Особенности организации и проведения инвентаризации по инициативе правоохранительных органов

В условиях появления и развития различных форм собственности, и перехода всей экономической системы общества на рыночные отношения документальная база доказывания преступлений на многих хозяйственных объектах сужается. В связи с этим назначение инвентаризации в практике правоохранительных органов является одним из наиболее эффективных способов собирания и закрепления фактических данных о признаках экономических преступлений, а также способствует правильному определению размера причиненного противоправным деянием ущерба.

Проведение инвентаризации по инициативе правоохранительных органов практикуется в различных отраслях хозяйства, но чаще всего организуется в целях обнаружения признаков преступления на предприятиях торговли и общественного питания, где значительная часть хозяйственных операций при продаже товаров за наличный расчет первичными документами не оформляется.

Инвентаризация всегда организуется на основании распоряжения (приказа) руководителя организации. В случае ее проведения по инициативе правоохранительных органов руководителем органа дознания направляется мотивированный документ (письмо, сообщение) на имя руководителя организации.

Письменное требование о назначения инвентаризации может быть направлено по почте, нарочным, передано по телеграфу и т.п. В практической деятельности наиболее часто подобные документы передаются непосредственно сотрудником правоохранительного органа руководителю организации.

В качестве оснований проведения инвентаризации по инициативе правоохранительных органов могут выступать данные, свидетельствующие:

1. О присвоении или растрате чужого имущества, вверенного материально-ответственному лицу, либо краже имущества посторонними лицами путем проникновения в хранилище или свободного доступа.

2. О фактах обмана потребителей. С помощью обмана могут скрываться недостачи, которые пытаются покрыть с помощью указанных действий, или создаваться неучтенные излишки, которые впоследствии похищаются. Кроме того, в сфере торговли могут реализовываться товары, списанные по акту вследствие снижения их потребительских свойств, истечения срока годности.

3. Об изготовлении неучтенных товаров, завозе неучтенной или фальсифицированной продукции.

4. Об умышленном уничтожении имущества. Нередко материально-ответственные лица пытаются путем инсценировки случайного возгорания или поджога посторонними лицами скрыть совершенные ими присвоения и растраты материальных ценностей.

5. О наличии информации об умышленной пересортице, документально не оформленных ценностях, приписках и др.

Оценив имеющуюся информацию, сотрудник правоохранительного органа принимает решение о назначении инвентаризации на конкретном объекте. При этом он проводит подготовительные действия, направленные на обеспечение внезапности и эффективности предстоящей проверки.

Перед началом инвентаризации им может проводиться комплекс следующих действий:

- закрытие организации, предприятия и прекращают торгово-закупочных, расчетных операций. Если товарно-материальные ценности поступают во время инвентаризации, их складывают в отдельное помещение и на них составляют специальную опись;

- опломбирование места хранения товарно-материальных ценностей, подсобных помещений, подвалов и других мест хранения ценностей, имеющих отдельные входы и выходы. При этом в установленном порядке составляется акт опечатывания помещения;

- изъятие в присутствии руководителя организации всех приходно-расходных документов, при необходимости визирование их (для исключения фактов подмены);

- изъятие документов оперативно-технического учета (журналов, книг), а также черновых записей, находящихся на рабочем месте, в сейфе материально-ответственного лица.

Успешному проведению инвентаризации способствует соблюдение ряда требований:

1. Требование комиссионности. Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объёме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объёме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризации допускается возлагать на неё.

В состав постоянно действующих инвентаризационных комиссий входят:

руководитель организации и его заместитель (председатель комиссии);

начальники структурных подразделений (служб);

главный бухгалтер.

В состав рабочих инвентаризационных комиссий включаются: представитель администрации организации (председатель комиссии); работники бухгалтерской службы; специалисты (инженеры, экономисты, техники, товароведы и т. д.).

В состав инвентаризационной комиссии должны включаться работники, хорошо знающие инвентаризуемые ценности, цены, первичный учёт. Кроме того, в работе комиссии могут участвовать представители службы внутреннего аудита организации.

Обязательным условием объективности инвентаризации при проверке фактического наличия имущества является также участие в ней материально-ответственного лица (кассира, кладовщика, завхоза и т. д.). Даже в случаях нахождения лица в ИВС, СИЗО, оно под конвоем доставляется для участия в инвентаризации.

При коллективной материальной ответственности в инвентаризации могут участвовать одно или несколько лиц по поручению коллектива.

Материальная ответственность лица представляет собой основанную на нормах трудового права обязанность работника возместить ущерб, причиненный организации, в пределах и в порядке, установленных законодательством.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания её результатов недействительными.

