Процес прийняття рішення про закупівлю

Рішення про закупівлю не приймаються спонтанно. Прийняття рішення - процедура серйозна, вона включає різноманітні дії, в яких беруть участь багато співробітників організації-покупця і які призводять до укладення контракту про закупівлю товарів і послуг у продавця. Це процес прийняття рішення, результатом якого стає договірне зобов'язання. У ході цього процесу кожен з учасників повинен прийняти самостійне рішення щодо укладення угоди.

Проблема закупівлі виникає в тому випадку, коли хто-небудь із співробітників організації бачить можливість вирішити певну проблему за допомогою придбання товарів або послуг. Закупівля може стати одним з можливих рішень дуже багатьох проблем.

Етапи процесу прийняття рішення про закупівлю

В одному з фундаментальних досліджень процесу прийняття рішення про закупівлю в промислових компаніях визначено вісім етапів цього процесу.

1. Усвідомлення необхідності закупівлі.

2. Визначення характеристик і кількості необхідного продукту.

3. Складання специфікації продукту.

4. Пошук і оцінка потенційних джерел.

5. Отримання та аналіз пропозицій.

6. Оцінка пропозицій та відбір постачальників.

7. Вибір процедури оформлення замовлень.

8. Відстеження та оцінка результатів.

Аналітичний опис процесу прийняття рішення про закупівлю корисно для промислового маркетолога при розробці збутової стратегії, оскільки воно визначає мету його дій - задоволення потреб покупця в інформації. Аналітичний опис - це послідовність дій, які повинні бути здійснені до укладення купує організацією угоди про закупівлю та, можливо, наступного підтвердження його шляхом повторних закупівель.

Типи ситуацій закупівлі

Процес прийняття рішення про закупівлю може бути більш-менш складним - залежно від значимості і масштабу передбачуваної закупівлі. У міру підвищення складності закупівлі кількість часу, необхідного для прийняття рішення, і число залучених до процесу людей зазвичай збільшуються - як і число купівельних критеріїв та кількість необхідної інформації для фахівців, які приймають рішення. Розглядають три типи ситуацій закупівлі: повторна закупівля без змін, повторна закупівля із змінами і закупівля для вирішення нових завдань. Ці так звані «класи закупівель» схожі з описом трьох типів рішень про закупівлю в роботі Говарда (Howard) і Шета (Sheth) - повторне рішення проблеми, часткове вирішення проблеми і розширене вирішення проблеми.

Описати кожен із трьох типів ситуацій закупівлі на промисловому ринку нескладно. Повторна закупівля без змін - це придбання чого-небудь, що вже купувалося раніше, у того ж самого постачальника, хоча умови закупівлі можуть трохи змінитися. Такі закупівлі можуть бути комп'ютеризованими і здійснюватися звичним чином - після досягнення певного мінімального рівня запасів або в певний день місяця.

Повторна закупівля із змінами - це закупівля чого-небудь, що вже купувалося раніше, але включає пошук інформації про альтернативні джерела постачання та умовах. Тобто компанія, яка купує сировину, може систематично довідуватися пропропозиції цін різних продавців, або може обдзвонювати декількох потенційних постачальників, щоб отримати інформацію щодо цих пропозицій.

Закупівля для вирішення нових завдань передбачає придбання чого-небудь, що не купувалося раніше, тобто передбачає проходження компанії через всі етапи прийняття рішення про закупівлю - від усвідомлення необхідності закупівлі до визначення характеристик і кількості необхідного товару, розробки специфікацій і т.д. За таких більш складних рішеннях початкові етапи процесу закупівлі мають відносно велику важливість, в той час як дії на останніх етапах знаходять більше значення в ситуаціях вчинення повторної закупівлі без змін і повторної закупки зі змінами. У ситуації закупівлі для вирішення нових завдань попередній досвід покупця має невелику значущість, замовник знову повинен визначити цілі закупівлі, виявити нові джерела постачань, розробити критерії оцінки альтернативних джерел.

