Оперативное планирование движений денежных средств

В подсистеме "Управление денежными средствами" кроме отражения фактических движений денег предусмотрена регистрация намерений планируемых движений денег. Календарное планирование движения денежных средств делится на две категории:

• Планирование в рамках оперативного учета - возникает при наличии временного разрыва между регистрацией платежных документов и даты оплаты (акцепта). Вероятность выполнения таких намерений очень высока, а сроки прогноза очень короткие. В качестве документа, отражающего намерения, выступают неакцептованные платежные документы (платежные поручения, кассовые ордера и другие). Такие плановые платежи можно признать уже почти состоявшимися - задержка между информацией и самим платежом обусловлена, фактически, возможностями банка по обработке платежа, какими-либо требованиями законодательства или иными причинами;

• Календарное оперативное планирование - для целей управления финансовыми потоками предприятия может требоваться информация о плановых платежах на более длительный срок и, может быть, с меньшей степенью вероятности. Такие прогнозы можно строить на основе имеющейся в управленческом учете информации:

о о заказах покупателей или заказах поставщикам;

о об обязательных ежемесячных платежах (налоги, зарплата, коммунальные платежи и проч.);

о о запланированных расходах подразделений предприятия и т.д.

В описанных случаях еще нет возможности оформлять первичные документы, поскольку зачастую не известно даже по какому расчетному счету и когда точно будет произведен платеж. Также на момент такого рода прогнозирования может быть неизвестен и планируемый остаток денежных средств в нужный день. Для решения таких задач предназначены документы, механизмы (регистры) учета и отчетность прогнозного слоя подсистемы "Управление денежными средствами".

Прогнозный слой подсистемы управления денежными средствами позволяет:

• планировать поступления и расходы денежных средств;

• формировать платежные календари;

• строить графики оплаты поставщикам и поступлений от покупателей.

Общая схема документооборота подсистемы представлена на рисунке.

Рисунок Прогноз движения денежных средств

В решении предусмотрена возможность резервирования имеющихся на остатке свободных денежных средств под плановые расходы денежных средств. Такой механизм может использоваться для оплат, которые обязательно должны быть произведены. Кроме того, для обеспечения планируемых оплат можно резервировать не только фактические остатки денежных средств, но и запланированные к поступлению (ожидаемые). Механизм резервирования ожидаемых поступлений денежных средств называется размещением денежных средств. Механизм резервирования имеющихся денежных средств и размещения (резервирования ожидаемых поступлений) во многом аналогичен "товарному" резервированию и размещению.

Плановые поступления и заявки на расход денежных средств могут изменять величину планируемой задолженности контрагентов. В этом случае они будут оказывать влияние на расчет параметров, которые контролируются подсистемой учета товарных заказов согласно настройкам договора. К таким параметрам относятся:

• оплата резерва под заказ,

• предоплата по заказу покупателя.

Предусмотрена возможность разделения планируемых поступлений по степени надежности:

• планируемые платежи с низкой степенью вероятности - не включаются в платежный календарь и не влияют на расчет параметров, контролируемых в рамках договора. Для таких платежей флаг "Включать в платежный календарь" выключен,

• планируемые платежи со средней или высокой степенью вероятности - включаются в платежный календарь и влияют на расчет параметров, контролируемых в рамках договора. Для таких платежей флаг "Включать в платежный календарь" включен.

Планирование поступлений денежных средств

Планирование поступлений денежных средств регистрируется в системе документом "Планируемое поступление денежных средств". В типовой конфигурации предусмотрена возможность планирования поступления денег по таким же видам хозяйственных операций, как и фактическое движение денег - оплата от покупателя; возврат денежных средств поставщиком; расчеты по кредитам и займам; прием розничной выручки и т.д.

Рисунок. Планируемое поступление денежных средств

Дата планируемого поступления устанавливается в специальном реквизите "Дата прихода" и, как правило, не совпадает с датой документа. Если дата прихода не указана - в отчете "Платежный календарь" такое поступление не отображается.

