Движение документов от момента их составления или принятия от других предприятий, включая и отражение в бухгалтерском учете, называется документооборотом

Для обеспечения строгого контроля за правильным и своевременным отражением хозяйственных операций в документах на предприятии предусмотрен определенный порядок составления и обработки документов, который называется планом документо-оборота.

Документооборот и его организация

На каждом предприятии план документооборота разрабатывает главный бухгалтер, а утверждает руководитель. В плане дается перечень всех первичных документов, по каждому из них указывается, кто и в какие сроки его составляет, куда и когда представляет и кто из счетных работников документ обрабатывает.

Правильно организованный документооборот исключает лишние операции, повышает ответственность исполнителей за оформление документов, сокращает сроки обработки информации, все это повышает оперативность в учете.

Проверка документов осуществляется по трем признакам:

с формальной стороны;

по существу;

арифметически.

Формальная проверка документов заключается в выяснении полноты заполнения всех необходимых реквизитов, наличия и подлинности подписей, нет ли в документе подчисток, помарок, неоговоренных исправлений.

Проверка документов по существу предполагает выяснение законности и целесообразности хозяйственных операций, отраженных в этих документах.

Арифметической называется проверка правильности подсчета, выведения итогов и других арифметических действий.

После проверки документы группируют, то есть собирают за определенный период по однородным признакам, например, кассовые документы, документы по движению материалов, по отгрузке и реализации продукции, банковские документы и др. Группировка позволяет значительно сократить количество учетных записей и эффективнее осуществлять контроль за хозяйственной деятельностью.

Таксировка – это денежная оценка хозяйственных операций, отраженных в документах. Многие поступившие в бухгалтерию документы имеют только натуральные и трудовые измерители. При таксировке эти показатели в документах отражают и по сумме.

Контировка – это указание в документах корреспондирующих счетов (Д-т, К-т) по каждой хозяйственной операции. Контировка делается либо на самом документе в соответствующих графах, либо к документам прилагается мемориальный ордер, который представляет собой особый документ бухгалтерского оформления.

Все документы, послужившие основанием для учетных записей, должны храниться в текущем архиве предприятия определенное время. На папках подписывают название предприятия, год и месяц составления документов, количество листов в папке.

Бухгалтерские документы в зависимости от их значимости имеют различные сроки хранения (три, пять, десять лет).

Ряд важнейших документов подлежит постоянному хранению в текущем архиве предприятия. К ним относятся приказы по предприятию, годовые отчеты, Главная книга, лицевые счета работников. Остальные документы по истечении установленного времени хранения передают в постоянный архив или уничтожаются.

На выбывающие из текущего архива документы составляется акт, который хранится в архиве.

Сама технология учетного процесса предусматривает многочисленную запись одних и тех же учетных данных в разных регистрах. Поэтому нередко допускаются ошибки в бухгалтерском учете.

Наиболее характерными ошибками в процессе отображения хозяйственных операций на счетах являются: описки, числовые ошибки, ошибочные корреспонденции счетов, нарушение взаимосвязи синтетических счетов с аналитическими, непридерживание метода двойной записи, ошибочные оценки и таксировка и др.

Главными причинами возникновения ошибок является большая загруженность учетных работников, их быстрая утомляемость, отсутствие надлежащих условий труда, низкий уровень квалификации, достаточно частые изменения нормативных документов, невнима-тельность.

По своему значению ошибки делятся на локальные, которые приводят к искажению информации лишь в том документе или регистре, где они произошли, и не распространяются на другие, и транзитные, которые затрагивают весь учебный процесс.

Все допущенные ошибки необходимо своевременно выявить и надлежащим образом исправить. Как в тексте, так и в цифровых данных бухгалтерских документов и учетных регистров подчистки и исправления не допускаются.

В документах, которыми оформлены кассовые, банковские операции и операции с ценными бумагами, исправления вообще не допускаются.

На практике используют такие способы исправления ошибок: корректурный, дополнительных проводок, сторно.

Корректурный способ используется, когда ошибочную сумму еще не внесли в итог. Неправильный текст или цифры зачеркивают тонкой линией, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Над зачеркнутым надписывают правильный текст или цифры. Это исправление сопровождается надписью "Исправленному верить" и подтверждают подписями лиц, которые подписали данный документ.

