Доводим до Вашего сведения

Сообщаем Вам

Ставим Вас в известность

Мы были рады получить Ваше письмо

По делу гр. А.А. Круглова

Г.В. Сидорову

Г. Томска

Кировского района

Основной реквизит делового письма — текст. Текст рекомендуется выстраивать по схеме: введение – информация – действие – заключение.

Введение может звучать:

Содержание текста зависит от коммуникативной роли составителя письма (инициатор или ответчик), адресата (социальный статус, степень знакомства), от цели написания письма (информирование, поддержание отношений, воздействие). Цели связаны с необходимостью:

- привлечь внимание к проблеме, информировать адресата;

- побудить к действию, решению проблемы, склонить к участию в чем-либо, заставить совершить необходимое действие;

- документировать, придать юридический статус какому-либо событию (чаще всего – финансовые операции)

- поддержать деловые отношения, сделать их наиболее прочными.

Заключение:

Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной.

Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества.

Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей.

С уважением…

Если к письму приложены какие-либо документы, в левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке.

Сами документы, входящие в состав приложения, должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в верхнем углу справа делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом. Если приложение является самостоятельным документом, оно направляется с сопроводительным письмом.

Реквизит «подпись» помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается. Например:

Директор филиала РГСУ в г. Томске Подпись И.И. Морозова

Две подписи ставятся в том случае, когда необходимо подтвердить действительность первой подписи, а также в особо ответственных документах, например, в письмах по финансово-кредитным вопросам, направляемым финансово-банковским учреждениям. В таких письмах всегда ставится подпись главного (старшего) бухгалтера предприятия.

При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:

Директор института Подпись А.Н. Марченко

Главный бухгалтер Подпись Ю.П.Волков

При подписании письма несколькими лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи располагаются на одном уровне:

Директор ЗАО «Корсар» Подпись Г.А.Фомин

Директор ОАО «Карелия» Подпись И.В.Петров

Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, должны содержать подлинные подписи должностных лиц.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсутствует, письмо подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего письмо (например, «и.о.», «зам.») и его фамилия. Нельзя подписывать письма с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Подписание документа является одним из способов удостоверения его. Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы.

Отметка об исполнителе (составителе письма) включает инициалы и фамилию исполнителя и номер его служебного телефона и располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Дата добавления: 2014-01-04