Оформлення документа

Оформлення тексту

Задля прискореного виконання документів і правильного формування справ у діловодстві кожен документ повинен містити одне питання. Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнених документів.

Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло й об’єктивно, без повторень і вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Зміст документа має бути пов’язаний зі змістом раніше виданих із цього питання документів.

Текст документа оформляється як суцільний складний текст, анкета, таблиця або як поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа повинен містити граматично й логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовуватися під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Зазвичай тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, у другій – висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ – розпорядчу частину без констатувальної, лист – прохання без пояснення.

Форма анкети використовується для викладення цифрової або словесної інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах із матеріально-технічного постачання та збуту, фінансових документах тощо.

Форма таблиці використовується для викладення цифрової або словесної інформації про кілька об’єктів за низкою ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

Складений документ мусить бути належним чином оформлений. Він повинен мати обов’язкові реквізити і сталий порядок їх розміщення:

• найменування установи – автора документа;
• назву виду документа (не зазначається в листах);
• дату;
• індекс;
• заголовок до тексту;
• текст;
• підпис;
• візи;
• позначку про виконання документа й направлення його до справи.

! Під час підготовки та оформлення документа склад обов’язкових реквізитів може бути доповнено іншими реквізитами, якщо цього потребує призначення документа або його обробка.

Нормативно-правові акти, які відповідно до Указу Президента України «Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади» від 03 жовтня 1992 року № 493/92 вносяться до державного реєстру, повинні мати у верхньому правому кутку після номера акта чи грифа затвердження вільне місце (6 х 10 мм) для запису про державну реєстрацію.

! Найменування установи повинно відповідати найменуванню, зазначеному в положенні (статуті) про неї. Скорочене найменування вживається лише тоді, коли воно офіційно зафіксоване в положенні про установу. На бланку скорочене найменування розміщується відразу за повним.

Назва виду документа (наказ, розпорядження, рішення тощо) зазначається на бланку друкарським або машинописним способом і повинна відповідати компетенції установи, змісту управлінської діяльності.

Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально стислим і ємним, точно передавати зміст тексту. Заголовок мусить граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника та відповідати на питання «про що?», «чого?». Наприклад: наказ (про що?) про створення комісії, установи; протокол (чого?) засідання експертної комісії.

Якщо в документі порушено кілька питань, заголовок може бути узагальненим. Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка. Заголовки не складають до текстів телефонограм, телеграм і повідомлень.

Датування документів

Усі службові документи підлягають датуванню:

· датою документа є дата його підписання;

· для документа, що приймається колегіальним органом, – дата його ухвалення;

· для документа, що затверджується, – дата затвердження.

Дати підписання й затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 23 травня 2012 року слід писати: 23.05.2012. Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0 (нуль). Наприклад: 3 серпня 2012 року слід писати: 03.08.2012. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять фінансові відомості, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 21 січня 2012 року.

Дату на документі проставляє особа, яка підписує або затверджує його.

! Обов’язковому датуванню й підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням і виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа та направлення його до справи).

Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче від підпису, ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

Документи підписують чорнилом або пастою темного кольору, найприйнятніший колір для підпису – чорний, бо він менше, ніж інші кольори, здатний вицвітати.

Засвідчення документа

Засвідчуються документи підписанням, затвердженням і проставлянням печатки. Документи підписують посадові особи установи відповідно до їхньої компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами. В установах, що діють на основі єдиноначальності, документи підписує лише керівник установи або його заступник відповідно до своїх повноважень. Документи, що надсилаються галузевим організаціям, підписує керівник, його заступник, а також керівники структурних підрозділів установи відповідно до їхньої компетенції.

Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного найменування, якщо документ надруковано не на бланку, скороченого – на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища.

Якщо документ надсилається одночасно кільком установам вищого рівня, керівник підписує всі примірники. Якщо документ надсилається кільком організаціям, що належать до сфери управління установи, – підписується лише оригінал, який залишається в справі установи-автора, а на місця розсилаються засвідчені канцелярією примірники.

Документи підписує зазвичай одна особа, а в разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), – дві або більше осіб. При цьому їх підписи розміщуються один під одним відповідно до посади.

Якщо документ підписують кілька осіб з однаковими посадами, їх підписи розміщуються на одному рівні.

Документи колегіальних органів підписує той, хто головує на засіданні колегіального органу, і секретар.

Якщо посадова особа, підпис якої зазначено на проекті документа, відсутня, документ підписує особа, яка виконує її обов’язки, або її заступник. При цьому обов’язково зазначають посаду особи, яка підписала документ, та її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: «в. о.», «заст.»).

! Не допускається підписання документа з прийменником «за» або проставлянням правобіжної риски перед найменуванням посади.

Особливим способом засвідчення документа після підписання є затвердження. Документ затверджують відповідні органи або посадові особи, до компетенції яких належать вирішувані питання, викладені в цьому документі.

Приблизний перелік документів, що підлягають затвердженню:

· Акти (перевірок і ревізій, приймання закінчених будівельних об’єктів, списання, експертизи, передавання справ, ліквідації установ).

· Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).

· Звіти (про виборчу діяльність, відрядження, науково-дослідні роботи тощо).

· Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо).

· Нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування; чисельності працівників тощо).

· Переліки (посад працівників із ненормованим робочим днем; типових документальних матеріалів, що створюються в установах, із зазначенням термінів зберігання документів тощо).

· Плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних, науково-дослідних робіт; упровадження нової техніки; кооперованих поставок продукції; розподілу продукції за встановленою номенклатурою; отримання прибутків житлово-комунальним господарством від капітального ремонту; роботи колегії, науково-технічної ради, вченої ради тощо).

· Програми (виконання робіт і здійснення заходів, відряджень тощо).

· Розцінки на виконання робіт.

· Статути державних підприємств (об’єднань).

· Структура та штатна чисельність.

· Форми уніфікованих документів.

· Штатні розклади.

Затверджують документ за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) повинні затверджуватися відповідним розпорядчим документом установи, що видала акт.

Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово «ЗАТВЕРДЖУЮ», найменування посади, підпис, ініціали й прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження.

Приклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ
Директор заводу «Арсенал»
(Підпис) (Ініціали, прізвище)
Дата

У разі затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:

Приклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства юстиції України
21.03.2007 № 19

Гриф затвердження розміщується в правому верхньому кутку першого аркуша документа.

На документах, що засвідчують права громадян та юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен завірятися гербовою печаткою. Гербова печатка ставиться також на положеннях (статутах) установ, договорах, посвідченнях, дорученнях.

Перелік інших документів, які треба скріплювати гербовою печаткою, визначається установою на підставі чинних нормативно-правових актів.

Приблизний перелік документів, на які ставиться гербова печатка:

· Акти (приймання закінчених будівельних об’єктів, обладнання, виконання робіт, списання, експертизи тощо).

· Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів.

· Висновки та відгуки установ на дисертації й автореферати, що направляються до Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України.

· Довідки (лімітні, про виплату страхових сум, використання бюджетних асигнувань на заробітну плату, про нараховану й видану заробітну плату тощо).

· Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення.

· Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічну співпрацю, підряди, оренду приміщень, виконання робіт тощо).

· Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво, технічні тощо).

· Заяви (на акредитив, про відмову від акцепту тощо).

· Заявки (на обладнання, винаходи тощо).

· Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.

· Посвідчення про відрядження.

· Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором, на капітальне будівництво тощо).

· Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо).

· Подання та клопотання (про нагородження орденами й медалями, преміями).

· Протоколи (погодження планів поставок).

· Реєстри (чеків, бюджетних доручень).

· Специфікації (виробів, продукції тощо).

· Статути державних підприємств (об’єднань).

· Титульні списки.

· Штатні розклади.

Печатка, яка відтворює найменування відповідної установи або її структурного підрозділу (негербова), ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

! Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

Оформлення реквізиту «Адресат»

Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі.

Якщо документ адресується установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи, їх найменування подають у називному відмінку.

Приклад:

Міністерство фінансів України

Міністерство охорони здоров’я України

Головне лікувальне управління

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначають у називному відмінку, а посаду та прізвище адресата – у давальному.

Приклад:

Міністерство аграрної політики України

Управління справами

Головному спеціалісту (Прізвище, ініціали)

Якщо документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата.

Приклад:

Міністру освіти і науки, молоді та спорту України

(Прізвище, ініціали)

У разі потреби в реквізиті «Адресат» можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь.

Якщо документ адресується багатьом супідрядним організаціям, адресата слід зазначати узагальнено.

Приклад:

Генеральним директорам виробничих об’єднань,

директорам підприємств і керівникам організацій

! Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів.

Слово «Копія» перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. Якщо документ надсилається більш як чотирьом адресатам, складається перелік на розсилку та на кожному документі зазначається лише один адресат.

До реквізиту «Адресат» може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати правилам користування поштовим зв’язком. Повна адреса зазначається в разі надсилання документа разовим кореспондентам.

Приклад:

Державний комітет архівів України

вул. Солом’янська, 24,
м. Київ-110, 03110

У разі надсилання документа громадянинові спершу зазначається прізвище та ініціали одержувача, а потім поштова адреса.

Приклад:

(Прізвище, ініціали)

вул. Київська, 57, кв. 9,
м. Одеса-26, 65026

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках використовують конверти із надрукованими адресами.

Кожен документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища й номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа.

Приклад:

Іваненко 287-1463

Виготовлення копій

Копії документів виготовляють й видають лише з дозволу керівника установи або керівника відповідного структурного підрозділу. Установа може засвідчувати копії лише тих документів, що створюють в ній (це правило не поширюється на архівні установи, державні нотаріальні контори та приватних нотаріусів).

Вирішуючи питання про прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчуючи їхні трудові, житлові та інші права, а також формуючи особові справи працівників, установа може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про освіту тощо).

