Распорядительные документы - постановления, решения, приказы, распоряжения

Тема 6 Распорядительная документация.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать положениям действующего законодательства. Первая стадия разработки проекта распорядительного документа - определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. Прежде всего, изучают законодательные акты и правительственные постановления, ранее издававшиеся по данному вопросу распорядительные документы. Затем приступают к составлению его проекта. Далее документ согласовывается и подписывается. Постановления и решения еще проходят стадию обсуждения. Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей - констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указывается вид акта, его автор, дата и номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые данные. Констатирующая часть может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения. Распорядительная часть излагается в повелительной форме. В зависимости от документа она начинается словами: "постановляет" ("постановил") - в постановлении; "решает" (решил") - в решении; "предлагаю" - в распоряжении; "приказываю" - в приказе. Эти слова печатаются прописными буквами т.е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова на отдельной строке прямо от полей. С новой строки абзаца печатается текст постановляющей части. Распорядительная часть может делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например, в приказах), действие, которое поручается выполнить, и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например: ректорам вузов, директорам школ. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме - "подготовить", "зачислить", "организовать", "обеспечить", "возложить", "разработать" и т.д. В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Если распорядительные документы имеют приложения, указание на них дается в соответствующих пунктах текста. Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению на бланке конкретного вида документа. Подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановления и решения имеют две подписи - председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установление стабильных норм, правил.

Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным принципиальным вопросам их деятельности.

В соответствии с постановлением Совета Министров - Правительства Российской Федерации "Об утверждении правил подготовки ведомственных нормативных актов" от 23 июля 1993 года приказы, постановления, инструкции, положения, разъяснения, указания отнесены к разряду ведомственных нормативных актов (соответственно и постановлений) осуществляется одним или несколькими структурными подразделениями федеральных органов исполнительной власти с учетом их функций и компетенции. Для их подготовки могут создаваться рабочие группы.

Юридическими основаниями для издания постановлений могут быть законы Российской Федерации, постановления Совета Федерации и Государственной Думы Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, для постановлений федеральных органов исполнительной власти - ранее изданные этими органами постановления и другие ведомственные нормативные акты, а также необходимость осуществления собственной исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения возложенных на орган управления задач в соответствии с предоставленной ему компетенцией и потребность правового регулирования работы аппарата управления.

Постановления должны иметь следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации, наименования вышестоящего органа и органа, издающего постановления, наименование вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя органа, издающего постановление.

Постановления могут содержать приложения - схемы, графики, таблицы, образцы документов, положения, инструкции и другие документы. В соответствующих пунктах постановления делается ссылка: (приложение 1) или: (приложение3). На самом приложении в верхнем правом углу отмечается:

ПРИЛОЖЕНИЕ

к постановлению Правительства Российской Федерации

от27 января 1997 г. №18

или:

УТВЕРЖДЕНО

постановлением Правительства

Российской Федерации

от 27 января 1997 г. №1177

Проект постановления должен быть согласован со всеми заинтересованными органами исполнительной власти и иметь визы их руководителей. Для проектов ведомственных нормативных актов обязательна процедура их юридической экспертизы и соответственно виза руководителя юридической службы.

Постановления подписываются руководителем органа управления. Постановления Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования.

Распоряжение - распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции. Распоряжения делятся на 2 группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса. Распоряжения издают министерства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, администрации предприятий (учреждений) в пределах прав, предоставленных им законами Российской Федерации. Подготовка и оформление распоряжения аналогично остальным видам распорядительных документов

РЕШЕНИЕ - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя или более неоднородными органами (действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений).

Решения оформляются на бланках и имеют следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации, наименования вышестоящего органа и наименование организации автора документа, наименование вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя органа, издающего постановление.

Текст решения имеет две части: констатирующую и распорядительную, которые разделяет ключевое слово текста: глагол "РЕШИЛ", "РЕШИЛА", "РЕШИЛИ", например:

"Коллегия РЕШИЛА…" или: "Совет директоров РЕШИЛ…"

Распорядительная часть излагается нумерованными пунктами. При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы и др. нормативные акты. Если постановление или решение не нуждаются в обосновании, текст начинается т.о.:

Совет директоров РЕШИЛ:

Пункты распорядительной части содержат нормативные положения или поручения. Пункты, содержащие конкретное поручение, включают наименование организации, содержание поручения и срок его выполнения.

Указание - распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и др. актов. Указание должно иметь конкретных исполнителей и по оформлению не отличается от приказа, его распорядительная часть начинается словами "ПРЕДЛАГАЮ" ("ОБЯЗЫВАЮ").

Распорядительная деятельность предприятия документируется в основном посредством издания приказов руководителя предприятия.

ПРИКАЗ - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основе единоначалия, в целях разрешения всех основных или оперативных задач, стоящих перед данным предприятием.

