Организация пресс-конференций

Встреча журналистов с представителями государственных учреж­дений, общественно-политических организаций, коммерческих струк­тур традиционно называется пресс-конференцией. Этим термином об­ходятся и в тех случаях, когда журналистский корпус представляет ис­ключительно телевидение и радио.

Назначение пресс-конференций — способствовать адресному рас­пространению информации (новостей, документов, фотографий) среди редакций СМИ. Они ускоряют поступление информации в редакции, отличаясь авторитетностью источников новостей, достоверностью све­дений; при этом всегда возможна многократная проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета новостей (в развитии, в свя­зи с другими событиями).

Комментированность предлагаемой информации достигается, во-первых, приглашением признанных авторитетов в своей области, лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, во-вторых, самим регламентом пресс-конференции, предусматривающим уточняющие вопросы журналистов, снабжение их пресс-релизами, фо­тографиями, текстами речей и выступлений. Подготовительные меро­приятия пресс-центра предусматривают согласование ряда организаци­онно-технических и творческих вопросов.

Приглашения рассылаются по редакциям, естественно, заранее. Если в нем будет обозначена просьба сразу подтвердить участие, то ор­ганизаторы будут заранее знать, сколько журналистов будут присутст­вовать в зале, на сколько персон готовить фуршет или коктейль.

Кто может пригласить журналистов на пресс-конференцию? За­коны Российской Федерации не устанавливают никаких ограничений на организацию пресс-конференций. Приглашение журналистов на пресс-конференцию, равно как и участие представителей СМИ в подобных мероприятиях, - естественное проявление свободы мысли и слова, за­крепленное в Конституции РФ, Всеобщей декларации прав человека.

Каждый гражданин любого государства может, следовательно, пригласить журналистов на свою пресс-конференцию. Вопрос, в конеч­ном счете, сводится к материально-техническому обеспечению такой инициативы (в каком помещении принять журналистов, где отпечатать пресс-релиз и другие материалы пресс-конференции, как оповестить ре­дакции СМИ и т.п.). Только благополучные в финансовом отношении фирмы, общественные организации, фонды, государственные структу­ры не имеют в этом отношении никаких проблем. Они создают собст­венные пресс-центры, пресс-бюро и т.п. и тем самым активно взаимо­действуют с миром массовой информации.

Не каждый гражданин имеет такие возможности. Но положение не столь безысходно, как это кажется на первый взгляд. Во всех пресс-центрах устанавливаются столы или информационные стенды, на кото­рых гости пресс-конференции могут оставить свои заявления, издания своих объединений (газеты, бюллетени, листовки, фирменные буклеты, плакаты, приглашения на митинг и т.п.).

Информационное письмо более всего подходит для неофициаль­ного участия в пресс-конференции тех гостей, кто пока еще не имеет возможности самостоятельно собрать журналистов. Это письмо созда­ется по канонам ПР-обращения (фирменный бланк, броский первый аб­зац, максимум деталей в последующих частях текста, контактные теле­фоны, Ф.И.О. автора в конце послания). В отличие от пресс-релиза ин­формационное письмо содержит подробное изложение существа собы­тия или проблемы, во-первых; и, во-вторых, оно обязательно подписы­вается автором.

Аккредитация (время и место) объявляется также в приглашении.

Информационный пакет документов (пресс-кит) готовится зара­нее; на подготовительном этапе определяется перечень документов, подбор их в папки.

Сценарий пресс-конференции содержит перечисление всех собы­тий будущей пресс-конференции с указанием исполнителей и времени (в минутах!), отводимого на каждую из этих частей единого мероприя­тия. К таковым относятся:

· открытие,

· представление хозяев (устроителей) пресс-конференции;

· вступительное слово ведущего;

· выступления (ин­формационные сообщения);

· вопросы и ответы;

· закрытие;

· неофициаль­ная часть, включающая просмотр слайдов, видеороликов и т.п.

Репетиция всех участников будущей пресс-конференции необхо­дима, конечно, для новичков, впервые выходящих на встречу с журна­листами. Но и для искушенных в этом деле репетиция необходима, если намечается ТВ-трансляция. При этом выбирается режим освещения площадки, готовность средств связи, интерьер (со столом президиума), ракурсы съемок, микрофоны в зале и пр. Вопросы и ответы репетиру­ются с участием статистов.

Выступления на пресс-конференции готовятся заранее; они или просто зачитываются, или произносятся в режиме импровизации по вы­ученному наизусть тексту. Характер этих выступлений, их структура зависят от целей пресс-конференции. Общественно-политическая про­блематика требует развернутого заявления с обоснованием позиции, со­общением новой информации, подробностей и деталей. Выступление от имени фирмы требует построения текста с учетом канонов ПР-обращения (при этом желательно усиление ПР-обращения видеомате­риалами). Такие обращения уместны на пресс-конференциях, проводи­мых в рамках презентации или специально организованного события.