Если инвентаризация проводится по требованию органа дознания, следствия или суда, то представитель этих органов может присутствовать при её проведении, но не является членом инвентаризационной комиссии. Как правило, сотрудник лишь присутствует при проведении инвентаризации и осуществляет выборочный контроль за работой комиссии (пересчет отдельных наименований товара, контроль за участием всех членов комиссии в инвентаризации и др.).

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

2. Требование внезапности. Проведение всех видов инвентаризаций должно быть для проверяемых неожиданным. Графики проведения инвентаризаций, проверок, ревизий хранятся как документы, не подлежащие оглашению, и составляют служебную тайну, так как осведомлённость материально-ответственных лиц о дате проведения инвентаризации может значительно снизить эффективность либо привести к её полной безрезультатности (при наличии сведений о возможных злоупотреблениях).

3. Требование действительности. Все виды товарно-материальных ценностей подлежат обязательному подотчёту, взвешиванию, обмеру с применением заблаговременно подготовленных и проверенных технических приспособлений (весов, ёмкостей и т.д.), с соблюдением техники подсчёта ценностей, имеющих разные физические свойства (твёрдые, жидкие и т.д.). Запрещается включать в эти данные сведения о фактическом наличии ценностей со слов материально-ответственных лиц или на основе учётных (книжных) остатков.

4. Требование непрерывности. Если инвентаризация товарно-материальных ценностей не может быть закончена в течение одного дня, она должна быть закончена в течение последующих дней. В этом случае помещения, где хранятся ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, в ночное время или по другим причинам) описи должны храниться в закрытом помещении, где проводится инвентаризация, (в ящике, шкафу, сейфе). При этом действует правило «ключа и пломбира». Ключ находится у материально-ответственного лица, а печать — у председателя комиссии.

Инвентаризацию товарно-материальных ценностей можно разделить на три этапа:

1) подготовительный;

2) основной;

3) заключительный.

На подготовительном этапе издается приказ или распоряжение о проведении инвентаризации и назначается инвентаризационная комиссия. С этой целью в каждой организации функционирует постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В состав комиссии включаются: представители бухгалтерии, администрации, различные специалисты, представители трудового коллектива. Отсутствие хотя бы одного из членов комиссии служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

По прибытию комиссии сотрудники правоохранительных органов представляются ей и объясняют причины проведения инвентаризации.

Председатель комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам, с указанием «до инвентаризации на «....» (дата)», что должно служить основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Прежде чем комиссия приступит к непосредственному снятию остатков, материально-ответственное лицо дает подписку, что к моменту проведения инвентаризации у него на руках нет никаких приходных и расходных документов, не приложенных к отчету. Типовая форма расписки имеется на бланках инвентаризационных описей. После этого материально-ответственное лицо составляет товарный отчет, где выводит книжный остаток.

Начинать инвентаризацию следует с кассы, где осуществляется проверка фактического наличия денег, ценных бумаг, чековых книжек, документов строгой отчетности и других ценностей, находящихся в кассе. Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию или являющихся личными деньгами кассира, запрещается. Наличные деньги, не оправданные кассовыми ордерами и показаниями суммирующих контрольных счетчиков, считаются излишками кассы. Результаты инвентаризации кассы оформляются актом.

При наличии контрольно-кассовых машин администрацией предприятия заводится «Книга кассира-операциониста» по ф. № 24, которая должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена подписями налогового инспектора, директора и главного (старшего) бухгалтера предприятия и печатью. Сотрудник милиции вправе опечатывать кассы, требовать у администрации обязательного проведения проверки, инвентаризации кассы, а также проводить их.

Перед началом проверки фактического наличия имущества инвентаризационная комиссия должна провести следующие действия:

проверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения;

получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчёты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Основной этап инвентаризации заключается в непосредственном снятии остатков, то есть установлении фактического наличия товарно-материальных ценностей в натуре.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяется путём обязательного подсчёта, взвешивания, обмера. Руководитель организации обязан создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

По материалам и товарам, хранящимся в неповреждённой упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре выборочно части этих ценностей.

При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов визируют раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственное лицо. В конце рабочего дня или по окончанию проверки данные этих ведомостей сличают и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчёты и ведомости отвесов прилагают к инвентаризационной описи или акту инвентаризации, в которой записываются сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна, как правило, проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении.

При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально-ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (опечатывается либо пломбируется), и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально-ответственных лиц.

Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой чётко и ясно, без помарок и подчисток. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, они должны быть прочеркнуты.

Наименование инвентаризуемых ценностей или объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учёте, и в том порядке, в котором производилось снятие остатков. Так, например, если инвентаризация проводилась во всем магазине, то не могут составляться отдельные инвентаризационные описи на каждый отдел или склад.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, в независимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путём зачёркивания неправильных записей и проставления над зачёркнутыми записями новых правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами комиссии и материально-ответственными лицами.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировке и подсчёте итогов за подписями лиц производивших проверку.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица. В конце описи материально-ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально-ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший — в сдаче этого имущества.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

В тех случаях, когда материально-ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно, до открытия склада, магазина и т.д. заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок, если итог не выводился, либо ведет подсчёт заново.

