Инвентаризация, порядок ее проведения и отражения результатов

Документы, их структура, назначение и классификация

Ни одна хозяйственная операция не может быть отражена в бухгал­терском учете без оформления ее соответствующими документами.

Документ (дословно «образец», «доказательство») – это письменное свидетельство о факте совершения хозяйственной операции и праве на ее совершение, а также об объеме имущества (обязательств), состояние которых при этом изменилось.

Сфера применения документов на предприятии велика. Они ис­пользуются для управления финансово-хозяйственной деятельнос­тью: распоряжения на совершение хозяйственных операций дают­ся в форме документов (приходных и расходных кассовых ордеров, счетов, накладных, командировочных удостоверений и т. д.). Для работников, исполняющих эти распоряжения (кассиров, кладов­щиков и других материально ответственных лиц), документы слу­жат основанием совершаемых ими операций. На основании доку­ментов осуществляется предварительный, текущий и последующий контроль за сохранностью средств собственника и экономической целесообразностью совершаемых хозяйственных операций.

Предварительный контроль осуществляет управленческий пер­сонал: технолог – при установлении лимитов отпуска материалов со склада в производство; экономист – при нормировании затрат труда, директор и главный бухгалтер – при подписании документа, содержащего распоряжение о совершении той или иной хозяйствен­ной операции.

Текущий контроль совершается в момент совершения хозяйствен­ной операции. Например, кладовщик при отпуске материалов в производство мастеру цеха на основании лимитно-заборной карты контролирует количество материалов, отпущенных мастеру, а мас­тер – количество материалов, отданных под его ответственность кладовщиком.

Последующий контроль осуществляется бухгалтером при приеме и обработке документов, поступивших от материально ответствен­ных лиц, а также должностными лицами в форме ревизий, ауди­торских и прочих проверок.

Классификация документов

По назначению документы делятся на: распорядительные, оп­равдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные документы содержат распоряжение о выпол­нении той или иной хозяйственной операции (доверенность на получение материальных ценностей; чек на получение наличных денег с расчетного счета; приказ о предоставлении работнику от-1 пуска и т. д.). В них нет информации, подтверждающей факт совер­шения хозяйственной операции. Поэтому на основании таких документов записи в бухгалтерском учете не делаются. Однако, проверив их, бухгалтер может установить лиц, ответственных за выполнение отданного распоряжения.

Оправдательные (или исполнительные ) документы составляются в момент совершения хозяйственной операции и представляют собой первый этап их учетной регистрации (товарно-транспортная накладная; приходный кассовый ордер; расходный кассовый ор­дер и т. д.).

Документы бухгалтерского оформления составляются бухгалте­ром для упрощения и технической подготовки к дальнейшему от­ражению в учете операций, зафиксированных в распорядительных или оправдательных документах. Они не имеют самостоятельного значения, т.е. без распорядительных или оправдательных доку­ментов не могут служить основанием для совершения операции или подтверждением ее совершения (накопительная ведомость для группировки однородных хозяйственных операций; расчет зара­ботной платы работникам за время отпуска и т. д.).

Комбинированные документы содержат признаки и выполняют функции двух или трех типов документов, охарактеризованных ра­нее. Их применение позволяет значительно сократить количество записей, облегчить и ускорить процесс бухгалтерской обработки (авансовый отчет; расчетно-платежная ведомость и пр.).

По месту составления документы делятся на внешние и внут­ренние.

Внешние поступают на предприятие от других, связанных с ним юридических лиц (например, платежное требование или счет пос­тавщика).

Внутренние документы составляются должностными лицами са­мого предприятия по совершенным им хозяйственным операциям (платежное требование или счет к покупателю, приходные ирас­ходные кассовые ордера и т. д.).

По порядку составления документы делятся на первичные и сводные.

