Процес комунікації

У вузькому розумінні комунікація – це процес обміну інформацією (фактами, ідеями, поглядами, емоціями тощо) між двома або більше особами. Проте сам факт обміну інформацією ще не свідчить про комунікацію, оскільки інформація, що передається, може бути незрозуміла для того, хто її отримує.

В теорії управління під комунікацією розуміють процес обміну інформацією між двома або більше особами, який забезпечує їх взаєморозуміння.

Кваліфікують два види комунікацій:

- формальні комунікації передбачені організацією взаємодії структурних підрозділів і поділяються на вертикальні, горизонтальні та діагональні;

- неформальні комунікації – по ініціативі індивідів: система чуток, неофіційних даних, тощо. Напрямками дії каналів неформальної інформації є ті ж вертикальний, горизонтальний та діагональний.

Комунікації поділяються за характером учасників:

- між двома особами;

- між особою і групою;

- внутрігрупові.

За формою комунікації поділяються на два великих класи: письмові та усні.

Письмові включають планову та звітну документацію, пам’ятні записки, доповіді, оголошення, довідники, фірмові газети тощо.

Достоїнства:

- добре збереження інформації;

- можливість багаторазового перечитування;

- ґрунтовність підготовки;

- можливість доведення до багатьох осіб.

Недоліки:

- складність поновлення;

- об’ємність інформації (особливо знизу вгору).

Усні комунікації – особисті, телефонні, публічні виступи, наради, - ясність, економія часу.

У сучасній теорії менеджменту виділяють такі елементи процесу обміну інформацією:

1) відправник – особа, яка або генерує, або збирає, опрацьовує та передає інформацію.

2) повідомлення – сама інформація оформлена певним чином – закодована за допомогою символів.

3) канал – засіб передавання інформації.

4) отримувач – адресат, особа якій призначена інформація і яка певним чином її інтерпретує.

5) Зворотний зв’язок (реакція) – потрібен, щоб спілкування було ефективним. Відсутність зворотного зв’язку не запобігає деформації інформації в процесі передачі.

В комунікаційному процесі відправник та адресат здійснюють свої дії в кілька наступних етапів:

- зародження ідеї;

- кодування та вибір каналу;

- передача інформації;

- декодування – це переведення символів відправника у думки отримувача.

Все те, що може спотворити інформацію в інформаційному процесі (мова, сприйняття) називається “шумами”, а застереженням від їх наслідків є надійний зворотній зв’язок.

Технічні засоби управлінських комунікацій поділяють на три групи:

1) прості пристрої та знаряддя праці – канцелярське приладдя, засоби обчислення тощо.

2) засоби оргтехніки – засоби складання документів копіювання та розмноження, засоби зберігання, пошуку і переміщення документів, обладнання для службових приміщень.

3) обчислювальні машини класифікують за способом дії, призначенням.

Канали комунікацій:

Вербальний (словесний) компонент будь-якого повідомлення супроводжують як тон і сила голосу (паравербальний компонент), так і рухи, жести, міміка того, хто передає повідомлення і того хто його отримує, що є невербальним компонентом повідомлення.

В усній мові, точніше, у вербальному повідомленні джерелом інформації є мозок, передавачем - голосові зв’язки, комунікаційним каналом – повітря, приймачем – вухо слухача, користувачем – мозок слухача.

В цілому проблема інформатизації всіх сфер життя в Україні вирішується за Національною програмою інформатизації України, затвердженою Указом Президента України “Про державну політику інформатизації України” (травень 1993 р.), яким прийнята Концепція державної політики інформатизації та Основні напрями програми

Для здійснення процесу комунікації необхідні, принаймні, 4 умови:

1) наявність щонайменше двох осіб:

- відправника – особи, яка генерує інформацію, що призначена для передачі;

- одержувача – особи, для якої призначена інформація, що передається;

2) наявність повідомлення, тобто закодованої за допомогою будь-яких символів інформації, призначеної для передачі;

3) наявність каналу комунікації, тобто засобу, за допомогою якого передається інформація;

4) наявність зворотного зв’язку, тобто процесу передачі повідомлення у зворотному напрямку: від одержувача до відправника. Таке повідомлення містить інформацію про ступінь сприйняття й зрозумілості отриманого повідомлення.

У процесі комунікації,, вирізняють наступні етапи:

1) формування концепції обміну інформацією;

2) кодування та вибір каналу;

3) передача повідомлення через канал;

4) декодування;

Модель процесу комунікації

Розглянемо детальніше зміст кожного з етапів процесу комунікації.

