На предприятиях

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Тема 8

8.1. Схема и график документооборота.

8.2. Хранение и уничтожение первичных доку­ментов.

8.3. Ответственность за нарушение правил хра­нения документов.

8.4. Защита текущей информации.

8.1. СХЕМА И ГРАФИК ДОКУМЕНТООБОРОТА

Часть бухгалтерского дела, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием. Процесс движения документов, начиная от их составле­ния, приемки и обработки и заканчивая сдачей их на хра­нение в архив, принято называть документооборотом.

Таким образом, документооборот - движение до­кументов в организации по информационным техноло­гическим цепочкам (создание или получение их от дру­гих предприятий, принятие к учету, обработка, вклю­чая передачу в архив), регламентируемое графиком и да­ющее возможность проинформировать всех заинтересо­ванных лиц, довести до них принятие решения.

График документооборота является важнейшим организационным регламентом, обеспечивающим созда­ние стройной системы организации бухгалтерского уче­та в организации. Он является средством обслуживания рабочего места, и средством повышения качества работы службы бухгалтерского учета и финансовой деятельности. Как средство обслуживания рабочего места график документооборота обеспечивает:

• ритмичность работы работников учета на каждом рабочем месте и службы в целом;

• выполнение работ в соответствии с планом инди­видуального распределения обязанностей, то есть каж­дый работник учета выполняет работу, соответствующую его должностным обязанностям;

• выполнение работ, установленных планом распре­деления обязанностей;

• выполнение работ в течение установленной продол­жительности рабочего дня.

График документооборота, как средство повышения качества работы службы бухгалтерского учета и финан­совой деятельности, обеспечивает:

• своевременное составление и представление бух­галтерской и статистической отчетности в установлен­ные адреса;

• своевременное получение учетной информации для оперативного руководства организацией.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразде­лением предприятия, учреждения, а также всеми испол­нителями с указанием их взаимосвязи и сроков выпол­нения работ.

График документооборота разрабатывается главным бухгалтером с предварительным изучением всех особен­ностей организации, ее структуры и структуры управле­ния, организации и технологии производства, наличия складов, организации самого учета (централизованного, децентрализованного), уровня подготовки кадров и т.п.

Документооборот может быть:

- входящим (документы поступают от других организаций);

- исходящим (документы предназначены для вне­шних пользователей);

- внутреннего назначения (документы для собствен­ных нужд).

8.2. ХРАНЕНИЕ И УНИЧТОЖЕНИЕ ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Главный бухгалтер организации обеспечивает со­хранность первичных учетных документов (накладных, счетов, счетов-фактур, приходно-кассовых ордеров и т.д.), форм бухгалтерской отчетности, налоговых расче­тов (налоговых деклараций), оформление и передачу их в архив.

Данные документы должны храниться до их переда­чи в архив организации в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответ­ственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сей­фах, металлических шкафах или специальных помеще­ниях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Чтобы можно было быстро найти нужные докумен­ты, необходима их систематизация, т.е. группировка документов в дела. Дело - это совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или учас­тку деятельности, помещённые в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

Документы включаются в дело только в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии в дело не подшиваются. Толщина каждого дела не должна превышать 80-40 мм - это около 300 листов. Если документов больше, дело разделяется на два или более тома.

Бухгалтерская документация в основном группиру­ется по хронологии. Документы группируются по меся­цам, но можно и за квартал или календарный год. При этом документы помесячно разделяются листом бумаги с указанием месяца. Квитанции, накладные и другие ана­логичные документы группируются в порядке последо­вательности их номеров.

От того, насколько грамотно проводилась работа по группировке и описанию документов дел, зависит со­хранность документов.

По окончании года в конце номенклатуры дел заменя­ется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения.

Сроки хранения бухгалтерских документов регла­ментируются:

- в течение четырех календарных лет деятельности налогоплательщика по налоговому законодательству;

- не менее 5 лет по требованиям бухгалтерского учета.

