Борьба с поглотителями времени

Использование SMART-критериев

Функционально-стоимостной анализ

Метод предполагает, что при выработке целей работы следует использовать критерии, которые были бы:

конкретными (Specific),

измеримыми (Measurable),

достижимыми (Achivable),

ориентироваными на результат (Result-oriented),

соотносимыми с конкретным сроком (Timed).

Несмотря на перманентную общую загруженность рабочего дня руководителя, всегда можно попытаться найти резервы времени, уменьшить расходы на так называемые «поглотители». Общим методом борьбы с «поглотителями времени» является хронометраж рабочего дня и его последующий анализ.

К неклассическим подходам к планированию рабочего времени можно отнести такие методы, как метод «швейцарского сыра», метод ограниченного хаоса, «слоновая техника», описанные в работах Лакейна.

1. Метод «швейцарского сыра». Лакейн пишет о том, что лучший способ сдвинуть с места неподъемное дело А-1 – проделать в нем дырки. Такими дырками являются задания немедленного исполнения. Главной предпосылкой для осуществления метода «швейцарского сыра» является возможность начать что-нибудь делать, когда для этого есть всего лишь пять минут.

2. Метод ограниченного хаоса.

1. Прежде чем наводить где-то порядок, подумайте – стоит ли это делать? Порядок – не самоцель, он нужен только тогда, когда от него есть польза. Сравните расходы сил и времени на наведение порядка с той пользой, которую вы надеетесь от него иметь. Ответьте себе честно на вопрос: сколько времени этот порядок проживет?

2. Стоит ли наводить порядок сразу и целиком? Выделите действительно важную часть и отделите ее от окружающего беспорядка. Например, вместо того, чтобы наводить тотальный и всеобъемлющий порядок на столе, может быть, достаточно завести на нем одну яркую папку с надписью «Срочное и важное» или «Часто нужные бумаги» и это решит 90% проблем?

3. Лучше меньше, да лучше. Лучше соблюдать несколько правил типа «Важное – только в красную папку!», чем установить себе много правил, разложить все параллельно и перпендикулярно, несколько дней мучительно поддерживать такой «порядок», а потом благополучно вернуться к прежнему хаосу.

3. «Слоновая техника». Фирма «Тайм-Менеджер» (США) вводит понятия «слоновая задача», «слоновая техника» и широко их использует при обучении менеджеров решению очень сложных проблем и задач. Есть задачи, которые настолько сложны, что образно их можно сравнить с величиной слона. Примеры «слоновых задач»: выучить иностранный язык, научиться использовать персональный компьютер, бросить курить, похудеть и т.п. Решить такие задачи за короткое время, как правило, не удается, как и, образно говоря, никому за один прием не удается съесть слона, каким бы аппетитом он не обладал.

К решению «слоновой задачи» можно приступить двумя способами:

1. Отодвинуть ее решение. Знакомая ситуация – анализируя план на следующий год, нам бывает несложно в своих намерениях выучить два иностранных языка, научиться играть на гитаре и т.д.

2. Разрезать их на маленькие, доступные кусочки. Это единственный метод, ведущий к заглатыванию слона, т.е. к результату. «Слоновая техника» «Тайм-Менеджера» будет решением проблемы:

- разрежьте «слона» на маленькие удобные кусочки;

- приложите заглатывание отдельных кусочков к выполняемым вами повседневным, обыденным делам;

- позаботьтесь о том, чтобы вы ели одного и того же «слона» пока от него ничего не останется;

- не переживайте ежедневно из-за этих больших «слонов». Отнеситесь к «слонам» как к большим, красивым и впечатляющим животным, какими они и являются. Отнеситесь к «слонам» как к захватывающим возможностям. Сосредоточьтесь на «слоновом бифштексе» дня и будете довольны, когда задача дня выполнена. Вы на пути к решению существенной задачи. Вы укрепите ваше хорошее самочувствие и облегчите возможность наслаждаться жизнью здесь и сейчас.

Дата добавления: 2014-01-05