Ведення телефонних переговорів

10 телефонних «недоліків»:

1. Неясна мета розмови.

2. Імпровізація в підготовці до розмови.

3. Несприятливий час для дзвінка.

4. Пошуки номера абонента.

5. Дзвінок без попередньої підготовки документів.

6. Попередньо не записані ключові слова.

7. Незрозуміло мету розмови.

8. Монологи замість вислуховування з постановкою питань.

9. Не ведеться наступний запис розмов.

10. Неконкретні домовленості

Відгородження:

1. Проінформуйте усіх своїх потенційних абонентів, з якими Ви постійно маєте справу (підлеглих, колег, клієнтів, друзів і т.д.), про те, коли Вам не слід дзвонити.

2. Обговорите також по можливості час для щоденних активних (вихідних від Вас) телефонних розмов, тоді можна буде їх згрупувати і відповідно обробляти.

3. Повідомте також абонентам час, коли вони можуть дзвонити до Вас.

4. Уникайте наприкінці розмови таких фраз, як: «Подзвоніть мені як-небудь!» Згадуйте про це лише тоді, коли Ви цього дійсно бажаєте.

5. Не змушуйте чекати свого партнера, що розраховує одержати від Вас звістку, а дзвоните точно в призначений час, перш ніж він подзвонить до Вас.

6. Нехай усі вхідні телефонні дзвінки йдуть через Вашого секретаря, або використовуйте час від часу автовідповідач.

Відгородження за допомогою секретаря:

1. Секретар повинний обов'язково запитувати про мету дзвінка, щоб визначити ступінь терміновості і важливості розмови.

2. Вручіть своєму секретарю бланк із критеріями, згідно з яким вхідні розмови повинні бути відхилені, перенесені (повторний дзвінок) чи їх слід «пропустити» до Вас.

Дата добавления: 2014-01-04