После запуска программы Access 2000 появляется диалоговое окно

Главное окно в Access 2000

В зависимости от задачи можно либо создать новую базу данных, либо открыть уже созданную или запустить мастера построения таблиц, форм и отчетов.

В случае создания новой базы данных необходимо присвоить базе данных имя, Access автоматически присвоит имени расширение.mdb. Под этим именем будут храниться все объекты создаваемой базы данных.

Рассмотрим основные элементы главного окна Access.

В строке заголовка всегда отображается имя программы, здесь же находятся кнопки управления окном.

Строка меню содержит основные команды для работы с базой данных: Файл, Правка, Вид, Вставка, Сервис, Окно, Справка.

Панель инструментов представляет собой набор графических кнопок, ускоряющих вызов команд меню. С помощью команды Вид / Панели инструментов панель инструментов можно настроить в удобном для пользователя виде.

.

В строке состояния в левой нижней части отображается информация о текущем режиме работы системы.

Рабочая область окна содержит список объектов базы данных: Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Страницы, Макросы, Модули, назначение которых более подробно рассмотрим ниже. Справа от рабочего окна расположены кнопки для работы с объектами базы данных: Открыть (выполнить), Конструктор (изменить), Создать

6.3 Объект «Таблицы»

Таблицы являются основными объектами в структуре базы данных и предназначены для хранения данных.

Таблица может быть создана режиме Таблицы, Конструктора, Мастера таблиц. Кроме этого таблица может быть импортирована, если она уже существует в некоторой базе данных. Существует возможность связывания с другими таблицами с других баз данных.

Пусть заданы известные таблицы Клиенты, Заказы и третья таблица Банк, в которой хранятся код валюты и ее наименование. Для связи между таблицами Заказы и Банк в таблице Заказы вводится поле Код валюты. При этом поля Код клиента в таблице Клиенты и поле Код валюты в таблице Банк являются первичными ключами

Клиенты

Код клиента	Клиент	Город	Улица	Телефон
АА	БелТур	Минск	Правды 11
АВ	Сименс	Мюнхен	Лейбница 8
АС	ПМК –23	Пуховичи	Широкая 1
АD	Атлант	Минск	Захарова 20

Заказы

Номер заказа	Код клиента	Код валюты	Дата заказа	Вес заказа
	АС		01.02.06
	АА		10.04.06
	АD		12.04.06
	АВ		20.05.06
	АС		01.06.06
	АD		10.07.06

Банк

Код валюты	Наименование валюты
	Белорусский рубль
	Российский рубль
	Доллар США
	Евро

Создание таблицы в режиме Конструктора является наиболее универсальным способом и дает разработчику возможность конструировать таблицы в наиболее удобном виде.

Имя поля задается самим разработчиком, например, Номер заказа. Тип данных определяет типы данных, которые будут заносится в указанное поле, Описание позволяет пользователю вносить комментарии, комментарии при открытии таблицы не выводятся.

Типы полей, поддерживаемые Access 2000:

o текстовый – используется для хранения текстовой информации, могут быть любые символы, количеством не более 255;

• МЕМО – для хранения данных объемом до 64 000 знаков;
• Числовой – для хранения числовых данных;

байт – целые числа от 0 до 255 (поле занимает 1 байт);

целое – целые числа от -32 768 до 32 767 (2 байта);

длинное целое – целые числа от -2 147 483 648 до 2 147 483 647 (4 байта).

Для числовых полей с дробными значениями применяются размеры: одинарное с плавающей точкой, двойное с плавающей точкой, действительное.

• Дата/ время – значения в поле вносятся в стандартной форме, пользователь может, однако, создавать собственный формат;
• Денежный – предназначен для хранения точного значения очень больших чисел (15 знаков слева от запятой и 4 – справа). Access 2000 поддерживает шесть основных денежных форматов;
• Счетчик – значению этого поля автоматически присваивается числовое значение. Это могут быть последовательные числа, начиная с 1, или другие числа. Данные этого типа поля изменить нельзя.
• Логический – может принимать два значения: Да/ Нет, Истина/ Ложь, Вкл/ Выкл
• Поле объекта OLE - предназначено для хранения объектов, созданных в других приложениях WINDOWS (таблицы, графики, рисунки, звуковая информация)
• Гиперссылка - этот тип поля используется для создания Web - страниц

