Организация учета материальных средств в службах воинской части

ТЕКСТ ЛЕКЦИИ

В Инструкции о порядке учета материальных средств в Вооруженных Силах и транспортных войсках (далее – Инструкция) определяются: порядок организации и ведения учета вооружения, военной и специальной техники, технических средств охраны, ракет, боеприпасов, топлива для котельных (далее – топливо), ракетного топлива, горючего, смазочных материалов и специальных жидкостей различного назначения (далее – горючее), продовольствия, материальных средств вещевой, инженерной и иных служб, средств радиационной, химической и биологической (далее – РХБ) защиты, топогеодезического и навигационного обеспечения, казарменно-жилищного фонда, коммунальных сооружений в подразделениях, воинских частях и соединениях, на военных складах и в органах военного управления Вооруженных Сил и транспортных войск (далее – Вооруженные Силы) в мирное и военное время, а также: формы учетных документов; порядок организации контроля за ведением учета; порядок учета утрат материальных средств и отчетности по ним; перечень должностных лиц Вооруженных Сил, которым предоставляется право выдачи инспекторских свидетельств на списание ущерба, причиненного государству в результате утраты материальных средств.

Все материальные средства, используемые в Вооруженных Силах в мирное и военное время, являются собственностью Республики Беларусь. Они закреплены за Министерством обороны на праве оперативного управления.

Учет материальных средств должен быть своевременным, полным, достоверным и точным. Он ведется в целях: своевременного обеспечения соответствующих должностных лиц органов военного управления достоверными данными о наличии, движении и качественном (техническом) состоянии материальных средств, необходимыми для планирования и организации обеспечения ими; контроля за сохранностью, законностью, целесообразностью и эффективностью расходования (использования) материальных средств; подготовки исходных данных для составления отчетных документов в соответствии с правовыми актами Министерства обороны.

Учет материальных средств заключается в оформлении соответствующих оправдательных документов, осуществлении правильных и своевременных записей в книгах и карточках учета, на магнитных и иных носителях информации о всех операциях, связанных с движением и изменением качественного (технического) состояния материальных средств.

В воинских частях и организациях Вооруженных Сил Республики Беларусь, зарегистрированных в органах инспекции Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь по месту дислокации как юридические лица, для нужд которых в учреждениях банка открыты текущие счета по учету денежных средств, поставленных на довольствие в другие воинские части (подразделения), учет материальных средств организуется самостоятельно независимо от источника их поступления в соответствии с требованиями, изложенными в Инструкции.

Учет материальных средств ведется по формам учетных документов согласно приложению 1 к Инструкции с использованием средств вычислительной техники и программного обеспечения, а также вручную, либо путем совмещения обоих способов.

Учету подлежат все материальные средства независимо от их назначения, источников поступления и способов приобретения.

В воинских частях учет всей номенклатуры материальных средств ведется по первичным учетным документам.

В довольствующем органе учет материальных средств ведется по

первичным учетным документам или осуществляется оперативный учет. Материальные средства по видам учета распределяются согласно решению руководителя соответствующего довольствующего органа.

Качественное (техническое) состояние материальных средств учитывается по категориям или степени годности. Порядок категорирования и определения степени годности материальных средств устанавливается в правовых актах Министерства обороны.

Учет материальных средств ведется в натуральных показателях и стандартных единицах измерения согласно приложению 2 к Инструкции.

В первичных учетных документах цены указываются только в случаях: приема материальных средств, за которые производятся денежные расчеты; отпуска материальных средств за плату или в счет лимита, выделенного в денежном выражении; определения размеров утрат и недостач (излишков) материальных средств; изменения качественного (технического) состояния (списания) материальных средств. Стоимость закупаемых материальных средств определяется путем суммирования стоимости материальных средств, указанной в первичных учетных документах, и фактически произведенных затрат, связанных с их приобретением, в том числе осуществляемых другими лицами на основании договоров.

