Лекция 1. Решения в системе управления

1. РЕШЕНИЕ И ЕГО РОЛЬ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МЕНЕДЖЕРА

Деятельность любого руководителя связана с вы­полнением управленческих функций, в т.ч. по планиро­ванию, организации, координации и контролю каких-либо процессов. Эта деятельность реализуется в форме распоряжения, деловой беседы, инструкции и др.

Лица, разрабатывающие решения — специалисты (проектанты, разработчики, конструкторы, менеджеры, модельеры и др ).

Работники, которые эти решения оце­нивают — эксперты. Большую роль в разработке и реали­зации отдельных сторон решений играют консультанты, которых приглашают на постоянной или временной ос­нове в организацию из консультационных фирм или ве­дущих компаний. Они обладают более глубокими знани­ями по отдельным вопросам данного решения.

Субъекты решения — лица, наделенные правом ини­циировать решения или их реализовать. Это могут быть физические лица (отдельные граждане) или представите­ли юридических лиц (должностные лица: директор, глав­ ным экономист и др.). Исполнители решений — объекты решения.

Решение — это результат мыслительной деятельности человека, приводящий к какому-либо выводу и (или) к необходимым действиям (например, результатом мыслительной деятельности может быть полное бездействие, разработка какого-либо действия или выбор действия из набора альтернатив и его реализация).

Решение может быть направлено на достижение ра­ тных результатов, создание постоянно идущих процессов,поддержание идущих процессов, на прекращение какой -либо деятельности. На подготовку и реализацию решений оказывают влияние множество факторов, в том числе личностные качества человека.

Особенности современных условий формирования решений:

— усилился динамизм окружающей среды и умень­шился период времени, отведенного на подготовку ре­шений;

— увеличилась сложность обработки информации при подготовке решений;

— возросла цена возможных отрицательных послед­ствий от решений.

Управленческое решение (УР) — это результат коллек­тивного творческого труда, оно всегда носит социальный, | общественный характер. Даже когда руководитель один разрабатывает решения, коллективный интеллект неявно влияет на этот процесс.

Шесть составляющих профессионального решения:

— субъект (инициатор) решения (руководитель, специалист, конкретный человек, отдел, компания);

— объект решения (исполнитель) (подчиненный, специалист, конкретный человек, отдел, компания);

— предмет решения: конкретная тема, процесс или информация;

— цель подготовки решения;

— причины подготовки или реализации решения;

— персонал или население, для которых готовятся или реализуются УР.

Субъект решения может быть одновременно и объек­том решения.

Структура решения: форма и наименование, констати­рующая, информационная, постановляющая части; атри­буты ответственного лица. В констатирующей части при­водятся цели и причины появления решения. Информа­ционная часть включает комментирующие, объясняющие и дополнительные сведения для лучшего понимания реше­ния. Постановляющая часть содержит перечень заданий, выдаваемых конкретным исполнителям для выполнения. В атрибутах ответственного лица может указываться долж­ность, ФИО и другие необходимые сведения (рис. 1).

Каждый инициатор решения хочет достичь взаимо­действия с потенциальными исполнителями и потребителями решения. Для этого ему необходимо сформиро­вать ауру организационной и социально-психологической согласованности. Важной составляющей такой согласован­ности являются потребности и интересы человека и ком­пании, т.е. набор жизненно важных элементов. Основной набор потребностей для человека включает 23 наимено­вания, которые разделяются на технические, биологиче­ские и социальные.

Управленческие решения — это главный элемент деятельности любого руководителя. Ученые А.И. Берг, АА. Богданова, Д.М. Гвишиани и др. разработали основные принципы УР и обязательные требования при их разра­ботке и реализации.

Решение может приниматься человеком в 3 основных системах: технической, биологической и социальной. Техническая система включает станки, оборудование, компьютеры и др. Набор решений в технической системе ограничен, и последствия решений обычно предопреде­лены. Такие решения носят формализованный характер и выполняются в строго определенном порядке. Профес­сионализм специалиста, принимающего решения в тех­нической системе, определяет качество принятого и вы­полненного решения. В технической системе мало аль­тернативных решений одной и той же проблемы (часто решение бывает единственным).

Биологическая система включает флору и фауну пла­неты, в т.ч. относительно замкнутые биологические под­системы (например, человеческий организм и др.). Эта система обладает большим разнообразием функциониро­вания, чем техническая. Набор решений в биологической системе также ограничен из-за медленного эволюционного развития животного и растительного мира. Тем не менее последствия решений в биологических системах ЧИСТО оказываются непредсказуемыми (например, решенияврача, связанные с методами лечения пациентов; решения агронома о применении тех или иных химикатови качестве удобрений). Необходима разработка не­скольких альтернативных вариантов решений и выбор лучшего из них по каким-либо признакам. Профессио нализм специалиста определяется его способностью находитьпадежную информацию, использовать соответст вующие методы подготовки решения и выбором луч­шею из альтернативных решений.

Социальная (общественная) система характеризуется наличием человека в совокупности взаимосвязанных эле- мс ниш (семья, производственный коллектив, неформальнаяорганизация и т.п.). Социальные системы превосходят биологические по разнообразию возникающих проблем. Набор решений в социальной системе характеризуется большим разнообразием в средствах и методах реализа­ции. Это объясняется тем, что главным объектом управ­ ления является человек как личность с высоким темпом изм енения сознания, а также широтой нюансов в реак­циях на одинаковые и однотипные ситуации.

Указанные системы обладают различным уровнем непредсказуемости (риска) в результатах реализации ре­шений.

Работник, в функциональные обязанности которого ВХОДЯТ действия по управлению деятельностью других ра­ботников (подчиненных), является руководителем. Реше­ния, принимаемые руководителем, называются управлен ческими решениями. Часто в литературе руководитель назы вается лицом, принимающим решение (ЛПР).

Решения, разрабатываемые и реализуемые в технической системе, называют техническими; разрабатываемые и реализуемые в биологической системе — биологическими. Решения, разрабатываемые и реализуемые в социальной си стеме, в общем случае называют управленческими.

Каждая компания — это открытая система, в которой сходятся интересы работников, членов их семей, потребителей и поставщиков продукции, общественных лиде­ров, надзирающих органов власти и т.д. Поэтому руководитель должен влиять на формирование благоприятной внешней ауры для компании, используя для этого ресур­сы компании.

