Управление контактами

Составляющие оперативного управления отношениями с покупателями и поставщиками:

• хранение и актуализация контактной информации;

• регистрация событий и контактов с клиентами и поставщиками;

• оперативный контроль состояния запланированных контактов и сделок с покупателями и поставщиками.

Классификация контактной информации

Контактная информация может храниться в системе для следующих категорий объектов:

• организаций, входящих в предприятие;

• контрагентов (поставщиков и покупателей);

• контактных лиц (контрагентов, личные, прочие);

• физических лиц;

• пользователей.

Контактная информация

Контактная информация характеризуется по типам, видам и значениям. Для хранения классификации контактной информации различных объектов системы служит справочник "Виды контактной информации"

Виды контактной информации

Возможными типами общих видов контактной информации могут быть: адрес, телефон, адрес электронной почты, веб-страница, другое. Типы контактной информации определены жестко, пользователь не может их корректировать. Для каждого объекта (например, контрагента) можно задать несколько записей одного типа. Например, для клиента можно задать несколько номеров телефонов, несколько записей об адресе, несколько адресов электронной почты. Чтобы различать назначение каждой записи, ей присваивается свой вид, который фактически является ее наименованием. Некоторые виды в справочнике изначально уже предопределены и не редактируются, но пользователь может добавлять новые виды по своему усмотрению.

Для каждого вида контактной информации определен тип объекта, для которого данный вид контактной информации будет использоваться. Например, для контактной информации типа "Адрес" для объектов справочника "Физические лица" можно определить такие виды контактной информации как "Домашний адрес" или "Рабочий адрес", а для объектов справочника "Контрагенты" -"Юридический адрес" или "Почтовый адрес".

Контактная информация

Виды контактной информации можно разделить на:

• общие виды информации - это виды информации, которые присущи подавляющему большинству объектов. Например, поскольку все контрагенты имеют физический и юридический адрес, то виды информации о таких адресах будут иметь принадлежность к общим видам. Соответственно, для каждого контрагента можно будет указать отдельно физический, отдельно юридический адрес. Такие виды вводятся и хранятся в справочнике "Виды контактной информации" и используются для заполнения контактной информации объектов, которым они назначены.

• персональные виды информации - это вид информации, свойственный только одному объекту, сугубо индивидуальная информация. Например, если для всех покупателей не надо отдельно хранить телефон отдела логистики, а для какого-то одного покупателя он нужен, то вид контактной информации следует определить как персональный. При вводе контактной информации такого рода по объекту, скажем, по некоторому контрагенту, в форме ввода контактной информации следует не выбирать значение вида контрактной информации из справочника, а ввести с клавиатуры строку-наименование этого вида. Если такого вида нет в справочнике "Виды контактной информации", то по данной контактной информации будет записан введенный вид, при этом он не попадет в справочник видов. Такой механизм позволяет ввести персональные виды контактной информации - свои для отдельных объектов. Тогда этот вид контактной информации не будет появляться в карточках других покупателей. Персональные виды контактной информации относятся индивидуально к отдельным объектам и вводятся только для них. Типы персональных видов контактной информации такие же как для общих видов.

Хранение информации о контактных лицах

Контактные лица делятся на:

• Контактные лица контрагентов;

• Прочие контактные лица;

• Личные контакты.

Контактные лица

Хранилищем списка контактных лиц и данных о них является справочник "Контактные лица" (см. рис. 255). Для каждого контактного лица хранится соответствующая информация. На закладке "События" отображается история зарегистрированных событий с данным контактным лицом, здесь же можно ввести новые события.

Контактные лица

Контактные лица контрагентов предназначены для хранения сотрудников компаний-контрагентов, а также контактных лиц с ними связанных. Но одно контактное лицо может в разные моменты времени быть контактным лицом разных контрагентов. В системе предусмотрено хранение такой истории. На закладке "Контрагенты" указывается дата, с которой зарегистрировано данное лицо, как контактное лицо некоторого контрагента, контрагент и ссылка на справочник "Контактные лица контрагентов", подчиненный справочнику "Контрагенты".

На закладке "Дополнительная информация" можно указать роль и должность контактного лица в структуре компании контрагента. Контактные лица контрагентов доступны всем пользователям системы для просмотра и редактирования.

Контактные лица

Прочие контактные лица доступны для просмотра и редактирования всем пользователям системы. Один из пользователей может назначаться ответственным за данное контактное лицо, именно этому пользователю будут производиться напоминания о дне рождения контактного лица.

Личные контакты доступны для просмотра и редактирования только сотруднику, ответственному за данное контактное лицо. Ответственный не может быть изменен и назначается системой автоматически как текущий пользователь системы (тот, кто ввел запись о контактном лице). Для личных контактов закладка "События" становится невидимой.

Для отображения контактной информации контрагентов и контактных лиц контрагентов предназначен "Отчет о контактной информации". Также в отчете можно посмотреть контактную информацию по физическим и юридическим лицам контрагентов. В этом же отчете можно посмотреть контактную информацию по всем организациям, входящим в состав компании, в том числе и для работников организаций (физических лиц).

"Отчет по данным контрагента" показывает сводные данные, зарегистрированные для контрагента, включая информацию о его контактных лицах. Отчет вызывается по кнопке "Отчет" из списка контрагентов или из формы карточки контрагента.

Дата добавления: 2014-01-05