Способ дополнительной проводки применяют в том случае, если ошибку допустили лишь в сумме отображаемой операции и только тогда, когда сумма ошибочно указана меньшей, чем надлежало. Необходимо составить такую же бухгалтерскую проводку на разницу между необходимой суммой и уже проведенной на счетах.

Способ сторно, в свою очередь, разделяется на частичное сторно и полное сторно. С помощью частичного и полного сторно исправляют принципиально разные ошибки.

Частичное сторно используют, когда ошибка допущена только в сумме отображаемой операции, причем записана большая сумма, чем необходимо. Для исправления такой ошибки в бухгалтерских регистрах эту сумму записывают красным цветом и при подсчете итога отнимают.

Полное сторно используют для исправления ошибок в корреспонденции счетов, когда операция отображена не на необходимых счетах. Такое исправление проводится в два этапа. Сначала операция отображается на тех же самых счетах, и её сумма указывается красным цветом. Таким образом, ранее неправильно отображенная операция аннулируется.

После этого операцию записывают на тех же счетах, на которых её необходимо отобразить.

5.5. Классификация документов

Для лучшего изучения и использования документы классифи-цируются по наиболее существенным признакам, характеризующим назначение документов в бухгалтерском учете:

1. по назначению;

2. по экономическому содержанию;

3. последовательности (времени) составления;

4. способу охвата фактов хозяйственной деятельности;

5. месту составления (рис. 5.1).

По назначению документы делятся на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные. Распорядительные документы содержат пись-менные приказы и распоряжения на выполнение хозяйственных операций. К их числу относятся доверенности на получение товарно-материальных ценностей, чеки на получение наличных денег с расчетного счета, заказы на изготовление изделий и т.д.

Распорядительные документы подписывают работники предприятия, имеющие право давать указание на совершение отмеченных в документе операций.

Как образец этого вида документа приведем платежное поручение. Этот документ является приказом предприятия банку перечислить указанную в поручении сумму на счет получателя.

Оправдательные (исполнительные) документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции и служат основанием для ее отражения в бухгалтерском учете. К таким документам относятся: акты, накладные, квитанции, ведомости и др. в качестве примера оправдательного документа приведем приходный ордер.

Документы бухгалтерского оформления составляются и используются внутри бухгалтерии. При составлении документов этого вида руководствуются законами, инструкциями, учетными записями. Документы бухгалтерского оформления подписываются главным бухгалтером, который отвечает за их правильность и обоснованность. Примером таких документов могут служить справки об исправлении ранее допущенной ошибки или о начислении арендной платы, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйст-венных расходов и др.

В качестве оправдательного документа приведем форму "Авансового отчета".

Документы бухгалтерского оформления не имеют самостоя-тельного значения, а используются вместе с соответствующими оправдательными документами.

Комбинированные документы одновременно содержат как распоряжение на совершение хозяйственной операции, так и подтверждение о ее совершении. На практике их называют распорядительно-исполнительными. Примерами таких документов являются приходные и расходные кассовые ордера, в которых содержится распоряжение "Принято", "Выдать", а также факт совершения операции – на поступление денег в кассу или выдачу их из кассы.

По экономическому содержанию бухгалтерские документы подразделяются:

на материальные, предназначенные для учета движения материальных ценностей. К ним относятся, например, товарно-транспортная накладная, требование;

денежные, отражающие движение денег в кассе и на счетах в учреждениях банка, например, расходный кассовый ордер;

расчетные, отражающие расчеты предприятия с разными предприятиями, учреждениями, организациями, частными лицами. Примером такого документа является: наряд на сдельную работу.

По последовательности (времени) составления документы делят на первичные и сводные.

В первичных документах впервые находят отражение данные о том или ином факте хозяйственной деятельности и составляют их непосредственно в момент совершения хозяйственной операции. К их числу относятся накладные, приемо-сдаточные акты, квитанции.