Лучшими днями для проведения пресс-конференций считаются вторник, среда, четверг, а лучшим временем является вторая половина дня.

Место пресс-конференции должно располагаться там, куда репор­теры без проблем смогут добраться на общественном транспорте.

Перед началом мероприятия нужно составить программу пресс-конференции. Она может выглядеть следующим образом: 15.30 - при­бытие участников, регистрация, кофе; 15.45 — выступление; 16.15 — во­просы и ответы; 16.30 - фуршет.

Первое приглашение следует выслать за неделю до события, вто­рое - за три дня до пресс-конференции. Пригласительную информацию следует с помощью курьера передать «лично в руки». Не позднее, чем за сутки нужно созвониться с участниками и приглашенными, чтобы узнать, получено ли приглашение и можно ли ожидать присутствие того или иного участника. Таким образом можно рассчитать сколько участ­ников следует ожидать на пресс-конференции.

Кроме того, могут потребоваться имена людей, с которыми будет происходить общение при проведении пресс-конференции. Если посто­янного контакта с прессой нет, то в этом случае следует создать базу данных. Она может иметь форму анкеты из следующих вопросов:

• название издания (канала);

• адрес (фактический);

• номер телефона, факса, e-mail;

• дни выхода (для ТВ - время выхода);

• фамилия, имя, отчество главного редактора (генерального ди­ректора);

• контактные лица.

Эта анкета рассылается по средствам массовой информации как факсимильный документ, а также может быть заполнена по телефону. Полученные данные вводятся в компьютер.

Материал пресс-конференции может быть опубликован еще до самого события. В компании, проводящей пресс-конференцию, должна быть четко отработанная процедура ответа на звонки журналистов, должен быть назначен сотрудник, который способен отвечать на эти во­просы. На каждый звонок должен следовать немедленный ответ. Трубку «горячего телефона» следует брать как можно скорее. Если после третьего звонка никто трубку не взял, это считается признаком непро­фессионализма.

Составление пресс-релиза. Он нужен для того, чтобы журналисты получили «заготовку» будущего материала. Имея пресс-релиз, журна­лист добавит от себя небольшой комментарий и получит готовый ре­портаж. Более того, он может опубликовать его даже не приходя на пресс-конференцию. Организаторы пресс-конференции также получают пользу от пресс-релиза: у них появляется гарантия, что события, даты и имена не будут искажены, а главная мысль будет передана адекватно.

Самых коммуникабельных и приветливых сотрудников фирмы обычно назначают в группу по приему и регистрации гостей и участни­ков. В таких случаях группа размещается за столом с надписью «Реги­страция участников» у входа. К числу функций группы можно отнести:

• приветствие гостей;

• производство отметок о явке в заранее подготовленном списке приглашенных;

• выдача комплекта раздаточных материалов и сувениров;

• представление гостей (при необходимости) директору предпри­ятия или ответственному за проведение пресс-конференции;

• указание пути в конференц-зал.

Каждый журналист должен получить максимум информации в письменном виде для упрощения процесса написания будущих мате­риалов. Такой набор может включать в себя:

• пресс-релиз;

• информационный листок об официальных лицах, которые будут выступать;

• копии речей, произнесенных на пресс-конференции;

• буклет о компании или о спонсоре события;

• фотографии.

Все это предоставляется в специальной папке. В одном из ее кар­машков — визитная карточка. Основной элемент такого комплекта - бук­лет. Он обычно включает короткие сведения об организации (история создания фирмы, главные направления деятельности, будущие планы).

На стол, за которым будут сидеть участники, ставят таблички. Фамилия, имя, отчество ньюсмейкеров должны быть указаны полностью, крупным шрифтом и повторены на обратной стороне (чтобы он без труда смог найти свое место за столом). На стене за столом участни­ков размещают логотип принимающей компании. В этом случае он с наибольшей вероятностью попадет в поле зрения видеокамер. Даже ес­ли камер нет — его стоит повесить. Желательно каждого участника обес­печить:

• микрофоном;

• бутылкой минеральной воды;

• стаканом;

• бумагой и ручкой для записей.

Центральную роль на пресс-конференции играет ньюсмейкер. Ес­ли он не появится на пресс-конференции - мероприятие не состоится. Поэтому работа с ним является особо важной. Для него следует преду­смотреть помещение, где бы он мог отдохнуть перед началом, выпить чашку кофе, поговорить с организаторами. Нужно прояснить продол­жительность вступительной речи, последовательность выступлений, ко­личество времени, отводимого на вопросы-ответы. Это помогает снять напряжение, установить первичный раппорт между ньюсмейкером и ве­дущим, настроиться на нужную волну.

