Формирование организационных структур систем управления

В связи с тем, что научнообоснованных методов формирования функциональных подразделений и организационной структуры системы управления до настоящего времени нет, можно выделить основные принципы формирования функциональных и организационных структур системы управления. Для того, чтобы сформулировать основные принципы разделения функциональной управленческой деятельности и формирования отдельных специализированных функциональных структурных подразделений системы управления, представим полное содержание функциональной управленческой деятельности в матричной форме следующего вида: по горизонтали по столбцам обозначим основные функции управления, а по вертикали по строкам — основные элементы организационной деятельности и стадии их «жизненных циклов», осуществляемых в рамках организации (для сокращения объема по строкам указаны не все, а лишь некоторые стадии «жизненных циклов» (см. табл. 5). В качестве оснований (принципов) структуризации системы функциональной управленческой деятельности могут быть приняты следующие (выделены в табл. 5 цветом):

1. Принцип выделения функциональных подсистем по основным элементам организационной деятельности, т.е. по основным элементным объектам управления: «кадрам», «материалам», «технике», «финансам» и т.д. Соответственно в этом случае в системе управления могут быть выделены подсистемы управления кадрами, материалами, финансами и т.п.

В этом случае весь набор общих функций управления реализуется применительно ко всем стадиям «жизненных циклов» элементных объектов управления, т.е. перспективное планирование, планирование, организация, координация, регулирование, контроль, учет и анализ осуществляются применительно к обучению, набору кадров, организации труда, оплате труда, обеспечению безопасных условий труда и т.д. ко всем стадиям «жизненного цикла» кадров, осуществляемым в организации, а также «пограничным» этапам «жизненного цикла» кадров, осуществляемым за рамками организации (например, организация повышения квалификации в специализированных образовательных учреждениях).

Аналогичная картина в отношении других элементов организации. Например, перспективное планирование, планирование, организация, координация, регулирование, контроль, учет и анализ осуществляются применительно к производству, приобретению, комплектации, погрузке-разгрузке, транспортировке, складированию и хранению и другим стадиям «жизненного цикла» материальных ресурсов, осуществляемым в рамках организации.

При больших объемах и номенклатуре элементов производственной организационной деятельности и интенсивности их оборачиваемости в рамках функциональных подсистем могут выделяться специализированные подразделения по управлению отдельными видами номенклатуры этих элементов. Например, управление, т.е. осуществление всех общих функций управления по всем стадиям «жизненного цикла», осуществляемым в рамках организации, раздельно — по ИГР и рабочим в подсистеме управления «кадрами», отдельно — по черным и цветным металлам, химической продукции и резинотехническим изделиям и т.д., в подсистеме управления материальными ресурсами и т.п.

2. По отдельным общим функциям управления для всех элементов организации и для всех этапов «жизненных циклов» этих элементов. Например, подразделения по функции «организация» или «учет «(см. табл. 5). В практике деятельности такие общие системные функции выполняют, как правило, производственно-технологические отделы, отделы организации производства и отделы бухгалтерского учета (бухгалтерии).

3. По отдельным этапам «жизненного цикла» отдельных элементов организации, когда все функции управления осуществляются только применительно к одному или совокупности нескольких этапов «жизненного цикла» элементов организации. Например, управление организацией труда — в подсистеме управления кадрами, управление комплектацией — в подсистеме управления материальными ресурсами, управление размножением, тиражированием — в подсистеме управления информацией, управление техническим обслуживанием, ремонтом, модернизацией, реконструкцией и капитальным ремонтом помещений, зданий, сооружений — в подсистеме управления организационными условиями деятельности, и т.п. (см. табл. 5). Соответственно этому в системе управления выделяются такие функциональные структурные подразделения, как отдел организации труда, отдел комплектации, множительный центр, отдел капитального строительства и ремонта и т.п. Вариантов композиционных сочетаний подобных функциональных подразделений может быть бесчисленное множество, что определяется специфическими особенностями организаций.

4. По отдельным функциям отдельных стадий «жизненного цикла» отдельных элементов организации, когда одни функции отдельных стадий «жизненного цикла» отдельных элементов выполняются в одних функциональных подразделениях, а другие функции — в других. Например, функция «планирование» оплаты труда выполняется в одном функциональном подразделении (например, в планово-экономическом отделе), а функция «организации» оплаты труда — в другом подразделении (например, линейными руководителями — мастерами цехов), а функция контроля оплаты труда — в третьем функциональном подразделении (например, в бухгалтерии). Единственное условие, которое здесь должно соблюдаться, — это обязательное выполнение всего комплекса общих функций управления.

