Документирование процессов

Документирование является средством закрепления найденных в организации решений по выполнению необходимых действий по идентификации и описанию процессов, а также свидетельствами этих действий и достигнутых результатов. Цель документирования процессов заключается в создании нормативной организационной основы для построения, функционирования и постоянного улучшения, как системы управления организацией, так и системы менеджмента качества [28].

Документирование процессов позволяет организации решать следующие задачи:

– устанавливать требования к осуществлению процессов и деятельности в системе менеджмента качества,

– обеспечивать правильное понимание требований к процессам и деятельности,

– обеспечивать воспроизводимость процессов и деятельности,

– обеспечивать прослеживаемость выполнения процессов, а также оценивание достигнутых результатов,

– предупреждать и разрешать спорные вопросы, возникающие при выполнении процессов и деятельности в условиях неопределенности,

– закреплять лучшие традиции и накапливать опыт для выполнения процессов и отдельных видов деятельности.

Прежде чем проводить документацию процессов, необходимо провести анализ потребности в их документировании. Так как процесс можно рассматривать как объект, то при анализе можно воспользоваться методом структурного анализа и техники проектирования сложных систем SADT (St ructured Analysis and Design Technique) [21]. Этот метод достаточно сложен, поэтому пользуются его упрощенной модификацией, которая имеет название «Анализ необходимой документации (АНД)».

Подход АНД к анализу потребности в документировании напоминает процессный подход, где на входе «анализа» исходная информация, а на выходе - желательные результаты.

При документировании процессов может возникнуть дилемма: документировать процессы последовательно (шаг за шагом по мере реализации проекта) или документировать все разработанные процессы разом, одновременно.

В первом случае документирование процесса будет первым действием по реализации проект а. Выбор этого варианта документирования зависит от границ процесса и его длительности. Этот вариант больше подходит для малых организаций с ограниченными ресурсами.

При втором варианте придется документировать все или большинство процессов. Очевидно, что сразу все процессы, протекающие в организации, изучить и документировать невозможно. Скорее всего, в этом варианте придется документировать только самые важные процессы. Это, как правило, процессы жизненного цикла продукции и отдельные процессы менеджмента.

Так, например, согласно ГОСТ Р ИСО 9001:2001 документация СМК должна содержать шесть обязательных документированных процедур:

– управление документацией,

– управление записями,

– внутренние аудиты,

– управление несоответствующей продукцией,

– корректирующие мероприятия,

– предупреждающие мероприятия.

Документирование процессов жизненного цикла продукции рекомендуется проводить аналогично порядку документирования технологических процессов.

На практике чаще всего необходимость документирования других процессов менеджмента и управления ресурсами определяется самой организацией.

Документация по процессам, используемая для последующего эффективного планирования, обеспечения, управления и улучшения, включает перечень процессов и описания процессов.

При этом перечень процессов содержит:

– записи, позволяющие идентифицировать описания процессов,

– информацию, которая идентифицирует место документа «Перечень процессов» в документации более высокого уровня (например, руководство по качеству),

– информацию, позволяющую идентифицировать состояние документа «Перечень процессов» (статус; дату создания документа; дату утверждения; фамилию лица, утвердившего документ; дату изменения; дату сдачи в архив и пр.).

Описание процесса включает:

– - информацию, описывающую процесс, включая внутреннюю структуру, т. е. элементы, из которых состоит процесс, и взаимосвязи между ними, а также описание взаимосвязей процесса с другими процессами в организации и пр.,

– - глоссарий процесса,

– - информацию, которая идентифицирует место документа «Описание процессов» в системе документации более высокого уровня,

– информацию, позволяющую идентифицировать состояние документа «Описание процесса».

При документировании сети процессов организации в каждом структурном подразделении обычно выделяют до четырех процессов [31]. Дальнейшая детализация этих процессов проводится на основе принципа управленческой целесообразности. Деятельность, которую рассматривают как процесс, обычно описывают с помощью документа «Регламент выполнения процесса».

Типовая структура «Регламента выполнения процесса»:

Титульный лист

Лист согласования

1. Общие положения

2. Использованные нормативные документы

3. Список терминов и определений

4. Описание процесса

– Владелец процесса

– Описание клиентов и выходов процесса

– Описание поставщиков и входов

– Описание ресурсов процесса

– Технология выполнения процесса

– Матрица ответственности за выполнение операций, входящих в состав процесса

– Перечень показателей процессов

– Анализ со стороны владельца процесса

– Отчетность владельца процесса

– Анализ со стороны руководства

5. Документация и архивирование

6. Порядок внесения изменений

7. Лист регистрации изменений

Дата добавления: 2014-01-04