В президиуме должно быть небольшое число людей, чтобы не было похоже на торжественное заседание.

Распределение ролей на пресс-конференции. Ньюсмейкер и веду­щий. Первая роль предполагает ответственность за информацию как та­ковую. Вторая - за процедуру ведения пресс-конференции.

Ведущий приветствует собравшихся, представляет участников, регулирует поступление вопросов, следит за регламентом и, наконец, прерывает деловую часть, чтобы пригласить всех на фуршет. На эту роль приглашают профессиональных актеров и свадебных заводил.

Ведущий пресс-конференции по телевидению (а также дискуссии с участием журналистов, беседы с группой журналистов или экспертов) называется в западных традициях модератором. Специфика телевиде­ния активизирует роль ведущего пресс-конференции — он дает слово со­беседнику, прерывает его высказывание встречным вопросом, сталкива­ет мнения участников встречи, высказывает собственное мнение и оценки. Вся беседа отличается динамизмом, постоянной сменой собе­седников, а вместе с этим и сменой темпа речи, неожиданными перехо­дами на новые аспекты темы. Этими приемами модератор придает ТВ-беседе журналистов (экспертов) зрелищность, выстраивает только ему присущий стиль общения, оригинальную (для обсуждаемой проблемы) драматургию мысли.

Пресс-конференция должна начинаться с некоторым отступлени­ем от объявленного времени. 5-10 мин допустимо и даже желательно. За этот период подойдут опоздавшие. Однако отсрочка более чем на 15 минут чревата осложнениями: аудитория начинает раздражаться. Пла­нируемая продолжительность пресс-конференции обычно составляет 30-60 минут. Дело в том, что к исходу часа внимание журналистов ос­лабевает, ощущение солидности постепенно утрачивается. Поэтому да­же если вопросы не иссякли, следует прекратить пресс-конференцию искусственно. Делается это с уважением к участникам для того, чтобы они еще раз почувствовали то внимание, которое к ним проявляют.

В начале пресс-конференции нужна вступительная речь на 10 ми­нут. С ее помощью задается эмоциональная тональность. В этом смысле самой важной является первая минута выступления. Первые фразы на­зывают «зачином». Зачином может быть обращение непосредственно к интересам собравшихся, оригинальная цитата, интересный факт, впе­чатляющая цифра, вопрос или цепочка вопросов, шутка или остроумное замечание. Другой вариант - заговорить о своих чувствах по поводу се­годняшней встречи.

Правила правильного выступления:

• Соберитесь (прежде чем говорить, ответьте на 4 вопроса: кому вы будете говорить, что говорить, где и когда).

• Держитесь темы (какова ваша главная идея, что вы хотите доказать).

• Будьте логичны (держите в голове какую-то логику, не перебегайте с темы на тему).

• Запишите (перед вами на всякий случай должен быть текст).

• Говорите, а не читайте (потренируйтесь в говорении, поскольку чтение говорит о неподготовленности).

• Предполагайте возражения (следует заранее подумать и учесть возможную критику сказанного).

• Будьте понятны (говорите конкретно и ясно, чтобы люди могли вас понять).

• Разумно используйте графику (она должна только поддержи­вать, а не заслонять собой выступление).

• Будьте убедительны (следует быть живым, интересным, чтобы доказать значимость произносимого для собравшихся).

• Вовремя остановитесь.

Таким образом, ограничьте свою речь максимум двадцатью мину­тами. Это примерно шесть страниц текста. То же касается и окончания речи: следует заранее предупредить слушателей: «Перед тем, как перей­ти к вопросам», «В завершение» и т.п. Следует избегать фразы: «И по­следнее...», чтобы не убить в слушателях всякую надежду дожить до окончания выступления.

Помещение для выступления должно быть небольшое, что бы его можно было полностью заполнить людьми. Если для пресс-конференции используется большое помещение, то большое количество сидящих далеко друг от друга слушателей не позволяет создать в зале нужную атмосферу. В этом случае следует усадить слушателей плотнее, пригласить сидящих на «галерке» пересесть вперед.

Заключение должно быть непосредственно связано с главной иде­ей выступления, быть естественным, мажорным, оптимистичным по ду­ху. В идеале, заключение должно быть сюрпризом для слушателей, вы­звать эмоциональный всплеск. Он должен быть таким, чтобы слушате­лям рефлекторно захотелось зааплодировать. Главный критерий успеш­ного выступления — информативность. При этом, однако, не следует приводить большой перечень цифр и имен. Его нужно дать в письмен­ном виде, либо привести только два-три примера. Следует избегать от­ветов на сложные вопросы и как можно меньше пользоваться конспек­том.