До начала производственного процесса у руководителя создается его модель (цели, формы конкретной деятельно­сти, имеющиеся ресурсы и возможности, вероятные трудности и пути их преодоления). Все это формируется в виде управленческого решения, которое направляет, органи­зует и стимулирует трудовую деятельность коллектива.

В современном мире каждое решение, реализованное в компании, так или иначе, оказывает влияние и на дру­гие компании.

Глобализация мышления — это новая философия (стиль) мышления, которая должна проявляться во всех сферах жизнедеятельности менеджера. Это касается его деятельности в семье, в производственной и обществен­ной жизни. Для достижения уровня глобального мышле­ния необходимо постоянно повышать свою квалифика­цию, учиться налаживать контакты с другими людьми, знать иностранные языки, культурно развиваться, ис­пользовать источники достоверной деловой информации. В современных условиях от менеджеров требуются лояль­ность к руководителям, независимость мышления, осоз­нание рамок своей компетенции, созидательный ум, го­товность рисковать, воля к противостоянию негативным явлениям.

2. СУЩНОСТЬ И СОДЕРЖАНИЕ УР

Управленческие решения связаны с выполнени­ем управленческих функций, в т.ч. по планированию, организации, координации и контролю каких-либо про­цессов. Эти решения реализуются в форме распоряжения, деловой беседы, инструкции и др. Тем не менее не всякое решение, разработанное и реализованное руководителем, является управленческим.

Решение называется управленческим (УР), если оно разрабатывается и реализуется для социальной системы и направлено на:

— стратегическое планирование;

— управление управленческой деятельностью;

— управление человеческими ресурсами (производит ельность, активизация знаний, умений, навыков);

— управление производственной и обслуживающей деятельностью;

— формирование системы управления компании (методология, механизм);

— управленческое консультирование;

— управление внутренними и внешними коммуникациями.

Управленческое решение — это творческое, волевое действиесубъекта управления на основе знания объектив­ ных иконой функционирования управляемой системы и анализа информации о ее функционировании, состоящее и выборе цели, программы и способов деятельности коллектива п о разрешению проблемы или изменению цели. УР составляет основу процесса управления. Управлять — значит решать. Термин «управленческое решение» упот ребляется и двух основных значениях: как процесс и как я вление. Как процесс УР — это поиск, группировка и анализинформации, разработка, утверждение и реализация УР. Как явление УР — это план мероприятий, п остановление, устное или письменное распоряжение и т.п.

Экономическая сущность УР проявляется в том, что на подготовкуи реализацию любого УР требуются финансовые, материальные и другие затраты. Каждое УР имеет реальную стоимость. Реализация эффективного УР принесеткомпании прямой или косвенный доход, а ошибоч­ ное решение — убытки.

Организационная сущность УР — в том, что к этой ра боте привлекается персонал компании. Для эффективной работы необходимо сформировать работоспособный коллектив, разработать инструкции и положения, наделить работников полномочиями, правами, обязанностями и ответственностью, наладить систему контроля, выделить необходимые ресурсы, в том числе информационные, обеспечить работников необходимой техникой и техно­логией, постоянно координировать их работу.

Социальная сущность УР заложена в механизме управ­ления персоналом, который включает рычаги воздействия на человека для согласования их деятельности в коллек­тиве. К этим рычагам относятся потребности и интере­сы человека, мотивы и стимулы, установки и ценности. Социальная сущность УР проявляется прежде всего в цели УР.

Правовая сущность УР — точное соблюдение законо­дательных актов РФ и ее международных обязательств, уставных и других документов самой компании.

Технологическая сущность УР — возможность обеспе­чения персонала необходимыми техническими, информационными средствами и ресурсами для подготовки и реализации УР.

3. КЛАССИФИКАЦИЯ УР

Управленческое решение — это результат анализа, прогнозирования, оптимизации, экономического обосно­вания и выбора альтернативы из множества вариантов для достижения конкретной цели менеджмента. В принятии любого решения присутствуют в различ­ной степени три момента: интуиция, суждение и рацио­нальность. При принятии чисто интуитивного решения люди основываются на собственном ощущении того, что их выбор правилен. Правильность УР достигается за счет возможности человека проникнуть в суть решаемой про­блемы и понять ее.

УР, основанные на суждениях и здравом смысле, зани­мают большое место среди всех решений. Опыт имеет очень большое значение при разработке и выборе УР.

УР, основанные на суждениях, самые дешевые по затратам на их формирование и выбор. Рациональные УР основаны на профессиональном использовании управленческих технологий (целевых и процессорных) и методов разра­ботки и выбора (аналитических, статистических, активи­зирующих, экспертных и др.).

Любая теория начинается с классификации объекта исследования, т.е. выделения однотипных групп. Клас­сификация УР во многом напоминает классификацию обычных решений. Однако имеются и различия в содер­жании отдельных групп классификации.

Среди УР, относительно новыми являются: корпо­ративные, эвристические и виртуальные.

Корпоративный характер подготовки и реализации УР требует от руководителей соблюдения корпоративных установок, правил, морали и ценностей компании. Это ограничивает руководителей в инициативе и отклонениях от утвержденной стратегии.

Эвристические методы обработки информации осно­ваны на интуиции, обобщениях, представлениях, опыте, ассоциациях.

Виртуальный способ фиксации УР связан с постепен­ным внедрением для деловой документации электронной почты, подписи и печати. Документы в электронном виде имеют юридический статус по законодательству РФ.

Способы фиксации УР: письменный и устный. По рег­ламенту многих фирм руководители должны в письмен­ной форме предоставлять наиболее ответственные УР для экономической и правовой экспертизы и в дальнейшем для исполнения. Устные УР тоже имеют правовую силу.

Традиционные виды работ, в которых руководитель разрабатывает и реализует УР: работа с информацией; ра­бота с человеком, коллективом; работа с системой управ­ления; оказание управленческой консультации.

Прогнозирующие решения основаны на специальном исследовании для формирования заключения о возмож­ном развитии и результатах какого-либо управленческого процесса. Из набора прогнозов выбирают наиболее приемл емые для разработки детального плана развития (пла­нирующие решения). Для реализации плана разрабатываетсянабор организационных решений. Они предусматриваютформирование новой или совершенствование имеющейся структуры управления компании, а также комплекс административных мероприятий по организации в ыполнения задания. Для повышения эффективности исполнения задания формируют решения по активиза­ции деят ельности работников компании за счет стимули рования и мобилизации (активизирующие решения).