Внизу окна в режиме конструктора располагается окно «Свойства поля». В зависимости от типа поля могут быть установлены его свойства (ограничения), основными из них являются:

o Размер поля – допускается для текстового поля максимальное число символов – 255. По умолчанию устанавливается 50. Для числового поля по умолчанию устанавливается размер до 15 десятичных знаков;

o Формат поля – определяется, в каком виде число выводится на экран. Поддерживается шесть форматов, денежный формат выводит на экран символ денежной единицы

o Маска ввода используется только для ввода текста и даты. В списке стандартных масок есть маска Пароль. При ее выборе вводимые с клавиатуры символы не отображаются на экране.

o Подпись – идентификатор поля. Имя поля может быть определено в таблице в кратком виде, а на экран будет выводится его подпись, т.е. более понятное название. Например, Номер заказа – имя поля, Заказ – его подпись, которая будет выводится в соответствующем столбце таблицы.

o Значение по умолчанию – значение поля, устанавливаемое пользователем, которое автоматически вводится в таблицу при добавлении записи.

o Условие на значение – это свойство служит для автоматического контроля значения поля, вводимого в таблицу: оно должно удовлетворять условию, заданному пользователем. Например, если для поля Номер заказа задано условие на значение > 1000 And < 5000, то это означает, что все вносимые данные будут находится в заданном диапазоне. Если это условие не будет соблюдаться, то на экран будет выводится сообщение об ошибке.

o Сообщение об ошибке выводится на экран в случае нарушения условий на значение поля. В этом свойстве пользователь может сам задавать текст сообщения об ошибке. Например, «Вы ошиблись со значением»

o Обязательное поле - это логическое свойство, которое может принимать значение Да или Нет. При значении Да поле не может оставаться пустым и в него обязательно должны вносится данные.

o Индексированное поле - используется для установки индекса по этому полю.

o Число знаков после запятой – это свойство определяет число десятичных знаков справа от запятой, которые будут отображаться на экране при наборе чисел.

o Пустые строки. Определяет, допускается ли ввод в текстовое поле пустых строк

o Сжатие Юникод. Разрешает или запрещает сжатие Unicode для поля.

Access 2000 предоставляет пользователю различные возможности для работы с таблицей, такие как удаление записей и полей, вставка в поле значения по умолчанию, вставка в поле значения этого же поля из предыдущей записи, копирование записей из одной таблицы в другую, отображение скрытого столбца, перемещение поля- столбца внутри таблицы, просмотр информации в длинном поле и т.д.

Для сортировки данных в таблице предусмотрены варианты по возрастанию и убыванию, что обеспечивается с помощью кнопок и соответственно. Представляет интерес фильтрация данных в таблицах. В пункте меню Запись можно установить фильтр данных по выделенному фрагменту какого-либо поля или расширенный фильтр по значениям нескольких полей одновременно. С помощью таких фильтров можно выбирать данные из таблицы и упорядочивать их либо по возрастанию либо по убыванию.

Фильтрация может быть так же реализована с помощью кнопок и соответственно. Поиск записи в таблице осуществляется с помощью кнопки и задания искомого значения поля в раскрывшемся диалоговом окне.

После создания таблицы необходимо установить ключевое поле, которое будет являться первичным ключом для связывания нескольких таблиц. Для этого ключевое поле помечается и нажатием кнопки устанавливается первичный ключ. Предполагаемые внешние ключи не отмечаются.

Другим способом создания таблицы является Мастер таблиц. Мастер таблиц предлагает пользователю создавать таблицу в пошаговом режиме, используя стандартные наборы таблиц и полей.

В этом режиме пользователю предоставляются три окна: Образцы таблицы, Образцы полей и Поля новой таблицы.

Создание новой таблицы осуществляется путем перемещения образцов полей в поля новой таблицы. Пользователь может изменять названия полей по своему усмотрению, типы полей и их свойства, однако, меняются только в режиме Конструктора.

Кроме режима Конструктора и Мастера таблиц Access позволяет создавать таблицы в режиме Таблицы. В этом случае по умолчанию создается таблица, которая имеет 20 столбцов и 30 строк. Имена полей по умолчанию определены как Поле1, Поле2, …. В этом режиме также можно переименовывать имена полей, корректировка полей возможна только в Конструкторе.

Дата добавления: 2014-01-05