Организационные документы - уставы, положения, инструкции, штатные расписания и др

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, - организация системы и процессов управления, т.е.:

создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы;

регистрация организации;

установление ее структуры;

определение штатной численности, номенклатуры должностей руководителей, специалистов, технических исполнителей;

регламентация деятельности аппарата управления;

лицензирование деятельности в необходимых случаях;

установление режима работы и системы охраны;

организация труда работников и оценка труда работников;

реорганизация организации;

ликвидация организации и некоторые другие виды работ.

Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся устав организации, положение об организации, положения о структурных подразделениях, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления (руководства), штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по документационному обеспечению), должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.

Организационно-правовые документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Эти документы являются правовой основой деятельности организации.

Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного полразделения – в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом.

С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы.

Организационно-правовые документы оформляются на стандартных листах бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения и подразделения (если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

УСТАВ - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Содержание устава в соответствии с законодательством РФ должно включать: наименование учреждения, организации, предприятия, его вид; местонахождение (почтовый адрес); предмет и цель деятельности; порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.); порядок распределения прибыли; порядок образования учреждения (организации, предприятия), порядок управления и прекращения деятельности; органы управления (внутренняя организационная структура).В зависимости от вида организации (учреждения) в устав могут быть добавлены другие сведения: для банков - перечень проводимых банком операций и его функции; для акционерных обществ - сведения о категории выпускаемых акций, условия их приобретения, размеры долей каждого участника и др.

Текст устава может содержать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Акционерный капитал (уставной капитал).

3. Порядок деятельности.

4. Управление.

5. Учет и отчетность, распределение прибыли.

6. Прочие накопления.

7. Прекращение деятельности.

Устав оформляется на общем бланке с указанием реквизитов: наименование организации - автора документа (с указанием министерства, ведомства вышестоящей организации); наименование вида документа - УСТАВ; дата; регистрационный номер, место издания (город); гриф утверждения (если предприятие частное, указывают, кем зарегистрировано); текст; подпись.

Положения - правовые акты, определяющие порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб). Положения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые разрабатываются для однотипных организаций и используются при разработке индивидуальных. Различаются положения об организациях, о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах, положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах). Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД. Положения оформляют на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации, структурного подразделения, вид документа, а также дата и гриф утверждения, регистрационный номер, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования или визы согласования. Текст положения включает следующие разделы:

1. Общие положения

2. Цели и задачи

3. Функции

4. Права и обязанности

5. Руководство

6. Взаимоотношения с другими подразделениями.

Положения подписывают должностные лица, являющиеся непосредственными разработчиками (например, начальник структурного подразделения, заместитель руководителя), визирует юридическая служба (юрист), утверждает руководитель. Положение вступает в силу с момента утверждения.

Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующий организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений), должностных лиц.

Инструкции издаются в целях разъяснения применения законодательных актов, распорядительных документов по запоминанию и ведению документов (например, бухгалтерских, отчетных и др.). Инструкция оформляется на общем бланке организации и должна содержать реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф утверждения; гриф согласования или виза согласования.

Текст инструкции разбивается на разделы, которые нумеруются арабскими цифрами, а количество разделов определяется разработчиками. Подписывается инструкция руководителем того подразделения, которое ее разработало, а утверждается руководителем организации или специальным распорядительным документом. Инструкции бывают, например, должностные; по безопасности труда и др.

Должностная инструкция – это правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Должностные инструкции должны разрабатываться на все должности, предусмотренные штатным расписанием.

Текст должностной инструкции должен состоять из следующих разделов:

Общие положения.

Должностные обязанности.

Права.

Ответственность.

Взаимоотношения.

Раздел «Общие положения» должен включать наименование должности с обозначением структурного подразделения; кому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения на должность и освобождения от должности; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы); требования к специальным знаниям.

В разделе «Должностные обязанности» должны перечисляться виды работ, выполняемые работником.

Раздел «Права» должен определять полномочия работника по выполнению возложенных на него обязанностей: право принимать определенные решения; давать указания по конкретным вопросам; самостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной ему компетенции; обращаться с предложениями к руководителю; представительствовать от имени подразделения или учреждения в других организациях; участвовать в совещаниях; запрашивать необходимую для работы информацию; требовать выполнения определенных действий от других работников и др.

В разделе «Ответственность» должны устанавливаться критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.

В разделе «Взаимоотношения» должно указываться, от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет; с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов; с кем совместно подготавливает документы, и рассматриваются другие вопросы информационных взаимосвязей работника с подразделениями, лицами, организациями.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

Должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель (заместитель руководителя) организации – куратор данного подразделения или руководитель структурного подразделения, если ему предоставлено это право. Визируют должностные инструкции руководители заинтересованных подразделений и юридической службы (юрист), а также другие должностные лица, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.

После утверждения должностная инструкция передается работнику, который проставляет на ней ознакомительную визу:

С инструкцией ознакомлен, дата, подпись.

Инструкция по делопроизводству разрабатывается на основе положений Государственной системы документационного обеспечения управления, государственных стандартов на документы, Основных правил работы ведомственных архивов. Федеральные органы исполнительной власти при разработке инструкции по делопроизводству используют Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации. Если имеется типовая инструкция по делопроизводству для определенной категории учреждений, то при разработке конкретной инструкции по делопроизводству следует руководствоваться положениями типовой инструкции. Так, федеральные органы исполнительной власти, разрабатывая собственные инструкции по делопроизводству, руководствуются положениями уже упоминавшейся типовой инструкции [5].