Документ планирования отличается тем, что все неизвестные или неопределенные параметры платежа можно не фиксировать - расчетный счет (кассу), форму оплаты (наличные, безналичные), валюту платежа и даже организацию-получатель.

После отражения планируемого поступления в управленческом учете, можно зарезервировать ожидаемые денежные средства под предстоящие планируемые платежи, оформленные заявками на расходование денежных средств. То есть, можно выполнить операцию "размещения".

Планируемое поступление можно зарегистрировать в системе вводом на основании заказа покупателя, счета на оплату покупателю, документов реализации. Для регистрации в системе графика оплат (если оплаты поступают частями согласно определенному графику), можно создать несколько документов планируемого поступления. Даты прихода и суммы частичных поступлений рассчитываются пользователем самостоятельно.

Выполнением плана служит фактическое поступление денег со ссылкой на документ планирования. Создавать платежные документы, отражающие фактическое движение денежных средств, рекомендуется вводом на основании документа планирования. Если параметры планирования отличаются от фактических (например, деньги поступили в наличной форме, а планировались в безналичной), тогда платежный документ может создаться с незаполненными реквизитами. Именно поэтому рекомендуется не заполнять при планировании все параметры, которые точно неизвестны.

Если по факту план не был выполнен полностью или частично (например, покупатель отказался от заказа, а, следовательно, деньги не поступят), то закрыть такие планируемые поступления следует специальным документом "Закрытие планируемых поступлений".

Планируемые поступления, включенные в платежный календарь, влияют на расчет планируемого остатка денежных средств, который можно проанализировать отчетом "Платежный календарь" по датам.

При проведении операции регистрируется такая информация:

• фиксируется сумма планового поступления денег (приход в регистре накопления "Планируемые поступления денежных средств");

• если планируемое поступление связано с контрагентом и установлен флаг "Включать в платежный календарь", то уменьшается прогнозируемая задолженность контрагента перед предприятием (расход в остаточном регистре накопления "Расчеты с контрагентами").

При проведении документа с операцией фактического поступления со ссылкой на документ планового поступления регистрируется такая информация:

• соответствующая сумма регистрируется в качестве фактического поступления и списывается в качестве планового поступления (расход из регистра накопления "Планируемые поступления денежных средств").

• если в данном планируемом поступлении были размещены заявки на расходование денежных средств (есть движения в регистре "Размещение заявок на расходование денежных средств" по текущему документу планирования), то При проведении фактического платежа, денежные суммы, требуемые для выполнения этих заявок, будут автоматически переведены из состояния размещенных, в состояние зарезервированных. При этом в регистре "Размещение заявок на расходование денежных средств" остаток по документу планирования будет уменьшен, а в регистре "Резервирование денежных средств" остаток по заявке будет увеличен.

Анализ информации об ожидаемых поступлениях денег выполняется с помощью отчета "Планируемые поступления денежных средств". Отчет можно сгруппировать по контрагентам, а дату планируемого поступления вывести в дополнительном поле. Таким же образом можно получить графики поступления денежных средств от покупателей, если сформировать документы поступления в соответствии с условиями оплаты по договору.

Планирование расходования денежных средств. Обеспечение заявок

Для планирования расходов денежных средств и формирования обеспечения этих расходов используется документ "Заявка на расходование денежных средств".

Заявка на расходование денежных средств

Предусмотрено планирование расходов денежных средств в разрезе различных направлений хозяйственной деятельности - оплата поставщику; выдача денежных средств подотчетнику; перечисление налога; перечисление заработной платы и т.д.

Дата планируемого расхода определяется значением специального реквизита "Дата расхода", именно эта дата будет учитываться для включения данных в отчет "Платежный календарь".

Многие параметры заявки являются необязательными для заполнения. Но если возникает необходимость обеспечения заявки (резервирования и размещения), указание валюты и формы оплаты является необходимым. Резервирование невозможно без привязки к конкретному месту хранения денежных средств.