Сводными называются документы, составляемые на основе первичных документов. Они составляются для подтверждения полноты и обоснованности обобщения их первичных документов. К сводным документам относятся рассмотренный выше авансовый отчет. Авансовый отчет заполняется на основании первичных документов, где указываются все расходы, произведенные подотчетным лицом. В авансовом отчете, как и в других сводных документах, кроме показателей, взятых из первичных документов, имеются и новые показатели (суммы, списываемые на отдельные объекты учета, общая сумма всех расходов и др.).

К сводным документам также относятся реестры, отчеты о движении материальных ценностей, расчетно-платежные ведомости.

По способу охвата фактов хозяйственной деятельности документы делятся на разовые и накопительные.

Рис. 5.1. Классификация бухгалтерских документов

Разовый документ оформляется один или несколько однородных совпадающих по времени фактов хозяйственной деятельности. Эти документы сразу после их составления передаются в бухгалтерию и служат основанием для бухгалтерских записей. К разовым документам можно отнести: приходный ордер, накладные, кассовые ордера и др. накопительные документы составляются в течение определенного периода (за неделю, декаду, полмесяца) путем постепенного накапливания в них показателей по однородным операциям. Их составляют с целью сокращения учетной работы по составлению документов и проведению записей. Накопительным документом является авансовый отчет. В нем отражаются все расходы, произведенные подотчетным лицом за время, прошедшее с момента получения аванса. К накопительным документам относятся также лимитно-заборные карты, учетные листы, табель учета рабочего времени и др.

По месту составления документы группируют на внутренние и внешние.

Внутренние документы составляются и используются непосредственно на предприятии. К ним относятся кассовые ордера, накладные, акты, ведомости и др.

Внешние документы – это те, которые составляются в одной организации, а используются в другой, например, платежное поручение, счет, выписки из расчетного счета и др.

Одни и те же документы могут относиться к различным классификационным группам, например, кассовый ордер является комбинированным, денежным, первичным, разовым, внутренним документом.

5.6. Инвентаризация

Инвентаризация – это проверка и документальное подтверждение наличия и состояния активов и обязательств (имущества, вложений предприятия в уставные фонды других предприятий, расчетов с дебиторами и кредиторами) предприятия.

Она является одним из элементов бухгалтерского учета и выступает как обязательное дополнение к текущей документации хозяйственных операций.

В наше время порядок подготовки и проведения инвентаризации на предприятиях Украины регулируется следующими нормативными документами:

1) Закон Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" от 16 июля 1999 года № 896-XIV (далее – Закон о БУ);

2) Положения (стандарты) бухгалтерского учета;

3) Инструкция по инвентаризации основных средств, немате-риальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и расчетов, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 11 августа 1994 года № 69, с изменениями, внесенными приказами МФУ от 5 декабря 1997 г. № 268, от 26 мая 2000 г. № 115 (далее – Инструкция № 69);

4) Инструкция о порядке получения, использования, учета и хранения драгоценных металлов и драгоценных камней, утвержденная 6 апреля 1998 г. зарегистрированная в Министерстве юстиции Украины 28 апреля 1998 г. № 271/2711 (далее Инструкция № 84);

5) Инструкция по ведению билетного хозяйства на театрально-зрелищных предприятиях, утвержденная приказом Министерства культуры и искусств Украины от 7 июля 1999 № 452, с изменениями, внесенными приказами этого же Министерства от 15 ноября 1999 г. № 675 (утратил силу) и от 7 июля 2000 г. № 275, зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 20 июля 1999 г. № 483/3776 (далее – Инструкция № 452);

6) Положения об инвентаризации имущества приватизируемых государственных предприятий, а также имущества государственных предприятий и организаций, которое передается в аренду, утвержденное постановлением КМУ от 2 марта 1993 г. № 158 (далее – Положение № 158);

7) Постановление Кабинета Министров Украины от 28 февраля 2000 г. № 419 "Об утверждении порядка представления финансовой отчётности" (далее Постановление № 419).

Статья 10 Закона о БУ утверждает, что инвентаризация проводится в целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учёта и финансовой отчётности. Предприятия обязаны проводить инвентаризацию активов и обязательств, а также документально подтверждать их наличие, состояние и оценку.

