Предлагаем Вам закончить предусмотренные указанным договором работы к 20.06.2011. В противном случае мы будем вынуждены подать на Вас иск

Напоминаем, что согласно договору № Ваше предприятие должно

22-50-32

А.В. Аксенов

Некоторые, наиболее типичные виды писем:

Письмо – напоминание:

Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действий и мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевыми словами в письме-напоминании являются формы глагола «напоминать».

Пометка «вторично», помещаемая на поле письма, уже подчеркивает факт напоминания. Такая пометка ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, адресованного ранее, по не зависящим от него причинам. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма.

В одном и том же письме часто выражается не только напоминание, но и требование выполнить те или иные обязательства. Например:

было закончить работы по… к 10.05.2011.

В письмах-напоминаниях часто встречаются следующие словосочетания:

- В соответствии с… Вы должны…»

- Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по оплате составляет…

- Несмотря на неоднократные напоминания…

- Напоминаем Вам, что…по истечении (такого-то) срока наша договоренность теряет силу.

Письмо – подтверждение:

Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), либо о том, что ранее составленный документ (например, договор, инструкция и т.п.) остается в силе. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Например:

Фирма «Адрон» подтверждает свою готовность установить взаимовыгодное и долгосрочное сотрудничество с Вашей фирмой и готова подписать соответствующие документы с учетом предложений Вашей стороны.

В письмах-подтверждениях часто встречаются, например, такие словосочетания:

- Подтверждаем получение документов …

- С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению

- Фирма… сообщает, что приглашение на участие в выставке получено.

Сопроводительное письмо:

Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Оно оправдывает себя лишь в тех случаях, когда содержит какие-либо дополнительные разъяснения к приложенным к нему документам или если предлагаемые документы включают несколько листов. Во всех других случаях сопроводительное письмо становится излишним, а адрес, дату и индексы письма можно указать прямо в самом документе. Поскольку уменьшение количества таких писем упрощает делопроизводство, нужно добиваться, чтобы предприятия обращались к сопроводительным письмам лишь тогда, когда это действительно необходимо.

Подтверждая факт отправки каких-либо документов в определенный срок, сопроводительное письмо является надежным средством контроля за соблюдением дисциплины и за сохранностью отправляемых документов.

Варианты сопроводительных писем могут быть следующими:

- Возвращаем проект на строительство… со следующими замечаниями

- Предоставляю на утверждение проект плана

- В соответствии с нашей договоренностью (Вашей просьбой) направляем (высылаем, посылаем)

- Направляем Вам…

- Высылаем Вам…

Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора. Приведем образец текста договорного письма:

Направляем подписанный с нашей стороны договор № …от …

Направляем 2 экземпляра подписанного нами договора №… от… на поставку…. Просим один экземпляр подписанного с Вашей стороны договора №… возвратить нам.

Письмо – просьба:

Количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений практически беспредельно. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления.

Письмо-просьба может излагаться от первого лица единственного числа («Прошу»), от первого лица множественного числа («Просим»), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: «Дирекция просит», «Администрация просит», «Совет трудового коллектива просит» и т.п.).

В письмах-просьбах часто встречаются, например, такие словосочетания:

- Прошу выслать в наш адрес более подробную информацию по этому вопросу;

- Прошу принять меры;

- Пожалуйста, сообщите…

- Просим оплатить в течение…дней…

- Мы будем благодарны, если Вы…

Письмо – предложение:

Письмо-предложение может представлять собой, например, заявление предприятия о желании заключить сделку с указанием конкретных условий. Либо это может быть ответ той или иной организации на ее запрос. Например:

Дата добавления: 2014-01-04