Заявку можно зарегистрировать вводом на основании заказа поставщику, счета на оплату поставщика, любых документов покупки. При необходимости формирования графиков оплаты поставщику следует создать несколько документов заявок с соответствующими суммами частичной оплаты и датами расхода. Суммы и даты пользователь определяет самостоятельно.

Выполнением заявки служит фактическое списание денежных средств с банковского счета (из кассы) организации, при этом обязательно нужно сделать ссылку на исходную заявку. Платежные документы фактического расхода денежных средств можно создать вводом на основании заявки. При проведении платежных документов с указанной заявкой на расходование средств, проверяется соответствие суммы документа текущему остатку неисполненных платежей по данной заявке.

Действует некоторое ограничение по связи документов прогнозного и оперативного слоя. Если в заявке четко определена форма оплаты, то ограничивается список документов, которые могут ссылаться на эту заявку. Например, исполнением заявки с формой оплаты "Наличные" может служить только документ "Расходный кассовый ордер". Документ "Платежное поручение исходящее" может быть создан "вводом на основании" такой заявки, но он не будет заполнен автоматически и в нем нельзя будет указать ссылку на заявку, а следовательно, с точки зрения анализа планов заявка останется невыполненной.

Если заявка отклонена или планируемый расход денег утратил актуальность, то заявку следует закрыть документом "Закрытие заявок на расходование средств".

Функции обеспечения планируемых расходов денежных средств выполняются с помощью:

• резервирования имеющихся в остатке свободных денежных средств на банковских счетах и в кассе;

• размещения заявок в планируемых поступлениях денежных средств (это можно назвать "резервированием ожидаемых поступлений денег").

Механизмы резервирования имеющихся денежных средств и размещения планируемых расходов в ожидаемых поступлениях являются опциональными. То есть, использование их необязательно и в каждом отдельном случае планирования решается пользователем отдельно. Резервирование под заявку производится документом "Заявка на расходование средств" по данным закладки "Размещение". Такой вариант резервирования полностью зависит от решения пользователя.

Информация о зарезервированных денежных средствах хранится в регистрах "Денежные средства в резерве" и "Денежные средства к списанию". При этом следует различать резервирование "под заявку" и "под документ":

• Резервирование под документ относится к учетному (оперативному) слою подсистемы и производится неакцептованными платежными документами. Такой вариант резервирования отражается в регистре "Денежные средства к списанию" автоматически и независимо от решения пользователя;

• Резервирование под заявку относится к прогнозному слою подсистемы и производится документом "Заявка на расходование средств" по данным закладки "Размещение". Такой вариант резервирования зависит от решения пользователя и отражается в регистре "Денежные средства в резерве".

Резерв назначается с даты планируемого расхода денег, то есть, до этой даты деньги в размере суммы резервирования находятся в свободном остатке. Например, если по заявке от 1-го числа зарезервированы деньги на 10-е число, то даже 9-го числа можно будет израсходовать все деньги, имеющиеся на счетах предприятия. И только 10-го числа *При проведении* неакцептованных документов будет выполняться контроль свободного остатка с учетом имеющегося резерва, что не гарантирует наличие на счете к нужному числу остатка в необходимом размере.

Если на закладке "Размещение" указана ссылка на документ планируемого поступления - это размещение, если банковский счет или касса - резервирование. Процедуру обеспечения заявки можно выполнить как вручную, так и автоматически. Если на закладке "Размещение" установить флаги "Резервирование" и/или "Размещение", то по кнопке "Заполнить и провести" системы выполнит автообеспечение заявки. В зависимости от флагов производится поиск свободных фактических остатков денежных средств и/или свободных ожидаемых поступлений. Результат автозаполнения табличной части можно откорректировать вручную. Данный функционал работает только в оперативном режиме проведения и аналогичен функционалу обеспечения товарных заказов.

Резервирование влияет на расчет "свободного остатка денежных средств" с момента установки резерва и до момента снятия. Снятие резерва "под заявку" производится в момент оформления первичного документа на списание денежных средств. Причем если документ неакцептован, то резерв переводится из состояния резерва "под заявку" в состояние резерва "под первичный документ".

