Лекция: Контроль как функция менеджмента

Вопросы

Краткие итоги

В лекции рассмотрена организация в качестве функции менеджмента. Дано определение данной функции – установление постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями фирмы и определение порядка и условий ее функционирования.

Выделены элементы функции организации, направления ее реализации, а также подходы.

Представлены принципы, которых следует придерживаться при реализации функции организации.

Определены виды координации (широкая и узкая).

1. Дайте характеристику понятия организации в качестве функции менеджмента.

2. Опишите основные элементы функции организации.

3. Выделите основные черты принципов организации.

4. Представьте основные разновидности организационных координаций

Цель лекции: познакомить слушателей с практикой проведения функции контроля, описать основные виды контроля и этапы его проведения, представить требования.

Контроль - процесс, обеспечивающий достижение системой поставленных целей и состоящий из трех основных элементов:

· установление стандартов деятельности системы, подлежащих проверке;

· измерение достигнутых результатов с ожидаемыми результатами;

· корректировка управленческих процессов, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Контроль как функция менеджмента — это вид управленческой деятельности с целью удержания организации на выбранной траектории развития посредством сравнения показателей деятельности с установленными стандартами и принятия необходимых мер при отклонениях.

В процессе управленческого контроля можно получить ответы на следующие вопросы:

1. Чему мы научились?

2. Что следует сделать иначе в следующий раз?

3. В чем причина отклонений от намеченного?

4. Какое воздействие оказал контроль на принятие решений?

5. Было ли воздействие контроля позитивным или негативным?

6. Какие выводы следует сделать для выработки новых целей?

Управленческий контроль необходим прежде всего по следующим причинам:

Неопределенность, сложность и динамичность среды.

Предупреждение возникновения кризисных ситуаций посредством обнаружения несоответствий и ошибочных действий до того, как они нанесут предприятию вред.

Поддержание успеха путем сопоставления фактических результатов, плановых показателей и оценки темпа продвижения организации к намеченным целям.

Управленческий контроль проводится по следующей технологии:

1. Выбирается концепция контроля: система, процесс или частные проверки; предмет и цель контроля; контролирующий орган.

2. Организуются цели контроля: целесообразность, правильность, регулярность и эффективность контроля.

3. Нормы контроля: этические, правовые, производственные и пр.

4. Методы контроля: предварительный, текущий и заключительный.

5. Объемы и области контроля: полный, сплошной, эпизодический, выборочный, финансовый и пр.

При проведении управленческого контроля следует руководствоваться следующими критериями:

1. Эффективность контроля – определяется успешность, полезность контроля.

2. Эффект влияния на людей – выясняется вопрос, вызывает ли у работников применяемая технология контроля положительные стимулы или негативные, стрессовые реакции.

3. Выполнение задач контроля – должен определить совпадения или отклонения в системе управления организацией; способствовать устранению отклонений; выработке эффективных решений.

4. Определение границ контроля – контрольные мероприятия не могут осуществляться без ограничений. Длина проверяемых отрезков должна позволять выявить отклонения на самой ранней стадии. Необходимо соблюдать нормы контроля, определенные действующим законодательством.

Управленческий контроль бывает предварительным, текущим и заключительным.

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ.

Основным средством контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения.

Предварительный контроль используется в трех областях:

1. Человеческие ресурсы.

2. Материальные ресурсы.

3. Финансовые ресурсы.

Предварительный контроль принято делить на два подвида: терапевтический и диагностический.

Текущий контроль осуществляется в ходе проведения работ. Его объектом являются сотрудники организации.

Для осуществления текущего контроля, аппарату управления необходима обратная связь. Все системы с обратной связью имеют цели, используют внешние ресурсы для внутреннего применения, следят за отклонениями от намеченных целей, корректируют отклонения для достижения этих целей.

Заключительный контроль своей целью предполагает предотвращение ошибок в будущем.

В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена.

Заключительный контроль позволяет:

Во-первых – дает руководству информацию для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем.

Во-вторых – способствует мотивации.

Таким образом, процедура контроля проводится в три этапа:

Этап А. Установление стандартов – конкретных целей, прогресс в отношении которых поддается изменению. На данном этапе производится выработка показателей результативности – определяется то, что должно быть получено для достижения поставленных целей.

Этап B. Сравнение достигнутых результатов со стандартами. Устанавливается масштаб отклонений, используется принцип исключения, измеряются показатели, а также проводится своевременное информирование о стандартах и результатах.

Этап C. Выбор подходящей линии поведения: ничего не предпринимать; установить отклонения; пересмотреть стандарты.

Для того чтобы контроль был эффективным, к нему предъявляются следующие требования:

1. Объяснить персоналу сущности проводимого контроля.

2. Обеспечить гибкость, т.е. выбор наилучшего при данных обстоятельствах "стиля контроля", в целях избегания неточности и деспотичности.

3. Организация взаимосвязей процессов планирования и контроля с целью исключения использования непригодной информации.

4. Ориентация контроля на результаты и задачи, стоящие перед организацией, и оценка эффективности контроля с точки зрения достижения целей и возможности осуществления стратегического планирования.

5. Сформировать механизм контроля, соответствующий контролируемому виду деятельности.

6. Контроль должен быть простым и основываться на несложных, но оригинальных методах.

7. Общие затраты на систему контроля не должны превосходить создаваемые ею преимущества.

8. Следовательно, контроль экономически оправдан, если отношение затрат к возможной прибыли остается достаточно низким.

Дата добавления: 2014-01-06