Деловое совещание

Деловое совещание – это общепринятая форма делового общения по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного осмысления и решения (Слайд 4).

Другими словами - это форма организации обмена информацией и принятия коллективного решения по актуальным проблемам. Успех совещания во многом зависит от подготовки и организаторских способностей руководителя. Именно руководителем принимается решение о проведении совещания, составляется повестка дня, прорабатываются вынесенные на нее вопросы, составляется список участников, заготавливается проект решения. Хорошо подготовленное и организованное совещание не должно превышать 30-45 минут. Совещания, длящиеся 1,5-2 часа и дольше, малопродуктивны.

Причины низкой эффективности проведения совещаний (Слайд 5):

· недостаточная их подготовленность;

· невыполнение регламента: отступление от темы (разговоры ни о чем, демагогические выступления), неумение уложиться во временные рамки.

· нежелание вести дискуссию, находить общий интерес, решать общие задачи.

Типы совещаний - классификация в зависимости от управленческих функций (Слайд 6):

· совещания по планированию, на которых обсуждаются вопросы стратегии и тактики деятельности организации, ресурсы, необходимые для реализации планов;

· совещания по мотивации труда, где обсуждаются проблемы производительности и качества, удовлетворенности персонала, причины низкой мотивации, возможности ее изменения, вопросы морального и материального стимулирования;

· совещания по внутрифирменной организации, где предметом обсуждения становятся вопросы структурирования организации, координации действий структурных подразделений, делегирование полномочий и др.;

· совещания по контролю над деятельностью работников посвящены обсуждению результатов деятельности, достижения поставленных целей, проблемам срывов, низкой производительности;

· совещания, специфические для организации, где обсуждаются оперативные вопросы управления в связи с ситуацией в организации, инновации и возможности их внедрения, проблемы выживания, конкурентоспособности, имиджа, стиля.

При подготовке совещания необходимо определить (Слайд 7):

· цель совещания – описание ожидаемого результата, нужного решения, желательного итога;

· предмет обсуждения – тема совещания, которая должна быть актуальной, конкретно сформулированной и представляющей интерес для участников совещания.

Структура совещания может иметь следующий вид:

1. Вступительное слово ведущего.

2. Выступления по повестке дня.

3. Обсуждение вопросов.

4. Принятие решения.

5. Заключительное слово ведущего.

Во вступительном слове характеризуется сама проблема, вынесенная на обсуждение, обозначаются пути ее решения, дается анализ существующего положения дел и пути его изменения, зачитывается повестка дня, устанавливается регламент и правила работы.

Повестка совещания – письменный документ, содержащий (Слайд 8):

· тема;

· цель;

· перечень обсуждаемых вопросов;

· время начала и окончания;

· место проведения;

· фамилии и должности докладчиков, работников, ответственных за подготовку вопросов;

· время, отведенное на каждый вопрос;

· место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу.

Дата добавления: 2014-01-05