рішень тощо.

Таким чином, завдяки безперервному технологічному проце­сові та єдиній первинній (фактичній) інформації, що збирається і записується у базу (бази) даних, можна забезпечити вірогідність цих даних, повну ув'язку даних оперативного, бухгалтерського і статистичного обліку в аналітичному та синтетичному (зведено­му) аспектах, який завгодно ступінь деталізації чи групування за станом на певну дату чи за будь-який час.

Системна обробка інформації не сумісна з формами, що іс­нують у бухгалтерському обліку при ручній або напівручній об­робці інформації. Ці форми не можна заповнювати машинним способом: вони дуже складні. Крім того, в них є ряд показників, які багаторазово повторюються, тощо.

В умовах, коли ПЕОМ використовується як АРМ і таким чи­ном забезпечується в ритмі виробництва збирання та обробка (при єдиному процесі) всієї первинної інформації в місцях її ви­никнення, а потім передавання її каналами зв'язку всім користу­вачам різних рівнів, відкриваються широкі перспективи для нової автоматизованої чи електронної форми обліку.

Слід зазначити, що в умовах дії системи автоматизованого збирання та обробки інформації на ПЕОМ (АРМ) принципова відмінність нової форми обліку від тих, що діють, полягає в тому, що автоматизований обліковий процес починається не з обробки первинних документів, а з одноразового (в ритмі виробництва) запису на магнітний носій (пам'ять ПЕОМ) усіх первинних да­них, які виникають при виробничо-господарській та іншій діяль­ності. Ці дані (разом з іншими умовно-постійними) обробляють­ся, передаються каналами зв'язку користувачам різних рівнів, а тоді зберігаються певний час. Видача обробленої інформації ко­ристувачам усіх рівнів здійснюється в різних режимах, за різни­ми формами й на різних носіях, за будь-який період часу і за ста­ном на будь-яку дату, а також — про різні об'єкти інформації. При цьому фактична інформація може видаватися після її оброб­ки не лише повністю і самостійно, айв порівнянні зі зведеними нормативними, плановими та іншими даними, із записаними на­туральними відхиленнями і відносними величинами та іншими показниками. Така інформація може використовуватися в еконо­мічному аналізі та для прийняття управлінських рішень.

Удосконалення форм і методів контролю та аналізу. Маючи єдину базу даних, що включає нормативну і планову, довідкову, договірну та іншу умовно-постійну інформацію, а також фактичні показники (які збираються у ритмі виробництва) і встановлений єдиний крок для інформаційних сукупностей у плануванні й облі­ку, можна автоматично та оперативно порівнювати планові (ча­сом і зведені нормативні) дані з фактичними в різних аспектах і отримувати відхилення (кількісні та вартісні) з відносними вели­чинами цих відхилень. Інформація про відхилення потім викори­стовується користувачами різних рівнів. Виконуються й інші об­числення та порівняння. Слід зазначити, що записи (позиції), в яких планові та фактичні показники збігаються за тією чи іншою ознакою, як правило, користувачам (особливо керівникам вищого рівня) можуть не видаватися.

Такий метод автоматичного контролю та економічного аналі­зу дозволяє не лише звільнити персонал управління від ручного виконання технічних операцій, а й підняти управління на вищий ступінь, прискорити вироблення й прийняття оптимальних рі­шень тощо.

У цих умовах є можливість робити пофакторний аналіз і та­ким чином встановлювати фактори, що впливають на виконання тих чи інших процесів і операцій. При розрахунках показників для оперативного й поточного аналізу використовуються також не лише традиційні прийоми та засоби економічного аналізу (аб­солютні, відносні та середні величини; методи порівняння, гру­пування й ланцюгові підстановки; балансовий, індексний та інші методи), а й математичні методи (графічні методи, кореляційний і регресивний аналіз, лінійне і динамічне програмування, матрич­ні методи, методи імітації і т.ін.).

Організація економічного аналізу таким чином значно скорочує час не лише для відбору необхідних для цієї мети даних і опера­тивного проведення аналізу, а й для прийняття управлінських рі­шень. При цьому оброблена інформація про відхилення буде тією, що слугуватиме при організації управління за методом відхилень.

Удосконалення методів складання зведеної звітності. Сис­тема автоматизованого збирання й обробки, а також зберігання інформації в базі (базах) даних істотно впливає на методи скла­дання встановленої зведеної звітності. Існуючі типові форми бух­галтерської, статистичної та іншої звітності абсолютно не при­стосовані для машинного заповнення; в них включається багато дублюючих, постійних і похідних показників. Тому ці форми слід замінити іншими, придатнішими для машинного заповнення, а також значно спрощенішими. При цьому слід виходити з того, що складання звітності має відбуватися автоматично не лише на підприємствах, а й на всіх зовнішніх (вищих за субординацією, територіальних) рівнях.

Автоматично складати звітність на рівні підприємства мож­ливо тому, що є, з одного боку, база даних, де фактична інформа­ція може бути згрупованою в потрібних напрямках і узагальненою необхідними доповненнями; з іншого боку, є масиви-довідники з кодами рахунків бухгалтерського обліку, що відповідають рядкам і графам типових форм діючої звітності. Крім того, існує масив біб­ліотеки описаних типових форм вихідних (звітних) документів, які можна видавати як на екран ПЕОМ, так і на паперовий чи магніт­ний носій. Одночасно зі складанням звітності на підприємстві формують машинні носії з такою самою інформацією як і в звітно­сті, що потім передається каналами зв'язку (або іншим способом) у зовнішні організації, де вона також автоматично зводиться у форми. При її зведенні ряд показників програмно контролюється. Можлива також міжмашинна передача даних.

