Регламентация труда персонала

Утренняя жаба

Регламентация означает установление и строгое соблюде­ние определенных правил, положений, указаний, инструк­ций, нормативов, параметров и т. п. по каждому элементу организации труда. Регламентация должна быть научно обос­нованной и основываться не на произвольных решениях от­дельных лиц, а на объективных закономерностях, присущих организации труда.

Рис. 3.1. Система регламентации управленческого труда

Формы регламентации.

Осуществляя регламентацию управленческого труда, нуж­но, прежде всего, установить форму регламентации, или степень ее "жесткости" применительно к тому или иному эле­менту организации труда.

Можно выделить две формы регламентации: жесткую рег­ламентацию и саморегламентацию, когда работник сам, поль­зуясь разработанными рекомендациями, осуществляет сво­бодный выбор наиболее приемлемого метода, порядка, по­следовательности выполнения работы.

Объекты регламентации.

Сформулируем ряд положений и требований, которыми следует руководствоваться при регламентации организации труда.

Объектами жесткой регламентации для всех групп работников (руководителей, специалистов, технических исполни­телей), независимо от характера выполняемых ими работ, яв­ляются:

содержание труда (перечень выполняемых функций, ра­бот и операций, возлагаемых на отдел, группу или отдельно­го работника) в соответствии с целями и задачами предпри­ятия (организации), рациональным разделением труда и ис­пользованием квалификации работников. Для этого Необхо­димо выявить и устранить функции, виды работ и операции, которые не оказывают практического влияния на достиже­ние целей и задач предприятия, и включить те, которые не выполняются, но необходимы;

содержание, объем, периодичность и формы информации, необходимой для выполнения возложенных функций, основ­ных видов работ и операций. При этом выявляется и устраня­ется из обращения избыточная информация и выявляется информация, которой не хватает для эффективного труда; осо­бое внимание следует обратить на документирование;.

информационные связи отделов, групп, исполнителей (кооперации труда), сроки предоставления информации, до­кументов;

квалификационные требования к работникам в соответ­ствии с квалификационными характеристиками, приведен­ными в квалификационном справочнике;

нормы труда (нормативы численности, нормы управляе­мости, обслуживания, нормы времени);

организация рабочих мест (их планировка и оснащение);

санитарно-гигиенические условия труда.

Степень жесткости регламентации организации процес­сов труда целиком определяется характером деятельности ра­ботника. Не могут быть объектами жесткой регламентации работы и операции, носящие творческий характер. Здесь предпочтительна "саморегламентация", или "самоорганиза­ция", обеспечивающая работнику свободу выбора и творчес­кого поиска методой выполнения работ.

Другое дело – формально-логические работы, носящие циклический характер. Здесь возможна жесткая регламента­ция не только элементов, указанных выше, но и последова­тельности - или процедур выполнения работ. Методы работ­ник выбирает сам, пользуясь соответствующими рекоменда­циями, методиками.

Организацию трудовых процессов исполнительской работы (документационные, учетные, счетные работы и опера­ции) также целесообразно жестко регламентировать, устано­вив перечень выполняемых операций, последовательность их выполнения, методы и средства выполнения, норму времени (выработки). Регламентация этих процессов аналогична рег­ламентации трудовых процессов рабочих.

Осуществляя регламентацию, целесообразно пользовать­ся межотраслевыми методическими рекомендациями НИИ труда, а также типовыми решениями: классификаторами функций, работ и операций, типовыми системами информа­ционного обеспечения, типовыми организационными струк­турами, типовыми положениями о структурных подразделе­ниях предприятий, типовыми должностными инструкциями, типовыми проектами рабочих мест, квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих и другими нормативными материалами отрасле­вого и межотраслевого характера.

Установленная регламентация отражается в соответству­ющих/нормативных документах: содержание труда – в положениях о подразделениях и должностных инструкциях, со­держание, объем и формы информации – в типовых систе­мах информации, организация рабочих мест – в эскизах планировки и перечнях оснащения, условия труда – в установ­ленных нормах и параметрах, организация, процессов тру­да – в процедурах их выполнения.

Совокупность методов регламентации группируется по двум ключевым признакам:

1) по индивидуальной организации проектирования (по проектированию систе­мы управления конкретного объекта). К этой группе относятся опытный и экспертный методы;

2) по блочной организации проектирования (формирование типовых блоков сис­темы управления и использование их при определении конкретного проекта с учетом особенностей объекта управления). К этой группе относятся метод па­раметрических зависимостей и метод моделирования.