5. По отдельным специфическим операциям технического, канцелярского характера в структуре системы управления могут выделяться специализированные подразделения типа: множительный центр, технический архив, вычислительный центр, электронная почта и т.п.

6. Композиционное сочетание всех ранее указанных принципов.

На практике реализация тех или иных принципов формирования функциональной структуры обусловливается следующими факторами:

интенсивностью и качественными характеристиками динамики окружающей среды: изменения рынков материально-сырьевых, трудовых, финансовых ресурсов, экономической, социальной и политической ситуации в стране;

объемом, структурой, номенклатурой элементов производственной деятельности, обусловленной уровнем технико-технологической сложности производственных процессов, технологических переделов, стадий «жизненного цикла» продукции;

объемом (трудоемкостью) функциональной управленческой деятельности и, соответственно, численностью управленческого персонала, обусловленных количеством, номенклатурой стадий «жизненных циклов» элементов организации, осуществляемых в рамках организации;

объемом операциональной функциональной управленческой деятельности, выполняемой автоматизированным способом с помощью оргтехники, т.е., иначе говоря, уровнем автоматизации управленческих процессов, связанных с обработкой информации;

уровнем организации информационных систем;

пространственным (территориальным) размещением производственной структуры и системы управления;

уровнем квалификации и профессионального состава управленческого персонала;

уровнем организации индивидуальных рабочих мест в системе управления.

Вместе с тем эффективность функциональной структуры в значительной степени зависит от размещения ее в организационной структуре всей системы управления, включая высший управленческий персонал, который осуществляет нефункциональную управленческую деятельность и одной из основных задач которого является обеспечение координации и системных взаимосвязей деятельности функциональных подразделений между собой.

Принципиальная схема проектирования организационных структур систем управления приведена на рис. 7.

Рациональность формирования организационной структуры всей совокупности управленческой деятельности (системы управления) обеспечивается эффективностью вертикального зонирова-ния организационной структуры, обусловленного соблюдением следующих принципов:

1. Выделение в организационной структуре системы управления подсистем стратегического управления и внутриорганизационного управления производственно-хозяйственной деятельностью, Если внутриорганизационное управление производством в силу специфики объекта управления в основном может решаться функциональными подразделениями в функциональной структуре кооперированной управленческой деятельности, то подсистема стратегического управления, именно вследствие нефункционального характера деятельности, может решаться как коллективная мысле-деятельность на основе так называемых «целевых», «матричных» структур, реализуемых в форме временных структурных образований эпизодически или систематически собираемых Советов директоров, ученых советов, научно-технических советов, комитетов стратегического управления и т.п.

Аналогично этому в классе внутриорганизационного управления все вопросы системного характера, не укладывающиеся в рамки функциональной деятельности, также решаются путем кол» дективной творческой мыследеятельности в форме производственных или производственно-технических советов.

Суть матричных структур заключается в формировании такого организационного образования, когда при формальном сохранении административных (линейных) связей на первый план выдвигаются функциональные взаимосвязи, ориентированные на целевые программные задачи. Особенность реализации матричных структур при решении системных неформализуемых и неалгоритми-зуемых проблем и задач заключается в том, что коллективная творческая деятельности может быть эффективно реализована только при обеспечении равноправных условий деятельности без различия должностных и статусных позиций («без погон»).

2. Структурное разделение подсистемы управления производством на две подсистемы: подсистему подготовки производства и подсистему оперативного регулирования (оперативного управления) производственного процесса. В связи с тем, что количество оперативных текущих вопросов, как правило, постоянно велико и требует «незамедлительного» решения, целесообразно в организациях с непрерывным циклом производства (энергетика, химия, металлургия и т.п.) или в транспортных организациях в структурах систем управления выделять подсистемы оперативного регулирования с соответствующими диспетчерскими службами. С другой стороны, предварительная проработка и расчет режимов и параметров работы оборудования, трудовых процессов, технологическая операциональная увязка частных процессов в общие во времени и в пространстве и т.д. и т.п. требуют значительного времени на выполнение технологической подготовки производства. Поэтому по всем характеристикам эти виды деятельности принципиально различаются друг от друга и, соответственно, должны быть в организационной структуре системы управления разделены.

3. Для обеспечения взаимосвязи организации с окружающей средой в организационной структуре системы управления обязательно выделяется интегральная функциональная подсистема управления организацией как экономической системой, которая реализует класс организационно-экономической функциональной управленческой деятельности. Соответственно в рамках подсистемы экономического управления объединяются все функциональные подразделения, осуществляющие экономическое планирование, контроль и учет экономических показателей деятельности организационных производственных подразделений.

