Тема 20. Службовий лист

ТЕМА 19. ІНФОРМАЦІЙНА ДОКУМЕНТАЦІЯ

Різноманітна за видами та за обсягом довідково-інформаційна документація. До неї належать: анотації, відгуки, відомості, довідки, записки (доповідні, пояснювальні), запрошення, звіти, листи службові, оголошення, плани, роботи, посвідчення, протоколи, витяги з протоколів, реферати рецензії, телеграми, телефонограми, списки, переліки, факси. Частину цих документів зобов’язаний уміти складати кожен громадянин, незалежно від посади, яку обіймає. Це доповідні та пояснювальні записки, запрошення, деякі службові листи, звіти (про виконану роботу, про виконання раніше наміченого плану, про відрядження), списки, тексти телеграм, план роботи тощо.

Більшість названих у розділі є вихідними (надсилаються з установ) і містять інформацію про фактичний стан справ. Вони служать основою для прийняття розпорядчих документів. Зміст інформації в них має допоміжний характер — вони спонукають до дії (запрошення, деякі види службових листів, записки, телеграми) чи можуть бути доведені до відома і не птребують дії-відповіді. Частина з них забезпечує процес взаємовідносин підприємств, організацій, а також організацій і громадян.

У діловому спілкуванні чільне місце посідають службові листи.

Лист — це поширений вид документації, один із способів обміну інформацією, основний засіб встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями тощо.

За кількістю адресатів розрізняють такі службові листи:

— звичайні;

— циркулярні (надсилаються на адресу цілій низці установ);

— колективні (автором такого листа є колектив працівників).

За функціональними ознаками листи поділяються на такі, що потребують відповіді, й такі, що не потребують відповіді.

Групи однотипних службових листів:

1 група: лист-прохання, лист-звернення, лист-пропозиція, лист-запит, лист-вимога;

2 група: лист-попередження, лист-нагадування, лист-повідомлення, лист-підтвердження, лист-відмова, супровідний, гарантійний лист, лист-розпорядження.

Класифікаційні ознаки листа як документа:

ü за походженням — службовий;

ü за місцем створення — зовнішній;

ü за призначенням — інформаційний;

ü за напрямом — вихідний;

ü за формою — індивідуальний;

ü за ступенем гласності — звичайний/таємний;

ü за стадіями створення — оригінал;

ü за терміном виконання — безстроковий/терміновий.

Послідовність реквізитів службового листа така:

1. Штамп установи /назва міністерства.

2. Код організації.

3. Назва установи структурного підрозділу.

4. Індекс підприємства зв’язку.

5. Дата.

6. Номер.

7. Адресат.

8. Текст.

9. Відмітка про наявність додатка.

10. Підпис. Статус адресата.

11. Віза виконавця, підпис на копію.

Ділові листи не повинні бути надто довгими і трафаретизованими.

Вимоги до оформлення реквізитів службового листа:

Дата добавления: 2014-01-05