Лекция 2. Форматирование рабочих листов

Ячейки со сдвигом вверх - ячейки, находящиеся ниже выделенных ячеек сдвигаются вверх;

3. Строку – удаляется строка, содержащая выделенную ячейку;

4. Столбец – удаляется столбец, содержащий выделенную ячейку.

Вставка ячеек, строк и столбцов выполняется командой меню Вставка, при этом следует предварительно активизировать ячейку той строки или столбца, перед которым будет выполнена вставка.

Пример формирования листа «Баланс» (лабораторная работа 1) представлен в приложении Б.

Применение автоформатов.

Средство MS Excel Автоформат позволяет форматировать таблицы и отчеты за один шаг с помощью совокупности числовых форматов, обрамлений, затенений и выравнивания.

Чтобы применить Автоформат к таблице следует:

1. Выделить диапазон, содержащий таблицу.

2. Выполнить Формат\Автоформат. Откроется окно Автоформат.

3. Выделить желаемый формат в списке форматов и просмотреть образец.

4. Нажать OK.

Если полученный результат не соответствует ожиданиям, следует сразу же выполнить команду Правка\Отменить Автоформат.

Принимать форматы Автоформата целиком не обязательно. Можно решить, какие из видов автоформатирования в Автоформате применить к таблице. Это т прием используют, если таблица уже отформатирована другими цветами или применен пользовательский числовой формат или формат дат, который не желательно менять автоформатированием.

Чтобы выбрать элементы автоформатирования нужно:

1. Выделить диапазон или ячейку внутри таблицы.

2. Выбрать команду Формат\Автоформат.

3. Выделить желаемый формат в списке форматов.

4. Нажать кнопку Параметры. Диалоговое окно дополнится группой флажков Изменить.

5. Сбросить в группе Изменить флажки форматов, которые не надо использовать.

6. Просмотреть результат. Нажать OK.

Копирование и вставка форматов

Правка чернового документа почти всегда начинается с форматирования отдельных ячеек. MS Excel предлагает простой способ повторного использования уже созданных форматов с помощью кнопки панели инструментов Стандартная Формат по образцу. Для этого:

1. Выделить ячейку, из которой нужно скопировать формат (ячейка источник).

2. Щелкнуть кнопку Формат по образцу. К обычному указателю добавится значок кисти.

3. Поместить указатель мыши в первую из ячеек, в которые нужно ввести новый формат (ячейки-адресаты). Удерживая нажатой кнопку мыши, следует перетащить указатель по этим ячейкам. Ячейки-адресаты будут автоматически отформатированы так же, как и ячейка-источник.

Данные шаги позволяют скопировать только форматирование ячейки, такое как цвет шрифта или заливки, выравнивание или ориентацию, но не содержимое ячеек.

Копирование формата можно также осуществить вторым способом:

1. Выделить ячейки, которые нужно скопировать.

2. Нажать кнопку Копировать на Стандартной панели инструментов.

3. Выделить ячейку или диапазон, куда осуществляется копирование и выбрать команду меню Правка\Специальная вставка, где в группе Вставить выбрать вариант форматы.

Форматирование шрифта, выравнивание содержимого, изменение ориентации текста и чисел

Чтобы изменить внешний вид символов внутри ячейки или диапазона, следует:

1. Выделить ячейку или диапазон.

2. Выполнить команду Формат\Ячейки. Откроется диалоговое окно Формат ячеек.

3. На вкладке Шрифт выбрать шрифт из списка, начертание, цвет, эффекты, размер шрифта (высота 28 пт равна приблизительно 1 см) и т.д. Нажать кнопку OK.

Можно выполнить форматирование с помощью комбинации клавиш, что значительно ускоряет процесс форматирования:

Формат	Сочетание клавиш
Полужирный	Ctrl+2
Курсив	Ctrl+3
Подчеркнутый	Ctrl+4
Перечеркнутый	Ctrl+5

Чтобы вернуться к обычному формату следует выключить все включения повторным нажатием соответствующих сочетаний клавиш.

Использование цветов в форматировании помогает разграничивать части экрана, а также делает работу с документом более приятной.

В неформатированных ячейках текст выравнивается по левому краю столбца, а числа по правому краю. Для улучшения вида рабочего листа:

1. На вкладке Выравнивание выбрать один из переключателей в группе по горизонтали, затем один из переключателей в группе по вертикали.

2. Если в ячейку введен слишком длинный текст на вкладке Выравнивание в группе Отображение выбрать опцию переносить по словам. При этом MS Excel перенесет текст так, чтобы он соответствовал ширине ячейки. Высота ячейки увеличится, чтобы вместить несколько строк.

3. Опция Объединение ячеек используется с цельюраспределения текста по нескольким ячейкам. В объединенную ячейку Microsoft MS Excel помещает только данные верхнего левого угла из выделенного диапазона. Данные из других ячеек уничтожаются. В объединенной ячейке текст можно выровнять по усмотрению пользователя.

В MS Excel имеется возможность одновременного объединения и центрирования текста. Для этого:

1. Скопировать нужные данные в верхнюю левую ячейку внутри диапазона.

2. Выделить ячейки, которые необходимо объединить.

3. Для объединения ячеек в одной строке или одном столбце и выравнивания по центру содержимого ячеек нажать кнопку Объединить и поместить в центре на панели инструментов Форматирование (маленькая буква а между стрелками, направленными влево и вправо).

Чтобы выполнить разбивку объединенных ячеек:

Выделить объединенную ячейку.

Щелкните кнопку Объединить и поместить в центре на панели инструментов Форматирование, после чего будет отменено объединение. Можно также выключить опцию объединение ячеек (команда Формат\Ячейки\ вкладка Выравнивание). Нажать кнопку OK.