К фактически произведенным затратам, связанным с приобретением материальных средств, относятся:

налоги, сборы и иные платежи в бюджет;

затраты на оплату страхования рисков, связанных с утратой или повреждением грузов во время перевозки, а также рисков, связанных с исполнением обязанностей поставщиком;

затраты, связанные с осуществлением оплаты по аккредитивам, и на оплату иных расходов, связанных с приобретением материальных средств.

Стоимость материальных средств, оплата за которые осуществлялась в иностранной валюте, определяется в белорусских рублях путем пересчета иностранной валюты по курсу ее приобретения либо по официальному курсу, установленному Национальным банком Республики Беларусь на дату перечисления денежных средств за материальные средства.

Стоимость материальных средств, полученных безвозмездно, определяется путем суммирования стоимости материальных средств на основании данных бухгалтерского учета передающей стороны и фактически произведенных затрат, связанных с их получением, в том числе осуществляемых другими лицами на основании договоров.

Стоимость материальных средств, полученных безвозмездно, может определяться на основании заключения об их оценке, которую проводило юридическое лицо (индивидуальный предприниматель), осуществляющее оценочную деятельность, или документов, подтверждающих стоимость аналогичных активов, сходных с подлежащими оценке основными экономическими, техническими, технологическими и иными характеристиками, с учетом их индивидуальных особенностей.

Стоимость материальных средств, изготовленных (созданных) в самой воинской части, определяется по стоимости их изготовления (создания).

Стоимость приобретаемых материальных средств формируется в закупающих органах. Документы, на приобретенные материальные средства, передаются в довольствующий орган для постановки данных материальных средств на учет в установленном порядке с указанием их стоимости.

Руководство организацией учета материальных средств в воинской части осуществляет командир воинской части, организуют учет соответствующих материальных средств начальник штаба, заместители (помощники) командира, а также начальники служб и командиры подразделений воинской части.

Учетный документ – документ, содержащий в зафиксированном виде информацию, оформленную в установленном Инструкции порядке, имеющий в соответствии с законодательством Республики Беларусь юридическую силу.

Учетные документы в зависимости от их назначения подразделяются на первичные учетные документы, регистры, учетные документы вспомогательного характера.

Первичные учетные документы (накладные, товарно-транспортные или товарные накладные, наряды, счета-наряды, мобилизационные наряды, чековые требования, раздаточно-сдаточные ведомости, акты технического состояния, акты изменения качественного состояния материальных средств, акты списания (снятия) остатков, и т.д. предназначены для оформления операций, связанных с движением и изменением качественного (технического) состояния материальных средств и являются основанием для записей учетных данных в книгах и карточках учета.

В регистрах (далее – книги и карточки учета) отражаются наличие, движение и качественное (техническое) состояние материальных средств за определенный период времени.

Учетные документы вспомогательного характера (разнарядки, сводные и иные ведомости (кроме раздаточно-сдаточных), доверенности, сопроводительные и упаковочные листы, стеллажные ярлыки, описи материальных средств, извещения, генеральные планы военных городков, планы зданий, донесения (кроме донесений о наличии и движении материальных средств), подтверждения) способствуют выполнению операций, связанных с движением и изменением качественного (технического) состояния материальных средств.

Поступившие в службу воинской части (на склад, в орган военного управления) документы регистрируются в книге регистрации учетных документов по форме 26. При этом порядковый номер документа в книге является его регистрационным номером. Данный номер записывается под реквизитом «Регистрационный номер» того экземпляра поступившего документа, который остается в службе воинской части (на складе, в органе военного управления).

По документам, на которых нет подписи правомочных должностных лиц, не зарегистрированным в книге регистрации учетных документов по форме 26 и не имеющим печати (где она предусмотрена), проводить операции, связанные с движением и изменением качественного (технического) состояния материальных средств, категорически запрещается.