С помощью первичного документа впервые отражают совершив­шуюся хозяйственную операцию (приходные и расходные кассо­вые ордера, товарно-транспортные накладные, платежные требо­вания, платежные поручения и т. д.). Сводные документы составля­ют на основании нескольких ранее оформленных первичных доку­ментов с целью их группировки и обобщения (отчет кассира; отчет о движении материалов по складу; выписка банка с расчетного счет; авансовый отчет и т. д.).

По способу использования и по охвату хозяйственных операций до­кументы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы применяют для регистрации одной или нес­кольких операций, записываемых в документ одновременно (при­ходные ирасходные кассовые ордера; накладные и т. д.). Накопи­тельные документы применяют для регистрации однородных опе­раций, периодически повторяющихся в течение определенного пе­риода: недели, декады, месяца. Их использование значительно сокращает количество выписываемых документов, упрощает тех­нику их обработки (лимитно-заборная карта).

По количеству отражаемых объектов (позиций) документы де­лятся на однопозиционные и многопозиционные.

Однопозиционные (или однострочные) документы отражают хо­зяйственную операцию, затронувшую один вид материальных цен­ностей, запись в них делается одной строкой. Многопозиционные (или многострочные) документы отражают хозяйственную опера­цию, затронувшую несколько видов материальных ценностей, за­пись в них делается несколькими строками (позициями).

По степени использования вычислительной техники для выписки документов они подразделяются на выписываемые от руки и с по­мощью ЭВМ.

По виду носителей информации документы делятся на бумажные, выписываемые на бумаге, и безбумажные, существующие в виде электронных таблиц, хранящиеся в памяти ЭВМ, на магнитных дисках, лентах и т.д.

Требования, предъявляемые к содержанию и оформлению документов, регламентируют Законом о бухгалтерском учете и отчетости Республики Беларусь.

Каждый бухгалтерский документ должен быть оформлен так, чтобы в нем были все сведения, необ­ходимые для исчерпывающего представления о совершенной операции, а также обладать доказательной силой. Эти сведения являются составными элементами документа и называются его рек­визитами.

К числу реквизитов, обязательных для каждого вида до­кументов, относятся:

♦ наименование документа и дата его составления;

♦ наименование организации;

♦ содержание хозяйственной операции и основание ее осу­ществления;

♦ измерители операции в натуральном и денежном выражении;

♦ должности, фамилии, имя, отчество, подписи лиц, ответствен­ных за совершение операции и правильность ее оформления.

В некоторых документах указывают также адреса сторон, участво­вавших в совершении операции, а подписи лиц, ответственных за оформление документов, заверяются печатью предприятия. В зависимости от особенностей хозяйственной операции возмож­но наличие и других реквизитов.

Порядок заполнения первичных документов и сроки сдачи их в бухгалтерию регламентированы должностными инструкциями ма­териально ответственных лиц.

Поступающие в бухгалтерию документы проверяют по форме и по существу. В ходе формальной проверки бухгалтер обращает вни­мание на наличие в документе всех необходимых реквизитов, на подлинность подписей лиц, участвовавших в составлении доку­мента, арифметическую проверку точности произведенных в документе расчетов, на отсутствие подчисток, помарок, не оговоренных исправлений (для некоторых видов документов, например для кас­совых, банковских, недопустимы любые исправления).

Проверка по существу предполагает установление законности и экономической целесообразности совершенной хозяйственной операции.

За достоверность содержащейся в документе информации, а также за правильность его составления несут ответственность ли­ца, подписавшие документ (кладовщик, мастер, продавец и т. д.). Документы, составленные с нарушением установленных требова­ний, не имеют юридической силы и, следовательно, не могут слу­жить основанием для записи в бухгалтерском учете. Поэтому их либо возвращают материально ответственным лицам для дооформле­ния (переоформления), либо (если в ходе проверки обнаружатся подделка реквизитов, другие злоупотребления) оставляют в бухгал­терии и немедленно сообщают руководителю предприятия для привлечения виновных к ответственности.