1. На етапі формулювання концепції обміну інформацією відправник вирішує, яку саме інформацію він бажає зробити предметом комунікації. При цьому відправник має:

а) знати мету комунікації (чого він намагається досягти);

б) усвідомлювати відповідність концепції комунікації конкретній ситуації (доречність обміну інформацією з іншою особою).

2. Кодування – процес перетворення концепції комунікації у повідомлення за допомогою слів, інтонацій голосу, рисунків, жестів, виразів обличчя тощо. Повідомлення є реальним продуктом процесу кодування інформації. Результативність кодування залежить від:

- здібностей відправника кодувати інформацію для обміну;

- ставлення відправника до інформації, яка кодується;

- ступеню обізнаності відправника про інформацію, що кодується;

- соціокультурного середовища, в якому знаходиться відправник.

На цьому ж етапі вибирається канал комунікації – засіб, за допомогою якого передається інформація. На вибір каналу комунікації впливають такі фактори:

- тип символів для кодування інформації;

- характер повідомлення;

- вагомість і привабливість каналу для одержувача;

- конкретні переваги (недоліки) того чи іншого типу каналу.

Для підвищення результативності комунікації рекомендується використовувати два або більше каналів для передачі одного і того самого повідомлення.

3. Передача повідомлення по каналу є доставка повідомлення від відправника до одержувача. На цьому етапі суттєвим є вплив перешкод ("шумів"). Перешкоди – це все, що спотворює (викривлює) сутність або зміст повідомлення. Вони практично завжди супроводжують комунікації. Діяльність менеджера з управління комунікаціями багато в чому пов’язана із з’ясуванням причин шумів і послабленням їх впливу на комунікацію.

4. Декодування означає переклад отриманого повідомлення у форму, зрозумілу для одержувача. Коли символи, обрані відправником, мають одне і те саме значення для одержувача повідомлення, останній зрозуміє, що мав на увазі відправник. На практиці одержувач частіше тлумачить сутність та зміст повідомлення інакше, ніж відправник. До того ж слід враховувати вплив перешкод (шумів). Усе це, зрештою вимагає здійснення п’ятого етапу процесу комунікації.

5. Заключний етап комунікації – це зворотній зв’язок - процес, в якому відправник і одержувач міняються місцями (одержувач повідомляє відправника про те, як він зрозумів зміст повідомлення). При цьому одержувач:

- кодує інформацію про сприйняття повідомлення;

- обирає відповідний канал комунікації;

- передає це повідомлення відправнику.

Відправник, у свою чергу:

- декодує це повідомлення;

- порівнює інформацію відправника із власною концепцією комунікації і визначає ступінь їх взаєморозуміння.

Безумовно, наявність зворотного зв’язку збільшує тривалість комунікації, ускладнює процес, але підвищує його ефективність, забезпечує впевненість у правильності інтерпретації концепції комунікації.

. Міжособові та організаційні комунікації

В загальному випадку процес комунікації стосується взаємодії між людьми взагалі. Для характеристики процесів комунікації між двома та більше особами застосовують термін “міжособові комунікації”.

У організації працівники грають певні ролі, діють в умовах ієрархії влади. Це вносить суттєві зміни в характер комунікації, ускладнює їх. Тому для позначення процесів комунікації у межах організації використовують поняття “організаційні комунікації”.

Вирізняють 3 основні методи міжособових комунікацій:

1) усна комунікація;

2) письмова комунікація;

3) невербальна комунікація.

Усна комунікація – найбільш поширений метод обміну інформацією між людьми. До популярних форм усної комунікації відносяться: промови, групові дискусії, розмови по телефону, розповсюдження чуток тощо.

Переваги усної комунікації:

1) швидкість обміну інформацією;

2) хороший зворотній зв’язок завдяки безпосередньому контакту (можливість поставити запитання, уточнити повідомлення, виявити згоду чи незгоду тощо);

3) простота здійснення комунікації.

Недоліки усної комунікації:

1) використання для повідомлення неадекватних слів;

2) можливість пропустити у повідомлені суттєві деталі;

3) велика ймовірність забування почутої слухачем інформації;

4) викривлення повідомлення при його подальшій передачі.

Формами письмової комунікації виступають: накази; розпорядження, листи, звіти та інші засоби комунікації, які використовують письмові символи.

Переваги письмової комунікації:

1) незмінність впродовж тривалого часу, може зберігатися;

2) матеріальність, помітність;

3) спроможність піддаватись перевірці;

4) ретельне формулювання, обміркованість, логіка і точність.