Объекты и периодичность проведения инвентаризации определяются собственником (руководителем) предприятия, кроме случаев, когда ее проведение является обязательным согласно действующему законодательству Украины.

Случаи обязательного проведения инвентаризации задек-ларированы п. 12 Постановления № 419. Что касается годовой инвентаризации, то в нем однозначно утверждается: "Перед составлением годовой финансовой отчетности обязательно прове-дение инвентаризации активов и обязательств предприятия". То же, но несколько шире о случаях обязательной инвентаризации говорится и в известной Инструкции № 69.

Вместе с тем, в соответствии с Законом Украины "О прокуратуре", "О службе безопасности в Украине", "О милиции", "О государственной налоговой службе в Украине" и организационно-правовыми основами борьбы с организационной преступностью судебно-следственные органы, проводящие дознание, могут назначить повторные либо дополнительные ревизии по тем или иным вопросам с обязательным проведением инвентаризации ценностей на этих объектах. Необходимость в таких инвентаризациях в большинстве случаев возникает тогда, когда предыдущая ревизия их проводилась.

В отдельных случаях такие инвентаризации проводятся во время ревизий по заданию судебно-следственных органов, если неправильно определены наличие и размер недостач, излишков и других материальных расходов, период их возникновения и ответственные лица.

Необходимость в инвентаризации возникает и в случае отказа поставщика удовлетворить претензию по недогрузке товаров либо при получении от покупателя претензии относительно недогрузки товаров. Тогда проводится выборочная инвентаризация тех товаров, на которые заявлены указанные претензии.

Согласно Инструкции № 69 основными задачами инвентаризации являются:

выявление фактического наличия основных фондов, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств, ценных бумаг и прочих денежных документов, а также объемов незавершенного производства в натуре;

установление излишка или недостачи ценностей и денежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

выявления товарно-материальных ценностей, которые частично утратили свое первоначальное качество, устаревших фасонов и моделей, а также неиспользуемых материальных ценностей и нематериальных активов;

проверка соблюдения условий и порядка хранения мате-риальных и денежных ценностей, а также правил содержания и эксплуатации основных фондов;

проверка реальной стоимости зачисленных на баланс основных фондов, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, ценных бумаг и финансовых вложений, сумм денег в кассах, на расчетном, валютном и других счетах в учреждениях банков, денег в пути, дебиторской и кредиторской задолженности, незавершенного производства, расходов будущих периодов, резервов последующих расходов и платежей.

Действующая Инструкция № 69 устанавливает единые для всех субъектов хозяйствования правила проведения инвентаризации.

Согласно этой Инструкции ответственность за организацию инвентаризации несет руководитель предприятия, который должен создать необходимые условия для ее проведения в сжатые сроки, определить объекты, количество и сроки инвентаризации, кроме случаев, когда она является обязательной. Главный бухгалтер либо юридическое или физическое лицо, отвечающее за ведение бухгалтерского учета, обеспечивает соблюдение норм законо-дательства и правил ее проведения. Материалы инвентаризации и решение инвентаризационной комиссии о регулировании расхождений утверждаются руководителем предприятия с внесением результатов в отчет за период, в котором закончена инвентаризация, а также в годовой отчет, и излагаются в примечаниях к финансовой отчетности.

К условиям, которые должен создать руководитель для результативного проведения инвентаризации, можно отнести ограничения на период инвентаризации количества приходно-расходных операций, проводимых на объекте инвентаризации; предоставление в распоряжение комиссии необходимой техники и соответствующих работников для проведения подготовительных работ (группировка, сортировка, перемещение, укладка, обмер, переве-шивание ТМЦ).

Инвентаризация – трудоемкое дело. Поэтому годовую инвентаризацию нужно начинать в октябре, чтоб завершить ее проведение к декабрю, но не позднее 31 декабря текущего года. При этом стоит ее разделить по видам активов и обязательств предприятия. Например, инвентаризацию запасов осуществить в октябре, а основных средств – в ноябре. На декабрь можно составить инвентаризацию расчетов с дебиторами и кредиторами, инвестиционных вложений предприятия, а тем руководителям, которые заботятся о надлежащем порядке, необходимо проводить ее периодически в течение всего года. Кроме того, такой подход дает возможность своевременно выявить хранения, контролировать их движение и не допускать неоправданных потерь.

