О терминологии и особенностях российского делопроизводства

Специализированная периодика. Другим источником информации о книжных изданиях является профессиональная периодика. Хорошо известны такие издания, как английский еженедельник «Bookseller» (издается с 1858 г., для корреспонденции: J.Whitaker, 12 Dyott Street, London WC1A 1DF), американский еженедельный журнал «Publisher's weekly» (издается с 1872 г., для корреспонденции: 243 West 17th Street, New York, NY 10011, US), немецкий «Borsenblatt» (издается с 1834 г., для корреспонденции: Grosse Hirschgraben 17-21, Postfach 100442, 60311 Frankfurt am Main, Germany), итальянский «Giornale della libreria» (издается с 1888 г., для корреспонденции: Corso di Porta Romana 108, 20122 Milano), французский «Livres Hebdo».

Специальные журналы для издателей обычно включают рекламу основных книжных новинок, размещаемых издателями, здесь же публикуются обзорные и аналитические статьи по отдельным направлениям издательской деятельности, таким как детская литература, бестселлеры, новости издательского дела и книжной торговли, рецензии на книги.

К профессиональным периодическим изданиям, выходящим в России, относятся газеты «Книжное обозрение» (издается с 1966 г.), «Книжная газета» (с 2003 г.), журналы «Книжное дело» (с 1992 г.), «Полиграфист и издатель» (с 1995 г.), «Научная книга» (с 1998 г.), «Книжный бизнес» (издавался в 1995-2007 гг.), «Университетская книга» (с 1996 г.), «Книжная индустрия» (с 2007 г.). Здесь публикуются литературные обзоры и рецензии, текущая библиографическая информация, реклама отдельных книг и книжных серий, издательств, выставок и ярмарок, отраслевая информация. В «Книжном обозрении» еженедельно публикуется список отечественных книг, поступивших в качестве обязательного экземпляра (в соответствии с Федеральным Законом «Об обязательном экземпляре документов») в Федеральное агентство по печати и массовым коммуникациям, предоставляя тем самым специалистам и иным читателям возможность знакомиться с текущими поступлениями книжной продукции.

Книжная тема достаточно часто встречается во многих общественно-политических и деловых СМИ, а некоторые из них имеют и серьезные приложения, где публикуются рецензии на книжные новинки, информационные и аналитические материалы, касающиеся различных сегментов книжного рынка.

Помимо профессиональных изданий имеются другие газеты и журналы, которые предлагают серьезные обзоры выходящих книг различной тематики. Так, один из старейших литературных еженедельников в мире The Times Literary Supplement (с 1902 г.) – литературное приложение к лондонской «The Times» – публикует литературные произведения и рецензии на самые популярные книги художественной литературы. Рецензии на учебную и образовательную литературу можно найти в приложении The Times Educational Supplement (с 1910 г.) к той же газете. В Лондоне выходит также еженедельный журнал London Review of Books (с 1979 г.), рецензирующий широкий круг серьезной литературы, а в США – его «родитель», журнал New York Review of Books (с 1963 г.). В России с 1998 г. выходит Ex Libris (еженедельное приложение к «Независимой газете»). Привести примеры из отечественного рынка СМИ.

Но, пожалуй, ни издательские каталоги, ни профессиональные справочные издания или специализированная периодика не заменят издателю в полной мере участия в международных книжных ярмарках и выставках. Кроме того, что именно на ярмарках издатель получает максимально возможный доступ ко всем информационным изданиям, о которых мы говорили, например – к тем же издательским каталогам, главное здесь – возможность ознакомления с издательской продукцией, налаживания контактов с издателями и проведения предварительных или заранее подготовленных переговоров.

Множество полезной информации для ведения международного издательского бизнеса сегодня можно отыскать в Интернете. Это касается не только сайтов ведущих издательств и профессиональных изданий разных стран, но и материалов по правовым вопросам, в том числе вопросам авторского права и правообладания. Используя различные источники, обретая собственный опыт, издательства- участники внешнеэкономической деятельности формируют и совершенствуют собственные информационные базы по субъектам мирового книжного рынка и их продукции.

Во всех странах с развитым книгоизданием существуют общественные профессиональные объединения, призванные не только содействовать развитию корпоративных связей и условий функционирования участников объединений, но и представлять их интересы в правительстве, законодательных, судебных органах, в средствах массовой информации, в книжном сообществе. Назовем, к примеру, Ассоциацию американских издателей, Ассоциацию американских университетских издательств, Ассоциацию издателей Соединенного королевства (Великобритания). Существует и Международная ассоциация издателей, объединяющая национальные ассоциации издателей. Основана она в 1896 г. в Париже и призвана защищать свободу издательской деятельности и чтения. Активность и значимость профессиональных книжных ассоциаций за рубежом во многом объясняются отсутствием в этих странах, в отличие от России, государственных структур, которые бы системно и на постоянной основе занимались проблемами издательств и книжной торговли. Поэтому, если посмотреть, например, на структуру Ассоциации американских издателей, то она во многом напоминает некое федеральное ведомство, с его комитетами (управлениями), отделами, службами, программами и, соответственно, их целями и задачами.