Координирующие решения необходимы при появлении непредвиденных в плане мешающих воздействий для гар­монизациидеятельности компании. Контролирующие ре­шения направлены на обеспечение своевременного выполненияпланов и намеченных рубежей развития. Ин­формирующие решения направлены на ознакомление инициаторов и исполнителей решения с необходимыми с ведениями, а также с промежуточными и конечными результатами выполнения задания.

На процесс подготовки и реализации ПРУР большое влияние оказывают социально-психологическая и технологич еская обстановки в компании. УР должно гармо­низировать с этой обстановкой, иначе решение будет отвергнуто или неэффективно исполняться. В этой связи различают уравновешенные, импульсивные, инертные, рискованные и осторожные решения.

Уравновешенные решения учитывают баланс интересов за интересованных сторон. Эти решения могут быть и не самыми эффективными, но они будут лучше исполняться и приносить лучшие результаты. К таким решениям склонны менеджеры, внимательно и критически относящиеся к своим действиям, выдвигаемым гипотезам и их п роверке. Эти решения эффективны для исполнителей с высокой квалификацией или завышенным представле­нием собственной значимости.

Импульсивные решения основаны на неожиданном оза рении руководителя, стечении обстоятельств, сильном н ервном возбуждении как руководителя, так и исполнителей. Иногда импульсивные решения являются выходом давно назревавших идей, разговоров, желаний. Эти реше­ния свойственны руководителям, которые легко генериру­ют самые разнообразные идеи в неограниченном количе­стве, но не в состоянии их детально проверить, уточнить и оценить. Поэтому решения оказываются недостаточно обоснованными и надежными. Для эффективной реали­зации импульсивных решений необходим высокий лич­ностный и профессиональный авторитет руководителя среди подчиненных и его высокая харизма.

Инертные решения представляют задержанный по вре­мени процесс реагирования на возмущающие воздей­ствия. Они основаны на уверенности и монополизме ру­ководителя. Время начала ПРУР и скорость разработки зависит от величины возмущающего воздействия, степени уверенности и стабильности компании.

Эти решения являются результатом осторожного по­иска. В них преобладают контрольные и уточняющие действия над генерированием идей, поэтому в таких ре­шениях трудно обнаружить оригинальность, блеск и новаторство. Они слабо активизируют персонал на их вы­полнение.

Рискованные решения основаны на возможной обосно­ванной удаче при затрате минимальных ресурсов. Такие решения свойственны азартным людям. В ряде случаев нет достаточных данных для обоснованных решений, и у руководителя имеются два основных варианта: не реализовывать решение или рискнуть. Данные решения эф­фективны при общем позитивном настрое руководителя и исполнителей, когда возможная неудача существенно не ухудшает материального и социального состояния кол­лектива. Рискованные решения обычно страхуют или используют другие методы снижения возможного ущерба.

Осторожные решения основаны на прошлом неудачном опыте, а также они принимаются при очень большой от­ветственности руководителя или компании за порученное дело. Для них характерны: тщательность оценки руково­дителем всех вариантов, сверхкритический подход к делу, большое количество согласований. Такие решения эффек­тивны в разрешении проблем, касающихся жизни человека и состояния среды его обитания

4. ФОРМЫ ПОДГОТОВКИ И РЕАЛИЗАЦИИ УР

При подготовке УР перед руководителем стоит задача выбора форм его представления (приказ, распоря­жение, соглашение и др.). Каждая форма имеет опреде­ленные особенности и юридический статус. Формы представления решения.

Акт — решение широкого круга государственных и общественных организаций. Акт может быть международ­ным (о передаче чего-либо в собственность).

Акцепт — решение о приеме предложения о заключении сделки на предложенных в оферте условиях. Акцепт — это вторая сторона контракта (первая — оферта).

Бюллетень — решение руководителя о кратком сооб­щении (оповещении) подчиненных по поводу событий, имеющих общественное значение.

Декларация — торжественное программное заявление руководителя.

Договор — решение о проведении совместных работ с указани ем взаимных прав и обязательств в коммерческих и некоммерческих сферах деятельности.

Закон — решение высшей государственной власти, имеющий общеобязательный и непреложный характер (Конституция страны, Закон о несостоятельности (бан­кротстве), Закон об акционерных обществах).

Заявление — официальное сообщение руководителя высшего ранга.

Изменение — решение о коренных переменах в какой-либо деятельности.

Инструкция — решение, устанавливающее порядок и способ выполнения каких-либо действий (например, ин­струкция по составлению бизнес-плана, инструкция по работе с персоналом, должностная инструкция началь­ника бюро технического контроля цеха).

Кодекс — свод законов.

Контракт — решение, обычно коммерческого характе­ра, о проведении совместных работ с указанием взаим­ных прав и обязательствах. Контракт является подвидом соглашения (например, контракт на поставку компьюте­ров, брачный контракт, контракт купли-продажи).

Концепция — система взглядов руководителя, отражен­ная в каком-либо документе.

Модель какого-либо процесса или явления — решение, включающее набор определенных элементов и связей, который с заданной точностью воспроизводит реакции реального процесса или явления на входные воздействия. Например, модель завода включает

— справочные данные (полные данные о потенциаль­ных поставщиках и их продукции);

— имитационную модель организации;

— методики экономического расчета и прогнозиро вания;

— информацию о решениях в аналогичных ситуациях других организаций и о реальных полученных при этом результатах;

— набор законодательных актов и др.

Норма — порядок действия в какой-либо области права, норма поведения, норма отношений, узаконен­ ных государством, отраслью или компанией.

Норматив — организационный, технологический, эко­номический, социальный показатель норм, в соответ­ствии с которыми осуществляется деятельность.

Обзор — сжатое сообщение о каких-либо процессах или явлениях (например, обзор информации о рынках сбыта, обзор деятельности компании за 10 лет).

Оферта — решение, обычно коммерческого характера, о предложении конкретному или любому лицу заключить сделку на указанных условиях. Оферта является одной стороной контракта (например, оферта на оптовые закуп­ки холодильников марки «ЗИЛ», оферта на оптовую про­дажу маргарина).

