Лекция 2. Поиск и замена данных

Полей

<<

>>

<

>

Кнопки позволяют перемещать выбранные имена полей в новую таблицу или из нее, а кнопки делают то же самое со всем набором полей таблицы.

На следующем шаге мастера нужно задать имя таблицы и ключевое поле (лучше выбрать режим самостоятельного определения ключа пользователем).

Создание таблицы в окне Конструктора

Создание таблиц в окне Конструктора предоставляет наиболее широкие возможности по определению параметров создаваемой таблицы.

При выборе режима Создать/Конструктор появится окно конструктора таблицы:

	Заказы: таблица
	Имя поля	Тип данных	Описание
Свойства поля
Общие	Подстановка
Размер поля
Формат поля
Число десятичных знаков
Маска поля
Подпись
Значение по умолчанию
Условие на значение
Сообщение об ошибке
Обязательное поле
Индексированное поле

Имя поля – может содержать до 64 символов, но не может начинаться с пробела. Два поля в одной таблице не могут иметь одинаковых наименований.

Тип данных:

1. Текстовый (до 255 символов по умолчанию)

2. Числовые поля:

- при вводе числового поля автоматически выполняется проверка на соответствие числовому типу;

- выполнение математических операций возможно только над числовыми полями.

Используя значения Свойства Размер поля, можно установить следующий формат для полей числового типа:

Значение	Описание	Число десятичных знаков	Размер
Байт	Числа от 0 до 255	отсутств.	1 байт
Целое	числа от - 32768 до 32768	отсутств.	2 байта
Дл. целое	(значение по умолчанию)	отсутств.	4 байта
Одинарное с пл. точкой (4 байт)			4 байта
Двойное с пл. точкой (8 байт)			8 байт

Для указания числа десятичных знаков используется свойство с соответственным названием. По умолчанию задается атрибут Авто.

3. Поля денежного типа

По умолчанию денежный тип принимается с двумя знаками после запятой, число знаков после запятой при желании можно изменить (от 1 до 4 знаков).

4. Поля типа Счетчик

Поля типа С четчик предназначены для хранения данных, значения которых не редактируются, а устанавливаются автоматически при добавлении каждой новой записи в таблицу. Их значения увеличиваются на 1 при добавлении каждой новой записи или могут быть любым случайным числом (данное свойство можно задать в строке Новые значения – Последовательные или Случайные).

5. Поля дат/времени

Используются для хранения дат и времени полей, в которых данные предоставлены в специальном формате, предоставляет ряд дополнительных преимуществ:

ü возможна установка различных Форматов поля в окне Свойств поля: 19 июля 2005г.; 19-июл-05; 19.06.05;

ü при вводе дат будет выполняться проверка корректности данных.

6. Логические поля

Используются для хранения данных, которые могут принимать одно из двух возможных значений.

Свойство Формат поля позволит использовать один из встроенных форматов: истина/ложь, Да/Нет или Вкл/Выкл.

7. Текстовое поле произвольной длины

Поля МЕМО могут содержать те же типы данных, что и простые текстовые поля. Отличием является то, что размер поля МЕМО не ограничен 255 символами, а может содержать до 65535 символов.

8. Поля объекта OLE

MS Access позволяет хранить в таблицах изображения и другие двоичные рисунки (например, электронную таблицу MS EXCEL, документы MS Word, рисунок, звукозапись).

9. Мастер подстановок

Выбор этого типа данных запускает Мастер подстановок, предназначенный для создания поля, в котором предлагается выбор значений из раскрывающегося списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы.

Свойства полей

Размер поля задает max размер данных, для хранения которых предназначено данное поле. Это свойство зависит от типа данных.

Число десятичных знаков используется для числовых полей, размер которых – одинарное или двойное с плавающей точкой.

Формат поля позволяет определить формат представления данных на экран или на печать. Это свойство зависит от типа данных.

Символы для свойства Формат поля

& - в данную позицию должен быть введен произвольный символ или пробел;

@ - в данную позицию может быть введен любой символ или пробел;

< - преобразует все символы справа к нижнему регистру;

- преобразует все символы справа к верхнему регистру.