Следующим этапом учетного процесса является бухгалтерская обработка первичных документов. Она объединяет такие прие­мы, как:

♦ группировку документов — деление их на пачки по тем или иным признакам: объектам учета, времени совершения операций, виду операций (на поступление и на отпуск материальных ценнос­тей) и т. д.;

♦ расценку приведенных в документах трудовых или натураль­ных величин — таксировку документов (например, в документах, которыми оформлена передача материалов со склада предприятия в производственный цех, проставляют цены и умножают их на ко­личество отпущенных материалов);

♦ контировку осуществляют путем проставления на каждом до­кументе корреспондирующих счетов - бухгалтерских проводок.

Информация из обработанных первичных документов перено­сится в учетные регистры, на основании которых впоследствии составляется отчетность предприятия.

До окончания финансового года все документы находятся на текущем хранении в бухгалтерии предприятия. После составления годовой отчетности первичные документы передаются в бухгалтерский архив, где их хранят пере­плетенными, в виде книг. Выдача документов из архива производит­ся только с разрешения главного бухгалтера предприятия, изъятие документов — на основании письменного запроса судебно-следственных органов. На место изъятых документов прикладываются их копии. Для каждого вида документов законодательно установ­лены свои сроки хранения. Например, оправдательные документы и ведомости должны храниться не менее 3 лет; акты документаль­ных ревизий, проверок государственных органов, главные книги -не менее 5 лет; лицевые счета работников по заработной плате - не менее 5 лет и т. д. По истечении этих сроков наиболее важные до­кументы передаются для хранения в специальные государственные архивы; остальные — как утильсырье реализуются специальной за­готовительной организации.

Оптимизация организации учета на предприятии, наряду с про­чими, включает такие направления, как:

♦ ускорение документооборота;

♦ унификацию и стандартизацию документов;

♦ применение средств вычислительной техники для выписки и обработки документов.

Документооборот – движение каждого первичного документа от места выписки (или поступления на предприятие) через все стадии его приемки и бухгалтерской обработки до сдачи в архив.

Согласно Закону о бухгалтерском учете и отчетности, а также инструкциям архивных фондов, ответственность за организацию документооборота на предприятии возложена на главного бухгалте­ра. В соответствии с учетной политикой предприятия он разрабаты­вает график документооборота, который является обязательным к исполнению всеми подразделениями и службами. В графике указы­ваются порядок и сроки сдачи документов в бухгалтерию, сроки их обработки и исполнители. Нарушение графика документооборота на любом этапе неизбежно приводит к снижению качества управле­ния, текущего и последующего контроля, аналитической и планово-экономической работы.

Унификацией документов называется разра­ботка и применение единых форм для регистрации однородных хо­зяйственных операций независимо от отрасли, вида деятельности, формы собственности предприятия. Унификация форм первичных документов проводится Министерством финансов, Министерством статистики и анализа, другими министерствами и ведомствами и имеет огромное значение как для экономики республики, так и для экономики конкретного предприятия. Она позволяет снизить затра­ты на изготовление документов; упрощает их оформление; облегча­ет применение средств вычислительной техники.

Стандартизация — централизованное установление одинаковых размеров бланков од­нотипных документов. Стандартизация позволяет значительно со­кратить расход бумаги; упростить обработку и хранение документов.

Инвентаризация – это проверка фактического наличия имущества предприятия (или его обязательств) и их соответствия учетным данным.

Инвентаризация как один из важнейших приемов бухгал­терского учета широко используется в практике управления пред­приятием.