Перечень — сообщение, классифицированное по ка­кому-либо порядку (например, перечень мероприятий по совершенствованию деятельности компании, перечень конкурентных преимуществ новой продукции).

План — решение, отражающее цели и конкретные за­дачи деятельности, средства, методы и время их реализа­ции (бизнес-план, план мероприятий по реформирова­нию и реструктуризации компании).

Положение — решение, представляющее набор зако­нов, правил и инструкций, регламентирующих какую-либо деятельность (например, положение о главном ин­женере, положение об отделе стандартизации и нормали­зации, положение об отделе внешних сношений).

Порядок (распорядок) — документ о целесообразном расположении объектов для правильной налаженной де­ятельности.

Постановление — правовой акт, выпускаемый органом государственной власти. К этим органам относятся: Со­вет Федерации, Государственная Дума, правительство РФ, руководители федеральных органов власти, органов мест­ного самоуправления. Обычно статус постановления выше статуса приказа (например, постановление собрания акци­онеров, постановление губернатора Московской области).

Правила — решение, учитывающее традиции органи­зации и представляющее набор устоявшихся норм пове­дения и деятельности определенных групп работников, предлагаемых для исполнения (например, правила внутреннего распорядка, правила дорожного движения, пра­вила Международного морского комитета для электрон­ных коносаментов).

Прейскурант — справочник, включающий цены, тари­фы на товары и услуги.

Пресс-релиз — специальные бюллетени для срочной публикации в средствах массовой информации. Форми­руются правительственными учреждениями, международ­ными организациями и пресс-бюро.

Приказ (письменный или устный) — решение руково­дителя, облеченного властью в организации или крупном его подразделении. Он обязателен для исполнения его подчиненными и может готовиться по вопросам, входя­щим в компетенцию руководителя. Приказ — это норма­тивный документ, который должен храниться в архиве, он может быть обжалован в более высоких управленче­ских инстанциях или в суде.

Протокол — решение об отражении каких-либо собы­тий (например, протокол прошедшего собрания, дипло­матический протокол).

Распоряжение — решение руководителя, не наделенно­го административными функциями. Распоряжение обыч­но касается вопросов технологии, организации труда и техники безопасности. Оно обязательно для исполнения непосредственными подчиненными руководителя. Обжа­ловать решение можно у линейного руководителя дан­ного подразделения или организации.

Соглашение — решение, формирующее общую позитивную инфраструктуру для какой-либо деятельности (на­пример, соглашение о намерениях, соглашение между РФ И США об избежании двойного налогообложения, согла­шение о разделе рынков сбыта, соглашение о квотах на экспорт нефти странами ОПЕК).

Указ — решение главы государства, утвержденное парламентом(например, Указ Президента РФ, утвержден­ием Думой РФ). Указ имеет силу закона.

Указание — решение, носящее методический, техно­ логический характер. Указание реализуется в форме настав ления или разъяснения.

Устав — набор правил, регулирующих деятельность каких-либо организаций, установленный государствен­ными, международными или общественными организа­циями (например, устав открытого акционерного обще­ства, устав партии «Яблоко»).

При реализации УР перед руководителем стоит задача выбора форм его доведения до исполнителя (предписа­ние, совет, разъяснение и др.). Каждая форма имеет опре­деленные особенности и юридический статус.

Формы доведения решения до исполнителя.

Выписка — законченный фрагмент какого-либо доку­мента. Деловая беседа — специально организованная ру­ководителем встреча с подчиненным или группой подчи­ненных для обмена мнениями по заранее оговоренной теме актуальной для компании.

Деловая беседа — специально организованная руково­дителем встреча с подчиненными или группой подчинен­ных для обмена мнениями по заранее оговоренной теме, актуальной для компании.

Деловое слово — твердое решение руководителя, дан­ное подчиненному в устной форме, подкрепленное авто­ритетом руководителя как среди подчиненных, так и среди вышестоящего руководства.

Деловая игра (тренинг) — специально организованная интенсивная деятельность работников по подготовке и реализации УР на основе имитационных моделей реаль­ных процессов. В процессе деловой игры закрепляются навыки ПРУР за счет многократного повторения одно­типных ситуаций, методов и технологий ПРУР.

Заседание — узкопрофессиональные совещания для решения в основном организационных вопросов (напри­мер, заседание профкома, заседание президиума и т.д.).

Информационное письмо — набор уточняющих сведе­ний к договору, соглашению, оферте и т.д., отправляемых заинтересованным лицам.

Рекомендательное письмо — решение авторитетного специалиста поручиться за какого-либо человека, компа­нию или деятельность перед потенциальным или конк­ретным работодателем, поставщиком или потребителем.

Личный пример — действия руководителя в среде под­чиненных по заранее подготовленному сценарию для раз­вития у них эффекта подражания авторитетам в технике выполнения УР.

Методика — документ, включающий совокупность методов для профессионального выполнения какой-либо деятельности (например, методика подбора и расстановки кадров).

Наставление — деловая беседа, проводимая руководи­телем с целью научить, передать опыт для успешного выполнения УР.

Обучение — деловая беседа, проводимая руководителем с целью дать новые знания или информацию для выпол­нения какой-либо деятельности.

Отчет — решение специалиста о результатах индиви­дуальной или коллективной проделанной работы по вы­полнению УР. Отчет может быть письменным и устным.

Письмо — текст какого-либо сообщения, посылаемого заинтересованным лицам или организациям.

Предписание — официальное извещение какому-либо должностному лицу об обязательном выполнении приве­денного решения в установленный срок.

Принуждение — деловая беседа, проводимая руково­дителем с целью осознанно заставить работника выпол­нить УР путем угроз или повышенного вознаграждения.

Разъяснение — деловая беседа, проводимая руководи­телем с целью объяснить, сделать более понятным суть и содержание УР.

Совет — деловая беседа, проводимая руководителем с целью поделиться собственными взглядами по поводу выполнения УР. Совет не является обязательным для ис­полнения подчиненным.

Совещание — коллективная деловая беседа, проводи­мая руководителем с целью оперативного доведения до подчиненных конкретных задач, использования коллект ивного разума, обмена информацией и накопленным Опытом для выполнения важных УР.

