Фильтрация базы данных

Во многих случаях предпочтительнее работать с подмножеством базы данных — ограниченной группой записей. Фильтр используется для того, чтобы выбрать записи, удовлетворяющие определенному условию, и временно скрыть все ос­тальные записи. Настраивая фильтр, вводят соответствующее условие фильт­рации.

Для настройки фильтра необходимо выбрать любую ячейку в базе данных и выполнить команду Данные/Фильтр/Автофильтр. Excel читает все записи в базе данных и создает список условий фильтрации для каждого поля. Щелкните на раскры­вающей кнопке, которая появляется рядом с каждым именем поля, чтобы по­лучить доступ к списку его условий (рис. 4.3).

Рис. 4.3. Автофильтр.

Значения автофильтра:

- Все – условие, задаваемое по умолчанию для каждого поля;

- Первые 10 – используется для отображения первых или последних 10, 5 или любое другое число записей;

- Условие – позволяет задать произвольное условие отбора записей для отображения.

При использовании фильтра все записи, не входящие в подмножество, скрываются. Число обнаруженных записей и общее число записей в базе данных отображается в строке состояния. Каждая запись сохраняет исходный номер строки. Номера отфильтрованных записей отображаются синим цветом.

Производить фильтрацию можно по нескольким полям. Чтобы вновь отобразить всю базу данных, необходимо выбрать пункт Все в качестве критерия фильтра во всех полях или просто выполнить команду Данные/Фильтр/Отобразить все.

Дата добавления: 2014-01-05