На заключительном этапе инвентаризации осуществляется выведение ее результатов путем сравнения показателей бухгалтерского учета (книжных остатков) с данными инвентаризационной описи (фактическими остатками).

Однако в процессе инвентаризации нельзя не учитывать и негативные явления в финансово-хозяйственной деятельности предприятий хищения, бесхозяйственность, естественную убыль и др. Поэтому для правоохранительных органов существенное значение при доказывании по уголовным делам имеет документальное оформление результатов инвентаризации.

По результатам инвентаризации составляются следующие виды документов.

1. Документы, где фиксируются фактические остатки — инвентаризационные описи

2. Документы, на основе которых определяются результаты инвентаризации сличительная ведомость (при количественно-сортовом учете); акт результатов инвентаризации (при суммовом учете).

3. Иные документы акт контрольной проверки, проведенной инвентаризации; расчет естественной убыли; акт на испорченные товары; объяснения материально-ответственного лица; решение руководителя по результатам инвентаризации.

При проведении инвентаризации по инициативе правоохранительных органов описи составляются не менее чем в трех экземплярах как рукописно, так и с использованием средств вычислительной и другой организационной техники. Все экземпляры инвентаризационной описи считаются подлинниками. Первый экземпляр передается представителю правоохранительных органов (оперативному работнику, следователю). Необходимость получения именно первого экземпляра обусловлена тем, что при возбуждении уголовного дела необходимы оригиналы документов. Кроме того, по описям, заполненным рукописным способом (под копирку), крайне затруднительно проводить исследования и экспертизы в случаях умышленной фальсификации записей остатков материальных ценностей. Второй экземпляр направляется в бухгалтерию предприятия, третий остаётся у материально-ответственного лица. При наличии вышестоящей организации может составляться еще один экземпляр.

В сличительных ведомостях отражается разница в показателях по данным инвентаризационных описей (фактические остатки) с показателями по данным бухгалтерского учёта. В них в обязательном порядке отражаются сведения о наименовании ценностей, по которым производится сличение (единица измерения, сорт, цена). Затем следуют учётные (книжные) остатки в натуральном и денежном выражении. Далее указываются фактические остатки (по инвентаризационной описи), данные о пересортице, естественной убыли и результатах инвентаризации.

Сличительная ведомость может быть отдельным документом либо совмещена с инвентаризационной описью как единый бланк.

Основными результатами инвентаризации являются:

1. Равенство фактического и книжного остатков (положительный результат).

2. Превышение фактических остатков над книжными (излишки).

3. Превышение книжного остатка над фактическим (недостача).

Выявленные излишки приходуются и относятся на финансовый результат у организаций или на увеличение финансирования (фонды) с последующим установлением причин возникновения излишков и виновных лиц. Недостача или порча в пределах норм естественной убыли списывается по распоряжению руководителя организации соответственно на издержки производства и обращения у организаций или на уменьшение финансирования (фондов) у бюджетной организации. Наличные деньги, не оправданные приходными кассовыми ордерами в государственных организациях, в трехдневный срок вносятся в бюджет.

Недостача материальных ценностей и другого имущества предприятия сверх норм естественной убыли относится на виновных лиц. В случае, когда виновные лица не найдены или во взыскании с них отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на издержки производства и обращения у организаций или уменьшение финансирования (фондов) у бюджетной организации. Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой отчетности в годовом бухгалтерском отчете.

В материалах, представленных руководству организации для оформления списания недостачи материально-производственных запасов и порчи сверх норм естественной убыли, должны содержаться документы об обращении в соответствующие органы (МВД России, судебные органы и т.д.) по фактам недостач и решения этих органов, а также заключения о факте порчи запасов, полученных от соответствующих служб организации (отдела технического контроля, другой аналогичной службы), или специализированные организации.

По всем недостачам и излишкам инвентаризационная комиссия получает письменные объяснения от соответствующих работников.

Недостатки и излишки могут быть в равной степени как следствием злоупотребления материально-ответственных лиц (обман покупателей, завоз неучтенного товара, присвоение), так и ошибок в бухгалтерском учёте либо при проведении инвентаризации, а также в результате пересортицы.

Пересортицей называется ситуация, когда какие-либо однородные товарно-материальные ценности одновременно находятся в излишке и в недостаче (одноименный товар первого и второго сорта). Пересортица может быть выявлена только в условиях количественно-сортового учёта. О допущенной пересортице материально-ответственные лица дают письменные объяснения.