Для проведения инвентаризационной работы по письменному приказу руководителя на предприятии создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия в составе руководителя структурного подразделения либо иного работника аппарата управления (для малых предприятий), главного бухгалтера (старшего бухгалтера на правах главного) или его заместителя (если таких нет, другой работник бухгалтерии). В состав комиссии целесообразно было бы включать специалистов, хорошо осведомленных в складских делах (технология хранения ТМЦ), инженерно-технических работников, способных дать оценку технического состояния средства (объекта основных фондов), экономистов и специалистов по маркетингу (которые хорошо знают учетное дело и могут составить рыночную стоимость любого актива). Комиссию возглавляет руководитель предприятия или его заместитель (главный инженер).

При создании инвентаризационной комиссии следует помнить, что в задачи, которые ставятся перед ее членами, входит оценка активов и обязательств предприятия. А это:

1) определение рыночной стоимости любого учетного объекта, определение технического состояния основных средств и принятие решения о целесообразности их дальнейшего использования;

2) определение необходимости в проведении ремонтов технических средств и эффективности проведения незаконченных ремонтов;

3) анализ состояния дебиторской и кредиторской задол-женности предприятия и поиск путей ускорения расчетов;

4) проведение оценки первоначальной стоимости инвестиций и их оценка на дату баланса и др.

Решать такие задачи под силу специалистам высокой квалификации, которые легко ориентируются в сфере приобретения и использования активов предприятия, учета и контроля за этими активами, умеют и хотят действовать на перспективу.

Что касается проведения инвентаризации при приватизации и корпоратизации имущества государственных предприятий, то комиссия утверждается органом приватизации, а при передаче такого имущества в аренду – арендодателем.

Председатель комиссии назначается этими органами, и в ее состав обязательно включается работник органа приватизации или арендодателя.

На предприятиях, где ввиду большого объема работ проведение инвентаризации не может обеспечиваться одной комиссией в местах хранения и производства продукции, приказом руководителя предприятия создаются рабочие инвентаризационные комиссии в составе инженера, технолога, механика, исполнителя работ, товароведа, экономиста, бухгалтера и других опытных работников, которые хорошо знают объект инвентаризации, цены и первичный учет. Рабочие инвентаризационные комиссии возглавляют представители руководителя предприятия, который назначил инвентаризацию. Запрещается назначать председателем рабочей инвентаризационной комиссии из тех же материально ответственных лиц одного и того же работника два года подряд.

Такое право имеет председатель инвентаризационной комиссии, назначенный органом приватизации или арендодателем, которые для проведения инвентаризации на складах, в цехах, участках могут создавать рабочие инвентаризационные комиссии или группы комиссий.

Инвентаризационная комиссия несет ответственность как перед руководителем предприятия, так и по законодательству Украины:

за несвоевременность и несоблюдение порядка проведения инвентаризации, определенного письменным распоряжением (прика-зом) руководителя предприятия и урегулированного действующим законодательством Украины;

за неполную и неточную информацию, внесенную в инвентаризационные описи и в другие инвентаризационные документы;

за несоответствие внесенных в описи отличительных признаков ТМЦ (тип, сорт, марка, размер), по которым определяют их цену;

за неправильное, неточное и несвоевременное оформление инвентаризационных документов, что не соответствует установленному на предприятии порядку.

Руководитель предприятия имеет право распустить комиссию, налагать на ее членов административные или материальные взыскания, а при установлении фактов заведомо неправдивой информации, вследствие чего предприятию был нанесен значительный ущерб, обратиться в органы правосудия.

Инструкция № 69 достаточно полно перечисляет права и обязанности, определяет задачи, возлагаемые на инвентаризационную комиссию. При этом рабочая комиссия всегда подотчетна постоянно действующей и обязана беспрекословно выполнять ее указания и распоряжения.

