Распорядительные документы

В приказе должны быть освещены как минимум следующие положения:

1. Основные и вспомогательные цели (назначение) аттестации (для чего проводится).

2. Сроки аттестации (когда должна быть проведена).

3. Утверждение принятого порядка (регламента) проведения аттестации и порядка формирования аттестационной комиссии (кто и как будет проводить аттестацию).

4. Утверждение порядка предоставления методической и организационно-технической помощи структурным подразделениям, проводящим аттестацию; показана роль кадровой службы.

В приказе может быть ссылка на уже разработанные методические материалы по аттестации или утвержден порядок их разработки с указанием сроков и ответственных должностных лиц за проведение аттестации в зависимости от степени готовности кадровой службы и руководителей структурных подразделений к проведению такой работы, от степени понимания ответственными исполнителями характера и уровня стоящих перед ними задач. В приказе должен быть указан руководитель (в ранге не ниже заместителя первого руководителя организации), на которого возлагается руководство проведением аттестации. Им может быть глава кадровой службы (если в организации кадровая работа поставлена на хорошем уровне и данный руководитель является, как это принято в зарубежных организациях, одним из заместителей президента корпорации или председателя правления) или заместитель первого руководителя организации, курирующий кадровую службу.

Если для проведения аттестации нёобходима предварительная подготовительная работа, то в данном приказе может быть указан срок подготовки другого приказа о введении процедур аттестации по мере готовности методических и организационно-технических документов. Если другие распорядительные документы по аттестации (порядок проведения) уже подготовлены, то они могут рассматриваться и утверждаться в приказе в качестве приложений.

Приказ, как и любой другой аналогичный документ, подписывается только первым руководителем организации (заместители могут издавать только распоряжения, но не приказы). Приказ по аттестации до своего издания (подписания) должен визироваться главами кадровой и юридической служб организации, а также тем из заместителей, кто курирует кадровую службу (в случае ее неразвитости или недостаточно высокого статуса в организации). Если итоги аттестации являются основанием для принятия серьезных кадровых решений (например, для выдвижения на руководящие должности), то приказ может визироваться и руководителем службы безопасности организации.

Порядок организации и проведения аттестации обычно включает следующие разделы:

1. Основные положения.

2. Описание процедуры аттестации.

3. Описание порядка подведения итогов.

В основных положениях не только подтверждается назначение аттестации, но и при ее проведении расписаны роли, функции и обязанности руководителей различных уровней:

• руководителей структурных подразделений (отделов, секторов);

• руководителей среднего уровня (управлений), включая руководство кадровой службы;

• руководителей высшего уровня (заместителей первого должностного лица).

В основных положениях также расписано, с кем конкретно руководители различного уровня проводят аттестационные мероприятия: например, начальник отдела – с главными специалистами и руководителями групп, руководители групп – со специалистами l-й и 2-й категорий и т.п. Здесь же может быть указан порядок предварительных мероприятий по аттестации, которые должны организовать руководители соответствующих уровней.

В качестве процедур аттестации могут быть собеседование (аттестационная беседа), анкетирование, тесты, оценочные листы, центры оценки и др. Выбор методов аттестации зависит от уровня постановки работы с персоналом в организации, технических возможностей и квалификации сотрудников кадровой службы. Порядок аттестации описывает содержание и формы процедуры аттестации, число этапов, формы документов для фиксирования результатов и подведения итогов. Конкретно описывается назначение как самой процедуры (что нужно выявить / установить в процессе аттестации), так и ее отдельных этапов. Здесь же указывается, каким образом должно составляться заключение (формулироваться выводы) по итогам аттестации.

При описании методов аттестации в документе «Порядок организации и проведения аттестации» особое внимание должно уделяться функциям и обязанностям руководителей, других ответственных исполнителей (включая сотрудников кадровой службы), на которых возложено проведение аттестации.

Положение о проведении аттестации – документ, аналогичный документу порядок. Однако по решению руководства организации оно может иметь некоторые дополнительные положения, расширяющие функции и значение данного документа за пределы описания аттестационной процедуры. Обычно статус положения выше статуса порядка. Положение в отличие от порядка должно утверждаться первым должностным лицом организации, подписываться его заместителем, курирующим кадровую службу, и/или начальником кадровой службы и не может быть приложением к приказу. В положении формулируются более общие в сравнении с порядком вопросы кадровой политики организации и роль аттестации в этом процессе, более жестко регламентируется порядок применения результатов и итогов аттестации (продвижение работников по службе, стимулирование труда и т.п.). Еще одной отличительной особенностью положения является придание определенной стабильности процессу аттестации. Обычно оно делает аттестацию постоянной, периодически повторяющейся процедурой в отличие от порядка, который всегда носит характер временного документа.

В положении фигурируют следующие разделы:

1. Общие положения (цели аттестации, ее место в кадровой политике организации).

2. Порядок проведения аттестации и полномочия аттестационной комиссии (периодичность проведения аттестаций – отдельно для различных категорий сотрудников, порядок установления сроков аттестации – кем устанавливаются, определение ответственных исполнителей, формы учета результатов и т.п.).

3. Критерии оценки и использования результатов аттестации [определяется, на какие качества (квалификация, знания, навыки) должны обратить внимание аттестующиеся, каким образом они должны выделить основные и дополнительные квалификации; фиксируется необходимость установления минимальных требований к должностям и т.п.].

После подведения итогов аттестации, заполнения всех организационно-технических документов (прежде всего аттестационных листов) руководители структурных подразделений оформляют служебной запиской представление этих документов кадровой службе.

К числу распорядительных документов могут также относиться распоряжения руководителя кадровой службы организации о введении методических рекомендаций, разработанные кадровиками для проведения аттестации.

Дата добавления: 2014-01-05