Опытный метод – означает изучение решений аналогичных задач в других производственно-хозяйственных системах, внесение обоснованных предложений на основе анализа фактически сложившихся ситуаций и ориентацию на коллективный опыт работников.

Экспертный метод базируется на опыте специалистов, знающих существо ре­шаемых задач, получивших достаточную информацию о реальной обстановке в дан­ной производственно-хозяйственной организации и свободных в высказывании сво­его мнения. Для получения заключений от разных экспертов подготавливают анкеты с возможными вариантами ответов по программированной системе.

Нормативный метод - представляет о пределенный набор нормативов, которые могут слу­жить обоснованием решения организационных задач, включают в себя:

• нормы управляемости (соотношение между количеством руководителей и подчиненных им работников);

• предельная численность работников для формирования на их основе само­стоятельных отделов, подотделов, бюро;

• соотношение между численностью рабочих и количеством управленческого персонала и др.

Параметрический метод заключается в установлении взаимосвязан­ных параметров, характеризующих управляемый объект и управляющую систему.

Методы математического моделирования, в частности, имитаци­онное моделирование - используются модели, характеризующие динамику отдельных показателей объекта управления, взаимоувязанных в виде системы моделей. Ка­ждая из них показывает изменение отдельных параметров под влиянием внешних воздействий или сдвигов в соотношении различных элементов самого объекта управления.

Организационные формы регламентации труда в организации:

1) централизация функций регламентации управленческого труда в специализи­рованных службах организации;

2) децентрализация (рассредоточение) функций по регламентации управленче­ского труда по разным функциональным управлениям или функциональным подразделениям организации.

3) концентрация (обособление) функций регламентации управленческого труда в самостоятельных специализированных организациях.

Возможны и смешанные формы организации управленческой деятельности персонала на предприятиях, т.е. наличие и специализированных подразделений, и выполнение отдельных функций неспециализированными структурами одновре­менно, или наличие специализированных подразделений и обращение в консуль­тационные фирмы и т.д. Это диктуется особенностями объекта и имеет соответ­ствующее теоретическое и методическое обоснование.

Таблица 3.2

Сравнительная таблица организационных форм

регламентации труда

Проектирование организации управленческого труда представляет собой метод ее построения и совершенство­вания на научной основе. Это значит, что разрабатывае­мые проектные решения базируются на анализе сложив­шейся организации труда, прогрессивных нормативах и научных рекомендациях, учете передового опыта и под­крепляются соответствующими исследованиями. При этом в полной мере должны быть учтены принципы и задачи НОУТ.

Объекты оргпроектирования.

Объектами оргпроектирования выступают индивидуаль­ный и коллективный труд на уровне управленческих служб, подразделений, рабочих мест отдельных специалистов, ру­ководителей.

Спроектированная организация труда отражается в оргпроектах служб (подразделений) и картах организации труда отдельных работников, а также в методических материалах и типовых решениях. И те, и другие являются формами реализации оргпроектов и разрабатываются на трех уровнях - ме­жотраслевом, отраслевом и местном (т.е. для конкретного предприятия с учетом его специфики).

Оргпроекты представляют собой комплекс проектной до­кументации по построению организации труда в службе (отделе). Посредством карты организации труда рациональные проектные решения доводятся до исполнителей. Методичес­кие материалы определяют процедуры решения задач орга­низации труда (например, порядок разделении труда в под­разделениях, процедура аттестации работников и рабочих мест, методы выполнения работ). Типовые решения содержат примеры решения организационных задач с указанием обла­сти их применения (например, процедура установления тех­нически обоснованных норм времени на станочные работы для укрупненных бригад в условиях автономного автомати­зированного нормирования).

Оргпроекты и карты организации труда как комплексные формы носят обязательный характер, а методические мате­риалы и типовые решения – рекомендательный, поскольку относятся к отдельным элементам, по которым нет жесткой регламентации.

Проектирование организации труда осуществляется как для строящихся предприятий, так и для действующих (когда осуществляется реконструкция и сложившаяся организация труда требует изменения или когда сложившаяся организа­ция не соответствует требованиям НОУТ).

Для строящихся предприятий необходима разработка все­го комплекса вопросов организации труда. В случае реконст­рукции предприятий организационной перестройке подле­жат отдельные элементы организации труда, но с учетом вза­имосвязи с остальными элементами, т. е. и в этом случае про­ектирование должно носить комплексный и системный ха­рактер. Например, оснащение рабочего места новыми сред­ствами вычислительной техники должно сопровождаться пе­ресмотром действующих норм труда, требований к качеству результатов труда, планировки рабочих мест и т. п. При ко­ренном переоснащении рабочих мест, например, при внед­рении АРМ, необходима разработка новых проектных реше­ний по организации труда.