Причинами образования пересортицы могут быть следующие:

1. Ошибки материально-ответственных лиц при приёмке или отпуске товарно-материальных ценностей (например, вместо масла первого сорта отпущено масло второго сорта). Данную причину образования пересортицы не следует исключать особенно в случаях, когда товары разных сортов оказавшиеся в излишках и в недостачах, мало отличаются по внешнему виду.

2. Злоупотребления материально-ответственных лиц. Искусственное создание пересортицы за счёт обмана потребителей или при отпуске получателям товара. Так, отпуская тот или иной товар худшего качества, чем указано в накладных, подозреваемые лица путем создания искусственной пересортицы, реализуют затем товары лучшего качества через розничную торговую сеть.

3. Ошибки в учетных записях, допускаемые бухгалтерскими работниками.

4. Умышленное внесение неверных записей в первичные документы и бухгалтерский учёт с целью запутать сортовой (количественный) учёт товаров.

Пересортица может быть создана за один рабочий прием, ее создание и реализация совпадают по времени. Вместе с тем встречаются сложные пересортицы, которые создаются в несколько рабочих приемов, накапливаются и в конце определенного периода реализуются.

Возникшие в результате пересортицы несоответствия можно регулировать путём взаимного зачёта излишек и недостач. Зачет пересортицы допускается в виде исключения и только при соблюдении следующих условий:

1) за один и тот же проверяемый период;

2) у одного и того же проверяемого лица;

3) в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования;

4) в одинаковых количествах.

Решение о применении правил зачета пересортицы принимает руководитель организации.

После зачета излишков и недостач образуются так называемые суммовые разницы.

В случае, когда при зачёте недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц отрицательная суммовая разница, если же наоборот, то соответствующая разница должна быть возвращена покупателю либо оприходована организацией. После зачета пересортицы оставшиеся излишки должны быть также полностью оприходованы.

Следует учитывать, что при хранении, перевозке и реализации пищевых продуктов их масса (вес) может уменьшаться от усушки, распыла, утечки, раскрошки и других естественных причин. Данное уменьшение называется естественной убылью. После инвентаризации производится начисление естественной норм убыли при ее наличии на определенные виды товаров и в пределах выявленной недостачи. Нормы естественной убыли устанавливаются в зависимости от видов товаров, сроков и условий их транспортировки, климатических зон. В то же время естественная убыль не может быть начислена практически по всем промышленным изделиям (различные детали, одежда, обувь и т.д.) и по некоторым, прежде всего, штучным продовольственным товарам (например, консервы).

Необходимо также учитывать, что нормы естественной убыли не могут начисляться по товарам: принимавшимся и отпускавшимся без взвешивания (счетом); списанным по актам в следствие лома, порчи; учтенным, но не хранившимся на складе (в случаях осуществления транзитных операций).

Запрещается списание товарно-материальных ценностей в пределах норм убыли без установления факта недостачи. Убыль в пределах установленных норм относится на издержки производства или обращения, сверх норм на виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации на уменьшение финансирования (фондов) (ст. 12 ФЗ «О бухгалтерском учёте»).

От естественной убыли необходимо отличать бой, лом и порчу товарно-материальных ценностей, на которые членами комиссии с участием материально-ответственного лица составляется специальный акт, в котором указывается наименование товара, сорт, артикул, цена, количество, причина списания и виновное лицо (в случае его установления). После подписания акта данные товары могут быть реализованы по сниженным ценам либо уничтожены, что так же оформляется соответствующими документами.

После зачёта пересортицы, выявления суммовых разниц и начисления естественной убыли определяют окончательные суммы недостач и излишков.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учёте и отчётности того месяца, в котором закончена инвентаризация.

К пояснительной записке к годовому отчёту в качестве обязательной расшифровки раздела «инвентаризация» прилагается ведомость результатов инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств. В ведомости отражаются результаты всех инвентаризаций, проведённых в течение года.

По окончанию инвентаризации её материалы рассматривают на заседании постоянно действующей инвентаризационной комиссии, выясняют причины, а так же виновников недостач и излишков, вносят предложения по улучшению учёта, условий хранения ценностей и т.д.

По окончанию инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их необходимо осуществлять с участием членов инвентаризационных комиссий и материально-ответственных лиц, обязательно до открытия склада, магазина и т.п., где проводилась инвентаризация. Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом и регистрируются в книге учёта проверок правильности проведения инвентаризаций.

Сотрудник правоохранительного органа, по инициативе которого назначена инвентаризация, проверяет правильность заполнения инвентаризационной описи (указание всех реквизитов предприятия, времени проведения и окончания инвентаризации, полное наименование материальных ценностей, их сорт, артикул, цену и т.п.), а также наличие подписей членов комиссии, отсутствие неоговоренных исправлений и недопустимость подписей через копирку.

Дата добавления: 2014-01-05