Дослідження Андерсона, Чу і Вайца надало емпіричні підтвердження на користь схеми «класів закупівель». Ними виявлено сильний зв'язок між новизною і кількістю необхідної інформації, що обробляється фахівцями, що приймають рішення, - але лише слабку взаємозалежність цих двох показників зі схильністю покупця до розгляду нових джерел. Таким чином, вони встановили, що класи закупівель визначаються новизною завдання та інформаційними потребами, а не розглядом альтернатив. Вони також з'ясували, як продавці, часто стикаються з ситуаціями закупівлі для вирішення нових завдань, описують закупівельний центр:

· великий;

· повільно приймає рішення;

· невпевнений у своїх потребах та придатності можливих рішень;

· більше стурбований пошуком відповідного рішення, ніж отриманням низької ціни або надійних поставок;

· скоріше готовий прийняти пропозиції «чужих» постачальників, ніж «своїх»;

· сильно схильний до впливу технічного персоналу; Ш мало схильний до впливу агентів із закупівлі.

Продавці, які зазвичай працюють у стандартних ситуаціях здійснення закупівель (повторні закупівлі без змін і зі змінами), описують закупівельний центр абсолютно протилежним чином:

· невеликий;

· швидко приймає рішення;

· впевнений у своїй оцінці проблеми і можливих рішень;

· стурбований питанням ціни і умовами поставок;

· задоволений «своїми» постачальниками;

· сильно схильний до впливу агентів із закупівель.

Таким чином, ці дослідники підтримують позиції Робінсона, Феріса і Уїнда, що при визначенні купівельної поведінки на промисловому ринку характеристики ситуації більш важливі, ніж тип продукту.

Ситуації закупівель за типом ціноутворення

При іншому погляді на типи ситуацій закупівель описуються три стратегії, які можна представити у вигляді кінцевих і серединних точок на умовній шкалі, враховує такий значущий параметр, як ціна. Ця схема має також часовий аспект, який відповідає вже розглянутим «класам закупівель» або структурі «нова закупівля - повторна закупівля із змінами - повторна закупівля без змін».

Закупівлі на основі витрат використовуються для розробки і придбання нового обладнання, проектувальних і будівельних робіт або, рідше, послуг. Такі закупівлі вимагають встановити тісні робочі відносини з підрядниками-продавцями. Головна особливість стратегії закупівель на основі витрат полягає в тому, що продавцю оплачують час і матеріали, плюс накладні витрати і компенсацію в розмірі, встановленому договором. Клієнт зазвичай має прямий доступ до бухгалтерських даних продавця з усіх відповідних витрат, і йому надається можливість перевіряти цю інформацію. Якщо клієнт здійснює повторні закупівлі і стає регулярним замовником постачальника, то ціни для нього згодом стають фіксованими.

Ринкові закупівлі - це повторюване придбання таких товарів, як оброблені матеріали, деталі, складальні вузли і легке устаткування: у цьому випадку є можливість співпрацювати з різними постачальниками і набувати взаємозамінні продукти, що відповідають функціональним вимогам. У результаті між постачальниками розвивається досить гостра конкуренція за встановлення вузького діапазону «ринкових» цін на продукти схожого якості. За таких умов покупець може здійснювати закупівлі з різних джерел, а доступність продуктів можна забезпечити, уклавши довгостроковий контракт, який винагороджує постачальника за хороші результати по доставці, якості та сервісу. Покупець, швидше за все, буде обговорювати відсоток всіх своїх закупівель у даного постачальника, а не ціну. Пошук нових постачальників може бути ключовим завданням у цій стратегії, а також важливою тактикою для підтримки цінового тиску. Це особливо типово для випадків, коли і що купує, і продає фірми є досить великими підприємствами.