Если нужно текст или числа расположить под углом или вертикально, следует:

1. Выделить заголовок или надпись, которую нужно повернуть.

2. Выбрать Формат\Ячейки \вкладка Выравнивание.

3. Выбрать ориентацию текста в группе параметров Ориентация.

Конструирование числовых форматов

Для создания пользовательских числовых форматов требуется знание нескольких специальных символов, которые MS Excel использует при расшифровке форматов.

При конструировании собственных форматов эти символы вводятся в текстовое поле Тип при выполнении команды Формат\Ячейки\ вкладка Число \группа Числовые форматы \ все форматы.

Если ячейка заполнена символами # «решетка», это значит, что ширина столбца недостаточна для отображения числа в заданном формате и следует увеличить ширину.

Символы форматирования для пользовательских форматов:

1) Основной – Использует формат по умолчанию в неформатируемых ячейках. Отображает числа с такой точностью, какую допускает ширина столбца. Слишком большие и слишком маленькие числа отображает в экспоненциальном формате.

2) # - Действует как заполнитель для цифр, незначащие нули не отображаются. Десятичная дробь округляется до числа символов # справа от запятой. Например, значение числа 7,4 в формате ### ###,##грн отобразится как 7,4р., а число 0,257 отобразится как ,26р.

3) 0 - Действует как заполнитель для цифр. Используется для отображения нулей при отсутствии цифры, незначащие нули отображаются. Десятичная дробь округляется до числа нулей справа от запятой. Например, значение числа 7,4 в формате ### #0,00р. отобразится как 7,40р., а число 0,257 отобразится как 0,26р. Если нужно числа от 0 до 9 представить в виде 000, 001, 002 и т.д. до 009, топользовательскийформат для таких чисел будет иметь вид 000.

4)? - Действует как заполнитель для цифр таким же способом как 0, но незначащие нули замещаются пробелами так, что числа выравниваются правильно. Например, значение числа 7,4 в формате #0,0?р. отобразится как 7,4_р. ( перед р. - пробел ).

5) _ (символ подчеркивания) – Делает пропуск шириной в символ справа от него.

6) Десятичный разделитель – Отмечает положение запятой в десятичном числе. Для отображения 0 целых в пользовательском формате перед запятой следует использовать знак 0.

7) Разделитель групп разрядов (пробел внутри числового формата) – Разделяет группы разрядов в числе. Нужно пометить только первое его положение. Например, число 876 456 234 в формате # ##0,00р. будет иметь вид 876 456 234,00р.

8) % -Умножает число на 100 и отображает его как проценты от единицы со знаком %. При чем при вводе числа в заранее отформатированную ячейку умножение не производится.

9): р. + - () – Данные символы отображаются в том же месте форматируемого числа, в котором вводятся.

10) ”текст“ – Отображает текст, заданный в кавычках. Например, если пользователю нужно числа от 10 до 100 представить в виде Расчетный счет № 0010, Расчетный счет № 0011,..., Расчетный счет № 0099, Расчетный счет № 0100, то пользовательский формат будет иметь вид: ”Расчетный счет № “0000.

11) @ -Указывает место в формате, где будет отображен введенный пользователем текст. Например, в ячейках содержится информация:

АА КК ДДВ СКМ

Следует получить результат →

Материал АА Материал КК Материал ДДВ Материал СКМ

Для получения такого результата следует пользовательский формат написать как: ”Материал “@.

12) [цвет] – Форматирует содержимое ячейки (текст и числа) заданным цветом. Можно задать цвета [Черный], [Белый], [Красный], [Синий], [Зеленый], [Желтый] или [цвет #], где # обозначает номер цвета от 1 до 56 на цветовой палитре. Цветовую палитру MS Excel можно увидеть, выполнив команду Сервис\Параметры \вкладка Цвет. Цвета на палитре нумеруются слева направо и далее вниз.

Например: если в ячейке задан формат вида [Красный]0,00%, то число 89, введенное в эту ячейку, будет представлено красным цветом в виде 89,00%

13) *символ – Заполняет остаток ширины ячейки символом, следующим за звездочкой. Например: дополним формат [Красный]0,00%*< (звездочкой и знаком «меньше»). После ввода в ячейку числа 89 получим: 89,00%<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<< (26 знаков «меньше»).

14) Пробел в конце числового формата – Осуществляет сдвиг десятичной запятой на три разряда влево. Соответственно, два пробела в конце числового формата сдвигают десятичную запятую на шесть разрядов влево. Например, введенное в ячейку число 500 000 в формате ###__” млн. грн“, будет получено в виде 5 млн. грн.; число 567 в формате ###_ будет получено в виде 0,567.

15) [значение условия] – Задает внутри числового формата условие, при котором будет применяться данный формат. Например, если число больше 999, то представить его в количестве тысяч гривен, иначе – в количестве гривен. Формат числа: [>999]0,00_”тыс. грн”; 0,00”грн”. В соответствии с этим форматом получим числа:

Результат →

2,00 тыс. грн 23,00 грн 45,68 тыс. грн 999,00 грн

16) \ (обратная наклонная черта) – Отображает как текст один, следующий за ней специальный символ или одну цифру.

Важным моментом при конструировании числовых форматов является учет того, что пользовательские форматы могут состоять из четырех секций, разделенных знаком точки с запятой:

положительный формат; отрицательный формат; нулевой формат; формат текста

Первая секция определяет формат для положительных чисел в ячейке, вторая - для отрицательных чисел, третья - для нулевого значения числа, четвертая – для текста. Все секции заполняются последовательно друг за другом в одной строке. При отсутствии необходимости заполнения всех 4-х секций, формат в секции отсутствует, но ставится точка с запятой.

Примеры конструирования форматов

Дата добавления: 2014-01-06