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтер­скую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственно­го архивного дела, но не менее 5 лет.

В соответствии с Перечнем типовых управленчес­ких документов, образующихся в деятельности орга­низаций, с указанием сроков их хранения, утвержден­ным Федеральной архивной службой России от 06.10.2000 г., установлены следующие сроки хране­ния бухгалтерских документов:

• отчетов по налогам: годовых - постоянно; квар­тальных - 5 лет; месячных - 1 год;

• бухгалтерских отчетов и балансов организаций: сводных годовых - постоянно; годовых - постоянно; квартальных - 5 лет; месячных - 1 год;

• первичных документов и приложений к ним, за­фиксировавших факт совершения хозяйственной опера­ции и явившихся основанием для бухгалтерских запи­сей (кассовых, банковских документов, корешков бан­ковских чековых книжек/ордеров, табелей, извещений банков и переводных требований, актов о приеме, сдаче и списании имущества и материалов, квитанций, ко­решков к ним, счетов-фактур, накладных, авансовых отчетов и др.) - 5 лет;

• синтетических, аналитических, материальных счетов бухгалтерского учета - 5 лет;

• бухгалтерских учетных регистров (Главной книги, журналов-ордеров, разработочных таблиц и др.) - 5 лет;

• оборотных ведомостей - 5 лет;

• перечней лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, - «До замены новыми»;

• образцы подписей материально ответственных лиц - «До минования надобности»;

• книги, журналы, карточки учета: ценных бумаг - постоянно; договоров, контрактов, соглашений (кредит­ных, хозяйственных, операционных) - 5 лет; основных средств (зданий, сооружений) - 5 лет; расчетов с орга­низациями - 5 лет; приходно-расходных кассовых до­кументов (счетов, платежных поручений) — 5 лет; по­дотчетных лиц - 5 лет; исполнительных листов - 5 лет; депонированной заработной платы - 5 лет; довереннос­тей - 5 лет.

Документы, срок хранения которых истек, можно уничтожить. Для этого приказом руководителя созда­ются постоянно действующие экспертные комиссии. В состав экспертной комиссии входят наиболее квалифи­цированные специалисты основных структурных подраз­делений. Председатель комиссии - один из руководящих работников организации. Приказ может иметь следую­щую форму.

8.3. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ ПРАВИЛ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Виды налоговых правонарушений, связанных с не­правильным оформлением или отсутствием первичной документации, и предусмотренная законодательством ответственность за них приведены в таблице 7.

Налоговые органы не вправе предъявлять требова­ния об уплате штрафов за одно и то же правонаруше­ние одновременно по ст. 120 и 122 НК РФ, так как это противоречит Конституции РФ (п.1 ст.50) и самому Налоговому кодексу РФ (п.2 ст. 108). На это указал и Конституционный Суд РФ в Определении от 18.01.2001 №6-0.

Работники архивной службы тоже могут прове­рить, как хранятся документы вашей организации. По их инициативе наказать за нарушение сроков хране­ния документов может мировой судья. Наказание может быть в виде предупреждения или штрафа. Размер штрафа составляет от 3 до 5 МРОТ (ст. 13.20 КоАП РФ) и налагается на руководителя фирмы.

8.4. ЗАЩИТА ТЕКУЩЕЙ ИНФОРМАЦИИ

Защита информации - это постоянно актуальная функция бухгалтерии на любом этапе учетных процедур. На уровне первичных документов защита информация достигается несколькими способами.

• Экземплярностъ. Практически почти все докумен­ты составляют в нескольких экземплярах. Это делают потому, что каждому пользователю удобнее иметь соб­ственный экземпляр. Вместе с тем, наличие нескольких экземпляров, очевидно, существенно уменьшает риск ут­раты информации.