Маска ввода. Для текстового, числового и денежного типов данных, а также для типа Дата/Время можно задать маску ввода, которую пользователь увидит на экране при вводе данных. Список шаблонов масок задан, шаблоны можно редактировать. Символ шаблона – это замещающий символ, появляющийся там, где будет вводиться текст.

Символы, используемые для задания маски ввода:

0 – в данную позицию должна быть введена цифра, не допускается ввод знаков

«+», «-» (обязательный символ);

9 – в данную позицию может быть введена цифра или пробел («+», «-» вводить нельзя). Если пользователь не занесет в эту позицию информацию, то MS Access ее пропустит;

# - в данную позицию может быть введена цифра, пробел, «+», «-». Если пользователь пропустит эту позицию, то MS Access занесет в нее пробел;

L – в данную позицию должна быть введена буква (обязательный символ);

? – в данную позицию должна быть введена буква (в случае пропуска позиции никакая буква не заносится, необязательный символ);

А – в данную позицию должна быть введена буква или цифра (обязательный символ);

а – в данную позицию может быть введена буква или цифра;

"Like" – позволяет задавать константу-строку или константу-символ;

Like "А"???? – значение должно иметь 5 символов и начинаться с буквы А. Автор, Адрес;

! – обозначает, что маска всегда записывается справа налево (обычно слева направо), используется, когда в левой части маски находится код, который записывать не обязательно;

& - в данную позицию должен быть введен произвольный символ или пробел (обязательный символ);

@ - в данную позицию может быть введен любой символ или пробел;

< - преобразует все символы справа к нижнему регистру;

> - преобразует все символы справа к верхнему регистру;

Подпись поля используется для того, чтобы в таблицах, отчетах, формах, имя поля отличалось, например, было более содержательным.

Значение по умолчанию. Данное значение будет автоматически добавляться в поле новой записи (кроме полей типа счетчик, МЕМО, объект OLE)

Условие на значение задает выражение, которое при вводе или редактировании должно быть истинным.

Например,

> 0 – для проверки ввода положительных чисел;

> 0 and < 1000 – число больше 0 и меньше 1000;

between #01.01.00# and #01.01.01# – дата находится в диапазоне от 01.01.2000 и до 01.01.2001;

>#01.01.00# and <#01.01.01# – дата находится в диапазоне от 01.01.2000 и до 01.01.2001;

between # 01.01.00# and date () - дата находится в диапазоне от 01.01.2000 и до текущей даты

Сообщение об ошибке Если вводимое данное не удовлетворяет условию, то выводится сообщение об ошибке.

Обязательное поле – если в данном поле не может быть 0 или NULL, то выбрать ДА.

Индексированное поле – совпадения не допускаются.

Кроме условий на значение для каждого поля, возможно задание условий на значение для всей таблицы. Выбрать кнопку Свойства таблицы на панели инструментов Вид - свойства. Откроется окно Свойства таблицы и в строке Условие на значение, например, [Дата 1] <> [Дата 2].

По завершении создания таблицы закрыть окно Конструктора (х), затем выделить имя таблицы во вкладке Таблицы и нажать кнопку Открыть.

Поиск данных

Для поиска данных используется команда Правка/Найти или пиктограмма Найти, в которых:

ü в поле ввода Образец указываются данные, которые нужно отыскать;

ü кнопки найти и найти далее позволяют найти первое значение по условию, а также перейти к следующим записям с этим условием;

ü поле Просмотр определяет направление поиска;

ü список Совпадение содержит три установки, которые определяют тип сравнения с образцом: с любой частью поля; поле целиком; с начала поля;

ü в средней части окна находятся флажки, которые определяют, как будет осуществляться сравнение: с учетом регистра; с учетом формата полей; только в текущем поле.

Примеры:

*55* -найдет значения 5538, 2558, 1355.

п?л – найдет пол, пал, пел, а при выкл. режиме учета регистра ПОЛ, Пол, и т.д.