Конкурентні торги - це форма закупівлі, що дозволяє розробити жорсткі технічні вимоги до продукту та результатам роботи. Вона використовується, головним чином, коли у компанії-клієнта вже сформована постійна база досвідчених постачальників. Потенційним учасникам торгів пропонується короткий опис необхідного продукту, а також вказується необхідна кількість, дата доставки та умови продажу; після цього їх просять зробити пропозицію ціни (заявку), зазвичай на конфіденційній основі (часто - в запечатаному конверті). У призначений день заявки розкриваються, і замовлення отримує учасник, що запропонував найнижчу ціну. Якщо мова йде про закритих торгах, то після розкриття конвертів, з учасниками, які запропонували найнижчі ціни, проводяться подальші переговори про ціни та умови. Сировина, напівфабрикати, харчові продукти, стандартні деталі, автомобілі, комп'ютери, деякі види фінансових послуг і сервісів з техобслуговування та обробці даних - ось товари і послуги, для закупівлі яких проводяться конкурентні торги. Покупець робить велике замовлення, щоб отримати знижки з встановлених прейскурантних цін і придбати необхідний товар за вигідною ціною.

Типи відносин «покупець-продавець»

Інший спосіб опису ситуацій закупівлі стосується природи відносин між покупцем і продавцем, і в даній концепції час також є значущим аспектом, оскільки ці відносини можуть мати і короткострокову, і довгострокову спрямованість (рис. 2.1).

Ми знову маємо справу з вже описаною шкалою з кінцевими і серединними точками. У міру того як відносини покупця і продавця змінюються відповідно до цієї шкали - від простих угод через формування підвищеної взаємозалежності покупця і продавця до цього стратегічного альянсу, - ми можемо спостерігати три явища. По-перше, цікавий перехід від звичайних ринкових угод до стратегічних альянсів, що дозволяє домогтися зниження цін і зменшити витрати. По-друге, покупець несе додаткові адміністративні витрати і зв'язує себе зобов'язаннями, стаючи залежним від діяльності постачальника, в обмін на ряд вигод, пов'язаних з якістю, надійністю і сервісом. По-третє, спостерігається відхід від простої установки «купувати» до вирішення «створювати» продукт або послугу в рамках самої організації клієнта.

На одному полюсі шкали знаходяться прості угоди, тобто суворо «поодинокі» закупівлі. Це характерно для повторюваних закупівель високо стандартизованих продуктів, які відмінно замінюють один одного. Покупець при цьому практично нічим не ризикує - ні характеристиками або якістю продукту, ні інвестиціями та іншими витратами, пов'язаними з переходом від одного постачальника до іншого. Єдиним визначальним чинником виступає ціна: покупець шукає найнижчу ціну, ймовірно користуючись конкурентними торгами при здійсненні повторних закупівель без змін. Відносини між покупцем і продавцем є чисто змагальницькі в тому сенсі, що один прагне отримати саму низьку ціну, а інший - найвищу. У концепції маркетингу відносин дана кінцева точка на нашій умовною шкалою визначає відсутність відносин - факт, який може виявитися стратегічно важливим для учасників процесу закупівлі. Передумовою цього є відсутність зобов'язань продавця і покупця один перед одним (за винятком доставки та оплати продукту, що відповідає вимогам специфікації), без попередніх або наступних умов.

Очевидно, що ніяких угод у чистому вигляді не існує, хоча це припущення слід зробити, щоб визначити точку відліку нашої шкали. Якщо одна зі сторін очікує, що закупівля призведе до довгострокових відносин, у той час як інша сторона діє практично в режимі «чистої» угоди, то виникають реальні проблеми. Сторона з орієнтацією на угоду має намір мінімізувати витрати, пов'язані з даною конкретною закупівлею, а сторона, мисляча в термінах маркетингу відносин, робить інвестиції, які не окупляться в майбутньому. Такі відносини будуть неміцними, і обидві сторони залишаться незадоволені співпрацею.

