Информационное обеспечение управленческой деятельности. Понятие управленческой информации

Существует несколько концепций понятия информации. Применительно к человеческому обществу информация — это знаниевая категория, связанная с познанием (объяснением, разъяснением, изложением знаний) и отражением объективного мира. В основе такого понятия информации (от лат. т/огтаИо — разъяснение, изложение) в самом общем виде лежат сведения, знания о каких-либо событиях, явлениях, мысль, выраженная в абстрактной, идеальной (вербальной или какой-либо другой знаковой системе) форме. До середины XX в. понятие информации не менялось — так называли объяснения, сведения, сообщения применительно к коммуникативным связям между отдельными людьми и группами людей.

С развитием техники связи появляется теория информации, предназначавшаяся для сугубо практических целей — повышения надежности и эффективности технических средств массовой коммуникации. Под информацией стали понимать только сообщения, т.е. передачу каких-либо сведений. При таком подходе с «общенаучной точки зрения» информация — это понятие, включающее обмен сведениями, сигналами между людьми, между человеком и машиной, автоматом и автоматом, обмен сигналами в животном и растительном мире, передача признаков от клетки к клетке, от организма к организму (генетическая информация). При таком «расширительном» понимании в понятие информации включаются любые сигналы и связи между машинами-автоматами, животными и т.п.

Однако все, что касается систем «человек-машина», «машина-машина», то здесь функции сигнала, сообщения регулирующего воздействия, выполняет не смысл, а механическое, физическое, материальное, энергетическое (волновое) воздействие, несущее сугубо функциональное назначение. У животных передача и восприятие сигналов осуществляется не на основе их осмысления и сознательного использования, а в результате бессознательных реакций живого организма как биосистемы, в форме условных и безусловных рефлексов.

Любая информация характеризуется прежде всего с количественной и качественной (содержательной) стороны. Наиболее распространенным понятием информации с качественной стороны является определение информации на основе категории разнообразия, развитое английским кибернетиком и биологом У.Р.Эшби, и категории отражения как свойства материи.

В то же время в связи с ориентацией понятия информации на передачу основное внимание исследователей было обращено на количественную сторону. Основоположником теории «количественной информации» является К.Шеннон. Теория была построена на вероятностно-статистической основе, не содержала понятия информации как таковой, давая лишь понятие меры информации. Поскольку понятие вероятности применяется к ситуациям, содержащим элемент неопределенности, информацией следует считать то, что снимает или уменьшает неопределенность — энтропию, существовавшую до поступления сообщения. Теория информации К.Шеннона, опирающаяся на статистическую концепцию Р.Хартли, давала лишь представление о количестве информации в системах связи, позволяла оценить «возможности передачи, хранения и преобразования информации, построить математическую дисциплину, отвечающую процессам передачи сообщении по реальным физическим каналам связи». Подобное понимание «информации», построенное на естественнонаучных (физических, термодинамических) принципах и свойствах, привело к развитию кибернетики, т.е. математическим способам преобразования информации, однако при этом существенно пострадала содержательная познавательная неформализуемая сторона информагии.

Резюмируя изложенное, можно, например, соответственно уровням организации природных объектов (систем) выделить следующие типы» информации»:

1. Структурная (элементарная) информация объектов неживой природы — это то, что лежит в основе материальной, вещественной структуры каждого объекта и определяет его целостность, устойчивость и свойства. Элементарная информация отражает материальную, вещественную структуру или ограниченное разнообразие неорганических объектов. В неживой природе структура объекта возникает в результате физического или химического взаимодействия структурных свойств (разнообразия) элементов со структурными свойствами (элементами разнообразия) окружающего мира — внешней системы или среды. Характер структурных свойств объектов определяется здесь химическими и физическими свойствами элементов, теми или иными общими законами природы, в частности законами симметрии и наличием свободной энергии. Целостность систем (объектов), их определенность и устойчивость зависят от определенных параметров (элементов разнообразия) внешней системы — среды. Поэтому одни и те же наборы элементов могут выступать в качестве различных объектов, отражая различные свойства среды. На этом уровне имеют место явления, в какой-то степени сопоставимые с адаптационными процессами в живой природе (квазиадаптация), обеспечивающие самосохранение на основе авторегуляции.

