Оформление реквизитов документов

Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (о т лат. requisitum — требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму.

Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

С 3 марта 2003 г. введен государственный стандарт на оформление документации ГОСТ 6.30-2003, который применяется при оформлении организационной, распорядительной и исполнительной деятельности органов государственной власти и управления, а также подведомственных им предприятий и организаций. В этом стандарте определено 30 реквизитов.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, обязательные реквизиты для письма — наименование организации, почтовый адрес, адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона.

В процессе подготовки и оформления документа, состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т.д.

01. Изображение Государственного герба. Это изображение помещается на верхнем поле распорядительных документов и писем (имеют право ставить только властные структуры в соответствии с Федеральным конституционном законе «О государственном гербе Российской федерации»).

02. Герб субъекта Российской Федерации – помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

03. Эмблема организации или товарный знак. Оформляется ниже государственного герба также на верхнем поле документа в соответствии с Уставом организации.

04. Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Оформляется в виде цифр в правой верхней части первой страницы документа (присваивается в статистическом управлении).

05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06. Идентификационный номер налогоплательщика, лица, проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07. Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Оформляется также в виде цифр в правой верхней части документа (если это необходимо).

08. Наименование организации — автора документа. Указывается в точном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах данной организации.

Над наименованием организации указывают наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках (наименование на ином языке располагается ниже или справа от наименования на русском языке).

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа и располагают ниже наименования организации.

09. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый индекс предприятия связи, почтовый и электронный адрес, номер факса, номер телефона, номер счета в банке – по усмотрению организации. Проставляются ниже наименования организации. Например:

634009, г. Томск, ул. Ленина, д. 217, тел. 40-53-56, факс 40-53-56, р/с №

10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД.

11. Дата. Оформляется арабскими цифрами в день подписания, издания документа, проведения совещания, коллегии, отправления или получения документа арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. Например: 06.01.2011. Допускается вначале указывать год, затем месяц и день месяца, например: 2011.01.29., а такжесловесно-цифровой способ оформления дат, например: 30 января 2011 г.

12. Регистрационный номер создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового номера (с начала календарного года), который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и др.). На документах, составляемых совместно несколькими организациями, регистрационный номер авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов в документе (слева направо).

13. Ссылка на регистрационный номер и дату включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

14. Место составления или издания документа. На всех документах, кроме служебного письма, указывается местонахождение предприятия, которое создает документ. Например: Томская область, с. Подгорное.

15. Адресат. Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу. При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже. Например:

Министерство культуры

Российской Федерации

Дата добавления: 2014-01-04