Совещания проходят оперативно и конструктивно, когда участники не просто информированы о правилах поведения, но и придерживаются их (Слайд 9)

Обязанности руководителя делового совещания (Слайд 10):

1. Своевременное начало совещания и его завершение точно в назначенное время;

2. Согласование правил работы, уточнение повестки дня;

3. Сообщение о регламенте;

4. Назначение ответственных за регламент и протокол;

5. Регулирование деловитости и направленности выступлений с помощью ряда вопросов:

o У вас все по этому вопросу?

o Вы еще что-то хотите добавить?

o Сколько минут вам потребуется для того, чтобы завершить свою мысль?

o Кто еще хочет высказаться по данному вопросу?

6. Слежение за регламентом и недопущение затягивания выступлений,

7. Соблюдение корректности дискуссии;

8. Использование разнообразных приемов для активизации внимания участников совещания;

9. Обобщение при подведении итогов, формулирование выводов, определение задач на будущее;

10. В заключительном слове - оптимизирование ситуации и настрой персонала на эффективную работу.

11. Обеспечение получения протокола или выписки из него всеми участниками совещания(на бумажном или электронном носителе, по электронной почте).

Правила поведения для участников совещания (Слайд 11):

· не следует бояться взять на себя ответственность за то, что вы говорите;

· не рекомендуется использовать провокационные вопросы или вопросы-ловушки, которые провоцируют конфликты, становятся причиной ухода от проблемы;

· в высказываниях быть конкретным, четким, корректным;

· оставаться естественным — самим собой, а «не играть роль»;

· выражать собственную позицию.

Выступления участников, как и выступление ведущего, как правило, состоят из двух частей: в первой дается констатирующая информация (это могут быть итоги проделанной работы, результаты процессов, оценка сложившейся ситуации и т.д.), во второй рисуется перспектива деятельности (планы на будущее, аспекты конкретных действий, призывы и т.д.).

Общими требованиями к речи выступающих являются требования точности, убедительности, краткости, ясности и доступности.

Важно, чтобы в ходе совещания по обсуждаемому вопросу высказалось как можно больше участников, т.к. именно наиболее молчаливый и скромный человек, возможно, предложит оптимальное решение проблемы.

Участник совещания должен уметь (Слайд 12):

· свертывать и развертывать информацию: резюмировать, излагать в виде тезисов, подводить итоги;

· находить слова, которые точно и однозначно передают мысль;

· ориентироваться в ситуации общения и при необходимости перестраивать фразы по ходу высказывания;

· переводить информацию с языка цифр и условных обозначений на словесный уровень.

После совещания для выполнения принятых решений необходимо (Слайд 13) :

· проанализировать ход и результаты;

· внимательно просмотреть протокол результатов;

· создать условия для реализации намеченных мероприятий.

Дата добавления: 2014-01-05