Понятие и механизм работы закупочного центра

Маркетинг закупок — это система управления снабженческой деятельностью, основанная на комплексном исследовании рынка поставщиков и направленная на решение проблемы закупки компонентов (сырья, материалов, оборудования) для производственной деятельности.

В ходе реализации задач снабжения и принятия решения о покупке службе материально-технического снабжения необходимо вступать в связи почти со всеми подразделениями предприятия. Для этого создается так называемый закупочный центр (закупочный комитет, центр по закупкам, закупочный совет).

Закупочный центр — это неформальное структурное подразделение предприятия, которое формируется как совокупность отдельных лиц и структурных отделов для решения конкретной проблемы закупки определенного товара. При этом его состав и структура различны для каждого вида товара или типа закупки. В ситуации случайной или обычной закупки все функции закупочного центра, как правило, выполняет отдел снабжения или агент по закупкам, который и принимает решение. При сложных новых и комплексных закупках закупочный центр может состоять из 15-25 и более сотрудников, работающих в разных отделах и структурных подразделениях предприятия-покупателя, а также они могут привлекаться со стороны в качестве экспертов.

Перед закупочным центром ставится цель выработать (обосновать) решение проблемы закупки определенной продукции для предприятия.

В процессе принятия решения о покупке приходится решать следующие задачи:

1) выявить и сформулировать потребность;

2) составить спецификацию покупаемых товаров;

3) изучить информацию по данной проблеме;

4) выбрать поставщика или нескольких поставщиков;

5) принять решение.

Исходя из этих задач и формируется закупочный центр (рис. 1).

Рис. 1. Состав закупочного центра

Для решения технологически сложных задач (например строительство нового предприятия типа АЭС) или реализации проектов, требующих больших финансовых вложений и связанных с высоким коммерческим риском, могут привлекаться советники со стороны, представляющие отдельные научно-исследовательские институты.

Пять основных ролей членов закупочного центра (каждую из них могут исполнять один или несколько человек):

1) пользователи — это работники предприятия, которые часто выступают инициаторами закупки и используют покупаемые товары и услуги, а потому дают оценку закупаемого товара и работы поставщика. Ими могут быть: начальник производства, инженер-технолог, начальники производственных цехов и участков, отдел сбыта и т.д.;

2) советники — помогают составить перечень покупаемых товаров, влияют на принятие решения о покупке, определяя критерии отбора информации и выбора поставщиков. Как правило, это технический персонал предприятия (инженерно-технологические работники, конструкторы, консультанты, работники ОТК, начальники производств);

3) администраторы — члены закупочного центра, управляющие потоками информации в закупочном центре и оказывающие таким образом косвенное влияние на принятие решения. Такую роль могут выполнять отдельные работники аппарата управления (секретари), учетно-финансовой и технической служб. В некоторых случаях снабженцы ограничивают пользователей или лиц, принимающих решения, от встреч с потенциальными поставщиками;

4) лица, принимающие решения, обладают формальным правом окончательного выбора товара или поставщика. При случайных и повторных закупках это, как правило, коммерческий директор или начальник отдела снабжения. Для принятия решения о новых закупках могут привлекаться главный технолог, финансово-экономическая служба. Решение по дорогостоящим проектам с высокой степенью риска, по комплектным поставкам чаще всего принимает собственник предприятия (совет директоров);

5) покупатели имеют полное право и обязанность выбора поставщиков, ведения переговоров и заключения договоров. Обычно это работники отделов снабжения, занимающиеся определенным видом продукта. В случае технологически сложных и рискованных покупок ими могут быть руководители предприятия (генеральный или коммерческий директор и т.д.). Иногда покупатели помогают пользователям составить перечень необходимых товаров.

Сложность при выработке и принятии решения проявляется в том, что разные лица имеют разные цели и критерии оценки покупки. Так, финансовая служба, играющая зачастую роль советников, как правило, стремится к минимизации денежных вложений и себестоимости продукции. Коммерческие службы, выступающие в качестве пользователей, хотят получить наилучшее конкурентоспособное качество,даже за счет роста себестоимости. Покупатели заинтересованы в поддержании связей со старыми и привычными поставщиками, что значительно уменьшает и упрощает их работу.

Помимо сугубо производственных разногласий, зачастую большое влияние на процесс принятия решений оказывают личностные и межличностные отношения членов закупочного центра.

При анализе покупки промышленных товаров маркетологи должны выявить и изучить роль каждого члена закупочного центра на разных стадиях процесса совершения покупки при выборе критериев и оценке эффективности товара и работы поставщика (табл. 6.1).

Этапы процесса осуществления закупок

Этапы процесса закупки	Состав закупочного центра
Пользо-ватели	Советники	Админис-траторы	Лица, принимающие решения	Покупатели
1. Формулирование потребности	***	*
2. Составление спецификации	**	***	**
3. Поиск поставщиков			*		***
4-5. Запрос и оценка предложений	*	*	*	*	**
6-7. Выбор поставщика и заключение договора			*	***	***
8. Оценка товара и работы поставщика	***

*-некоторое влияние;

**-значительное влияние;

***-основная роль.

При поиске поставщиков администраторы стремятся не упустить возможность реализации личных интересов. Один из сложнейших этапов принятия решения — это оценка предложений. На этом этапе могут быть задействованы не только все члены закупочного центра, но и дополнительно привлекаться специалисты и консультанты даже со стороны. Окончательный выбор поставщиков делает, как правило, дирекция предприятия совместно со службой снабжения. Особое внимание продавца должно быть направлено на пользователя, так как он не только выявляет потребность, но и оценивает достоинства товара и работу поставщика. Именно от этой оценки зависят перспективы дальнейшего сотрудничества и взаимодействия производителя и покупателя (потребителя).

Так, при выявлении потребности некоторое влияние могут оказать советники. На стадии определения технических характеристик товара пользователи и администраторы отстаивают свои позиции, причем роль администраторов может быть и негативной. Они зачастую преследуют свои личные интересы (материальная выгода, перспектива продвижения по служебной лестнице и т.д.).

Дата добавления: 2014-01-06