Понятие унифицированной системы документации. Документ - это определенная совокупность сведений, используемая при решении экономических задач, расположенная на материальном носителе в соответствии с

Документ - это определенная совокупность сведений, используемая при решении экономических задач, расположенная на материальном носителе в соответствии с установленной формой.

Документ рассматривается как третий специальный знак экономического языка(ЭЯУ), имеющий единство формы, содержания и материального носителя.

ЭЯУ: { Экономические документы } → { Экономические показатели } → { Реквизиты }

Документ обладает следующими свойствами:

· полифункциональности, - документ может предназначаться для выполнения функций регистрации информации о состоянии элементов и процессов, происходящих в экономической системе, для обработки, хранения этой информации и для передачи ее на расстояние;

· наличие юридической силы, обеспечиваемой присутствием подписи должностных лица, благодаря которым подтверждается достоверность содержащейся в документе информации.

Система документации – это совокупность взаимосвязанных форм документов, регулярно используемых в процессе управления экономическим объектом.

Классификация документов:

• по степени официальности (документы утвержденной и неутвержденной формы);

• по отражаемой стадии воспроизводства (производство, торговля и т.д.);

• по уровню управления (государственный уровень, уровень министерства, уровень объединений, предприятий и организаций);

• по принадлежности к определенной функции управления (прогнозирования, планирования, учета, контроля, анализа, нормирования, оперативного управления и др.);

• по отношению к экономической системе (внешние и внутренние);

• по отношению к ЭИС (не обрабатываемые в системе документы и обрабатываемые в системе);

• по отношению к задаче (первичные документы, промежуточные и результатные документы);

• по способу заполнения (документы ручного заполнения; полуавтоматического, при котором часть информации заносится в документ автоматически из справочников, а оставшаяся часть с помощью ручного набора на клавиатуре; автоматического получения, осуществляемого с помощью ЭВМ);

• по способу чтения и обработки (документы визуального чтения и ручной обработки, машино-ориентированные документы, машино-читаемые документы);

• по периодичности (годовые, квартальные, месячные и т.д.);

• по срочности (срочные, не срочные).

Существующие системы документации, отличаются следующими недостатками:

· отличаются большим количеством разных типов форм документов,

· дублированием информации в документах и работ по их обработке

· низкой достоверностью получаемых результатов.

· высокой трудоемкостью - обработка документов занимает более 40 % времени работников управления.

Существует два подхода для упрощения СД:

1. проведение унификации и стандартизации документов;

2. введение безбумажной технологии, основанной на использовании электронных документов и новых информационных технологий их обработки.

Унификация документов выполняется путем.

· введения единых форм документов в результате осуществления синтаксической и семантической унификации.

· Ведене единообразие в наименования показателей, единиц измерения и терминов, т.е осуществления семантической унификации.

В результате чего получается унифицированная система документации (УСД).

Унифицированная система документации (УСД) – это рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, который отвечает единым правилам и требованиям и содержит информацию, необходимую для оптимального управления некоторым экономическим объектом.

Классификация УСД по уровням управления:

· межотраслевые (общесистемные) системы документации, используемые на всех предприятиях страны,

· отраслевые, применяемые только на предприятиях конкретной отрасли,

· системы документации локального уровня, т.е. обязательные для использования в рамках предприятий или организаций.

Виды УСД на межотраслевом уровне:

· стандарты и технические условия,

· проектно-конструкторская и технологическая документация,

· проектная документация по капитальному строительству,

· плановая документация,

· статистическая отчетность,

· первичная учетная документация,

· финансовая первичная и отчетная документация,

· бухгалтерская документация бюджетных организаций и объединений,

· организационно-распорядительная документация,

· документация по материально-техническому снабжению,

· документация по ценообразованию и торговле.

Требования, предъявляемые к УСД:

· документы, входящие в состав УСД, должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС;

· УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система;

· УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации;

· УСД должна обеспечить информационную совместимость ЭИС различных уровней;

· все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД и все реквизиты признаки в них, должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локальных классификаторов.

Дата добавления: 2014-01-05