• Идентификация. Она достигается наличием ранее упомянутых реквизитов, идентифицирующих документ: наименование, номер, дата и т. д. Идентифицирует до­кумент также физическая принадлежность к общему но­сителю информации; например, чек и корешок чековой книжки, приходный кассовый ордер и квитанция к нему, облигация и купон к ней. Кстати, если подпись ответ­ственного лица свидетельствует о достоверности содер­жания документа, то оттиск печати удостоверяет под­линность подписи.

• Регламентация отношения к ошибкам. В денеж­ных документах вообще недопустимы никакие исправ­ления. В других случаях исправляют согласно правилам.

• Регистрация документов. Каждый документ под­лежит регистрации. Это значит, что основные реквизи­ты первичного документа при появлении его на предпри­ятии заносят в специальный журнал.

• Описи документов. С целью предотвращения ут­раты документов при передаче их от одного пользовате­ля к другому составляют опись документов в двух экзем­плярах: по одному для каждого участника операции.

Мероприятия по защите информации:

• Выделяется ответственный за эту работу - один из руководителей предприятия, который совместно со служ­бой информации, если такая предусмотрена на предпри­ятии, организует и осуществляет комплекс работ по за­щите информации.

• Создается комиссия из числа квалифицированных специалистов структурных подразделений, которая бу­дет выполнять экспертные функции.

• Членами вышеупомянутой комиссии с привлече­нием руководителей вырабатывается первоначальный вариант перечня сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия.

• Анализируются поступившие предложения, и го­товится окончательный вариант перечня сведений.

• Перечень утверждается руководителем предприя­тия и доводится до исполнителей в полном объеме или в части, их касающейся.

Безопасность активов и файлов. На случай стихий­ных бедствий необходимо иметь копии важных докумен­тов для хранения в несгораемых сейфах и других поме­щениях, огнетушители, инструкции, определяющие порядок действий в случае стихийных бедствий. На слу­чай перебоев в электроснабжении, умышленных повреж­дений, выхода из строя аппаратных средств и программ­ного обеспечения должны быть копии банка данных и важных файлов на магнитных носителях, дублируемое питание, резервное оборудование.

Меры, препятствующие несанкционированному доступу к активам и файлам:

- организация контроля над несанкционированным проникновением в помещения - охрана, пропускной ре­жим, сигнализация, технические средства наблюдения;

- организация контроля несанкционированным до­ступом к компьютерной и некомпьютерной информаци­онной базе - система компьютерных паролей, иниции­рование изменений в файлах, сейфах, мероприятия по блокированию несанкционированного получения инфор­мации с помощью технических средств;

- организация системы контроля и допуска сотруд­ников к ознакомлению и работе с документами и бездо­кументарными носителями информации конфиденци­ального характера - контроль и ведение досье на сотруд­ников, допущенных к работе с документами, составляю­щими коммерческую тайну; учет и анализ нарушений режима работы с документами; оформление обязательств о неразглашении сведений.

Контрольные вопросы

1. Что такое документооборот?

2. Каким образом осуществляется система управ­ления документооборотом?

3. Что обеспечивает график документооборота?

4. Каков порядок хранения и уничтожения доку­ментов?

5. Какая предусмотрена ответственность за на­рушение правил хранения документов?

6. В чем заключается защита текущей бухгалтер­ской информации?

ЛИТЕРАТУРА.

1. Бреславцева Н.А., Медведева О.В., Нораревян Г.Г. Бухгалтерское дело. - М.: «Приор-издат», 2004 г.

2. Бухгалтерское дело: Учебное пособие. Под ред. Н.Н. Хахоновой. - Мо­сква: ИЦК «Март», 2003 г.

3. Бухгалтерское дело; Учебное пособие для вузов. Под ред. Профессора Л.Т. Гиляровской. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004 г.

4. Проданова Н. А., Зацаринная Е. И. Бухгалтерское дело. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2006 г.

5. Соколова Е.С. Бухгалтерское дело. Учебник. - М.: ИД ФБК - Пресс, 2003г.

Дата добавления: 2014-01-04