Письмові комунікації використовують, насамперед, за потреби найточніше передати зміст складної та об’ємної інформації.

Невербальна комунікація – це обмін інформацією без використання слів (натомість застосовуються різні символи). Функціями невербальної комунікації є: доповнення й заміна мови; відображення емоційного стану партнерів по комунікаційному процесу.

Таблиця

Класифікація невербальних засобів комунікації

Основні системи невербальних засобів комунікації	Елементи системи
1. Рухи частин тіла (“мова тіла”)	Жести, міміка, вираз обличчя, посмішки, доторкання, пози
2. Мова	Інтонації, діапазон голосу, прискорення або уповільнення мови
3. Простір	Просторові форми організації спілкування: наближеність до співрозмовника, розстановка меблів, розміри й розташування
4. Час	Завчасний прихід, точний початок комунікації, запізнення
5. Рух очей	Погляди (частота, тривалість, уникнення погляду)

В залежності від статусу (санкціоновані чи несанкціоновані вищим керівництвом) розрізняють формальні та неформальні комунікації.

Формальні комунікації є наслідком ієрархії влади в організації, відповідають прямому ланцюгу команд і є частиною комунікацій, необхідних для виконання певної роботи в організації.

Неформальні комунікації виникають спонтанно. Вони не санкціоновані менеджментом, підтримують формальні комунікації, заповнюють розриви у формальних комунікаціях і переслідують наступні цілі:

- задоволення потреб працівників організації у соціальній взаємодії;

- покращення результатів діяльності організації шляхом створення альтернативних, більш ефективних каналів обміну інформацією.

За характером спрямованості розрізняють 3 типи організаційних комунікацій:

- міжрівневі комунікації;

- горизонтальні або бокові комунікації;

- діагональні комунікації.

В межах міжрівневих комунікацій розрізняють: низхідні й висхідні.

Низхідні комунікації – це передача інформації з вищих рівнів управління на нижчі. Їх мета - спрямування, координація й оцінка діяльності підлеглих. За допомогою низхідних комунікацій підлеглим передається інформація про поточні завдання, рекомендовані процедури, прийняття рішень тощо.

Висхідні комунікації – це передача інформації з нижчих рівнів управління на вищі. Метою таких комунікацій є отримання керівниками інформації про стан справ на нижчих рівнях управління, а саме: про поточні проблеми працівників, хід виконання завдань тощо. Обмін інформацією по висхідній здійснюється у формі звітів, пропозицій, пояснювальних записок тощо. Висхідні комунікації мають тенденцію до більшого викривлення інформації проти низхідних.

Горизонтальні комунікації мають місце між членами однієї групи або працівниками одного рівня. Їх мета - прискорення й полегшення обміну інформацією в організації, координація і інтеграція різних функції. Горизонтальні комунікації можуть бути як формальними, так і неформальними.

Діагональні комунікації – це комунікації, які сполучають функції і рівні управління організації, проходять крізь них. Вони важливі, якщо члени організації не можуть здійснювати ефективний обмін інформацією іншими каналами.

Всі зазначені типи комунікацій можуть мати різну конфігурацію. Способи поєднання окремих елементів, з яких вони складаються, конфігурацію цих елементів прийнято називати комунікаційними мережами.

В теорії управління розрізняють 5 базових типів комунікаційних мереж:

1) ланцюгова мережа;

2) Y- мережа;

3) розкладена мережа;

4) кільцева мережа;

5) мережа повного взаємозв’язку (багатоканальна).

Вибір типу комунікаційної мережі залежить від цілей, які ставить перед собою менеджер. На рис. 10.2 представлені особливості відповідних типів комунікаційних мереж та оцінка їх ефективності залежно від необхідної швидкості передачі і точності повідомлення, наявності лідера і морального стану підлеглих.

Мережа неформальних комунікацій отримала назву “ виноградної лози ”. В такій мережі розповсюджується неточна, неповна, не завжди перевірена інформація, яку прийнято називати “чутками”. Чутки є невід’ємним елементом системи комунікацій будь-якої організації. Неформальні комунікації набагато швидші, ніж канали формального зв’язку, і становлять для менеджера практичний інтерес, оскільки через них розповсюджується інформація, яку підлеглі вважають важливою.

Знаючи зміст чуток, менеджер може вчасно виправити ситуацію як через канали формальних комунікацій, так і з використанням неформальних комунікаційних мереж.

Ланцюгова Y-мережа Розкладна Кільцева Мережа повного

мережа мережа мережа взаємозв’язку

Дата добавления: 2014-01-06