Копія документа виготовляється рукописним, комп’ютерним способами або засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії рукописним і комп’ютерним способами текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи про відповідність копії оригіналу. Відмітка «Копія» зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення документа складається зі слів «Згідно з», найменування посади, підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії та проставляється нижче реквізиту «Підпис».

Приклад:

Згідно з …….

Інспектор відділу кадрів (Підпис) (Ініціали, прізвище)

Дата

На копіях вихідних документів, що залишаються в справах, текст бланків не відтворюється, зазначаються лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис і дата засвідчення.

Приклад:

Дата, індекс

Начальник управління (Підпис) (Ініціали, прізвище)

Згідно з …….

Інспектор відділу кадрів (Підпис) (Ініціали, прізвище)

Дата

На копіях вихідних документів мають бути візи посадових осіб, із якими їх погоджено, та візи виконавців; напис про засвідчення документа, завірений печаткою з найменуванням відповідної установи (негербовою) або її структурного підрозділу (канцелярії). Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

Додатки до документів

Додатки до документів доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ у цілому. Про наявність додатків зазначається в тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка в тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

Додатки до документів можуть бути трьох видів:

· додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

· додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

· додатки, що є самостійними документами й надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі потрібні для конкретного виду документа реквізити.

У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначають у тексті.

Приклад:

Розробити й подати на затвердження графік комплексного плану наукової організації праці (НОП) в установі за формою, зазначеною в додатку 1.

Додатки до розпорядчого документа повинні містити відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату й номер. Відмітка робиться на верхньому правому березі першого аркуша додатка.

Приклад:

Додаток
до наказу Міністерства
юстиції України

від 21.04.2012 № 12

Якщо є кілька додатків, на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак № перед цифровим позначенням не ставиться.

Додатки до розпорядчих документів повинні підписувати керівники структурних підрозділів установи на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.

Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються в такому порядку:

· якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в тексті, то відмітка про їх наявність оформляється за такою формою:

Приклад:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.

· якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться в тексті, то їх треба перелічити після тексту, зазначивши кількість аркушів у кожному додатку та кількість їх примірників.

Приклад:

Додатки:

1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт на II квартал 2012 року на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік розвантажувальних робіт на III квартал 2012 року на 2 арк. в 1 прим.

· якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином:

Приклад:

Додаток: Висновок санітарно-епідеміологічної комісії від 27.03.2012 № 5 і додаток до нього, разом на 21 арк. у 2 прим.

· якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається.

Приклад:

Додаток: Додаток: відповідно до опису на _________ арк.

· якщо велика кількість додатків – на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається (якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітку про наявність документа оформляють за формою):

Приклад:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим., на першу адресу.

3. Класифікація документів

Документи класифікують за такими ознаками:

· спосіб фіксації інформації;

· зміст;

· назва;

· вид;

· складність;

· місце складання;

· термін виконання;

· походження;

· гласність;

· юридична сила;

· стадія виготовлення;

· термін зберігання;

· рід діяльності та ін.

За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:

· письмові, до яких належать усі рукописні й комп’ютерні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки;

· графічні, в яких зображення об’єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, карти, рисунки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;

· фото- й кінодокументи – такі, що створені способами фотографування й кінематографії. Це кіно- та фотоплівки, фотокартки. На них можна зафіксувати ті явища й процеси, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;

· фонодокументи – такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).

За змістом документи поділяють на:

· організаційно-розпорядчі;

· фінансово-розрахункові;

· постачально-збутові та ін.

Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) – це управлінська документація, що служить засобом здійснення та регулювання процесів управління. Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:

· організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо);

· розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);

· довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо);

· із кадрових питань (заяви, накази з особового складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо);

· особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо).

За назвою розрізняють:

· накази;

· положення;

· протоколи;

· розпорядження;

· вказівки;

· інструкції;

· правила;

· статути;

· звіти;

· ордери;

· плани;

· службові листи;

· заяви тощо.

За видами документи поділяють на:

· типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих і організацій з однорідними функціями та мають обов’язковий характер;

· трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Такі документи зараз найпоширеніші, оскільки на їх складанні та обробленні економиться час;

· індивідуальні, які створюються кожного разу по-новому. Це службові (доповідні, пояснювальні) записки, автобіографії тощо.

За складністю документи бувають:

· прості, що містять інформацію з одного питання;

· складні, які містять інформацію з двох і більше питань. Слід ураховувати, що прості документи легше обробляти, контролювати їх виконання, здійснювати пошук.

За місцем складання розрізняють такі документи:

· внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства (організації, установи, фірми) і не виходять за його межі;

· зовнішні, тобто вхідна і вихідна кореспонденція.

За терміном виконання документи бувають:

· термінові, що виконуються в термін, встановлений законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою «Терміново»;

· нетермінові, які виконуються в термін, визначений керівництвом підприємства (організації, установи, фірми).

За походженням документи поділяють на:

· службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, установи, фірми);

· офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо).

За гласністю документи бувають:

· звичайні,

· для службового користування (ДСК);

· таємні;

· конфіденційні та ін.

Дата добавления: 2014-01-04