Сообщение — деловая беседа, проводимая руководит елем с целью передачи дополнительной информации, необходимой для выполнения УР.

Убеждение — деловая беседа, проводимая руководи­телем с целью добиться у подчиненного требуемых проч­ных взглядов или понятий по содержанию УР для его выполнения (например, убеждение в необходимости соб­людения техники безопасности на рабочем месте).

Условие — отдельный документ или текст в документе, отражающий требования предъявляемые сторонами до­говора, соглашения (например, условия конкурса на за­мещение вакантной должности).

Для успешного выполнения УР необходимо для каж­дой формы подготовки решения найти соответствующую ей форму реализации. Форма реализации — это механизм выполнения подготовленного решения.

Каждая форма подготовки УР может иметь несколько форм реализации.

• Для акцепта, договора, контракта, оферты, согла­шения и устава — это деловое слово, информационное письмо, отчет, письмо, предписание, совещание, убежде­ние и условие.

• Для инструкции, кодекса, положения, протокола, правила и указания — это деловая беседа, деловое слово, наставление, обучение, принуждение, разъяснения, совет и сообщение.

• Для закона, постановления, приказа, распоряжения и указа — это выписка, заседание, личный пример, ме­тодика, наставление, предписание, принуждение, разъяс­нение, убеждение и условие.

Основные правила оформления документов регла­ментируются в ГОСТе Р 6.30-97 «Унифицированные си­стемы документации. Унифицированная система органи­зационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Правила составления документов:

• элементы для эмоционального воздействия на поль­зователя;

• краткость изложения;

• рациональное сочетание текстов, графиков, таблиц и формул;

• указание срока жизненного цикла документа;

• идентификация документа;

• соответствие документа организационной струк­туре, в которой он обрабатывается;

• соответствие уровня изложения уровню потреби­теля документа.

Лекция 2. МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПОДГОТОВКИ И РЕАЛИЗАЦИИ УР

5. СИСТЕМНЫЙ ПОДХОД

Системный подход — это одно из методологиче­ских направлений современной науки, связанный с пред­ставлением, изучением и конструированием объектов как систем.

Система — множество упорядоченных элементов, свя­занных между собой по определенному признаку. Признаки системы: множество элементов (два и более), на­личие связей между ними, представление как единого целого (отсутствие лишних и недостающих элементов), относительная свобода элементов друг от друга, наличие общей цели, наличие иерархии управления, наличие связи с внешней средой, присутствие гармонии отношений (эффект положительной эмерджентности или синергии).

Основным элементом системы является человек, его интересы и потребности. В системе нет лишних элементови связей. Системный подход включает анализ и син­им объекта управления, в том числе управленческого решения.

Требования системного подхода:

— соответствие целей компании целям объединения, о трасли и общества;

— соответствие целей подразделений и групп компа­нии общим ее целям;

— на первом плане — измеряемые цели, на осталь­ных — цели в общем виде;

— реализация каждой цели оценивается ее эффектив­ностью (экономической, организационной, идеологиче­ской и т.д.);

— каждая выполненная цель должна приближать вы­полнение более крупной (перспективной). Цели могут иметь некоторую степень вложенности в миссию компании.

Основные задачи системного подхода:

— разработка концептуальных (содержательных и фор­мальных) средств представления исследуемых объектов как систем;

— построение обобщенных моделей систем и моделей разных классов и свойств систем, включая модели дина­мики систем, их целенаправленного поведения, развития, | иерархического строения, процессов управления и др.;

— исследование методологических оснований различ­ных теорий систем.

Системный подход не имеет фиксированной предмет­ной области. Он направлен на формирование характера,, направления и стиля научного мышления при исследовании какого-либо процесса. Системный подход исходит из того, что специфика сложного объекта (системы) не исчерпывается особенностями составляющих его элемен­тов, а коренится в характере связей и отношений между ключевыми элементами.

Диалектический метод составляет основу системного подхода. Метод предполагает:

— анализ объективного мира как целого, в котором все явления и процессы взаимозависимы и взаимообус­ловлены;

— понимание того, что как объективный мир, так и все его составляющие находятся в непрерывном и зако­номерном движении и изменении (обновлении, прогрес­сивном развитии или деградации);

— неизбежность внутренних противоречий как источ­ника изменений.

Процедуры системного подхода при подготовке и реа­лизации УР:

1. Выделение наиболее важных (приоритетных) эле­ментов или процессов при ПРУР:

— приоритеты в технической сфере деятельности (прибыль, ставка кредита, объем продаж, качество и др.). Определение ориентации либо на конечную продукцию, либо на процесс ее получения (например, ориентация на диплом или на получение знаний);

— приоритеты в биологической сфере деятельности (здоровье, питание, отдых, жилье и др.);

— приоритеты в социальной сфере деятельности пер­сонала, коллектива и общества (самовыражение и само­проявление, информация, общение, управление и орга­низация и др.). Ориентация на потребителя, его потреб­ности и интересы.

2. Выделение элементов второго уровня в техниче­ской, биологической и социальной сфере деятельности, которые могут оказать влияние на ПРУР, чтобы акцен­тировать внимание на главном и не углубляться в мелочи (мелочи нужно знать!).

3. Каждый элемент или процесс первого уровня сле­дует рассматривать с учетом его истории (с чего это на­чиналось и к чему пришло).

4. Корректировка и согласование элементов и их при­оритетов, необходимых для ПРУР.

5. Приближение процесса решения проблем к источ­никам информации об их возникновении и развитии.

6. ЦЕЛЕВАЯ ОРИЕНТАЦИЯ УР

Совокупность всех УР в компании должна быть ориентирована на достижение выработанных в компании целей (рис. 3). Цель рассматривают как процесс и как пиление.

Цель компании как процесс отражает принятую в компании тенденцию развития (например, максимальное удовлетворение интересов и потребностей клиентов в Качественной продукции). Как явление цель представляет мотивированные документы, также касающиеся раз­вития компании, типа бизнес-плана, текстов различных задач.

Цель управленческого решения. Как процесс цель отра­жает развитие какого-либо вида деятельности по форми­рованию или реализации УР, направленного на достиже­ние цели компании. Как явление цель также представляет мотивированные документы типа задания на разработку УР, философия УР или стратегия УР.