Постоянно действующие инвентаризационные комиссии:

проводят профилактическую работу по обеспечению сохран-ности ценностей, заслушивают на своих заседаниях руководителей структурных подразделений по этому вопросу;

организуют проведение инвентаризаций и осуществляют инструктаж членов рабочих инвентаризационных комиссий;

осуществляют контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций, а также выборочные инвентаризации товарно-материальных ценностей в местах хранения и переработки в межинвентаризационный период.

Рабочие инвентаризационные комиссии:

осуществляют инвентаризацию имущества, товарно-материаль-ных ценностей, денежных средств, ценных бумаг и других денежных документов, а также незавершенного производства в местах хранения и производства;

совместно с бухгалтерией предприятия принимают участие в определении результатов инвентаризации и разрабатывают предло-жения по зачету недостач и излишков по пересортице, а также списанию недостач в пределах норм естественной убыли;

вносят предложения по упорядочению приемки, хранения и отпуска товарно-материальных ценностей, улучшению учета и контроля за их хранением, а также реализации ненужных предприятию материальных ценностей и имущества;

несут ответственность за своевременность и соблюдения порядка проведения инвентаризаций в соответствии с приказом руководителя предприятия, за полноту и точность внесения в инвентаризационные описи данных о фактических остатках имущества, материальных ценностей, денежных средств и документов, ценных бумаг и задолженности в расчетах;

оформляют протокол с указанием в нем состояния складского хозяйства, результатов инвентаризации и заключений относительно их, предложений о зачете недостач и излишков по пересортице, списании недостач в пределах норм естественной убыли, а также недостач и потерь сверх нормы от порчи ценностей с указанием принятых мер по предупреждению таких потерь и недостач.

Как указывалось, рабочие комиссии создаются только на период проведения инвентаризаций (чаще всего – полных годовых). Постоянно действующие комиссии создаются на весь год и обязаны непрерывно выполнять возложенные на них задачи.

Основными задачами проверок и выборочных инвентаризаций, которые зачастую в межинвентаризационный период выполняет постоянно действующая комиссия, являются:

осуществление контроля за хранением ценностей, соблюдением материально ответственными лицами правил их хранения и ведения первичного учета;

проверка правильности определения инвентаризационных разниц, обоснованность предложений по зачету пересортицы ценностей во всех местах их хранения;

при установлении серьезных нарушений правил проведения инвентаризации и в других случаях проведения по поручению руководителя предприятия повторных сплошных инвентаризаций;

рассмотрение письменных объяснений лиц, которые допустили недостачу или порчу ценностей или другие нарушения, и предложения по регулированию выявленных недостач и потерь от порчи ценностей, зачету вследствие пересортицы отражают в протоколе, в котором должны содержаться сведения о причинах и лицах, виновных в недостачах, потерях и излишках, а также о принятых к ним мерах.

В зависимости от периодичности проведения инвентаризации бывают плановые и внезапные. Плановые инвентаризации готовятся заранее и их основной задачей является не столько установление фактов недостач (излишков), сколько изучение общего состояния дел о соответствии оперативного учета, установленного учетной политикой предприятия, и документальное оформление хозяйственных операций по тому или иному вопросу. Подготовка к плановой инвентаризации включает группировку по названию, сортировку и раскладку по группам ТМЦ для удобного подсчета, измерения, перевешивания. Их расположение в складских помещениях для хранения и дальнейшей переработки, оформление реестра приходно-расходных накладных, товарных, кассовых и других отчетов.

Внезапные инвентаризации проводятся без предварительной подготовки. Главной задачей таких инвентаризаций является установление любых нарушений и лиц, которые допускают данные нарушения, разработка и осуществление мер по недопущению таких нарушений в будущем.

По полноте охвата инвентаризации разделяются на полные и частичные. При полной инвентаризации проверяются активы и обязательства, документально подтверждается их наличие, определяется состояние (пригодность или непригодность к дальнейшему использованию). В случае принятия решения о ликвидации подинвентарного объекта проводится оценка остаточной (реализационной) стоимости. Как правило, это годовая инвентаризация, проводимая перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

Частичная инвентаризация охватывает определенную часть средств или обязательств. Она проводится для обеспечения точности учетных или отчетных данных в целях усиления борьбы с потерями и укрепления финансовой дисциплины.

