Технология Слияние

Если один и тот же документ надо разослать большому количеству адресатов, используется технология Слияние.

В Word 2002 процедура Слияние упростилась. Появился Мастер слияния, с помощью которого можно поэтапно выполнить все необходимые действия. Вначале основному документу задаётся один из типов: Письма, Электронное сообщение, Конверты, Наклейки или Каталог.

Последовательность действий:

1) Создать основной документ с постоянным текстом.

2) Подготовить источник данных. Это может быть таблица, созданная в Word, рабочая книга Excel или файл базы данных Access.

3) Подготовить основной документ к слиянию.

4) Объединить данные.

Основной документ создаётся на основе уже имеющегося документа или путём создания нового документа на основе шаблона.
В основной документ вставляются поля, в которые будут заноситься данные из источника данных.

Объединение данных выполняется на последнем этапе работы с Мастером Слияния. Результат объединения данных можно просмотреть как составной документ, вывести на печать как письма – рассылка приглашений, отправить по электронной почте.

Проверка правописания (орфография, грамматика и тезаурус)

Текст документа, созданного в Word, может быть проверен на правильность правописания. Система проверки правописания позволяет контролировать правильность написания отдельного слова, фрагмента или документа в целом.

Тезаурус (словарь синонимов и антонимов) оказывает помощь при составлении текстов. При проверке грамматики используются выбираемые пользователем наборы правил. Для проверки орфографии, выбора синонимов используются соответствующие словари. Для проверки правописания Word позволяет создавать дополнительные пользовательские словари, в которые могут быть включены данные о специфических терминах, сокращениях и другое.

Существуют несколько способов исправления орфографических ошибок и опечаток:

– применением команды Сервис \ Правописание к готовому тексту,

– с помощью автоматической проверки орфографии во время ввода текста с клавиатуры,

– посредством автозамены во время ввода текста с клавиатуры.

При обнаружении ошибочного или неверного, с точки зрения Word, правописания слова появляется диалог Правописание, в котором эти слова выделены красным цветом. В верхнем окне Нет в словаре: появляется фрагмент текста, в котором находится неверное слово, а в нижнем окне Варианты: могут быть приведены варианты для замены этого слова или выдаётся сообщение о том, что варианты отсутствуют.

Пользователь, используя кнопки, представленные в диалоговом окне может выполнить действия:

– Пропустить – в этом случае не производится замена слова
выделенного в окне Нет в словаре:

– Пропустить все – все выделенные слова в этом сеансе пропускаются.

– Добавить – слово добавляется в словарь.

– Заменить – производится замена выделенного слова на на одно из выбранных в списке Варианты:

– Заменить все – автоматически заменяются все встреченные в данном сеансе слова, совпадающие со словом из окна Нет в словаре:

– Автозамена – предлагаемый вариант замены запоминается для автоматической замены.

– Параметры – предоставляет возможность изменить начальныеустановки режима проверки правописания.

– Отмена – отменяет сделанную замену слова.

– Отменить – отменяет процедуру проверки правописания.

При обнаружении ошибочной грамматической конструкции предложения выдаётся тот же диалог Правописание, но окно с ошибкой озаглавлено Грамматическая ошибка. В окне Варианты Word предлагает своё толкование этой ошибки. Для принятия решения пользователю предлагаются следующие кнопки:

– Пропустить – пропустить эту ошибку в данном предложении.

– Пропустить все – пропустить эту ошибку на вест этот сеанс.

– Следующее – отказаться от дальнейшей проверки текущего предложения, в котором была обнаружена ошибка, и перейти к следующему.

– Изменить -пользователь согласен изменить обнаруженную ошибку.

– Вернуть – последовательно, по одному, отменить все изменения, сделанные в данном сеансе грамматической проверки.

Тезаурус (синонимы и антонимы) помогает подобрать из словаря нужное слово и комментирует смысл. Для вызова тезауруса следует выделить слово или поставить на него курсор, а затем выполнить команду Сервис \ Язык \ Тезаурус или вместо этого нажать вместе клавиши Shift и F7

Дата добавления: 2014-01-05