5 признаков цели:

— желательность для ее инициатора (руководителя, специалиста);

— возможность выполнения в технической, экономи­ческой и др. областях;

— необходимость для коллектива компании и обще­ства;

— историческая приемлемость для ближайшего окру­жения внешней среды;

— постоянное развитие (расширение, сокращение, по­вышение, добавление, удовлетворение, получение макси­мальной прибыли, умножение и т.д.).

Свойства цели: суперзависимость, иерархия, обратное преобразование, недостижимость абсолютных значений. Суперзависимость — это существенная зависимость эффек­тивности достижения каждой цели от достижения других целей, находящихся в ее подчинении или создающих для нее необходимые условия.

Свойство иерархии — большие по затратам или вре­мени цели могут быть разделены на более мелкие, под­чиненные основной идеи большой цели. Обычно УР на­правлено не на разрешение цели, а на решение состав­ляющих ее конкретных задач. Поэтому для каждой цели необходимо формировать не менее 2 задач. Если получа­ется только одна, то цель перерождается в задачу.

Свойство обратного преобразования — набор сложных задач может быть представлен в виде нового набора целей с последующим формированием новых наборов задач.

Свойство недостижимости абсолютных значений — все процессы в управлении и экономике являются постоянно изменяющимися непрерывно или дискретно. Поэтому цель должна ориентироваться не на какие-либо конечные значения, а на динамику процесса.

Инициативно-целевая технология основана на выдаче заданий для подготовки или реализации УР, без указаний средств и методов их выполнения. Она рассчитана на ини­циативного и профессионального исполнителя. Техно­логия предусматривает разработку руководителем только конечной цели управления и сопутствующих ей задач, а также срока выполнения (Твып) без указания механиз­ма ее достижения.

Условия эффективного использования данной техно­логии:

• решение разрабатывается для персонала численно­стью не более 10 чел., чтобы возможные неудачи не при­несли больших убытков компании;

• время выполнения задания не должно превышать I мес. со дня его выдачи по аналогичной причине;

• наличие высокого уровня профессионализма персонала или большое доверие к нему со стороны руководителя;

• при производстве новых товаров, услуг, информа­ции или знаний;

• при наличии устойчивых неформальных отношений в коллективе, для ускорения получения помощи в про­цессе выполнения задания.

Программно-целевая технология — это выдача руково­дителем для исполнения заданий (целей, задач) с указа­нием средств, методов и времени их выполнения. Исполь­зуется для типовых работ с применением стандартных средств и методов. Технология предусматривает внешний или внутренний контроль промежуточных состояний это­го выполнения. Профессионализм выполнения задания определяется квалификацией руководителя, выдавшего задание, а квалификация исполнителя играет вторичную роль.

Условия эффективного использования данной техно­логии:

• решение разрабатывается для персонала численно­стью не более 1000-1500 чел.;

• время выполнения задания не должно превышать I года со дня его выдачи;

• должна быть обеспечена определенность и доступ­ность управленческих и производственных ресурсов;

• наличие явно выраженного разделения управлен­ческого и производственного труда;

• направленность УР на выпуск серийной и массовой продукции в течение длительного времени;

• наличие большого объема типовых процедур, си­туаций и решений.

Программно-целевая технология базируется на совре­менных знаниях об эвристических методах и приемах ПРУР, экономико-математических методах и информа­ционных технологиях.

Регламентная технология — это выдача руководителем для исполнения заданий (целей, задач) с указанием Средств и их возможных ограничений, ориентировочных методов и времени их выполнения. Эта технология основана на соблюдении требования (регламента) о безуслов­ ном неудалении от цели, т.е. возможно либо приближе­ ние к цели, либо неизменяемость результатов в течение небольшого времени.

Это связано с тем, что руководитель твердо уверен; в положительных результатах УР, хотя точно не знает кон­кретные пути достижения цели. Обычно такая ситуация складывается при подготовке или реализации УР, каса­ющихся большого числа людей, страны или миропорядка в целом. Технология предусматривает жесткий контроль над положительной динамикой процесса выполнения за­дания. Результаты регламентной технологии:

— достижение ощутимых положительных результатов от самого процесса выполнения цели (даже не от резуль­татов) — АН —> А21 -» А31 -> А41;

— отсутствие существенных положительных резуль­татов в течение приемлемого времени (топтание на мес­те) - А12 -> А22 А32 -> А42.

Условия эффективного использования данной техно­логии:

• решение разрабатывается для персонала или насе­ления численностью не менее 10 тыс. человек;

• время выполнения задания не должно быть точно задано (важен сам процесс достижения цели). Ориенти­ровочное время достижения цели — свыше 1 года;

• наличие практической возможности существен­ного и непрогнозируемого ограничения ресурсов (фи­нансовых, технологических, интеллектуальных, сырьевых

и др.);

• инновационный или длительный характер ПРУР. Профессионализм выполнения задания определяется

квалификацией как руководителя, так и исполнителя. Данная технология формирует УР для управления по ре­зультатам.

Приоритеты использования технологий зависят от усло­вий деятельности подразделения, компаний и их органи­зационно-правовой формы, численности персонала или населения, в интересах которых принимается УР.

Алгоритм принятия управленческого решения:

• выбирается одна из трех целевых технологий управ­ления;

• для выбранной технологии подбирают одну или не­сколько процессорных технологий управления;

• для каждой процессорной технологии выбирают один или несколько методов для достижения качества управленческой деятельности, производственной техно­логии, рекламной кампании и креатива.

7. ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ КАК СИСТЕМА ФОРМИРОВАНИЯ УР

Организация управления — непрерывная цепочка, определенная последовательность действий, объединен­ных в этапы в соответствии с их качественным содержа­нием и однородностью операций, необходимых для профессионального осуществления процесса управления.

Основные элементы, необходимые для принятия ре­шения:

— наличие сознательного выбора;

— ориентация на одну или несколько целей;

— наличие завершающего действия, т.е. решения. Решение — это осознанный выбор из нескольких альтернатив достижения одной или нескольких целей.

Для принятия решения характерен осознанный процесс выбора альтернативы.

Направления развития теории принятия решений:

— эмпирически-реалистические теории (дескриптив­ные) — описывают и объясняют, как принимаются на практике отдельные решения. Их цель — развитие гипо­тезы об отношениях отдельных людей или групп в про­цессе принятия решений, с помощью этих гипотез сле­дует прогнозировать принятие решений в зависимости от ситуаций;

— нормативные теории — показывают, как должны рационально приниматься решения.

