Общие рекомендации по подготовке к собеседованию

Подготовка к проведению оценочного собеседования

Для того чтобы собеседование было успешным, как руководитель, про­водящий собеседование, так и подчиненный должны принимать одина­ково активное участие в его проведении. Поэтому к собеседованию дол­жны быть готовы обе стороны.

Руководители и специалисты, участвующие в процедуре оценки, долж­ны подготовиться к сбору и анализу информации, а также к тому, чтобы сделать из нее соответствующие выводы, которые позволяют принять меры, способные положительно отразиться на эффективности работника.

1. Установите день, время и место проведения собеседования, которые устроят всех. Это надо сделать заблаговременно, чтобы у обеих сторон было достаточно времени для подготовки. Обычно на подготовку достаточно деся­ти дней. Дайте подчиненному письменное подтверждение даты проведения собеседования. Если дата проведения собеседования назначена, старайтесь не переносить ее.

2. Выделите достаточное время для собеседования, чтобы провести его не торопясь. Следует четко планировать время и придерживаться установ­ленного графика, чтобы не было спешки или неоправданного затягивания вре­мени. Все оцениваемые работники должны быть в равных условиях в отноше­нии уделяемого им времени. Обычно на проведение собеседования достаточ­но от получаса до часа, хотя имеет смысл планировать время с небольшим запасом для обсуждения каких-то неожиданно возникших вопросов.

3. Организация места проведения собеседования. Основные требования -отсутствие помех и отвлечений, обеспечение хороших условий (достаточный размер помещения, достаточное количество столов и стульев, хорошая венти­ляция и освещенность), наличие оргтехники и материалов (ручки, бумага и т.п.).

4. Разработка типового сценария проведения собеседования, подготовка четких письменных инструкций для всех лиц (руководителей и специалис­тов кадровой службы), производящих оценку, подготовка вопросов к оценива­емым работникам.

5. Определение перечня необходимых документов. При проведении собеседования могут понадобиться должностные обязанности и рабочие планы под­чиненных, личные дела, материалы предыдущих собеседований и другие доку­менты и материалы. Подготовка (размножение) необходимого количества форм и бланков с учетом числа работников, проходящих оценочное собеседование.

6. Заполнение аттестационной формы на подчиненного, написание отзыва (характеристики). Если оценочное собеседование проводится в рамках регулярной аттестации, то руководителю требуется своевременно заполнить на подчиненного разработанные и утвержденные аттестационные формы, на­писать характеристику по установленному образцу.

Успех оценочного собеседования решающим образом зависит как от уровня подготовки руководителей, так и от их способности решать те проблемы, которые встают по ходу проведения собеседования.

Оценочное собеседование предполагает оценку самим подчиненным результатов своей работы и своих достижений за отчетный период. Воп­росы руководителя во время собеседования призваны установить не только истинный уровень эффективности работника, но и определить факторы, негативно действующие на его работу. После рассмотрения результатов работы за отчетный период можно переходить к постановке новых целей и определению планов на будущее. Оценочное собеседо­вание требует от руководителя не просто умения слушать, но умения слушать активно.

Во время отчета оцениваемого работника руководитель может ис­пользовать следующие приемы активного слушания:

•слушать и задавать вопросы, чтобы уточнить свое понимание услы­шанного;

• показывать, как понято услышанное, чтобы избежать недопонимания или неверного истолкования;

• использовать вопросы и паузы для того, чтобы дать возможность под­чиненному высказаться;

• время от времени подводить итог сказанного;

• указывать подчиненному на вопросы, которые требуют дальнейшего объяснения или прояснения;

• поощрять работника к тому, чтобы он рассказывал о своих наиболее значительных достижениях;

• для более точного понимания отношения работника к обсуждаемым вопросам внимательно следить за теми проявлениями невербального поведения (поза, мимика, жесты, тон голоса и др.), которые сопровождают ответы подчиненного на вопросы руководителя.

Следует стремиться закончить собеседование на позитивной ноте, чтобы подчиненный уходил от руководителя с хорошим настроем на работу. В конце следует четко сформулировать конкретные цели, кото­рые должны быть достигнуты в будущем. Кроме того, необходимо опре­делить дату, когда следующий раз будет подводиться итог проделанной работы.

Одна из основных трудностей при проведении оценочного собеседо­вания состоит в том, что оценивающий одновременно вынужден высту­пать и в роли судьи, и в роли консультанта по отношению к оцениваемым сотрудникам. При этом руководители, проводящие оценочное собеседо­вание, часто стремятся избегать негативных оценок, чтобы поддержать хорошие отношения с подчиненными.

Улучшить процесс оценочного собеседования можно с помощью следующих приемов:

• Регулярного неформального контроля и установления обратной связи до проведения собеседования, чтобы избежать неприятных неожиданно­стей во время самого оценочного собеседования.

• Максимальное привлечение к оценке самих оцениваемых. Руково­дитель при оценке работников, с одной стороны, опирается на самооценку работника (оценка работником результатов своего труда), а с другой, побуждает сотрудника анализировать свои упущения, обсуждать их при­чины и предлагать решения.

• Критика действий подчиненного должна быть конструктивной (то есть не ограничиваться указанием на то, что плохо, а рассматривать возмож­ности улучшений).

Среди факторов, влияющих на успех оценочного собеседования со стороны работника, выделяют следующие:

1. Активность работника. Чем активнее работник участвует в про­цессе оценки, тем выше его ответственность за выполнение решений принятых в ходе оценочного собеседования.

2. Восприятие работником оценки его труда как справедливой и обоснованной. Чем более справедливой считает работник оценку своего труда, тем выше его ответственность за выполнение решений, принятых в ходе оценочного собеседования, тем более он бывает удов­летворен ходом собеседования, тем в большей степени готов согласить­ся с итоговой оценкой и тем выше вероятность того, что он предпримет реальные шаги для повышения эффективности собственной работы и своего профессионального роста в будущем.

3. Участие работников в постановке целей работы приводит к лучшим результатам, чем принуждение или критика со стороны руково­дителя.

4. Участие работника в обсуждении и решении проблем, влияю­щих на результаты его работы, повышает уровень его сотрудничества в ходе оценочного собеседования.

5. Понимание выгод для организации. Чем лучше работник пони­мает, как результаты его работы связаны с достижением целей всей организации, тем больших результатов можно ожидать от оценочного собеседования.

Дата добавления: 2014-01-05