4. Группировка функциональных подразделений по зонам управляемости высшего управленческого персонала должна осуществляться в зависимости от специфики объектов управленческой деятельности, т.е. по подсистемам управления основнъши активными элементами организационной деятельности предметам и средствам деятельности т.е. по кадрам — подсистема управления персоналом, по материалам — подсистема управления материальными ресурсами и по финансам _ подсистема управления финансовыми ресурсами.

5. Основой организационной структуризации функциональных подразделений по подсистемам является также единство информационной базы (не только базы данных, т.е. нормативно-справочной и инструктивно-методической, но и первичной информации), взаимосвязанность функциональных операций и технологии обработки информации. Поэтому при формировании организационной структуры управления необходимо учитывать схему документооборота и информационных взаимосвязей.

В целом формирование организационных структур управления осуществляется с учетом здравого смысла индивидуально для каждой организации в зависимости от профессионально-деловых и личностных качеств наличного управленческого персонала.

Кроме того, при формировании организационных структур систем управления необходимо учитывать принципы совершенствования структур, которые могут быть сведены к следующим (см. рис. 8):

принцип формирования «плоских структур» (В) за счет сокращения и минимизации уровней управления в целях увеличения скорости прохождения информации и повышения уровня ее достоверности;

принцип формирования «трапециевидных» организационных структур систем управления за счет формирования коллегиальных органов управления;

принцип формирования «командного» управления на основе подбора в «команду» высшего управленческого персонала такого кадрового состава, который по своим мировоззренческим, политическим, профессионально-деловым и личностным характеристикам может выступать как команда «единомышленников».

Вопросы для самоконтроля:

1. Понятие «организационная структура». Характеристики производственных структур и структур управления.

2. Технологические, функциональные, информационные, документальные, ресурсные и другие организационные структуры.

3. Понятия элементов и связей в системе управленческой деятельности. Уровни управления.

4. Характеристика связей в системе управленческой деятельности. Отличие функциональных связей в производственной и управленческой деятельности.

5. Объективные основы административных связей в системе управления.

6. Типы структур систем управления, их специфические особенности.

7. Особенности функционирования структур программно-целевого управления.

8. Принципы формирования организационных структур систем управления.

9. Основные направления совершенствования структур систем управления.

Тема 7. МОДЕЛИРОВАНИЕ СИТУАЦИИ И РАЗРАБОТКА РЕШЕНИЙ

ПОНЯТИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИИ. КЛАССИФИКАЦИЯ И ХАРАКТЕРИСТИКА УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ

Управленческое решение исходя из понятия «управления» рассмотренного ранее, — это непосредственный результат («продукция») мыслительной разумной управленческой деятельности, имеющий смысловое значение (отказ от решения — тоже решение). Управленческое решение может выражаться как в абстрактной форме мыслительных конструкций с помощью различных знаковых систем* (вербальной, символической, схематической, «языком» тела, мимики, жестов, пантомимики и т.п.), так и в форме различного рода физических воздействий на субъект деятельности (человека), но при этом обязательным условием является понимание смысла этой мыслительной конструкции или воздействия субъектом управления. Если такого понимания со стороны объекта управления нет, то это решение не может рассматриваться как управленческое *, а является сугубо властным или каким-либо другим бессознательным. Таким образом, управленческим решением является любой документ или слово, действие, которые имеют смысл и направлены в дальнейшем на реализацию (осуществление) этого решения.

Посредством решения устанавливаются: цель, виды, объем деятельности, сроки, условия, техника и технология производства работ, права и ответственность, распределение ресурсов, фиксируется фактическое состояние явлений, предметов в данный момент времени и т.п. Соответственно управленческое решение отражается в форме различного рода документов (чертежи, схемы, планы, проекты, графики, ведомости, отчеты, справки и т.п.) и недокументированных приказов, заданий, установок, направлений действий и т.п., выражаемых в устных вербальных или других знаковых системах.

