Инвентаризация. Классификация документов

Классификация документов

С целью правильного использования в учетном процессе документы группируют по следующим основным признакам: назначению; месту составления; способу отражения и объему содержания операций.

По назначению документы подразделяют на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления, комбинированные.

Распорядительные документы содержат приказ или распоряжение на выполнение хозяйственной операции. Например, приказ о премировании работников организации, распоряжение на проведение инвентаризации, доверенность на получение товаров и др. Эти документы составляют до совершения хозяйственных операций. Они обязательно должны быть подписаны ответственными лицами, дающими распоряжение на выполнение операций. На основании распорядительного документа не может быть сделана запись в учете, так как операция еще не совершена.

Оправдательные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции. Такими документами являются: накладная на получение товара, акт на списание товарно-материальных ценностей, расходный кассовый ордер, по которому деньги выданы из кассы. Эти документы составляют в момент совершения операции. Их подписывают ответственные лица, подтверждающие факт совершения операции. Оправдательные документы являются основанием для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

Документы бухгалтерского оформления - это различные справки, расчеты, составляемые бухгалтером и служащие основанием для последующих записей на счетах бухгалтерского учета. К ним относятся: расчеты амортизационных отчислений по основным средствам, расчетно-платежные ведомости по заработной плате, расчеты отчислений на социальное страхование и обеспечение, расчеты налоговых платежей и др.

Комбинированные документы сочетают в себе признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления. Примером такого документа является расходный кассовый ордер. Наличие в нем подписи распорядителя кредитов и бухгалтера дает распоряжение кассиру выдать деньги из кассы. Этот документ является оправдательным, так как в нем имеется подпись лица, получившего деньги, и подпись кассира, выдавшего их. При поступлении в бухгалтерию после указания корреспондирующих счетов он становится документом бухгалтерского оформления. Применение комбинированных документов в учете очень удобно, так как упрощает их обработку, сокращает количество документов и расходы на изготовление бланков.

По месту составления различают внутренние и внешние документы.

Внутренние документы составляют и используют для оформления операций, совершенных внутри данной организации. Это накладные на внутреннее перемещение материально-производственных запасов, расчетно-платежные и платежные ведомости на выдачу заработной платы, товарные отчеты, авансовые отчеты подотчетных лиц и др.

Внешние документы поступают от других организаций или направляют из данной организации в другие организации. Такими документами являются: товарно-транспортные накладные, счета-фактуры на поступившие от поставщиков товары, доверенности, платежные поручения и др.

По способу отражения операций документы подразделяются первичные и сводные.

В первичных документах фиксируют одну или несколько хозяйственных операций непосредственно в момент их совершения, или непосредственно после ее (их) окончания. Составление первичных документов является начальным этапом учетных работ. По объему содержания первичные документы делят на две группы: разовые и накопительные. Разовым документом оформляют одну операцию в момент ее совершения или непосредственно после ее окончания, например, накладная на отпуск товара. В накопительных документах фиксируют однородные хозяйственные операции, которые совершаются в течение определенного периода (дня, недели, месяца). Применение накопительных документов позволяет сократить объем документации и время на оформление документов.

Сводные документы составляют на основании первичных. Например, кассовый отчет составляют на основании документов, подтверждающих поступление и расходование денег; товарный отчет - на основании товарных документов. Сводные документы позволяют получить обобщенные данные об однородных хозяйственных операциях.

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Порядок проведения инвентаризации определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Проведение инвентаризации обязательно:

при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет. В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

при смене материально ответственных лиц;

при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

при реорганизации или ликвидации организации;

в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Для проведения инвентаризации создается инвентаризационная комиссия, персональный состав которой утверждается руководителем (при небольшом объеме работ допускается выполнение этой работы ревизионной комиссией организации при ее наличии)

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи

Наименование инвентаризируемых ценностей и объектов, их количество указываются в описи по номенклатуре и в единицах изменения, принятых в учете. На последней странице должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, проводивших эту проверку. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, а должны быть сделаны прочерки

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

а) излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты;

б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм - за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты.

Отражение в учете результатов инвентаризации

[1] Бухгалтерским отчетным периодом является месяц, т.е. закрываются счета и подсчитываются итоги - обобщаются за месяц. Календарный год является финансовым годом, т.е. за год подводятся финансовые итоги.

[2] Ошибки прошлых периодов отражаются в том отчетном периоде, в котором обнаружены.

Дата добавления: 2014-01-05