При поиске дат или номеров телефонов

3##-##-5# желательно включать режим с учетом формата полей, т.к. телефон будет храниться как набор цифр.

*.03. * -все даты марта.

[ ]- соответствует любому одному символу из заключенных в скобки:

Р[оаю]машкин – Ромашкин, Рамашкин, Рюмашкин.

! – соответствует любому одному символу, кроме заключенных в скобки:

[!В]етров – Петров, Метров…

[А-I]033- A033, B033, D033 …

Примеры:

При указании условия поиска Пол и установки режима Совпадение поля целиком будет найдено только слово Пол. В случае режима С начала поля можно найти слова: Полка, Поле, Полтора, Ползком. В случае режима С любой частью поля Сполз. Уполз,…

В случае необходимости поиска символов *, #,? необходимо их заключить в квадратные скобки. Например, для поиска слова Образец #3 нужно ввести условие Образец [#]3.

Замена данных

Используется пункт меню Правка/Заменить. Окно аналогично окну Поиск, но появляется дополнительная строка: заменить на. Таким образом, сначала выполняется поиск того текста, который нужно заменить, затем происходит замена.

Сортировка данных

Сортировку можно выполнить по любому полю. При этом порядок записей устанавливается в соответствии со значениями величин, хранящихся в данном поле. Для выполнения сортировки нужно выделить столбец, по которому будет выполнена сортировка, и выбрать команду Записи/Сортировка или воспользоваться соответствующими кнопками на Панели инструментов.

Для выполнения сортировки по нескольким полям одновременно, нужно выполнить следующую последовательность действий:

Должность	Зарплата
Директор
Менеджер
Менеджер
Программист
Программист

1) Расположить поле, которое вы хотите отсортировать, первым (поле Должность), левее поля, которое вы хотите отсортировать вторым (поле Зарплата);

2) Выделить оба столбца.

3) Нажать кнопку Сортировка на Панели инструментов или вызвать команду Записи/Сортировка.

Экспорт и импорт таблиц из одной базы данных в другую

Для того чтобы выполнить экспорт таблиц из одной базы данных в другую, нужно:

1) в списке таблиц выделить ту таблицу, которую вы будете экспортировать (передавать);

2) выбрать команду Файл/Экспорт;

3) в следующем диалоговом окне выбрать имя файла базы данных, в которую будет выполняться экспорт, и нажать кнопку Экспорт. Откроется окно, в котором будет предложено выбрать два варианта экспорта: структура и данные; только структура.

В отличие от экспорта, импорт таблиц может передавать несколько таблиц MS Access одновременно. Для этого нужно выполнить следующую последовательность действий:

1) в окне базы данных, которую вы хотите импортировать, перейти во вкладку "таблицы" и нажать кнопку Создать/Импорт таблиц или Файл/Внешние данные/Импорт;

2) в поле Папка указать папку, в которой находится база данных, из которой будет выполнен импорт. Выделить имя базы данных;

3) нажать кнопку Импорт;

4) выделить одну или несколько имен таблиц, которые будут импортироваться, и нажать ОК.

Для расширения возможностей окна Импорт можно нажать кнопку Параметры, которая позволит определить режим копирования – "копировать ли структуру" или "структуру и данные"

Для копирования записей из одной базы в другую целесообразно пользоваться буфером обмена (выделить записи и т.д.)

Изменение количества отображаемых столбцов

Для того, чтобы скрыть ряд столбцов таблицы, нужно их выделить и выбрать команду Формат/Скрыть столбцы.

Для отображения столбцов на экране используется команда Формат/Показать столбцы.

Фиксация столбцов таблицы

При просмотре таблиц с большим количеством столбцов сложно ориентироваться в информации. Поэтому возникает необходимость закрепить столбцы. Для этого нужно выделить закрепленные столбцы и выбрать команду Формат/Закрепить столбцы.

Для отмены данного режима используется команда Формат/Освободить все столбцы.

Дата добавления: 2014-01-06