Управленческое решение строится на следующих принципах:

а) принцип субъектности (разумности, сознательности). То есть управленческое решение всегда субъектно, т.е. имеет субъекта («лицо» или орган), принимающего решение, объекта — субъекта исполнения этого решения, т.е. работника или группу людей — исполнителей решения;

б) принцип предметности или содержательности. Управленческое решение всегда имеет предмет, т.е. смысловое содержание решения;

в) принцип системности. Управленческое решение всегда есть комплексный процесс, включающий правовой (воля, права, ответственность), психический (результат мыслительной, духовной деятельности, эмоционально-чувственных переживаний), социальный (затрагивает интересы других людей, общества), политический (отражает мировоззренческую, идеологическую сторону социальной жизнедеятельности), социально-психологический (в процессе общения и передачи) и другие аспекты;

г) принцип абстрактности (идеальности) формы. С одной стороны, решение — это результат обработки (переработки) информации, в ходе которой осуществляется выбор (выработка, разработка, формулирование) среди возможных вариантов такого, который наиболее близок к рациональному. т.е. является наилучшим на основе принятого критерия эффективности. С другой стороны, управленческое решение абстрактно (идеально) вследствие того, что направлено на осуществление (реализацию) будущих действий, поступков и поведения исполнителей.

Управленческое решение в зависимости от выбранных оснований может быть классифицировано следующим образом:

по субъекту (кто принимает): единоличное, групповое (коллегиальное), коллективное:

по объекту (для кого предназначено, исполнитель): работник, группа (бригада, коллектив цеха, завода), профессиональные или территориальные сообщества (отраслевые, региональные), население государства или многих стран;

по предмету (содержанию): техническое, технологическое, организационное, экономическое, социальное, политическое и т.д.;

по времени исполнения: прогнозные (многолетние), календарные (год, квартал, месяц), текущие;

по степени важности (значимости): стратегические, тактические;

по степени обязательности: директивные (обязательные), регламентирующие (инструктивные), рекомендательные (советующие);

по степени формализуемости: формализованные, стандартные, нестандартные, неформализованные;

по форме представления: документированные и недокументированные (устные) и т.д.

______________________________________________________________________________________________

* Знак — материальный чувственно воспринимаемый предмет (явление, действие), который выступает как представитель другого предмета, свойства или отношения. Различают языковые и неязыковые знаки. Последние делятся на знаки-копии, знаки-признаки, знаки-символы. Понимание знаков невозможно без выяснения его значения, смысла.— Советский энциклопедический словарь.— М.: Советская энциклопедия, 1983.— С. 464.

* За исключением тех случаев, когда форма организации деятельности не предполагает разумного, сознательного выполнения действий, а требует лишь беспрекословного выполнения властных решений, реализуемых в форме приказов (например, в армии, где в основе лежит сугубо идеологическое выполнение долга, присяги, клятвы).

Состав, структура, содержание и форма управленческих решений определяется указанными принципами и классификационными признаками.

Основными требованиями, предъявляемыми к управленческим решениям и обеспечивающими разумную эффективность их реализации, являются: выполнимость (реальность), своевременность, системность (взаимосвязанность с другими решениями), рациональность (эффективность, оптимальность), законность (обоснованность), полномочность (соответствие уровню прав), непротиворечивость, преемственность (связь с предыдущими), а также простота, ясность, краткость изложения, обеспечивающие понимание исполнителями.

Если управленческое решение рассматривать как результат управленческой деятельности, то процесс его получения представляет собственно саму управленческая деятельность. Естественно, как и в любой деятельности, основу составляет технология ее выполнения, т.е. последовательность отдельных приемов, операций, этапов, стадий, средства деятельности и методы их осуществления. Как уже указывалось, основными средствами управленческой деятельности, определяющими технологию ее осуществления, являются информационные системы, включающие информационное обеспечение, организационную технику управления, условия управленческой деятельности (организация рабочего места), и, естественно, профессионально-деловые, социально-психологические и другие личностные качества самого субъекта деятельности.

В связи с тем, что технология и методы обработки информации достаточно полно и глубоко освещены в специальной литературе, а технология и методы стратегического управления рассматриваются автором в дисциплине по стратегическому менеджменту здесь ограничимся лишь кратким рассмотрением методов разработки управленческих решений и способов организации контроля за их реализацией.

Прежде чем рассматривать методы разработки решений, необходимо отметить недостатки управленческих решений, объективно обусловленные субъективными особенностями лиц, принимающих решения, и недостатками систем управления, независимо от того, какие методы используются. К такого рода недостаткам можно отнести:

предвзятость, обусловленная субъективизмом (эгоизмом или эгоцентризмом) управленческого персонала;

подмена действительного желаемым, в результате профессиональной амбиции (гордости, чести);

излишняя перестраховка, проявляющаяся в обеспечении определенных запасов, резервов в целях гарантированного исполнения проектов предлагаемых решений в недостаточно детерминированных условиях динамики внешней среды;

несистемность и определенная противоречивость решений, обусловленные организационной структурой функционального разделения управленческой деятельности.

Дата добавления: 2014-01-06