Совершенствование навыков письменной речи. Особенности составления официально-деловых текстов

Основной формой письменной речевой коммуникации в профессиональной деятельности специалистов социально-культурной сферы, как и любой иной, является так называемый официально-деловой текст, под которым понимается текст того или иного вида документов, составленных в целях управления. Деловое письмо в России традиционно характеризуется тем, что документы не циркулируют изолированно. Они объединены в унифицированные системы документации (УСД), каждая из которых имеет свои требования к форме и содержанию документа. Функционирование учреждений, независимо от уровня подчиненности и формы собственности, невозможно во многом без документирования.

Протокол. В разных системах документации действует свои виды протоколов. В управлении протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиальных органов. Протокол ведется во время заседания сначала в черновой записи, далее редактируется и подписывается. Ведет его секретарь или специально назначенное лицо (избранное) лицо, от квалификации которого во многом зависит качество документа, ясность и четкость его текста.

Форма протокола включает следующие реквизиты:

1. Наименование учреждения (структурного подразделения)

2. Указание вида документа (протокол)

3. Дата, номер и место заседания

4. Заголовок

5. Текст

6. Подписание

Иногда проставляется гриф утверждения. На протоколе выставляется дата заседания, а не окончательного оформления и подписания. Если заседание продолжается несколько дней, то делают так: 09. 01. – 12.01.99. Номер протокола – порядковый номер заседания в течение года. В реквизите «место» – населенный пункт, где проходило заседание.

Договор – документ, юридически оформляющий взаимные обязательства равноправных партнеров: договор поставки, купли-продажи, обслуживания и т.д. При приеме на работу – контракт. Какие бы отношения не оформлялись в виде договора, есть элементы текста, которые обязательны для каждого договора, без них документ будет неполным:

1. Обозначение сторон, вступающих в договорные обязательства. Здесь принято указывать название организаций и фамилии должностных (частных) лиц, подписывающих договор; основания, на которых они действуют; условные обозначения, которые будут заменять их в тексте документа. Должностное лицо, подписавшее договор, должно быть полномочно это делать. Основанием служит устав организации, предусматривающий осуществление деятельности. Если лицензия, то ее номер и дата выдачи. Условные обозначения сторон: «Заказчик» и «Исполнитель», «Продавец» и «Покупатель», «Фирма» и «Клиент» и др.

2. Предмет договора. Указывается, что именно является общей целью договора: творческое содружество, поставка товара, туристическое обслуживание, подготовка кадров и др.

3. Обязательства сторон. Четко формулируется, какие именно обязательства берут на себя договаривающиеся стороны. Эта часть должна быть особенно продуманной, так как последствия упущенного или непонятого могут быть весьма существенными. Не следует брать на себя обязательства, в выполнении которых нет твердой уверенности, а также лишних обязательств, не влияющих на выполнение предмета договора.

4. Финансовые взаимоотношения. Записываются условия оплаты выполненных по договору работ. В одних случаях финансовые обязательства берет на себя одна сторона (оплата труда нанимаемого работника, оплата туристских, юридических, переводческих услуг), в других – обе стороны (оплата взаимопоставок). Нередко финансовые отношения расшифровываются в смете, которая приводится в приложении и является неотъемлемой частью договора.

5. Ответственность сторон. Формулируется, какие санкции будут применены к стороне, нарушившей взятые на себя обязательства. «При невыполнении условий договора стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством».

6. Форс-мажор. При действии обстоятельств непреодолимой силы (пожара, наводнения, террористического акта, объявления войны, изменения законодательства и др.) выполнение договора может быть прекращено или приостановлено и стороны ответственности за это не несут.

7. Прочие условия договора. Указывается срок действия договора, количество экземпляров документа, имеющих юридическую силу, порядок продления, дополнения или досрочного расторжения договора, порядок внесения изменений и иные условия.

8. Юридические адреса и подписи сторон. Указываются почтовые адреса сторон, банковские реквизиты (для юридических лиц), проставляются подписи лиц, указанных в первой части договора, и печати организаций, вступивших в договор.

Деловые письма, под которыми подразумевается обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат средством общения между учреждениями, частными лицами в процессе социальной, управленческой и производственной деятельности.

В зависимости от содержания бывают: сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламационные, арбитражные и т.д.; могут содержать запрос, напоминание, подтверждение, извещение, приглашение и т.д.; письма, направляемые вышестоящими подведомственным предприятиям и организациям содержат приказания, распоряжения, вопросы, разъяснения, информационные сообщения. А наоборот – отчеты, запросы, пояснения, предложения и т.д. составляются только на фирменных бланках – лист бумаги с напечатанными на нем авторскими реквизитами. Текст содержит один вопрос и состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием для составления документа, во второй приводятся выводы, просьбы, предложения.

Каждая разновидность ДП характеризуется аспектом содержания и языковой формулой. Если аспект содержания – выражение гарантии, то потребуется гарантийное письмо и т.д. под языковой формулой подразумевается устойчивый оборот, словосочетание, выражающие вид, характер той или иной управленческой, производственной или профессиональной функции. По языковой формуле можно судить о разновидности письма, что позволяет определить цель его использования и приемы работы с ним.

Оформление деловых писем осуществляется в соответствии с ГОСТ 6.38—90. Этим стандартом определяется содержание и форма, а также место проставления на бланке документа реквизитов: авторские реквизиты, адресат, дата, номер (индекс), заголовок к тексту, текст, отметка о приложениях (если есть), подписание, отметка о составителе. Сопроводительное письмо подтверждает факт отправки приложенных к нему документов. СП, копия которого остается в деле текущего хранения, используются как средство контроля исполнения документа и его сохранности. Гарантийное письмо составляется с целью обеспечения гарантии выполнения тех или иных обещаний, даваемых как организациям, так и отдельным лицам. Гарантировать можно оплату труда, сроки выполнения работ, качество выполнения, получение жилплощади, предоставление работы по специальности и т.д. ГП состоит из двух частей: выражения просьбы и подтверждение гарантии, в отдельных случаях – только подтверждение гарантии. Письма, связанные с выполнением каких-то финансовых операций подписывают руководитель и бухгалтер. Должна проставляться основная печать организации. Письмо-приглашение предлагает адресату принять участие в каком-либо мероприятии.

Дата добавления: 2014-01-05