2. Структурная информация биосистем, лежащая в основе строения организмов и передающаяся по наследству от предка к потомку. Биологическая (адаптационная, бессознательная) информация, связанная с появлением жизни — нового уровня разнообразия в структуре организмов и в способе отражения разнообразия окружающей среды. Увеличение структурной сложности объектов привело к изменению (усложнению) отражения ими разнообразия окружающего мира, перерастанию квазиадаптационных процессов в адаптационные. В биологических системах законы симметрии проявляются в основном на молекулярном уровне, в меньшей степени эти законы распространяются на сами организмы, подчиняясь принципу диссиметрии Кюри, причем наиболее сложные виды симметрии уступают свое место элементарным по мере усложнения организации — для большинства многоклеточных животных (активно передвигающихся) наиболее характерна двусторонняя симметрия. Характерно, что степень дисимметрии в целом на этом уровне выражена более явственно по сравнению с уровнем неживой природы.

3. Регуляторная информация живых организмов, управляющая их жизнедеятельностью, включая поддержание и возобновление структуры и воспроизводство себе подобных. По мере развития нервной организации биологических систем наряду с соматическими рефлекторными приспособлениями возникает новый тип адаптации — «поведенческие», позволяющие более оперативно приспосабливаться к резким изменениям внешней среды. В этих приспособлениях отсутствует элемент сознания, они в большей степени физиологические и передаются генетически от предка к потомку, расширяя приспособительные возможности биосистем.

4. Поведенческая информация лежащая в основе способности организмов сознательно реагировать на воздействие внутренних и внешних факторов. Если в животном мире поведенческая инфорлшция носит характер приобретенных условных рефлексов, выработанных в процессе жизни в результате взаимодействия с окружающей средой в форме информационных стереотипов, то в человеческом обществе поведенческая информация также представляет собой информационные социальные стереотипы морали и права в виде социальные норм поведения, социальных и идеологических мифов и т.п., но усваиваемых в форме абстрактных знаниевых категорий в процессах воспитания и личностного развития человека в общественной жизнедеятельности в различных организованных формах и сознательно реализуемых ими в процессах совместной организованной жизнедеятельности.

5. Интеллектуальная абстрактная информация, связанная с развитием цивилизации человеческого общества и с появлением способов познания информации, активной ее переработки и использования. Развитие прагматических и семантических свойств информации приводит к становлению нового типа отражения разнообразия, связанного с возникновением сознания, речи и письменности, с совершенствованием психики и прежде всего памяти: хранения, извлечения и активного использования результатов отражения организмом разнообразия среды, в конечном итоге и для их преобразования, приспособления собственного разнообразия к разнообразию окружающей среды и прежде всего общества.

Таким образом, под социальной (человеческой) информацией понимается взаимосвязанная, системная абстрактная знаниевая совокупность сведений, определяющих уровень наших знаний о процессах, явлениях, событиях, фактах и их взаимосвязях. Разрозненную, несистемную информацию, которая не имеет смысла, не позволяет осмыслить происходящие процессы, явления, факты и их взаимосвязи, не разъясняет смысл происходящего или происшедшего, т.е. не несет знаний, будем называть «информационным шумом». Иногда под информацией понимают только новые знания, т.е. такие, которые дают новые представления об объекте. Информация, которая не дает новых знаний. также часто называется «информационным шумом», лишней, ненужной информацией.

В действительности это далеко не так. Любая информация, которая используется для того, чтобы осуществлять взаимопонимание и взаимодействие в условиях жизнедеятельности человека, является необходимой информацией, а не шумом, хотя и не несет новых знаний. Более того, новые знания — информация — реально формируются только на основе уже известной информации (даже и не всегда достоверной).

Управленческая информация — это взаимосвязанная системная совокупность сведений, характеризующих состояние, поведение, изменение, развитие, функционирование и т.п. объекта управления (процессов производства) и окружающей среды. Таким образом, управленческую деятельность можно в какой-то степени отождествлять с процессом переработки (преобразования и передачи) информации, включающем в себя: поиск, получение, хранение, передачу, обработку, фиксацию, отображение, выдачу информации.

Так как управленческая информация — это предмет, средства и результат управленческой деятельности, то соответственно содержание управленческой деятельности можно рассматривать как совокупность процессов преобразования и движения информации, включающую в свой состав; поиск, получение, приобретение, сбор, отбор, анализ, хранение, поиск, переработка, отображение, размножение, передача и выдача информации с целью разработки (выработки), принятия (согласования), утверждения и реализации управленческих решений.