Первичные учетные документы в воинских частях выдаются для работы исполнителям под роспись в книге регистрации учетных документов по форме 26. Исполненные первичные документы, после записи проведенных по ним операций в книгах или карточках учета склада (подразделения), связанных с движением и изменением качественного (технического) состояния материальных средств, в конце рабочего дня сдаются в соответствующую службу воинской части с подписью лиц, непосредственно ведущих учет, в книге регистрации учетных документов по форме 26. В соответствующую службу воинской части принимаются полностью оформленные документы. Документы без подписей получателя и сдатчика материальных средств считаются недействительными. Отметки на первичных учетных документах заверяются подписью лица, их выполнившего.

При ведении учета вручную в службе воинской части на всех исполненных первичных документах делаются отметки о записи в книгах и карточках учета проведенных операций, связанных с движением или изменением качественного (технического) состояния материальных средств. В отметке указываются номер книги (карточки) учета, страница, на которой записана учетная операция, и дата записи. При наличии в документе нескольких наименований материальных средств отметка делается по каждому наименованию. Для отметок используется графа реквизита «Примечание» или чистое поле документа.

Отметки делаются только на тех экземплярах первичных учетных документов, которые остаются в службе воинской части (на складе, в органе военного управления).

При оформлении и ведении книг и карточек учета должны соблюдаться следующие правила:

1. в каждой книге учета листы нумеруются шариковой ручкой с пастой синего (фиолетового) или черного цвета или нумератором, прошнуровываются, скрепляются мастичной печатью «Для пакетов» воинской части (склада, органа военного управления). Количество листов удостоверяется подписью лица, ведущего несекретное (секретное) делопроизводство в воинской части (на складе, органе военного управления), например: «В настоящей книге пронумеровано, прошнуровано и скреплено мастичной печатью «Для пакетов» 100 (сто) листов. Начальник несекретного делопроизводства прапорщик (подпись) А.А.Иванов 22 сентября 2009 г.»;

2. в книге учета для каждого наименования материальных средств в зависимости от количества записей отводится определенное количество страниц. Очередность записи наименований должна соответствовать последовательности, предусмотренной в донесениях и отчетах, формы которых приведены в правовых актах Министерства обороны. В начале книги учета оформляется содержание, в котором последовательно отражаются наименования материальных средств и номера страниц, отводимых для них. В книге регистрации учетных документов по форме 26 документы различного назначения (приходные, расходные, вспомогательного характера и тому подобные) регистрируются отдельно;

3. карточка учета составляется на одно наименование материальных средств, за исключением карточки учета материальных средств личного пользования по форме 50. Правильность оформления карточки учета удостоверяется подписью начальника соответствующей службы. Подпись удостоверяется печатью «Для внутренних хозяйственных документов» воинской части (склада, органа военного управления);

4. все книги учета материальных средств, ведущиеся в подразделениях (на складах и других объектах войскового хозяйства, в службах воинской части, органах квартирно-эксплуатационной службы, а также в органах военного управления), учитываются в штабе воинской части (склада), либо в соответствующем делопроизводстве органа военного управления в книге учета рабочих тетрадей и выдаются в порядке, указанном в правовых актах Министерства обороны.

5. при ведении учета по первичным учетным документам записи в книгах и карточках учета делаются только на основании данных, содержащихся в подлинных, законно и правильно оформленных первичных документах. При наличии в течение дня большого количества приходных (расходных) документов разрешается записи в книгах (карточках) учета делать по сводным ведомостям по форме 7. Сводные ведомости составляются в службе воинской части отдельно на приходные и расходные документы, их подписывает должностное лицо, ведущее учет. К сводным ведомостям обязательно прилагаются первичные приходные или расходные учетные документы;

6. итоги о наличии и качественном (техническом) состоянии материальных средств в книгах и карточках учета выводятся по отчетным периодам и за год, а также при проводимых инвентаризациях, проверках, сдаче-приеме должности материально ответственным лицом и в других случаях.

