Студопедия

КАТЕГОРИИ:


Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748)

Документооборот и его организация. Порядок приемки, обработки и хранения документов

Требования, предъявляемые к содержанию и оформлению документа. Основные реквизиты документа.

Виды бухгалтерских документов и классификация.

Документ от латинского documentum – свидетельство или доказательство.

Документ – письменное свидетельство на право совершения или подтверждения действительного осуществления хозяйственной операции.

В бухгалтерском учете применяется множество документов, что вызывает необходимость их классификации по различным признакам. Основными из этих признаков являются:

1) Назначение документа.

a) Распорядительные – документы, содержащие распоряжения на выполнение операции и предназначенные для передачи указаний руководителей исполнителям (приказы, доверенности и т.д.).

b) Исполнительные – удостоверяют факт совершения хозяйственной операции, следовательно служат основанием для бухгалтерских записей (акты, товарно-транспортные накладные и т.д.).

c) Документы бухгалтерского оформления – документы, которые создаются внутри бухгалтерии для упрощения и ускорения учетных записей (расчет амортизации, распределение заработной платы и т.д.).

d) Комбинированные – объединяют в себе признаки нескольких перечисленных ранее документов (распоряжение и оформление хозяйственных операций, кассовые ордера, платежные требования, платежные поручения и т.д.).

2) Порядок формирования (последовательность составления).

a) Первичные – состовляются в момент совершения хозяйственной операции (ж/д билет).

b) Сводные – составляются на основе первичных (авансовый отчет командируемого лица).

3) Способ использования/степень охвата/кратность.

a) Разовые – отражается одна операция (накладные).

b) Накопительные – отражаются однородные операции в течение определенного периода времени (лимитно-заборные карты и т.д.).

4) Место составления.

a) Внутренние – внутри организации (кассовые ордера, лимитно-заборные карты и т.д.).

b) Внешние – посткпают из вне (счета-фактуры поставщиков).

5) Количество отраженных объектов.

a) Однопозиционные/однострочные документы – в них отражается только одна позиция, одно наличие материала, продукции и т.д. Удобны при ручной обработке.

b) Многопозиционные/многострочные – отражается несколько наименований. Удобны при использовании вычислительной техники.

6) По форме документа могут выделяться:

a) Типовые формы – применяются во всех производствах (кассовые ордера, платежные поручения.

b) Специализированные – применяются только в организациях, осуществляющих данный вид деятельности (только в строительстве, торговле и т.д.).

Большое значение в этом плане имеет унификация бухгалтерских документов для учета однородных операций в различных организациях (банковские и кассовые документы).

Унификация позволяет:

· Организовать их централизованное изготовление

· Облегчить их составление

· Автоматизировать процесс их заполнения

7) Способ заполнения/степень использования учетной техники.

a) Составленные вручную.

b) Составленные на пишущей машинке.

c) Составленные на ЭВМ.

8) Воспроизведение информации.

a) Подлинники/оригиналы – оформленные и подписанные соответствующим образом документы в окончательной редакции.

b) Копии – воспроизведение всех реквизитов документа подлинника.

c) Выписки – копии части документа.

9) По виду материальных осителей:

a) Бумажные.

b) Машинные.

10) По срокам хранения:

a) Документы текущего срока хранения (до 5ти лет).

b) Документы постоянного хранения (баланс).

 

Для того, чтобы документ стал основой для ведения бухгалтерского учета, он должен удовлетворять следующим требованиям:

1) Своевременность выписки документа, т.е. его выписка должны происходить в момент совершения хозяйственной операции.

2) Документы должны быть оформлены аккуратно и разборчиво, без подчисток, помарок и неоговоренных исправлений.

3) Документы должны содержать все необходимые реквизиты.

4) В отдельных документах предусматривается указание цифр прописью (в кассовых).

5) Если документы относятся к бланкам строгой отчетности, ведется их учет в приходно-расходной книге по сериям и номерам.

6) Использование типовых форм документов на тех участках работы бухгалтерии, где они предусмотрены (кассовые ордера, акты учетв передачи).