В основе управляющего воздействия субъекта деятельности на объект управления, как и вообще любой другой деятельности человека, лежит разумное общение, обеспечивающее перевод абстрактных управленческих решений в реальный производственный процесс. Общение — это реализация всей системы отношений человека к окружающему его предметному миру, к людям, к обществу. Общение, в широком смысле этого слова, представляет собой воздействие индивидов друг на друга в процессе совместной групповой деятельности путем реализации трех взаимосвязанных характеристик общения:

коммуникативной стороной общения — обмен информацией;

интерактивной — организация взаимодействие т.е. обмен не только идеями, знаниями, но и действиями;

перцептивной — процесс восприятия друг друга и установление взаимопонимания с учетом нейролингвистики.

Передача информации возможна лишь посредством знаков, точнее — знаковых систем. Существует множество знаковых систем, которые используются в коммуникативном процессе.

При грубой классификации коммуникационной стороны общения различают вербальную коммуникацию (в качестве знаковой системы используется речь) и невербальную коммуникацию (различные неречевые знаковые системы. Психологами установлено, что в процессе взаимодействия людей от 60 до 80% коммуникации осуществляется за счет невербальных средств выражения, и только 20—40 % информации передается с помощью вербальных.

Устная вербальная информация неразрывно связана:

С кинесикой, т.е. оптико-кинетической системой знаков, включающей в себя жесты (движение различных частей тела, прежде всего рук), мимику (движение лица) и пантомимику (позы);

паралингвистикой, т.е. системой вокализации, т.е. качеством голоса, его диапазоном, тональностью и экстралингвистикой, т.е. системой звуковых знаков (паузы, покашливания, смех, плач и сам темп речи);

прокселткой, т.е. областью, занимающейся нормами пространственной (пространственное размещение, расстояние между коммуникаторами, наличие различного рода психологических защит, размещение по высоте и т.п.) и временной организации (точность, опоздание, время и продолжительность контактов и т.п.);

визуальной системой знаков (контакт глазами).

Здесь важна семантика — кодирование знаков. Вербальная коммуникация использует в качестве знаковой системы человеческую речь, т.е. естественный звуковой язык — систему фонетических звуков, построенную на лексических и синтаксических принципах.

Эффективность восприятия вербальной информации зависит от кодирования и декодирования информации, при помощи которых осуществляется речь. При этом коммуникатор в процессе говорения кодирует, а реципиент в процессе слушания декодирует информацию. Диалогическая речь представляет собой последовательную смену коммуникативных ролей.

Эффективность вербальной коммуникации зависит от личностно-речевой ориентации (направленности на личностное воздействие реципиента, партнера), от социально-речевой ориентации (ориентация на содержание, тематику коммуникации) и способов и методов психологического воздействия так называемой «убеждающей коммуникации» и т.д. Модель коммуникативного вербального процесса включает 5 элементов:

1. Кто (передаст сообщение) — коммуникатор.

2. Что (передается) — сообщение (текст).

3. Как (осуществляется передача) — канал.

4. Кому (направлено сообщение) — аудитория.

5. С каким эффектом — эффективность.

По поводу каждого из этих элементов могут быть различные варианты реализации и, соответственно, различная эффективность восприятия.

С учетом всего изложенного важно иметь в виду следующее: при непосредственном коммуникативном общении осуществление управляющего воздействия должно обеспечить понимание смысла сообщения, независимо от его формы передачи (вербального высказывания или невербального сообщения) объекту управления. Иначе говоря, необходимо «говорить» на языке исполнителя, для чего требуется «переводить» формальные абстрактные управленческие решения на язык реципиента в соответствии с уровнем его развития, и прежде всего профессионального, т.е. разговаривать с токарем необходимо на «языке токаря», с кассиром — на «языке кассира». Эту функцию перевода организационно-технологического функционального формализованного языка в реальные действия исполнителя (рабочего) в системе управления производственными процессами материального производства осуществляет либо мастер, либо бригадир, а в системе функционального управления — руководитель функционального подразделения по отношению к исполнителям.

Основу управленческой информации представляет собой вербальная и невербальная формализованная документированная информация, зафиксированная (законсервированная) на различных видах носителей информации — на бумаге, на магнитных лентах, фотопленке. Наиболее распространены текстовые и графические бумажные документы. Попытки создать бездокументированную систему управления обречены на неудачу вследствие того, что предварительные проработки будущих производственных процессов всегда должны быть сделаны заранее и зафиксированы для последующего использования в связи с тем, что все организации объективно являются социальными системами, и потому для организации совместной деятельности необходимо каждое рабочее место обеспечить соответствующей информацией, которая позволяет организовать кооперированную деятельность скоординированную и согласованную во времени и в пространстве.