Визуальные вспомогательные средства активно используются в пресс-конференции. Они вносят в ее ход разнообразие, позволяют удерживать внимание, повышают запоминаемость. Сейчас весь цивили­зованный деловой мир использует мультимедийные проекторы. Они стоят больших денег, но в каждом городе есть места, где их можно взять напрокат. Визуальный материал готовится в программе Power Point или аналогичной. Фотоснимки сканируются и обрабатываются в программе Photoshop.

В этих случаях изображение получается четким, сменой кадров управляет компьютер. Все это называется визуальной презентацией. Подбирая материал для нее, располагать его следует таким образом, чтобы последовательность зрительных образов обеспечивала повыше­ние эмоционального напряжения. Не нужно затемнять при этом поме­щение полностью. Нужно оставить собравшимся возможность что-то записывать. Изображения комментируются кратко и точно, текст и со­ответствующая картинка связываются. Сначала делают доклад, затем показывают картинки. Если происходит наоборот, то самый хороший доклад воспринимается тяжело.

Нужно тщательно продумать технические детали и провести ре­петицию с использованием всей техники. Технические сбои всех видов вызывают раздражение публики. Необходимо также проверить, как действует договоренность с помощником о последовательности показа слайдов, включении/выключении света и т.д. Нередко договариваются и об условных сигналах. Наглядные материалы предъявляются только то­гда, когда они нужны. Нельзя их развешивать или проецировать на эк­ран заранее.

Ответы на вопросы. Прежде всего, следует внимательно выслу­шать вопрос. При ответе никогда не следует возражать в открытую. Действовать нужно осторожно, но и не показывать смущения от возра­жений или провокационных вопросов тоже нельзя.

Ответ обычно начинается с фразы: «Спасибо за острый вопрос» или «Проблема, о которой Вы говорите, действительно существует». А дальше обычно говорят на ту тему и дают ту информацию, которую знают или которую считают нужной. Если ответа не существует, то го­ворят: «У меня сейчас нет данных» или «Не знаю». Это значительно лучше, чем «Без комментариев» или «Не хочу отвечать».

Иногда из-за волнения или из-за отсутствия навыка изъясняться устно, журналист задает маловразумительный вопрос. В каждом кон­кретном случае, в зависимости от ситуации, можно выбрать один из ва­риантов:

• Попросить повторить вопрос - скорее всего, он станет короче и яснее.

• Повторить самому вопрос так, как он понят.

• Попросить несколько минут на размышление (продолжая параллельно отвечать на другие вопросы). За это время о том вопросе могут просто забыть.

Подготовка к пресс-конференции включает в себя также и состав­ление списка возможных вопросов и ответов. Следует предвидеть, ка­кие вопросы будут заданы. Нужно записывать их на бумаге, оставляя после каждого несколько строк. По статистике таким образом можно угадать до 70% вопросов.

В администрациях крупных стран на эту задачу работают специ­альные команды, которые накануне конференции обобщают информа­цию об аккредитованных журналистах. Они выясняют их семейное по­ложение, послужной список, высказывания и поведение на других пресс-конференциях, позицию по тому или иному вопросу. И на осно­вании этих данных делают прогноз возможных вопросов. На них гото­вятся соответствующие ответы.

Ответы на вопросы могут исправить или испортить впечатление от выступления. Исходя из этого следует придерживаться нескольких общих правил поведения перед микрофоном:

• Уяснив вопрос, не следует отвечать на него полностью. Ответ на вопрос должен быть предельно кратким.

• Если вопрос задан четко, но тихо, его необходимо повторить для всех.

• Нельзя уходить от вопросов, которые звучат, как своеобразный вызов, и связаны с желанием узнать позицию оратора. При ответе нуж­но сохранять выдержку и чувство юмора.

• Если слушатель воспользовался правом задать вопрос для того, чтобы высказаться, нужно, спокойно выслушав его, сказать примерно следующее: «Спасибо за ценное дополнение!».

Когда ведущий произносит фразу: «Спасибо и до свидания», пресс-конференция не заканчивается. В этот момент журналисты, как правило, подходят к ньюсмейкеру, чтобы получить какую-либо допол­нительную информацию. В любом случае следует сказать репортеру не­сколько слов, в крайнем случае, нужно дать контактные телефоны для связи в перспективе. В день мероприятия (максимум - утром следую­щего дня) нужно отправить материалы заинтересованным журналистам, которые не смогли прийти, благодарности соответствующим лицам.

После пресс-конференции следует провести заседание с целью анализа сильных и слабых сторон прошедшей пресс-конференции. Нужно научиться максимально использовать полученный опыт для улучшения работы в будущем.

Дата добавления: 2014-01-05