В зависимости от способа проведения инвентаризации бывают сплошными, выборочными и контрольными.

Сплошная инвентаризация может осуществляться как при полной, так и при частичной ее форме и предусматривает инвентаризацию всех объектов.

Выборочная – охватывает фактической проверкой только отдельные названия ценностей и является целесообразной тогда, когда на складе сравнительно недавно (не более двух месяцев) проводилась полная инвентаризация.

Контрольная инвентаризация является разновидностью выборочной. Она проводится в период полной сплошной инвентаризации ценностей или сразу после ее окончания и, как полагается должна охватывать не менее 10 % общего количества названий (желательно наиболее ценных), внесенных в опись.

Все вышеприведенные виды инвентаризаций (кроме полной и сплошной) имеют одинаковое (равноценное) значение, и на практике ни одной из них не следует отдавать предпочтения. А опыт показывает, что таким видом инвентаризации в большинстве случаев пользуются контролирующие органы и аудиторы. Существенным моментом при ее проведении является обеспечение внезапности (иначе эффект на нет), для того чтобы не дать возможности материально ответственному лицу к ней подготовиться и скрыть недостачи или излишки.

Инвентаризации бывают обязательные и добровольные.

Согласно действующему законодательству проведение инвентаризации является обязательным в случаях:

1) передачи имущества государственного предприятия в аренду, приватизации имущества государственного предприятия, преобразования государственного предприятия в акционерное общество, а также в других случаях, предусмотренных законо-дательством. Проводится на 1 число месяца, в котором осуществляется оценка приватизируемого или передаваемого в аренду имущества;

2) составления годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, ценностей, денежных средств и обязательств, инвентаризация которых проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация зданий, сооружений и других недвижимых объектов основных фондов может проводится один раз в три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет. Особенно актуальной годовая инвентаризация становится в условиях рынка, поскольку некоторым образом повышает степень доверия инвесторов к предприятию. Решая проводить годовую инвентаризацию, руково-дитель предприятия должен исходить из того, что она может не проводиться только в тех местах, где она проводилась не ранее 1 октября отчетного года;

3) смены материально ответственных лиц (на день приема-передачи дел);

4) установления фактов хищений или злоупотреблений, порчи ценностей (на день установления таких фактов);

5) при коллективной (бригадной) материальной ответствен-ности проведение инвентаризации обязательно в случае смены руководителя коллектива (бригадира), выбытия из коллектива (бригады) более половины его членов, а также по требованию хотя бы одного члена коллектива (бригады);

6) отказа поставщика удовлетворить претензию по недогрузке товаров или при получении от покупателя претензии по недогрузке товаров. Проводится выборочная инвентаризация тех товаров, на которые заявлены претензии;

7) предписания судебно-следственных органов. В первый день после получения предписания, если в нем не указан более поздний срок;

8) возникновения техногенных аварий, пожара или стихийного бедствия (на день после окончания явлений);

9) передачи предприятий и их структурных подразделений (на дату передачи). Решение о передаче оформляется в соответствии с постановлением правительства. Для передачи составляется передаточный баланс. Следует учитывать то, что инвентаризация может не проводиться в случае передачи предприятий и их структурных подразделений в пределах одного органа, в сферу управления которого входят эти предприятия, с согласия стороны, принимающей данное предприятие;

10) ликвидации предприятия – на дату, указанную в решении о ликвидации предприятия.

Очень важным моментом при проведении обязательной инвентаризации является то, что проверке подлежат также имущество и материальные ценности, которые не принадлежат предприятию и учет которых ведется на забалансовых счетах. При этом один экземпляр надлежаще оформленных документов направляется собственнику этого имущества.

Добровольная инвентаризация проводится в случае необхо-димости. Время и объекты инвентаризации определяет руководитель предприятия своим письменным распоряжением.

Методика проведения инвентаризации многогранна. Каждое предприятие имеет свои, сугубо индивидуальные, подходы к ее проведению. Но чаще всего применяются следующие методы.

Метод непрерывной (перманентной) инвентаризации заклю-чается в том, что инвентаризацию на предприятии проводят непрерывно в течение всего года. Для этого необходимо определить номенклатуру товарно-материальных ценностей. Это дает возможность не только осуществлять систематический контроль за наличием, хранением и использованием ценностей на складах, но и выявлять недостатки и ошибки в их аналитическом (количественном) учете.