Алгоритм оргпроектирования.

Исследование отдельных элементов организации управ­ленческого труда при ее проектировании происходит в опре­деленной последовательности.

Начинается проектирование с выбора наиболее рациональ­ного варианта разделения труда, обусловливающего специали­зацию работников на выполнении тех или иных функций, а также взаимосвязи между различными исполнителями и структурными подразделениями (кооперация труда). Если воз­никают трудности с обеспечением взаимосвязей отдельных исполнителей, первоначально выбранный вариант разделения труда корректируется. Рассмотрение разделения и кооперации труда в едином блоке имеет значение и для выбора наиболее рациональной формы организации труда внутри подразделе­ния (отдела) – индивидуальной или коллективной (бригада, коллективный подряд и т. п.). Коллективные формы обеспе­чивают возможность более тесной взаимосвязи исполнителей и более широкой их специализации. Поэтому выбор коллек­тивной формы может вызвать необходимость корректировки первоначального варианта разделения труда.

Спроектированные разделение и кооперация труда опре­деляют содержание труда каждого работника, организацион­ную структуру управления предприятием (учреждением), тре­бования к исполнителям, а в конечном итоге – численность и должностной состав работников по различным структур­ным подразделениям.

Разделение и кооперации труда при проектировании ор­ганизации труда являются основополагающими. Через содер­жание труда и установленные взаимосвязи между исполни­телями они обусловливают выбор проектных решении по ор­ганизации рабочих мест, организации трудовых процессов, установление требований к исполнителям, подбор и расста­новку кадров.

Следующий блок проектирования – "Организация рабочих мест – организация трудовых процессов". Эти два элемента организации труда тесно связаны друг с другом, здесь широко применяется принцип обратной связи.

На входе этого блока – содержание труда и техника уп­равления. Выбор технических средств выполнения трудового процесса одновременно предопределяет метод его выполне­ния и организацию рабочего места – его оснащение, плани­ровку, а оснащение рабочего места новыми средствами вы­числительной техники предполагает строго регламентирован­ную систему организации трудовых процессов – технологию и последовательность выполнения трудовых операций, спо­собы их выполнения. Так, управленческая информация, по­ступающая на рабочее место, должны быть выражена в мак­симально-логической форме, а ее анализ приспособлен к тре­бованиям используемой техники. При централизации меха­низированного выполнения работ требуется стандартизация методов ее выполнения. Если организацию трудовых про­цессов не приспособить к автоматизированной системе об­работки информации, то внедряемая техника не даст ожида­емого эффекта.

Создание автоматизированных рабочих мест требует раз­работки новых проектных решений и по их организации. В свою очередь, реализация требований рациональной органи­зации рабочих мест может потребовать пересмотра организа­ции процессов труда. Например, изменение планировки слу­жебного помещения и рабочих мест в нем может вызвать не­обходимость рационализации маршрута движения докумен­тов.

Проектирование блока "Условий труда – режим труда и отдыха" требует, прежде всего, учета особенностей трудовых процессов различных профессиональных групп, ибо условии труда для конструктора по многим параметрам иные, чем для бухгалтера или экономиста. В свою очередь, условия труда, в которых работает тот или иной работник, должны учитывать­ся при проектировании рационального режима труда и от­дыха. Условия труда и особенности трудовых процессов (опе­раторный, творческий или административный труд) как ос­новные факторы утомления работников определяют продол­жительность устанавливаемого времени на отдых, его пери­одичность и формы проведения (активная, пассивная).

Под воздействием разделения труда и организации трудо­вых процессов формируются требования к исполнителю, к его профессиональным знаниям, деловым и личностным ка­чествам. При проектировании организации труда очень важ­но четко сформулировать эти требования, поскольку в про­тивном случае невозможно осуществить обоснованный под­бор кадров на соответствующие должности и организовать повышение квалификации работников.

Очень важно, чтобы проектирование завершалось разра­боткой норм в том или ином виде – нормативов численно­сти, норм управляемости, норм обслуживания, норм време­ни, нормативов соотношения различных должностных групп (например, соотношение инженеров, техников и вспомогательного персонала для различных структурных подразделе­ний).