Различают плановые и внеплановые инвентаризации, а по полноте охвата средств предприятия — полные и частичные. Перио­дичность и сроки проведения инвентаризации зависят от вида ма­териальных ценностей и устанавливаются в соответствии с действу­ющим законодательством руководителем предприятия. В начале финансового года главный бухгалтер составляет график проведе­ния инвентаризации имущества, имеющегося на предприятии. При этом учитывается информация о датах планируемого ухода в отпуск материально ответственных лиц, их стаж работы в занимае­мой должности, результаты предыдущих инвентаризаций. График проведения инвентаризации утверждается руководителем предприя­тия и хранится в сейфе главного бухгалтера, является секретной ин­формацией. Инвентаризации, проводимые в течение финансового года на основании такого графика (например, перед составлением го­дового финансового отчета; при уходе в отпуск материально от­ветственного лица и т. д.) называются плановыми.

Внеплановые инвентаризации, как правило, невозможно пред­видеть, а значит и заранее запланировать на конкретную дату. К ним относят инвентаризации, проводимые по распоряжению ру­ководителя предприятия или вышестоящих органов:

♦ при смене руководителя или главного бухгалтера предприятия;

♦ по требованию ревизора или аудитора, проводящих докумен­тальную проверку;

♦ по требованию судебно-следственных органов или других го­сударственных органов;

♦ после хищений (или поступления информации об их совер­шении);

♦ после стихийных бедствий (наводнения, пожара и т. д.).

При полной инвентаризации проверяют все без исключения виды имущества и обязательств предприятия. Ее проводят не реже одно­го раза в год, как правило, перед составлением годового финансо­вого отчета. Среднее предприятие обладает достаточно большим количеством самых разнообразных видов имущества. Проверить их фактическое наличие одновременно за несколько дней силами персонала самого предприятия невозможно. Поэтому в инструк­ции установлены следующие сроки:

♦ инвентаризация основных средств может быть начата не ра­нее 1 ноября;

♦ капитальные работы инвентаризуются не ранее 1 декабря;

♦ денежные средства в кассе — по состоянию на 1 января и так далее.

При частичной инвентаризации проверяют какой-либо один вид имущества (или обязательств) предприятия: только материалы на складе или только наличие денег в кассе и т. д.

Общий порядок проведения инвентаризации материальных ценностей предприятия состоит из следующих этапов:

1. На основании приказа руководителя предприятия создается инвентаризационная комиссия, включающая не менее 3 человек:

♦ материально ответственное лицо, за которым закреплены проверяемые ценности;

♦ работника экономической службы предприятия (бухгалтер, экономист и т. д.);

♦ работника управленческого персонала, имеющего специаль­ное образование, которое позволяет наиболее объективно оценить состояние проверяемых материальных ценностей (например: если проводят инвентаризацию товаров, в качестве члена комиссии приглашается товаровед; если основных средств — инженер (глав­ный инженер) предприятия и т. д.).

2. В бухгалтерии производится сверка данных аналитического и синтетического учета, уточнение и устранение выявленных рас­хождений по каждому наименованию ценностей, закрепленных за проверяемым материально ответственным лицом.

3. На месте проведения проверки комиссия ставит в известность о приказе на проведение инвентаризации материально ответствен­ное лицо. Если на момент проведения инвентаризации у матери­ально ответственного лица имеются первичные документы на по­ступление или отпуск материальных ценностей, которые еще не сданы в бухгалтерию, они предъявляются комиссии после состав­ления здесь же, в присутствии комиссии отчета (например, кассир составляет «Отчет кассира», кладовщик «Отчет о движении мате­риалов по складу»). Документы и отчет визируются членами ко­миссии - в левом верхнем углу каждого документа ставится дата проведения инвентаризации и подписи всех членов комиссии. После этого у материально-ответственного лица берут расписку в том, что все имеющиеся у него первичные документы сданы в бух­галтерию или предъявлены комиссии (как правило, текст распис­ки, напечатанный типографским способом, имеется на каждом стандартном бланке инвентаризационной описи).

