Кадровая служба: задачи, функции, пути развития

Основным структурным подразделением по управлению персоналом в организациях в настоящее время является отдел кадров. Отдел кадров (ОК) подчиняется заместителю директора по кадрам.

Задачи ОК: организация работы по обеспечению подбора, расстановки, изучения и использования кадров, участие в формировании стабильного коллектива, создания кадрового резерва и работа с ним; организация системы учета кадров, анализ текучести кадров.

Структуру и штаты ОК утверждает заместитель директора предприятия по кадрам в соответствии с составом аппарата управления и нормативами численности специалистов и с учетом объемов работы, особенностей производства.

В состав ОК входят подразделения (секторы, бюро, группы) приема, увольнения, учета, по работе с рабочими и служащими, руководящими работниками и специалистами.

При расчете необходимой численности штатных работников кадровой службы учитываются следующие факторы:

- общая численность работников организации;

- конкретные условия и характерные особенности организации, связанные со сферой ее деятельности, масштабами, разновидностями отдельных производств, наличием филиалов;

- социальная характеристика организации, структурный состав ее работников, их квалификация;

- сложность и комплексность решаемых задач по управлению персоналом;

- техническое обеспечение управленческого труда и др.

Пример 6.1 Приведите расчет численности отдела кадров, если: среднесписочная численность работников предприятия – 2,5 тыс. чел., а нормы времени на оформление на работу – 0,5 ч. на чел., увольнения с работы – 0,6 ч. на чел., оформление пенсионных документов – 2, о ч. на чел, а коэффициент учета затрат времени на выполненеие работ, не предусмотренных нормативами – 1,15.

Нормативная численность инспекторов по кадрам определяется по формуле

1. Разработка текущих и перспективных планов комплектования кадрами с учетом изменения состава работающих в связи с переменами вне и внутри предприятия.

2. Анализ состава, деловых качеств специалистов предприятия с целью их рациональной расстановки, подбора кадров на замещение должностей, входящих в номенклатуру руководителя предприятия, создания соответствующих условий для творческой деятельности, повышения образовательного и квалификационного уровня.

3. Организация работы по изучению деловых качеств и других индивидуальных особенностей специалистов с целью подбора кадров и резерв на выдвижение, осуществление контроля за обновлением и пополнением.

4. Контроль за расстановкой и правильным использованием руководящих работников и специалистов в подразделениях предприятия.

5. Представление руководству предложений по улучшению расстановки и использованию рабочих кадров.

6. Подготовка и систематизация материалов собеседований и реализация решений аттестационной комиссии.

7. Оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положением, инструкциями и приказами руководителя предприятия, выдача работникам различного рода справок.

9. Хранение и заполнение трудовых книжек, ведение установленной документации по кадрам.

10. Ведение учета стажа работников предприятия.

11. Подготовка материалов для представления рабочих, специалистов и служащих к поощрениям и награждениям.

12. подготовка (совместно с комитетом профсоюза) документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, представления их в органы социального обеспечения.

13. Контроль за исполнением руководителями подразделений постановлений, приказов и распоряжений по вопросам работы с кадрами.

14. изучение движения кадров, причин их текучести, разработка мероприятий по ее устранению.

15. Принятие мер по трудоустройству увольняемых.

16. Систематический контроль и инструктаж работников по учету кадров.

17. Контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего распорядка.

18. Составление всей необходимой отчетности по вопросам кадров.

Помимо отдела кадров для решения социальных задач на предприятиях действуют самостоятельные службы социального обеспечения, при этом ОК не является ни методическим, ни информационным, ни координирующим центром работы. ОК структурно разобщен с отделами организации труда и техники безопасности, юридическим отделом и другими подразделениями, которые также выполняют определенные функции управления персоналом.

От цехов и отделов ОК получает заявки на рабочих и специалистов; характеристики на работников, представляемых к поощрению и награждению; материалы на нарушителей трудовой дисциплины и нарушителей общественного порядка; графики отпусков работников подразделения.

В цеха и отделы ОК представляет сведения о нарушителях трудовой и производственной дисциплины; копии приказов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников; копии приказов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников; копии приказов по вопросам трудовой дисциплины, изменением правил внутреннего трудового распорядка.

В юридический отдел ОК представляет приказы на визирование.

От комиссий профкома и цеховых комитетов профсоюза ОК получает материалы о случаях нарушения правил внутреннего распорядка и трудовой дисциплины; предложения для обсуждения фактов антиобщественных поступков, прогулов и т.п.; сведения о нарушителях общественного порядка; материалы на увольнение за нарушение трудовой дисциплины, по сокращению штатов, по инвалидности.

От отдела организации труда и заработной платы ОК получает штатное расписание на руководителей, специалистов, служащих, рабочих повременной работы и других категорий работающих, а также все изменения штатного расписания; расчеты потребности рабочей силы по подразделениям.
ОК в указанные отделы представляет сведения о списочной численности работников; прогулах, нарушениях общественного порядка; данные о текучести рабочих кадров по цехам.