Організація системи автоматизованого збирання та обробки інформації, застосування нових методів автоматизованого скла­дання звітності на різних рівнях, а також заміна чинних типових форм звітності досконалішими і придатними для машинного складання, за інших їх кількості, змісту та зовнішньому вигляді приводять до значного усунення ручної праці відповідних фахів­ців управління.

Таким чином, в умовах ринкових відносин при функціонуванні системи автоматизованого збирання та обробки інформації, в рам­ках якої діє система об'єктивного інформаційного забезпечення менеджменту, є можливість значно підвищити якість і оператив­ність вироблення й прийняття управлінських рішень, а також:

§ застосувати нові методи управління (управління за відхилен­нями), що спрямовані на його спрощення і підвищення якості ке­рівництва;

§ спрощувати організаційні структури об'єктів управління за рахунок ліквідації проміжних ланок, наприклад, цехової структу­ри на промислових підприємствах;

§ забезпечувати в ритмі виробництва менеджерів і фахівців рі­зних рівнів через екрани їхніх персональних ЕОМ (або на інших носіях) об'єктивно необхідною інформацією (методом автоматич­ного чи автоматизованого інформування), відповідно з їхніми повноваженнями, функціональними обов'язками та посадовими правами й мірою відповідальності;

§ використовувати релевантну вихідну (результатну) інформа­цію для аналізу, вироблення і прийняття управлінських рішень. При цьому, у вихідних формах результатної інформації вже є еле­ментарний аналіз даних (абсолютні і відносні величини — відхи­лення, середні, порівняння, групування, застосування балансового методу та індексного аналізу тощо), які необхідні для вироблення та прийняття конкретних управлінських рішень;

§ звільняти менеджерів і фахівців різних рівнів від рутинної праці зі збирання, зберігання й обробки даних та їх елементарно­го аналізу й надати змогу їм зосередитися на творчій праці та контролі за виконанням прийнятих управлінських рішень.

Крім того, є можливість удосконалення первинного обліку, складання зведеної звітності за рахунок її автоматизації тощо. Це:

§ зниження на 80—85% ручної праці при автоматизованому збиранні первинної фактичної інформації на місцях масового її виникнення. При цьому є можливість вводити до первинного до­кумента мінімум необхідної інформації, а одержувати максимум при її обробці;

§ спрощення форм первинних документів при їх автоматизо­ваному заповненні за рахунок виключення з них похідних показ­ників, проміжних підсумків тощо;

§ зведену звітність складати автоматизовано на основі пер­винної інформації, а також значно вдосконалити її форми, ін­формація яких передається каналами зв'язку до вищих за підпо­рядкованістю установ;

§ об'єднати три види обліку (оперативно-технічній, статисти­чний і бухгалтерський) в єдиний господарський, так як уся пер­винна інформація одноразово збирається в ритмі виробництва, з єдиних джерел, а тому є єдиною і використовується також у про­цесах управління.

Є й інші вигоди від застосування обчислювальної та інформа­ційної техніки в процесі управління на об'єкті, де діє та чи інша автоматизована інформаційна система. Ці системи з мережами постійно розвиваються, вдосконалюються тощо.

Питання для самоконтролю:

1. Що розуміють під поняттям надійності інформаційної системи?
2. Від яких факторів залежить рівень надійності?
3. Які властивості має надійність ІС?
4. Що розуміють під поняттям ефективності інформаційної системи?
5. Які показники визначають у грошовому вираженні ефективність ІС?
6. Який додатковий показник визначає ефективність ІС об'єктивного інформаційного забезпе­чення менеджменту? Що виражає ця величина?
7. Які ви знаєте основні напрямки удосконалення проце­су управління на промисловому підприємстві?
8. В чому полягає напрям удосконалення форм і методів збирання первинної (фактич­ної) інформації?
9. В чому полягає напрям удосконалення удосконалення і підвищення наукового рівня планування?
10. В чому полягає напрям удосконалення удосконалення форм і методів управління?
11. В чому полягає напрям удосконалення форм і методів обліку?
12. Які види обліку включає господарський облік?
13. За рахунок яких умов можлива організація господарського обліку?
14. Перелічити характеристики автоматизованої форми обліку.
15. В чому полягає напрям удосконалення форм і методів контролю та аналізу?
16. Що включає база даних інформаційної системи?
17. Що забезпечує метод автоматичного контролю та економічного аналізу?
18. Які методи використовуються при розрахунках показників для оперативного й поточного аналізу?
19. В чому полягає напрям удосконалення методів складання зведеної звітності?
20. За рахунок чого можливо автоматично складати звітність на рівні підприємства?
21. За рахунок чого можливе значне усунення ручної праці відповідних фахівців управління?
22. Які є можливості в умовах ринкових відносин при функціонуванні системи автоматизованого збирання та обробки інформації?
23. Які можливості надає автоматизована інформаційна система при виконанні процесу управління на підприємстві?

Дата добавления: 2014-01-04