Заслуживает внимание так называемый книжный метод инвентаризации, при котором проведение инвентаризации ценностей на складах предусматривает применение специальных книг, построенных по принципу оборотных ведомостей, где типографским способом указано ориентировочная (постоянная) номенклатура ценностей. И комиссии остается только посчитать счет ТМЦ и проставить количество и цены в книге. Такой метод проведения инвентаризации особенно эффективен для специализированных складов с постоянной номенклатурой ценностей. При первой инвентаризации в этих ведомостях отражают наличие ценностей обычным способом, а при дальнейших – на вкладышах указывают только их стоимость и количество.

Не менее интересной является инвентаризация с исполь-зованием партионных книжных карточек. При применении такого метода члены комиссии отбирают ценности в порядке, удобном для проверки, и одновременно заполняют на них инвентарные ярлыки, где указывают название ценностей, их номенклатурные номера, коды и другие реквизиты. Их заполняют в одном экземпляре, а после используют для составления описей и хранят вместе с ценностями. Важно то, что на обратной стороне формы имеется таблица, в которой отражается движение ТМЦ при инвентаризации. Как видим, такой метод проведения инвентаризации позволяет не прекращать работу складов на момент ее проведения, что является актуальным для предприятий с непрерывным производственным циклом.

Для усовершенствования процедур проведения инвентаризации ТМЦ на складах и базах предприятий желательно использовать измерительную технику и мерную тару. В целях механизации процесса инвентаризации можно применять автоматические счетчики, обеспе-чивающие не только подсчет ценностей, но и регистрацию данных на магнитных или бумажных носителях информации. Высокоэффективным способом нанесения и обработки информации является использование фотоэлементной счетной техники, которая с высокой скоростью осуществляет подсчет графических отметок о наличии ТМЦ непосредственно с машинных носителей информации.

Применение на предприятиях компьютерной техники дало возможность наносить информацию об остатках на маркировку тары. Эту информацию во время инвентаризации снимают при помощи считывающих устройств и записывают на дискеты. Сравнить полученные данные с бухгалтерскими, как говорят, дело техники. При таком методе инвентаризации к минимуму сводится возможность ошибки, максимально сокращается время на ее проведение.

Среди компьютерных методов проведения инвентаризации особенно интересным является метод, когда вначале инвентаризации материально ответственные лица по данным маркировки на таре проставляют количество и цену того или иного вида ценностей. После чего инвентаризационная комиссия проверяет нанесенную инфор-мацию о ценностях в натуре, сравнивая эти данные с данными маркировки.

Однако в какой бы мере ни был механизирован и автоматизирован процесс инвентаризации, традиционные способы – обмер, пересчет и перевешивание – всегда будут оставаться необходимыми и незаменимыми при ее проведении.

В последнее время на рынке оптовых продаж появились крупные фирмы, у которых объем продаж измеряется десятками, а то и сотнями миллионов долларов в месяц. Естественно, что для таких предприятий проведение инвентаризации требует крупных материальных расходов и привлечения значительного количества работников. Одним из способов сведения таких расходов к минимуму является деление складских территорий на зоны, где процедуры разгрузки и погрузки контейнеров разделены территориально. При таком методе инвентаризации контейнеры поочередно доставляются в указанные зоны, где комиссия проверяет их фактическое содержание и отражает эти данные в инвентаризационных ярлыках или книжных карточках. Обязательным в таком случае является внесение в эти документы номенклатурных номеров товара, кодов контейнеров, название и количество ценностей, их цены и др. После регистрации документов в специальном журнале комиссия направляет их оператору для обработки на компьютере.

Для оформления результатов инвентаризации на предприятиях используются формы типовых документов, утвержденные Государственным комитетом статистики Украины (ранее – Министерство статистики). Перечень всех форм с указанием срока их хранения и количества заполняемых оригиналов приведен в таблице 5.1.

Таблица 5.1.

Перечень первичных документов,

Дата добавления: 2014-01-06