Электронные формы

Шаблоны документов

При создании нового документа Word использует шаблон.

Использование шаблонов экономит время при создании документов. Шаблоны - это файлы с расширением .dot, которые поставляются вместе с Word(встроенные) или создаются пользователем. По стилю оформления встроенные шаблоны делятся на три категории – стандартные, современные и изысканные.

Команда Файл \ Создать открывает диалоговое окно Шаблон, вкладки которого соответствуют типам встроенных шаблонов: Общие, Письма и факсы, Записки, Отчёты, Публикации, Другие документы, Web – страницы, Слияние.

Встроенные шаблоны с расширением .dot хранятся в папке Application Data \ Microsoft \ Templates вложенной в папку, в которой установлен Microsoft Office.

Для хранения шаблонов, созданных пользователем в личной папке, следует изменить установки:

1) Выполнить Сервис \ Параметры.

2) В диалоговом окне Параметры, вкладка Расположение выделить тип файлов шаблоны пользователей и нажать кнопку Изменить.

3) В появившемся диалоговом окне указать расположение (адрес) личной папки, в которой будут храниться шаблоны.

Встроенные шаблоны можно изменять, то есть создавать на их основе свои. Некоторые из шаблонов являются мастерами. Они представляют последовательность диалоговых окон и помогают создавать документы в режиме ответа на вопросы.

Шаблоны используются для создания электронных форм с полями ввода, раскрывающимися списками и флажками.

Открываются шаблоны с помощью команды Файл \ Создать, тип файла – шаблон документа.

Для заполнения типовых документов использовались заранее подготовленные типографские бланки. Теперь, реализуя средства Word, можно подготовить и хранить шаблоны форм готовые для заполнения.

Форма – документ со специальными областями, называемыми полями формы, предназначенными для ввода данных. Различают формы печатные и электронные. Печатные формы – это привычные бумажные документы. Электронные формы передаются через электронную почту или по сети.

В форме различают следующие виды полей: поля для ввода данных, поля со списком для выбора значений и флажки. Постоянная часть формы содержит неизменяемые данные. Подготовленная форма ставится под защиту и тогда можно получать документ, заполняя поля формы, а основной шаблон сохранять неизменным.

Последовательность создания формы:

1) Подготовка шаблона формы и разработка её структуры.

2) Добавление полей в шаблон документа.

3) Защита и сохранение формы.

Созданная электронная форма хранится как шаблон формы. Новые документы создаются на основе шаблона, который используется многократно. Для создания электронной формы выводится на экран панель инструментов Формы.

Дата добавления: 2014-01-05