Важными сторонами деятельности ассоциаций являются взаимодействие с законодателями, федеральными министерствами и ведомствами, а также подготовка ежегодных докладов о состоянии книжного рынка страны в целом или же отдельного его сегмента (например, рынка учебных изданий). Содержащаяся в докладах информация служит основой для принятия решений по конкретным вопросам развития книжного дела, подготовки соответствующих решений, в том числе и на законодательном уровне.

[1] Ленский. с. 397-400.

В любой сфере деятельности существует базовые ключевые понятия. Не является исключением и сфера управления организацией. К таким понятием следует отнести документ, документооборот и делопроизводства. Под документом понимается информация, зафиксированная на материальном носителе в соответствии с определёнными правилами. Документ обеспечивает сохранения информации, важной для одного человека или группы лиц. Чем крупнее организация, тем больше документов циркулирует в ней, то есть тем больше у него документа оборот. Документа оборот должен быть налажен таким образом, чтобы ускорить процесс информационного обмена (быстрый доступ, поиск, доставка). От этого зависит выполнение требования оперативности и достоверности управляющей информации.

Организацию работы с документами называют делопроизводства. Успешное взаимодействие между организациями или отдельными людьми в деловой жизни невозможно без документов и обеспечения необходимых информационных связей, которые призвано обеспечивать делопроизводство. Делопроизводство имеется в любой организационной структуре, независимо от её численности и назначения.

Процессы делопроизводства и документооборота могут рассматриваться как документальное отражение и обеспечение управленческих процессов. В этом смысле делопроизводство и документооборот следует рассматривать как «документационное обеспечение управления» (ДОУ), то есть как систему вторичных процессов обеспечивающих и отражающих процессы управления.

Документационное обеспечение управления состоит в решении следующих задач:

_ документирование (подготовка, оформление, согласование и изготовление документов);

_ организацию документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов);

_ систематизацию архивного хранения документов (определение правил хранения информации, её поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений).

Делопроизводства реализуется в виде комплекса мероприятия по документационному обеспечению управления организацией.

Система государственного делопроизводства в любой стране имеет долгую историю, уходящую вглубь веков. За период своего развития эта система претерпела множество трансформаций. Изменялись формы ведения документов, появились и уходили со сцены, уступая место новым, разнообразные технические средства, изменялось законодательство.

К настоящему времени сложились 2-е технологии делопроизводства, условно называемые «российской» и «западной».

Российская технология процессов делопроизводства имеет следующие особенности:

_ вертикальный характер движения внутри организации (руководитель _ исполнитель _ руководитель);

_ централизованный контроль и отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах, куда заносятся все сведения о документах и их перемещениях, резолюции начальство, данные по контролю сроков исполнения, отчеты.

_ создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, концилярий;

_ высокая степень стандартизации, так как технологии делопроизводства закреплены в государственных стандартах инструкциях;

_ делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), отделопроизводственный персонал отслеживают их действия с помощью регистрационных и контрольных карточек;

_ компьютерная технология делопроизводства обеспечивают сопровождение бумажного документооборота и снижение трудоемкости рутинных операций по обработки документов.

Западная технология процессов делопроизводства существенно отличается от российской. Основной особенностью «западной» технологии является моделирование реальных процессов документооборота в конкретной организации и настройка на эти модели программных систем.

В 1973 г. вышли «Основные положения ЕГСД».

ЕГСД (Единая Государственная Система Делопроизводства) – это научно-упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по организации и ведению документационного обеспечения управления, начиная с момента создания документа до сдачи его в архив. ЕГСД действует до сих пор.

В семидесятых- восьмидесятых годах сложился блок ГОСТов (Государственных Стандартов) на управленческие документы.

Наше время характеризуется тем, что создание, обработка и хранение документации осуществляются при помощи компьютеров. Повсеместно осуществляется переход на компьютерные технологии работы с документами. Поэтому основные положения делопроизводства и ГОСТы претерпевают некоторые изменения.

Любая организация, учреждение, предприятие является сложной системой, представляющей собой взаимосвязанные элементы.

Организация - общественное или государственное объединение (союз ветеранов, Госстрах, политическая партия и т.д.).

Учреждение - организация, ведающая какой-либо отраслью работы (школа, научно-исследовательский институт, поликлиника и т.д.).

Предприятие - производственное учреждение (завод, фабрика, мастерские и т.д.).

Как видите, эти понятия определяются одно через другое. Достаточно часто одно понятие подменяется другим, например, учреждение называют предприятием, организацию - учреждением. Широко бытуют словосочетания торговое предприятие, научная организация, финансовое предприятие, научно-исследовательское учреждение, малое предприятие. В нашу жизнь вошло множество других терминов, имеющих сходное значение: фирма, холдинг, концерн, компания.

Во главе предприятия стоит администрация. Так называют руководящий персонал. Администрация, независимо от профиля и размера предприятия, осуществляет функции общего руководства и контроля деятельности всех его подразделений (отделов, служб, цехов, бюро и т.п.) в состав администрации входят директора, их заместители, советники, распорядители и другие ответственные работники.

Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах.

Дата добавления: 2014-01-06