Две основные функции решений: фильтрующая и свя­зующая.

Фильтрующая функция решений объясняется тем, что они всегда находятся между осмысленной и реализующей фазами управленческого процесса. Решение есть результат фильтрации из многих возможных вариантов дальнейшей деятельности.

Связующая функция решений состоит в том, что в про­цессе их принятия и реализации взаимодействуют все функции менеджмента.

Этапы организации разработки УР: информационный, оценки ситуации, определения и диагностики проблемы, разработки и оценки альтернатив, принятия решения.

На информационном этапе осуществляются сбор, об­работка, сжатие и хранение информационных массивов о состоянии макросреды, среды прямого влияния и мик­росреды. Основным предметом данного этапа выступает управленческая информация — совокупность сведений о процессах, протекающих внутри организации и ее окру­жении. Классификация информации:

— по назначению: одноцелевая (связана с решением конкретной проблемы) и многоцелевая (используется при решении нескольких разнообразных проблем);

— по возможности хранения: фиксируемая (может храниться практически бесконечно, не подвергаясь иска­жению) и нефиксируемая (используемая в момент полу­чения, подвержена постепенному искажению);

— по степени готовности для использования: первич­ная (совокупность полученных непосредственно из ис­точника несистематизированных данных, содержащих много лишнего), промежуточная (сведения, прошедшие через процесс предварительной очистки и систематиза­ции, позволяющей решить вопрос о конкретных направ­лениях и способах их дальнейшего применения), конеч­ная (используемая для обоснования решения);

— по полноте: частичная (используется только в со­вокупности с другой информацией) и комплексная (дает всесторонние исчерпывающие сведения об объекте);

— по степени надежности: достоверная и вероятност­ная (обусловленная невозможностью получить надежные сведения).

На основе информации, полученной в результате вы­полнения операций первого этапа, происходит оценка ситуации. Ситуация — совокупность условий, возника­ющих под влиянием внутренних и внешних воздействий. Ситуации могут иметь как внешний, так и внутренний источник, то есть являться результатом нарушения вза­имодействия подсистем организации между собой и с внешней средой. Управленческая ситуация — это характери­стика сложившегося состояния производственной орга­низации, которое, с точки зрения субъекта управления, может быть удовлетворительным или неудовлетворитель­ным. В последнем случае ситуация становится проблем­ной, она характеризует реальные несовпадения желаемого и действительного уровней удовлетворения потребностей субъекта.

Ситуационное управление основано на выявлении си­туаций, их классификации и выполнении различных пре­образований, приводящих к их разрешению.

Внутренние переменные — это ситуационные факторы внутри организации. В основном они являются результа­том реализации ранее принятых УР. Основные внутрен­ние переменные — цели, структура, задачи, технология и человеческие ресурсы.

3 основных аспекта человеческой переменной в ситуа­ ционном подходе: поведение отдельных людей, поведение людей в группах, характер поведения руководителя и его влияние на поведение отдельных людей и групп.

Критические переменные никогда не могут рассматри­ваться отдельно друг от друга. Значительные изменения одной переменной будут в определенной степени влиять на все остальные переменные.

Две группы внешних переменных: факторы макросреды и факторы прямого влияния, исследование которых ба­зируется на стратегическом анализе.

Наличие и проявление системной взаимосвязи эле­ментов микросреды и внешнего окружения приводит к выводу о закономерной обусловленности возникновения ситуаций при взаимодействии этих элементов. Для каж­дого типа ситуаций характерны три этапа:

1) исследование причин и источников возникнове­ния ситуаций, а также объектов, на которые может быть; направлено управленческое воздействие с целью разрешения ситуации;

2) разработка методов формирования процедур управления, адекватных целям разрешения всей совокупности ситуаций и соответствующим циклам управления;

3) выявление последовательности, объема и содержа­тельного разнообразия информационных процессов, со­вершаемых в рамках процедур разрешения ситуаций.

При выявлении признаков возникающих ситуаций главный элемент — целевая направленность в описании деятельности объекта. Все ситуации связаны в первую очередь либо с реализацией ранее установленной цели, либо с формированием новых целей. Однако существует еще и третий вид процессов, которые условно называют адаптивными или переходными. В таких процессах раз­личают определенные этапы накопления проблем и зна­ний, необходимых для их решения.

8. СТАНДАРТНАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ МО­ДЕЛЬ КАК ОСНОВА ПРОЕКТИРОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ ТЕХНОЛОГИИ ДЛЯ ПОДГОТОВКИ УР

Стандартная информационная модель — это набор правил для моделирования ситуаций, проблем и решений. Для полного раскрытия содержания и определения клас­са ситуаций возникает необходимость их моделирования. Разработка моделей возникновения и развития управлен­ческих ситуаций позволяет заранее оценивать их возмож­ные параметры и выбирать пути разрешения ситуаций.

Для адекватного отображения функционирования орга­низации необходимо сформировать набор иерархически связанных моделей. Три стратегии моделирования:

— стратегия «снизу вверх» — моделирование процес­сов возникновения ситуаций, начиная с нижнего уровня;

— стратегия «сверху вниз» — формирование моделей ситуаций высшего уровня, а затем их разукрупнение и детализация;

— комбинированная стратегия — создание моделей как сверху, так и снизу. Она требует особого внимания к понятийному единству и совместимости моделей всех уровней иерархии.

Классификация ситуаций:

— по отношению к источникам возникновения: ситуации внешней среды, внутренней среды и ситуации взаимодействия микросреды и внешнего окружения;

— по причине появления: ситуации, связанные с со­хранением нормального функционирования объекта; с по­явлением новой цели; с возникновением случайных об­стоятельств; с искусственно создаваемыми трудностями (например, с конкурентами);

— по содержанию: производственные, экономические, технические, организационные, социальные и психоло­гические;

— по масштабу: общесистемные, подсистемные и эле­ментные;

— по сложности: простые и сложные;

— по степени структуризации: структурированные и трудно поддающиеся анализу;

— по времени: краткосрочные, среднесрочные и дол­госрочные;

— по оценки субъекта управления: удовлетворитель­ные и проблемные.