По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу. К каждому виду документа предъявляются соответствующие требования.

ПРИКАЗ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ - нормативный распорядительный документ, отражающий управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, совершенствования структуры и организации работы предприятия

Любой приказ – это указание о проведении конкретных мероприятий, назначении ответственных за это лиц и сроков выполнения этих мероприятий.

Приказы издаются, когда требуется довести до сведения работников директивные документы, поступившие из вышестоящих органов. Процесс составления и оформления приказа регламентируется инструкциями по работе с документами. В них предписано обязательное соблюдение ряда требований и правил, которые должны обеспечить юридическую полноценность приказа, его оперативное 'исполнение, а также всестороннее решение вопроса.

Проекты приказов подготавливаются специалистами предприятия, согласовываются с юристом, главным бухгалтером или другими ведущими специалистами предприятия (если есть в этом необходимость). Подписанный руководителем проект приказа регистрируется работником, ответственным за ведение делопроизводства.

Приказ вступает в силу с момента подписания, если в его тексте не указано другого срока. Право подписи имеют руководители предприятии, заместители руководителя, а также должностные лица, в соответствии с их полномочиями и компетенцией.

В большинстве случаев приказ действует постоянно, пока не будет отменен или пока не истечет срок его действия, определенный в тексте самого приказа.

Оформление приказов по основной деятельности

Приказы по основному виду деятельности оформляются на бланке предприятия (бланк конкретного вида документа) или на листе бумаги с обязательными реквизитами, которые имеют стабильный порядок их расположения.

Реквизиты приказа по основному виду деятельности:

наименование организации;

наименование вида документа;

код организации;

код формы документа;

дата;

регистрационный номер;

место издания;

заголовок;

отметка о контроле;

текст;

подпись;

визы;

отметка об исполнении;

идентификатор электронной копии документа.

Рассмотрим требования к реквизитам, на которые необходимо обратить внимание.

Один из постоянных и необходимых реквизитов - это наименование организации. Согласно ст. 54 Гражданского кодекса Российской Федерации организация как юридическое лицо должна иметь свое наименование, содержащее указание на ее организационно-правовую форму.

Например:

Научно-производственное объединение "Агат"

На основании ГОСТа Р 51141 -98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" этот реквизит обозначает автора документа, под которым понимается физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Юридическим лицом признается организация, которая имеет в собственности, хозяйственном ведении или опера тивном управлении обособленное имущество и отвечает по своим обязательствам этим имуществом. Юридические лица должны иметь самостоятельный баланс или смету. (Статья 48 Гражданского кодекса Российской Федерации).

Наименования некоммерческих организаций, а в предусмотренных законом случаях - наименования и коммерческих организаций должны содержать указание на характер деятельности юридического лица.

Например:

Образовательное учреждение «Наука»

или

Строительный кооператив «Запуск»

Наименование предприятия обязательно указывается в учредительных документах. Юридическое лицо, являющееся коммерческой организацией, должно иметь свое фирменное наименование. Юридическое лицо, фирменное наименование которого зарегистрировано в установленном порядке, имеет исключительное право его использования.

Фирменное наименование общества с ограниченной ответственностью должно содержать не только наименование самого общества, но и слова "с ограниченной ответственностью" (ст. 87 Гражданского кодекса Российской Федерации).

Например:

Страховое общество с ограниченной ответственностью "Подмосковье"

Фирменное наименование акционерного общества должно содержать его наименование и указание того, что общество является акционерным (ст. 96 Гражданского кодекса Российской Федерации).

Например:

Акционерное общество по изготовлению ювелирных изделий "Сапфир"

На бланке организации наименование пишется на границе верхнего поля. Если организация имеет прямое административное подчинение, то в этом случае название вышестоящей организации пишется в обязательном порядке. Оно указывается над названием организации.

Сокращенное наименование предприятия никогда не заменяет полного наименования даже если оно очень известно.

Под полным наименованием предприятия дается сокращенное наименование предприятия, если оно есть. Наименование предприятия пишется в именительном падеже и всегда на русском языке.

Например:

Министерство образования Российской Федерации

Московский радиотехнический колледж

имени академика АА Расплетина

(МРТК им. ак. А.А. Расплетина)

Наименование предприятия на иностранном языке указывается только под русским наименованием предприятия, а наименование на национальном языке субъектов Российской Федерации – на одном уровне с наименованием на русском языке.

Например:

Российский детский фонд

Russian children fond

Допускается рядом с наименованием предприятия изображать эмблему или товарный знак. Изображение эмблемы или товарного знака может быть помещено и на верхнее поле документа.

Заголовок печатается в документах формата А4. Как правило, в приказах он отвечает на вопрос "О чем?". После написания заголовка точка не ставится. Если приказ пишется на бланке с продольным расположением реквизитов, то заголовок выравнивается по центру и пишется полужирным шрифтом.

Например:

Дата добавления: 2014-01-05