Місце проведення прес-конференції

Структура прес-конференції

№	Етап	Зміст	Тривалість
	Вступна частина	Þ привітання Þ пояснення причин проведення Þ програма (якщо надрукована і передана журналістам при реєстрації, сказати про це) Þ представлення тих, хто буде виступати Þ інформація про матеріали, що представлені пресі	3 – 4 хвилини
	Виступи	Рекомендується планувати не більше двох виступів	Максимальна тривалість до 10 хвилин кожен
	Обговорення виступів	Можливо передбачити проведення особистих бесід, наприклад, після пленарного засідання	Орієнтовно 30 хвилин

Фахівці вважають, що прес-конференція повинна тривати не довше години.

Преса, як правило, запрошується на прес-конференцію в приміщення, спеціально призначене для цієї мети, а тому відповідно обладнане. Це можуть бути бізнес-центри, конференц-зали установи, що проводить прес-конференцію. Такі приміщення є в деяких готелях, при необхідності їх можна орендувати.

Під час виставок (ярмарок) прес-конференції можуть проводитися безпосередньо біля стендів, які представляють про-дукцію певної фірми чи організації. Це має деякі переваги, які проявляються в тому, що експонент знаходиться у природному середовищі, почуває себе вільніше, запрошені мають можливість ознайомитися з експонатами і скласти про них свою думку, забезпечується присутність більшого числа представників преси. В окремих випадках можуть обиратися й інші місця, які наближають громадськість до установи та організації.

Підготовка прес-конференції

1. Організатори прес-конференції повинні завчасно розіслати запрошення (фахівці радять робити це не пізніше, як за три тижні, зрозуміло, це стосується тих прес-конференцій, які плануються заздалегідь). У ньому слід вказати, де і коли проводиться захід, яку він має тематику. Якщо після прес-конференції передбачається обід, кава тощо, слід про це вказати в запрошенні.

У запрошенні також зазначають, які матеріали (фотографії, документи) будуть роздаватися журналістам. Якщо планується деякі документи розсилати поштою, про це також бажано згадати.

Оскільки, як правило, журналістів просять підтвердити свою участь (особливо коли потрібна перепустка або картка акредитації), слід указати останній термін підтвердження участі.

2. До початку прес-конференції рекомендується підготувати так звану інформацію. Це може бути прес-реліз, у якому дається інформація про доповідача, предмет обговорення та організацію.

3. Під час підготовки прес-конференції друкуються тексти всіх доповідей у необхідній кількості, щоб вони були доступні всім присутнім на конференції. Можливе розсилання цих текстів у газети та журнали, чиїх представників не було на прес -конференції.

4. Плануючи проведення прес-конференції, необхідно з’ясувати, чи будуть передаватися учасникам цього заходу сувеніри, подарунки. Якщо так, то їх треба підготувати в достатній кількості (на 15-20% більше, ніж запрошених).

Дата добавления: 2014-01-05