Специфика оформления

Основные реквизиты приказа.

ü реквизиты бланка конкретного вида

ü заголовок

ü текст

ü адресат

ü 21

ü 22

ü 23

ü 24

Текст делиться на 2 части:

-констатирующая

- распорядительная.

Они начинаются с красной строки. Между ними глагол ПРИКАЗЫВАЮ:

В распоряжениях – ПРЕДЛАГАЮ: (редко встречается).

В указаниях – ОБЯЗЫВАЮ:

Оформление распорядительной части:

v состоит из пунктов (в них: что сделать? кто сделает? срок исполнения, инициалы, фамилия);

v ответственный за исполнение (должность, фамилия, инициалы лица, на которого возложен контроль за исполнением). Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

v Срок исполнения

v Отмена ранее изданных и утративших силу документов по данному вопросу.

От перемены местами смысл не изменяется.

Характеристика информационно – справочных документов.

Особенности:

v движутся снизу вверх (чаще всего);

v не всегда обязательны к исполнению;

v являются основанием для издания исполнительных документов;

v всегда имеют адресат;

v чаще всего оформляются на бланках конкретного вида.

Виды документов: докладная записка, справка, акт, письмо, объяснительная записка, телефонограмма (перечень, сводка, рецензия, отзыв, заключение, факс).

Докладная записка - адресована руководителю или вышестоящему учреждению, информирующая его о сложившейся ситуации, а так же содержащая выводы и предложения составителя.

По выходу из организации:

- внутренняя (подписывает составитель (бланк структурного подразделения или формата А4)).

- внешняя (оформляют на бланке конкретного вида, или на общем бланке, подписывает руководитель учреждения).

По тексту:

-инициативная - заставляет побудить адресат принять конкретное решение;

- информационная - нужно просто донести информацию, не требующую какого – либо решения:

- отчетная - готовится по завершению какого – либо этапа работы.

Реквизиты: 08, 10, 11,12,14, 18, 20, 22.

Тест делится на констатирующую и основную часть.

Фразы:

Довожу до Вашего сведения, Ставлю Вас в известность, в связи с….

Объяснительная записка - поясняет содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета) или объясняет причины какого – либо события, факта, поступка.

Справка - содержит текстовые и табличные данные, описывающие и подтверждающие те или иные события.

- о событиях и фактах служебного характера (текст состоит из 2-х частей)

- о юридических фактах должностных лиц (о зарплате, занимаемой должности)

Особенности:

v оформляют на бланке конкретного вида

v внешние справки подписывает руководитель предприятия

v ФИО пишется полностью

v в справке финансового характера необходима подпись руководителя, главного бухгалтера и печать

v указание места требования справки

v возможно использование трафаретных бланков

v справки составляются в 1 экземпляре

v возможно оформление на бланке А5

Реквизиты: 08, структурное подразделение, 10, 09, 11, 12,20, 22, 25.

Начало справки:

1) с указанием в Именительном падеже ФИО

Иванова Ольга Петровна работает…

2) Со слова «Дана»

Дана Ивановой Ольге Петровне…

Факс – полученный с помощью специального аппарата – факса по телефонным каналам связи.

Реквизиты: код отправителя, время и дата передачи, номер телефакса, количество страниц.

Телефонограмма - информация, переданная по телефону, необходимо записать, что бы передать текст соответствующему должностному лицу.

Реквизиты: бланк конкретного вида документа, текст документа, адресат, подпись, отметка о времени приема – передачи с указанием фамилий лиц, передавших – принявших телефонограмму.

Правила передачи:

v передавать кратко важную информацию

v проверить правильность повторным прочтением

v не употреблять сложные предложения и слова

v текст не более 50 слов

v датирована и подписала лицом от имени которого она передана.

Акт – документ, составленный группой лиц, подтверждающий факты или события.

Для некоторых видов актов нормативными документами закреплена специальная форма, изменять которую не допускается.

Основные реквизиты:

- гриф утверждения

- заголовок

- текст

- приложение

-подпись (председателя и членов комиссии)

- отметка об ознакомлении лиц, названных в тексте акта (подпись, дата)

Текст акта делится на 3 части

1) Вводная. Причины, основания. От «0» табулятора, мелким шрифтом.

v Основание: приказ директора от 13.02.2010, пожар на складе № 3 23.04.2010

v Состав комиссии.

Акт составлен комиссией:

председатель: заместитель директора С. Л. Семенов

члены комиссии: 1. главный бухгалтер И. И. Новиков

2.главный специалист Л. А. Лавров

v Присутствующие.

Присутствовали: ст. инженер отдела сбыта В. П. Соколов; бухгалтер И. И. Иванов

2) Основная. Начинается с даты

24 сентября 2011 года комиссия проверила ….

· указывают выявленные и установленные факты (в акте отражаются только те факты, которые установлены);

· указывают документы (наименование, автор, дата, номер, заголовок) на основании которых фиксировались установленные факты;

· излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы

· указывается количество экземпляров акта и кому направлен.

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экз. – бухгалтерия и предприятие;

2-й экз. - в дело № 23.

3) Выводы

· вносят предложения (в адрес администрации и исполнительных учреждений)

· рекомендации, способы, сроки устранения вскрытых в проверке недостатков.

Но ее может не быть.

Дата добавления: 2014-01-06