Оргпроектирование – наиболее высокий уровень работы по совершенствованию организации управленческого труда. Он требует творческого подхода к организационным и тех­ническим проблемам рационализации управленческого тру­да и основывается на передовых методических и организа­ционных приемах, выработанных наукой и практикой. Комплексный подход в оргпроектировании не исключает исследования и совершенствования только отдельных эле­ментов организации труда, если это диктуется необходимос­тью скорейшего устранения выявленных недостатков. В даль­нейшем эти усовершенствования в разработке оргпроектов могут быть увязаны с проектными решениями по другим эле­ментам в соответствии с рекомендациями, изложенными выше.

Как правило, типовой проект организации труда на рабочем месте содержит следующие разделы.

Введение, в котором показывается значение данной профессии, ее удельный вес в численности работников отрасли, дается характеристика существующей организации труда на подобных рабочих местах и ее недостатки, указывается адрес организации-разработчика.

Назначение и характеристика рабочего места: указываются наименование рабочего места, профессия по тарифно-квалификационному справочнику, вид и тип производства, роль данного рабочего места в производственном процессе, его специализация и особенности.

Оснащение рабочего места: указывается состав и дается краткая техническая характеристика основного технологического и вспомогательного оборудования, технологической и организационной оснастки, производственной тары, средств связи, сигнализации, освещения и другого оснащения.

Пространственная организация рабочего места и порядок размещения на нем технологической и организационной оснастки, предметов труда и готовой продукции: приводятся схемы и рисунки планировки рабочего места, которые дополняются схемами и описаниями отдельных элементов (например, размещения инструмента в ложементах инструментального ящика).

Формы, методы и приемы труда: приводится их описание, излагаются содержание труда, обязанности работника, его основные и вспомогательные функции (рекомендуемые типовые приемы и методы труда).

Организация обслуживания рабочего места: указываются функции обслуживания, нормы и регламент обслуживания по каждой из функций, способы и средства связи и сигнализации на случай срочной необходимости в каком-либо виде обслуживания, степень участия самого работника в осуществлении различных видов обслуживания рабочего места.

Условия труда на рабочем месте: приводятся данные о проектируемых условиях труда, в том числе о рекомендуемых уровнях по каждому из санитарно-гигиенических факторов, об особенностях психофизиологических условий (тяжесть труда, его нервно-психическая напряженность, темп и ритм работы), требования безопасности и охраны труда.

Нормы труда: здесь указываются проектируемые нормы времени и выработки.

Оплата труда: указываются рекомендуемые формы и системы оплаты труда, действующие тарифные ставки на оплату труда работников определенной профессии и квалификации.

Основные требования к работнику. Профессиональные требования: профессия и разряд, при необходимости – требуемый стаж работы, уровень общего образования, формы и объем специальной подготовки. Психофизиологические: особые требования, связанные с выполняемой работой на данном рабочем месте и относящиеся к уровню физической выносливости, остроте слуха и зрения, цветоразличению, чувствительности, подвижности пальцев, зрительно-моторной реакции и др. Психофизиологические требования предъявляются не в полном объеме, а только к тем качествам, которые имеют профессиональное значение и которые невозможно приобрести, развить, натренировать.

Документация на рабочем месте: производится перечень справочных, расчетных материалов, паспортных материалов на оборудование, форм учетной документации; в качестве основного сводного организационного документа на рабочем месте разрабатывается и прилагается карта организации труда, включающая все принципиальные типовые решения для данного рабочего места.

По типовому проекту должна быть рассчитана экономическая эффективность от его внедрения. Кроме того, в приложениях приводятся необходимые схемы, чертежи, расчеты, инструкции о практическом использовании, сфере применения и порядке использования типового проекта.

Рис. 4.1. Возможная схема разработки и использования типовых проектов организации труда

Для использования типового проекта необходима разработка плана мероприятий, обеспечивающих эффективное применение типовых решений. Для этого проводится тщательный анализ существующей организации труда и сопоставление ее с типовым проектом.

Выявляются те элементы организации труда, которые нуждаются в изменении в соответствии с типовым проектом, определяется требующееся количество средств оснащения рабочих мест, участков, цехов, составляется смета затрат на реализацию проекта.

В подразделениях могут создаваться творческие бригады, включающие специалистов, рабочих-новаторов производства, для участия в реализации организационных типовых проектов. В этой работе могут также участвовать на договорных началах отделы и лаборатории НОТ научно-исследовательских организаций, фирмы (центры) организации труда.

Организация-разработчик типового проекта обязана оказывать предприятиям методическую помощь и осуществлять авторский надзор за использованием новых разработок.