Все исполненные учетные документы вместе с приложениями к ним подшиваются в дела в хронологическом порядке их поступления или исполнения, при этом каждое дело формируется, как правило, по однотипным (приходным, расходным и так далее) документам.

По мере подшивки документов в деле листы нумеруются. Количество их в каждом законченном деле подтверждается подписью должностного лица, ведущего несекретное (секретное) делопроизводство, и удостоверяется печатью «Для внутренних хозяйственных документов» или «Для пакетов» воинской части (склада, органа военного управления).

Все учетные документы, а также технические носители учетной информации хранятся в запирающихся шкафах (ящиках), обеспечивающих сохранность документов. Ежедневно по окончании работы данные шкафы (ящики) запираются и опечатываются металлическими номерными печатями исполнителей. Хранение учетных документов в ящиках рабочих столов и не запирающихся шкафах (ящиках) запрещается.

Накладная по форме 2 предназначена для оформления отпуска (выдачи, приема, сдачи, передачи) материальных средств внутри воинской части (склада),

При отпуске (выдаче, сдаче, передаче) материальных средств первый экземпляр остается у начальника склада (командира подразделения, начальника отдела хранения (хранилища) склада, иного материально ответственного должностного лица) и является основанием для внесения записей в книги (карточки) учета, второй экземпляр выдается получателю материальных средств. При приеме материальных средств первый экземпляр накладной остается у сдатчика, а второй экземпляр передается начальнику склада (командиру подразделения, начальнику отдела хранения (хранилища) склада, иному материально ответственному должностному лицу), принимающему материальные средства.

. Доверенность на получение материальных средств по форме
62 является документом, удостоверяющим право получателя на прием материальных средств по разнарядке, наряду или другому учетному документу. При получении материальных средств от поставщиков используется межведомственная доверенность, установленная законодательством Республики Беларусь.

Лицо, получившее доверенность, обязано представить в соответствующую службу документы, подтверждающие выполнение поручения по доверенности, или возвратить неиспользованную доверенность не позднее следующего дня после истечения срока ее действия. О выполнении поручения делается отметка на корешке доверенности. Неиспользованная доверенность погашается путем перечеркивания и прилагается к корешку.

На принятые материальные средства приемщик воинской части (склада) получает:

от государственной организации – первый экземпляр накладной (ТТН-1 или ТТН-2) и другие документы, предусмотренные в законодательстве Республики Беларусь и договоре поставки;

от склада (склада (базы) поставщика, ремонтной организации) – второй экземпляр исполненного наряда, а на ВВСТ, учитываемые по номерам и техническому состоянию, кроме того, акт технического состояния по форме 14, карточку некомплектности по форме 51 и техническую документацию.

Материальные средства, принятые для нужд воинской части (на складе), приходуются в соответствующей службе не позднее следующего рабочего дня на основании оформленных актов по форме 4, наряда по форме 78, выданного в довольствующем органе, или накладной(ТТН-1 или ТН-2).

Командир подразделения (начальник склада воинской части, отдела хранения (хранилища) склада) принимает материальные средства для эксплуатации (на хранение) под роспись в первичном учетном документе. Принятые материальные средства в тот же день записываются в книги (карточки) учета по фактическому количеству и качеству.

Одновременно на складе воинской части (в отделе хранения (хранилище) склада) заводятся стеллажные (штабельные) ярлыки по форме 69. В отделе хранения склада в книгах (карточках) учета, стеллажных ярлыках по форме 69 и штабельных карточках по форме 98 указываются гарантийные сроки хранения (годности) и очередные сроки осмотров (испытаний) тех материальных средств, для которых они установлены.

На склад материальные средства подразделений (воинских частей) принимаются по накладным по форме 2 согласно приложению 1 или ведомостям по форме 8 согласно приложению 1, выписываемым в соответствующей службе воинской части (соединения).

Дата добавления: 2014-01-04