На уровне ролей пользователей возможен запрет на ввод и печать расходных денежных документов без заявки основания. Это определяется в настройке дополнительных прав пользователя:

• разрешить проведение платежа без заявки,

• печать непроведенных документов.

Таким образом, заявка может служить инструментом для оперативного контроля превышения суммы фактического списания денежных средств над установленным при финансовом планировании лимитом.

При проведении операции регистрируется такая информация:

• фиксируется сумма планового расхода денег (приход в регистре накопления "Заявки на расходование средств");

• если планируемое поступление связано с контрагентом, то увеличивается прогнозируемая задолженность контрагента перед предприятием (приход в остаточном регистре накопления "Расчеты с контрагентами");

• если выполняется резервирование "под заявку", то это фиксируется датой расхода денег установка "резерва" (приход в регистре накопления "Денежные средства в резерве");

• если выполняется размещение заявки в "ожидаемых" поступлениях, то этот факт регистрируется датой расхода (приход в регистре накопления "Размещение заявок на расходование средств").

Анализ информации о планируемом расходе денежных средств выполняется с помощью отчета "Заявки на расходование средств". Отчет можно сгруппировать, например, по дате планируемого расхода и по виду операции. В дополнительных полях вывести информацию о контрагенте и валюте взаиморасчетов. С помощью этого же отчета можно получить график платежей контрагенту. Для получения графика в отчете можно установить группировку по контрагентам или отбор по определенному контрагенту.

Текущее состояние резервов денежных средств под заявки на их расходование можно увидеть в отчете "Резервы денежных средств". Отчет предназначен для получения информации по исполнению заявок на расходование средств, суммы которых резервируются по местам хранения денежных средств. Суммы в отчете отражают остатки по заявкам, денежные средства под которые зарезервированы (исключены из доступного к использованию остатка), но по которым еще не оформлены расходные платежные документы.

Заявки на расходование денежных средств и планируемые поступления денежных средств, включенные в платежный календарь, влияют на расчет планируемого остатка денежных средств, который отражается в отчете "Платежный календарь" по датам. Отчет "Платежный календарь" предназначен для вывода информации о планируемых платежах, поступлениях и остатках за выбранный период времени. Он строится на основании информации о фактическом остатке денежных средств, по неакцептованным платежным документам учетной подсистемы, по заявкам на расходование денежных средств и планируемым поступлениям денежных средств.

Логика работы отчета "Платежный календарь" следующая: из учетной системы берутся фактические начальные остатки денежных средств на начальную дату периода построения отчета. Все остальные суммы получаются исключительно расчетным путем на основании неоплаченных платежных документов и документов планирования движения средств. Фактические движения за отчетный период не находят отражения в отчете. Поэтому платежный календарь нет смысла использовать на периодах, в которых уже совершены фактические платежи: он "смотрит" только в будущее.

При настройке отчета, можно указать использование и порядок двух видов группировок:

• основные группировки: место хранения денежных средств (банковский счет, касса) и валюта. По основным группировкам выводятся сводная информация о планируемом движении денежных средств;

• дополнительные группировки: ответственный, контрагент и документ движения денежных средств. По дополнительным группировкам выводится детальная информация о планируемом движении денежных средств.

Отчет "Платежный календарь (с учетом заказов)" предназначен для вывода информации о планируемых платежах, поступлениях и остатках за выбранный период времени с учетом заказов покупателей.

В отчете предусмотрено задать детализацию по периодам - день, неделя, месяц, квартал и год. С помощью отчетов можно оценить запланированные к поступлению, но еще не полученные, и запланированные к расходу, но еще не отправленные денежные средства.

Суммы денежных средств могут выводиться в валюте управленческого учета, в валюте взаиморасчетов или в валюте платежа, которая определена для расчетного счета или кассы торгового предприятия.

Дата добавления: 2014-01-05