7) Выполнение документов должно осуществляться чернилами либо пастой синего, фиолетового или черного цветов.

8) Допускается оформление бухгалтерских документов на бумажных и машинных носителях.

Документы на машинных носителях должны удовлетворять требованиям, применяемым к традиционным бумажным документам: возможность просмотра, копирования, перемещения в пространстве, идентификации личностей участников операции.

Любой документ должен содержать обязательную информацию, т.е. обязательные реквизиты.

Реквизит (от латинского requisitum – нужное, требуемое) – единая, неделимая, строго оговоренная часть документа. Иными словами реквизит – информационный элемент документа, который несет самостоятельную содержательную нагрузку.

Обязательными реквизитами бухгалтерских документов являются:

· Наименование и номер документа.

· Дата составления.

· Наименование организации.

· Основание и содержание хозяйственной операции.

· Наличие измерения хозяйственной операции.

· Наименование должностей, ФИО, личные подписи лиц, ответственных за совершение, правильное оформление хозяйственной операции.

Отдельные бухгалтерские документы имеют более широкий перечень обязательных реквизитов (код, учетный номер плательщика, номер расчетного счета, печать).

Реквизиты могут быть:

· Прзначные (наименование материала, основных средств).

· Содержательные (характеристика этого объекта).

В современной организации формируется большое количество учетной информации. Её формирование начинаетя с оформления, проверки, приема и обработки первичных документов. Эти документы регистрируются в соответствующих книгах, ведомостях, журналах и т.д.

Процесс движения документов, начиная от их составлеия, приемки и обработки и заканчивая сдачей их для хранения в архив, называется документооборотом.

Документальный поток организации может быть:

· Входящим (документы поступают со стороны).

· Исходящим (документы предназначены для внешних пользователей).

· Внутренний (документы предназначены для собственных нужд организации).

Организует документооборот в организации главный бухгалтер. В его обязанности входит разработка правил документооборота и технологии обработки учетной информации. Как правило, это оформляется в виде графика документооборота. Вэтом графике выделяются стадии документооборота такие, как:

· Создание документа

· Проверка документа

· Обработка документа

Создание документа происходит в период совершения хозяйственной операции. Первичные документы могут составляться материально ответственными лицами либо формироваться в бухгалтерии. В современных условиях создание документа может происходить с помощью компьютерных технологий (машинные/электронные документы).

Процесс обработки документа в бухгалтерии включает 3 этапа:

· Токсировку

· Группировку

· Контировку

Токсировка – перевод натуральных и трудовых измерителей в стоимостные путем умножения количества на цену либо количества на тарифные ставки и т.д.

Группировка – подбор документов в папки по однородности с точки зрения экономического содержания зафиксированных в них хозяйственных операциях (документы по отпуску материального производства, по отгрузке готовой продукции и прочие).

Контировка означает указание в первичных документах корреспонденции счетов по указанных в этих документах хозяйственных операциях.

В связи с внедрением компьютерных технологий в современных условиях появился качественно новый уровень документооборота – система электронного документооборота.

По истечение года все документы из бухгалтерии передаются в архив организации, этому предшествкют определенные подготовительные процедуры. Документы подбираются в папки по однородности хозяйственных операций и распологаются в хронологическом порядке. Они группируются по отчетным периодам (месяц – квартал – год) и переплетаются. Хранение документов осуществляется согласно правилам архивного дела в стране, но не менее 5 лет.

Изъятие документов может быть на основании постановлений прокуратуры, суда,налоговых инспекций. Оно определяется в присутствии должностных лиц, при этом составляется опись изъятых документов. Изъятие оформляется протоколом. Копия протокола остается в организации. Ответственность за соблюдение условий и порядок хранения документов лежит на руководителе организации.

<== предыдущая лекция | следующая лекция ==>
Первичное наблюдение в бухгалтерском учете | Инвентаризация как способ первичного наблюдения. Виды инвентаризации
Поделиться с друзьями:


Дата добавления: 2014-01-05; Просмотров: 1615; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы!


Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет



studopedia.su - Студопедия (2013 - 2024) год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! Последнее добавление




Генерация страницы за: 0.012 сек.