Проблемная ситуация характеризует реальные несов­падения желаемого и действительного уровней удовлет­ворения потребностей субъекта. Проблемная ситуация выступает, с одной стороны, как совокупность целей субъекта, а с другой — как состояние субъекта, объекта и внешней среды. Для разрешения подобной ситуации необходимо решить возникшие проблемы.

Проблема — это расхождение между действительным и желаемым состояниями при неизвестных способах пре­одоления этого расхождения. Проблема определяет выбор методов исследования, предвидения результатов. Пара­метры проблемы: реальность, актуальность, ресурсообеспеченность, ценность предполагаемого результата.

Операции по формированию проблемы:

— формулирование проблемы, включающее поста­новку центрального вопроса; фиксация того противоре­чия, которое составляет основу проблемы, и описание предположительных последствий. Два типа проблемы по их формулированию: субъектные и объектные. Проблемы первого типа фиксируют в терминах потребностей дан­ного субъекта управления, отражают факт их неудовлет­воренности. Проблемы второго типа отражают недоста­точность тех или иных средств и факторов для решения соответствующей исходной проблемы;

— построение проблемы, базирующееся на методе де­композиции и изучении ее внутренней структуры. Внут­ренняя структура: предмет, субъект, связи и цель решения. Предмет характеризует возникшее главное противоречие «в чем сущность проблемы?» Объект проблемы отвечает на вопрос: «Где возникла проблема?» Субъект — тот, кто связан с проблемой. Связи характеризуют ограничения и отношения с другими проблемами. Они отражаются в вопросе: «с чем связана проблема?» Цель решения проб­лемы выражается в вопросе: «для чего необходимо решать проблему?»

— оценка проблемы, связанная с выявлением условий решения проблемы, соотнесения потребностей и возмож­ностей при ее решении, ее классификация;

— обоснование проблемы, т.е. установление взаимо­связей с другими проблемами организации.

Для конкретизации проблемы необходимо:

— разделить проблему на части;

— выделить основные и второстепенные характери­стики проблемы;

— установить причинно-следственные характеристи­ки проблемы;

— прогнозировать и проанализировать требуемые дей­ствия;

— разработать рекомендации действий. Следующая характеристика методологии исследования

проблемы — ее постановка.

Уровни постановки проблемы:

— низкий уровень (характеризуется интуитивным вос­приятием руководителя противоречий в системе управ­ления);

— средний уровень (описание проблемы в соответ­ствии с принятыми правилами);

— высокий уровень (отработка ее в соответствии с це­лью и стратегией организации, а также поиск новых форм).

Методологические принципы исследования проблем: выявление противоречия, оценивание и распознавание.

Принципы оценивания:

— научности;

— целевого назначения (целью оценки может быть поиск путей развития, установление закономерностей, контроль тенденций);

— разнообразия, полноты и системности;

— критериальной определенности;

— количественной определенности оценки;

— сочетания оценки состояния и изменений;

— независимости.

Классификация проблем:

— по степени структуризации: хорошо структури­рованные (дают возможность определить взаимодейст­вие между факторами, влияющими на проблему, в коли­чественном выражении), слабо структурированные (свя­заны с качественными факторами), неструктурированные (не дают возможности установить четкие связи между факторами влияния на проблему);

— по содержанию: экономические, организацион­ные, социально-психологические, политические, техни­ческие и др.;

— по классности: прямые и обратные;

— по уровню решения: общесистемные, подсистемные, элементные;

— по срочности решения: самые важные, важные средней срочности, важные, но не срочные, не заслужи­вающие внимания, накапливаемые;

— по назначению: теоретические и поведенческие, свя­занные с реализацией решения;

— по отношению к организации: внешние, внутрен­ние, стыковые (проблемы взаимодействия внутренней и внешней среды);

— по фактору предвидения: планируемые и не плани­руемые;

— по способам решения: интенсивно решаемые и экс­тенсивно решаемые;

— по времени: долгосрочные, краткосрочные (следует различать время развития проблемы и время ее решения);

— по направлению воздействия: прямые и косвенные. Классификация проблем в зависимости от степени

определенности их элементов:

* с полностью управляемыми и предсказуемыми па­раметрами (решение таких проблем обеспечивает детер­минированный результат);

* с частично управляемыми и прогнозируемыми па­раметрами (проблемы обычно связаны с эволюционными изменениями);

* с неуправляемыми и непредсказуемыми парамет­рами (проблемы связаны с высоким уровнем неопреде­ленности).

При анализе проблемы большое значение имеет опре­деление, на какой стадии жизненного цикла она нахо­дится, от этого будет зависеть качество разрабатываемых решений.

Если проблема находится на стадии зарождения, ее

масштаб полностью не известен, принимаемое решение будет действовать по упреждению.

В период устойчивого развития величина проблемы оказывает существенное негативное влияние на управ­ленческую деятельность и вызывает массу негативных последствий; принимаемое решение будет действовать с опозданием и приниматься в «режиме тушения пожара».

В период стабилизации развития проблемы, когда из­вестны масштаб и последствия проблемы, решение будет приниматься в режиме реального времени.

Под ограничениями понимаются установленные гра­ницы изменения характеристик объекта. Ограничения Могут носить объективный или субъективный характер.

Объективные ограничения связаны с факторами внешней среды (экономическими, политическими, техническими), ресурсными и целевыми составляющими микросреды объекта. Ресурсные ограничения могут носить временный или постоянный характер, связанный с особенностями функционирования организации.

Критерии — это показатели, на основе которых сле­дует проводить оценку альтернатив с точки зрения воз­можности достижения поставленной цели. Для оценки часто используется комплекс критериев. Требования, предъявляемые к критериям:

— полнота (набор критериев должен обеспечивать адекватность оценки достижения цели решения);

— операциональность (наличие у критерия четкой, однозначной формулировки);

— декомпозируемость (возможность структуризации системы критериев);

— достаточность (отсутствие избыточности);

— минимальность (набор критериев должен быть ми­нимально необходимым для осуществления оценки);

— измеримость (каждый критерий должен давать ко­личественную или качественную оценку степени дости­жения цели).

В зависимости от числа критериев принимаемое ре­шение может быть однокритериальным либо многокри­териальным.

Дата добавления: 2014-01-06