При відмові від «чистих» угод відбувається перехід до більш-менш довгострокових відносин між покупцем і продавцем, тобто перехід від суперницьких протистоянь до міцного партнерства. При партнерській закупівлі та маркетингу відносин сторони усвідомлюють свою взаємозалежність і прагнуть максимізувати такі довгострокові переваги, як висока якість, надійна доставка і низькі сумарні витрати. Відповідні продукти чи послуги можуть бути досить складними, удосконаленими або кастомізованими завдяки індивідуальному проектуванню або інших послуг клієнтського обслуговування, мета яких - задовольнити запити конкретного покупця. Ціна при цьому має значення, але не настільки велике, як якість продукту, його доступність та інші аспекти сервісу. Обидві сторони - і покупець, і продавець - інвестують у розвиток і підтримку спільних відносин, і, якщо ці відносини припиняться, обидві сторони понесуть витрати.

Маркетинг відносин, безсумнівно, найбільш типова форма організації закупівель на промислових ринках. Він поширений на ринках, де розвинена конкуренція - як цінова, так і нецінова. Клієнт може працювати з різними постачальниками, змінюючи з часом частку закупівель у кожного на підставі звітів про результати діяльності та орієнтуючись на ціни.

Так звані закупівлі з одного джерела - це граничний прояв довгострокових відносин між покупцем і продавцем, коли клієнт погоджується протягом певного періоду часу купувати все необхідне в одного постачальника. У маркетингу відносин, ймовірно, саме закупівлі мають велику стратегічну значущість для клієнта, а клієнт, імовірно, стратегічно важливий для постачальника. Керувати відносинами слід уважно і обережно, при необхідності допрацьовуючи контракти і змінюючи процедури в процесі взаємодії. Однак ясно, що обидві сторони можуть перервати відносини, так як конкурентний ринок надає безліч інших можливостей, і це певною мірою дозволяє регулювати відносини за допомогою ринкових сил, а також бюрократичних і адміністративних правил, політики та угод.

На іншому полюсі шкали розташовані стратегічні альянси - найбільш складна і стійка форма відносин між покупцем і продавцем, що передбачає практично повну залежність клієнта від постачальника в плані закуповуваних товарів. При цьому може знадобитися створення абсолютно нової бізнес-одиниці, часто - у формі партнерства. Звичайно мова йде про продукт або послугу, які є інноваційними для обох сторін. Здійснення закупівель з одного джерела може привести до утворення стратегічного альянсу, якщо обидві сторони підтримують довгострокове стратегічне співробітництво. Буває іноді, що клієнт купує компанію-продавця, повністю інкорпоруючи його діяльність, і в результаті замість відносин «покупець-продавець» розвиваються внутрішні відносини, які управляються не ринковими, а бюрократичними важелями.

Характеризуються довгострокові відносини між покупцем і продавцем залученням останнього в розробку продукту на ранніх етапах, обміном стратегічною інформацією та координацією виробничого процесу за допомогою систем доставки «точно в строк». Також довгострокові відносини можуть супроводжуватися автоматичною реєстрацією замовлень, електронним обміном даними та існуванням відносин на різних рівнях організації, включаючи топ-менеджмент. Програми управління якістю обох організацій мають бути ретельно інтегровані. З цими найбільш складними відносинами між покупцем і продавцем пов'язані великі витрати, які повинні бути відшкодовані шляхом підвищення якості продукту, зниження його собівартості, підвищення надійності поставок і покращення сервісного обслуговування. Коли купують організації розглядають свої стратегічні альтернативи, важливо з'ясувати, чи дійсно потенційні постачальники здатні вступити в довгострокові відносини «покупець-продавець». Альтернативою довгостроковим відносинам між покупцем і продавцем можуть бути відносини, регульовані ринковими силами, або значне інвестування, покликане поліпшити обмежені можливості і ресурси продавця.

Дата добавления: 2014-01-05