Особенности подготовки и написания делового письма

Характеристика современного делового письма

Причины унификации делового письма:

- с экономической точки зрения - сокращается время на создание документа;

- с технической точки зрения – использование машинной обработки информации;

-с психологической точки зрения - облегчает процесс восприятия текста;

- с культурологической точки зрения - повышение культуры труда;

- с лингвистической точки зрения - унификация языка и стиля делового письма совпадают с задачей.

Унификация текста письма требует соблюдение следующих принципов:

· объективное отражение в тексте содержания социальной ситуации;

· строгое соответствие между составом информации и видом документа;

· использование языковых формулировок, речевых оборотов.

Оформляют на бланке письма А4, если текст не превышает 7 строк используют А5, с угловым или продольным расположением реквизитов.

Основные реквизиты: реквизиты бланка письма (04, 08, 09, 10, 11,12), заголовок, текст, адресат, приложение, подписи, печать, отметка об исполнителе (всегда).

Дата письма – дата подписания

Регистрационный номер - проставленный с начала календарного года для исходящей документации. Может включать индекс подразделения. № 170 – 09

Заголовок – отвечает всем требованиям, предъявленным к заголовкам других документов. Если текст не большой, то заголовок не ставят.

Текст письма - Текст оформляют от 1 лица ед.числа (я предлагаю), 1 лица, мн. числа (мы предлагаем), 3 лица ед.числа (организация предлагает). Текст состоит из 3 частей:

1) Введение – указывают причины создания письма;

2) Доказательство - констатация ситуаций, что подвигло;

3) Заключение – либо констатация просьбы, либо отсутствие.

Каждая часть начинается с красной строки. Требования к тексту:

-ясность, краткость, четкость изложения

- изложение в доброжелательной, вежливой форме (Детально ознакомившись с Вашим проектом; Тщательно рассмотрев Ваше предложение….)

Языковые формулировки:

- Считается целесообразным обратить Ваше внимание на …;

- пользуясь предоставленной возможностью…;

- к сожалению мы вынуждены отказать…;

- просим извинить за несвоевременно оплаченное…;

- в соответствии с предварительной договоренностью.

Наличие обоснованных аргументов:

- аргументация должна быть достаточна для побуждения адресата принять решение;

- не должна превращаться в информационный обзор;

- доказательства можно оформить в виде таблицы, графика и поместить в качестве приложения к тексту.

Вступительные формулы вежливости:

Основная функция вступительного обращения контактно – устанавливающая (оценка автором документа социального статуса адресата, предлагаемый стиль взаимоотношений). Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание, но и оказывает влияние на решение вопроса.

Факторы, влияющие на формулу обращения:

- общественная позиция адресата;

- степень знакомства;

- официальность или неофициальность ситуации обращения;

- правила, принятые в данном коллективе.

Типология обращений:

- Уважаемый, Иван Сергеевич! (общеупотребляемое)

-глубокоуважаемый;

-многоуважаемый;

-дорогой;

- Уважаемый господин Иванов!

-Господин Иванов!

- Уважаемый господин директор!

- Уважаемый господин!

- Уважаемые коллеги!

Заключительная форма вежливости:

С уважением

начальник управления л.п. А.П.Ларин

С благодарностью

директор л.п. С. И. Иванов

Общие требования к деловому письму:

- должно иметь юридическую силу;

- не превышать 1 страницу;

- текст не должен иметь ошибок;

- качество бумаги и продуманный дизайн.

Дата добавления: 2014-01-06