Нормативные акты в области делопроизводства не определяют структуру инструкции и ее типовое содержание, отсутствуют и методические документы по ее разработке, поэтому при отсутствии типовой инструкции работники службы ДОУ сталкиваются со множеством трудностей при разработке конкретной инструкции по делопроизводству для своего учреждения. Состав разделов инструкции по делопроизводству, их последовательность, наличие приложений определяются ее разработчиками, но необходимо, чтобы положения инструкции последовательно отражали все стадии работы с документами от их создания или получения до исполнения, отправки и/или сдачи в архив. Основными разделами инструкции могут быть следующие:

1. Общие положения;

2. Подготовка служебных документов;

2.1. Общие требования;

2.2. Фирменные бланки;

2.3. Требования к оформлению реквизитов;

3. Оформление отдельных видов документов;

3.1.Приказ;

3.2. Распоряжение;

3.3. Протокол заседания;

3.3 Служебное письмо;

3.4 Акт и др. документы (в зависимости от специфики деятельности учреждения);

4. Порядок согласования документов;

5. Порядок удостоверения документов;

6. Изготовление документов с помощью компьютерной техники;

7. Организация документооборота;

7.1. Прием, обработка и прохождение поступающих документов;

7.2. Регистрация и учет документов, построение справочного аппарата;

7.3. Организация работы с отправляемыми документами;

8. Контроль исполнения документов;

9. Работа исполнителя с документами;

10. Организация хранения документов;

10.1. Порядок хранения документов;

10.2. Составление и ведение номенклатуры дел;

10.3. Формирование дел;

10.4. Оформление дел;

10.5. Оперативное хранение дел;

10.6. Передача дел на архивное хранение;

11. Ксерокопирование и тиражирование документов;

11. Хранение, учет и использование бланков, печатей, штампов;

12. Использование факсимильной связи.

Особое правовое значение в Инструкции по делопроизводству имеет раздел “Общие положения”, в котором устанавливается:

назначение инструкции;

основания ее разработки;

ответственность работников за организацию делопроизводства;

общие принципы работы с документами.

Назначением Инструкции по делопроизводству является установление общих правил и единого порядка документирования и организации работы с документами в учреждении. Цель инструкции - совершенствование работы с документами, сокращение количества и повышение качества подготовки документов, упорядочение документооборота и оптимизация управленческого труда.

В разделе “Общие положения” Инструкции по делопроизводству отмечается также, что организация ДОУ, контроль за ведением делопроизводства в структурных подразделениях, методическое руководство и обучение работников основам работы с документами возлагаются на службу ДОУ учреждения, а ответственность за организацию ДОУ в структурных подразделениях возлагается на руководителей подразделений, для чего руководитель назначает ответственного за делопроизводство в подразделении, который и обеспечивает учет документов, прохождение документов в установленные сроки, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

Работники учреждения несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции по делопроизводству, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление и сохранность. О случаях утраты служебных документов немедленно докладывается руководству подразделения и в службу ДОУ учреждения.

В “Общих положениях” инструкции устанавливается также, что:

организация работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (государственную тайну, конфиденциальную информацию), регулируется специальными инструкциями, утверждаемыми руководителем учреждения;

передача служебных документов и их копий сторонним организациям, а также публикация их в печати допускается только с разрешения руководства учреждения;

при уходе работника в отпуск, отъезде в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию руководителя подразделения передаются другому работнику.

Нормативные положения инструкции дополняются приложениями. В приложениях к инструкции, как правило, помещают: образцы фирменных бланков документов; унифицированные формы основных видов документов (приказ, распоряжение, служебное письмо и др.); классификаторы, используемые при работе с документами (классификаторы структурных подразделений, видов документов, должностных лиц, предметно-вопросный); формы журналов и карточек, используемых для регистрации и учета документов, ведения справочной работы по документам; примерные перечни документов, подлежащих утверждению, документов, заверяемых печатью организации, документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ и др.; форма номенклатуры дел, образец оформления обложки дела, формы описей дел и др.

Отдельные положения Инструкции по делопроизводству могут дополняться и конкретизироваться в других инструкциях, правилах и методических документах, посвященных отдельным направлениям и участкам работы с документами, например, специальной инструкцией регламентируется порядок работы с документами ограниченного доступа.

Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД и оформляется на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; гриф утверждения; текст; визы согласования; подпись; печать. Текст оформляется в виде таблицы, указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание визирует главный бухгалтер, юрист подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации, подпись которого заверяется печатью.

Структура и штатная численность - документ, который закрепляет наименования всех структурных подразделений, должностей и количество штатных единиц каждой должности организации (учреждения). Оформляется на общем бланке предприятия с указанием реквизитов: наименование организации, наименование вида документа, дата, место издания, гриф утверждения, визы согласования, подпись, печать. Текст оформляется в виде таблицы. Документ подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации. Согласовывают его с главным бухгалтером и юристом. Подпись руководителя в грифе утверждения заверяется печатью.

Дата добавления: 2014-01-05