4. Все материальные ценности, закрепленные за проверяемым материально ответственным лицом, взвешиваются, перемеривают­ся, пересчитываются в присутствии комиссии и записываются в инвентаризационную опись по наименованиям, видам, сортам, количеству. Материально ответственное лицо является членом ко­миссии, но не имеет права делать записи в инвентаризационную опись. По окончании инвентаризации в инвентаризационной опи­си подписываются постраничные и общие итоги, которые заверя­ются подписями всех членов комиссии, а материально ответствен­ное лицо дает расписку в том, что все представленные им для про­верки ценности учтены и претензий к комиссии нет (текст распис­ки, напечатанный типографским способом, находится на послед­ней странице стандартного бланка инвентаризационной описи).

5. В бухгалтерии производится проверка инвентаризационной описи. Для выведения результатов инвентаризации бухгалтер по тем позициям, где есть расхождения, заполняет сличительную ве­домость, в которой указывается фактическое наличие материаль­ных ценностей (информацию берут из инвентаризационной описи) и количество материальных ценностей, закрепленных за материально ответственным лицом согласно бухгалтерским кни­гам (записям), первичным документам. Затем по каждой позиции (строчке) бухгалтер рассчитывает отклонения. Если фактическое наличие материальных ценностей больше того, что числится в бух­галтерском учете, то речь идет об их излишках. Если фактическое наличие материальных ценностей меньше того, что числится в бух­галтерском учете, то речь идет об их недостаче.

Таблица 1 – Сличительная ведомость

Номер п/п	Наимено-вание	Ед. изм.	Цена	Фактическим	По данным БУ	Отклонение
кол-во	сумма	кол-во	сумма	недостача	излишки
кол-во	сумма	кол-во	сумма
	Мука пшеничная, 1 сорт	кг			220 000		220 000
	Сахар песок, 1 с	кг			262 500		297 500		35 000
	Сахар рафинад	уп./ 1кг			162 000		153 000				9 000
	Итого				644 500		670 500		35 000		9 000

У материально ответственного лица берут письменное объясне­ние всех фактов выявленных отклонений: недостачи или излишков.

6. Инвентаризационная опись, сличительная ведомость и объяс­нительная записка материально ответственного лица вместе с пред­ложениями инвентаризационной комиссии об отражении в учете вы­явленных отклонений передаются руководителю для рассмотрения и утверждения. На основании действующего законодательства и с уче­том представленных документов принимается решение об оприходо­вании излишков, о списании стоимости недостающих ценностей: на издержки хозяйственной деятельности (в пределах норм естествен­ной убыли), на виновное лицо, которое обязано возместить нанесен­ный им ущерб на убытки предприятия (если виновных лиц нет).

7. На основании утвержденной инвентаризационной описи, сличительной ведомости и решения руководителя бухгалтер делает соответствующие проводки, позволяющие скорректировать учет­ные данные и привести их в соответствие с реальным наличием ценностей. При этом все излишки материальных ценностей приходуются.

Ситуация. В результате инвентаризации выявлен излишек денег в кассе предприятия на сумму 50 000 р.

Оприходование излишка

Д 50 К 91 – 50 000

Ситуация. В результате инвентаризации выявлена недостача денег в кассе предприятия на сумму 300 000 р.

1) Выявлена недостача

Д 94 К 50 – 300 000

2) По решению руководителя недостача отнесена на виновное лицо

Д 73/2 К 94 – 300 000

3) Сумма недостачи, отнесенная на виновное лицо, погашена внесением денег в кассу

Д 50 К 73/2 – 300 000

4) Сумма недостачи, отнесенная на виновное лицо, согласно письменному заявлению удержана из заработной платы

Д 70 К 73/2 – 300 000

5) Сумма недостачи отнесена на убытки

Д 92 К 94 – 300 000

Тема 8 Учётные регистры

1 Учетные регистры, их сущность и классификация

2 Способы записей в учетных регистрах

3 Ошибки в документах и регистрах, способы их исправления

Дата добавления: 2014-01-05