В документах фиксируются решения, ход их выполнения, отражаются основные характеристики процессов организации производственных процессов.

Документооборот крупных предприятий составляет более 100 тыс. документов в год, а количество используемых разновидностей документов составляет около 1000 (в целом в стране примерно 100 млрд. документов). Работа с документами у специалистов управления занимает от 30 до 60% рабочего времени, причем до 40% информации переносится из документа в документ без всякой обработки, т.е. переписывается. Поэтому эффективная организация документального обеспечения организованной деятельности имеет чрезвычайно важное значение.

Документированная информация может быть классифицирована следующим образом:

А. По типу носителя информации: на бумажных, магнитных носителях и фотопленке.

Б. По способу изготовления: рукописная, машинописная, типографская, фотографическая.

В. По назначению: распорядительная, информационно-справочная, нормативная, рекомендательная (методическая), организационная (претензионная, регламентирующая, договорная), исполнительная (отчетно-учетная).

Г. По степени срочности: простая, срочная, весьма срочная.

Д. По предмету управленческой деятельности: материально-техническая, техническая, технологическая, финансовая, экономическая, кадровая.

Е. По функциям управления: прогнозная, плановая, организационная, регулирующая (директивная, диспетчерская), контрольная, учетная, аналитическая.

Ж. В зависимости от сферы обращения: внешняя (входящая, исходящая) и внутренняя (используемая внутри предприятия).

3. По видам управленческой деятельности: техническая, технологическая, экономическая, социальная, политическая.

И. По уровню сложности: простая, сложная и т.д.

Кроме того, документы могут быть первичными, промежуточными, выходными, подлинниками (оригиналами и дубликатами), копиями и т.д. Однако многие из этих характеристик документов могут принадлежать одному и тому же документу, описываемому с разных сторон.

Наиболее существенными свойствами документов являются их информационные свойства такие, как: форма, размер, физический и информационный объем, информационная емкость, информативность.

По форме различают площадные (чертежи, плакаты), линейные (ленты, картотеки, книги). объемные (макеты) документы.

Физический объем — это размер документа, выраженный в ед. длины, площади и объема.

Информационный объем — количество печатных знаков, строк, учетно-издательских листов, дорожек на магнитных лентах, растровых точек на экране дисплея (рисунке).

Отношение физического и информационного объема называется плотностью (компактностью) информации. Уплотнение — микрофильмирование, кодирование, схематизация информации.

Информационная емкость — количество информации, вложенное в информационный объем (графики, диаграммы, схемы).

Информативность — количество полезной информации в документе.

В качестве основных видов организационно-распорядительных (служебных) документов различают:

приказ — решение руководителя (долговременное);

распоряжение — оперативное решение;

указание — решение, обращенное к конкретному исполнителю;

инструкция — правила;

протокол — запись хода обсуждения какого-либо вопроса, совещания,

акт — документ, фиксирующий факт;

докладная записка (рапорт) — сообщение по какому-либо вопросу руководству;

справка — документ, описывающий и подтверждающий те или иные события и факты.

Каждый документ имеет свою форму, свои правила построения и оформления содержания, свои размеры и т.п. которые устанавливаются соответствующими системами стандартов: Единая система государственной документации (ЕСГД), Единая система конструкторской документации (ЕСКД), Единая система технологической подготовки производства (ЕСТПП) и т.п.

Наиболее существенными недостатками документированной информации являются:

дублирование документов и содержащихся в них данных;

большое количество излишних неиспользуемых показателей, в то же время отсутствие необходимых данных;

плохая сопоставимость данных, содержащихся в различных документах;

несоответствие форм и содержания документов технике обработки документов и передачи информации;

низкая эффективность изготовления документов.

Соответственно основными направлениями повышения эффективности документированной информации являются:

1. Сокращение избыточности информации в документах за счет применения телеграфного стиля, использование письма-подлинника для ответа, кодификации и шифрации информации, применение типовых текстов, трафаретизация и типизация текстов.

2. Формализация и унификация документов.

3. Стандартизация (система ГОСТ, ЕСГД).

4. Унификация показателей и реквизитов.

5. Ориентация на использование банка данных.

6. Использование унифицированной нормативно-технологической документации (УНТД).

7. Применение бесчертежной документации.

8. Совмещение плановых и отчетных документов и т.д.

Дата добавления: 2014-01-06