Из бухгалтерии ОК получает справки о зарплате для оформления пенсий по возрасту и инвалидности. В бухгалтерию ОК представляет табель учета рабочего времени; больничные листы для оплаты; сведения о приеме, увольнении, очередных отпусках работников предприятия; проекты приказа о приеме, увольнении и перемещении материально ответственных лиц.

Условия развития рыночной среды требуют адекватных решений по развитию кадровой службы предприятия. Достижение оптимально варианта построения системы управления персоналом возможно лишь через промежуточный этап – формирование отдела управления персоналом, для чего целесообразно составить план развития кадровой службы организации (рис. 6.1).

Иначе говоря, переход от стандартной формы отдела кадров к отделу управления персоналом необходим в том случае, когда это требует рынок.

Отдел управления персоналом возглавляет начальник, а сам отдел состоит из следующих секторов:

1) сектор планирования и найма рабочей силы (3 чел.);

2) сектор мотивации и стимулирования труда (2 чел.);

3) сектор трудовых и дисциплинарных отношений (2 чел.);

4) сектор профориентации и социальной адаптации (1-2 чел.);

5) сектор подготовки и продвижения персонала (1 чел.);

7) сектор охраны труда и техники безопасности (1 чел.);

8) сектор повышения качества трудовой жизни (2 чел.);

Приведем ориентировочный перечень функциональных обязанностей сотрудников отдела на примере организации средней численности.

1. Сектор планирования и найма рабочей силы	Определение потребности в кадрах
Формирование резерва, набор персонала
Отбор кадров
Заключение трудовых договоров
Представление кадровой информации руководству
Оформление кадровых документов
2. Сектор мотивации и стимулирования труда персонала	Разработка проектов системы оплаты труда, тарифных ставок, окладов, положений о премировании
Разработка системы моральной и материальной мотивации труда
Определение эффективности системы оплаты труда и ее совершенствование
Изучение производительности труда и прибыльности организации составление отчетов по своим функциям
3. Сектор трудовых и дисциплинарных отношений	Ведение табеля, работа с табельщиками, учет использования рабочего времени
Учет и анализ нарушений трудовой дисциплины. Измерение уровня дисциплины труда по подразделениям
Составление справок (отчета) о текучести кадров
Ведение делопроизводства отдела
Учет работников, подлежащих замене в связи с уходом на пенсию, собирающихся уволится. Планирующих длительное лечение
Оформление поощрений (взысканий)
Оформление отпусков
Заключение договоров о материальной ответственности
Оформление пропусков разного рода на территорию организации
4. Сектор профориентации и социальной адаптации персонала	Ознакомление поступающего с правилами внутреннего трудового распорядка этическим кодексом и другими правилами
Изучение неформальных правил и ценностей организации и их корректировка
Анализ степени удовлетворенности работников организации своим трудом
Собеседование с поступающим с разъяснением системы управления организацией, способов реализации своих потребностей с помощью организации
Проведение в необходимых случаях психотерапии
5. Сектор подготовки и продвижения кадров	Разработка программ обучения, подготовки и переподготовки работников
Планирование обучения, подготовки и переподготовки кадров
Организация проведения обучения
Подготовка и переподготовка руководящих кадров, повышение квалификации
Заключение договоров на проведение студентами, аспирантами, докторантами производственной практики в организации
Разработка проекта деловой карьеры специалистов и руководителей
6. Сектор изучения и оценки персонала	Оценка эффективности работы подчиненного непосредственным руководителем, а также сотрудниками отдела персонала
Подготовка предложений по повышению (понижению) по службе, переводу, прекращению трудового договора
Разработка и реализация программы ”Управления продвижением персонала”
Разработка и реализация программы ”Ротация руководителей низового звена”
Подготовка проекта коллективного и иных договоров с органами рабочего самоуправления
Управление конфликтами в коллективе
Информация руководства об оценке персонала и предложениях по локализации конфликтов
7. Группа повышения качества трудовой жизни	Организация работы по обогащению содержания работы
Оформление прав на жилье
Учет молодежи и контроль за соблюдением законодательства о труде молодежи
Оформление пособий малообеспеченным семьям
Оформление льгот в связи с материнством
Оформление приказов на получение пособий матерям, находящимся в отпуске без сохранения содержания
Оформление дотаций на детей в связи с повышением цен
Оформление детей работников в дошкольные учреждения
Ведение договоров со страховыми компаниями по медицинским полисам
Организация ии оформление работникам других льгот и преимуществ
Оформление пенсионных дел
8. Группа охраны труда и техники безопасности	Изучение условий труда персонала
Разработка и контроль за осуществлением программы по обеспечению оптимальных условий труда
Организация медицинского обслуживания персонала
Разработка инструктажей по технике безопасности
Учет и расследование несчастных случаев на производстве
Организация материального обеспечения охраны труда