Принципы построения внешнеэкономических служб на предприятии

Тема 7: Организация и управление внешнеэкономической деятельностью на предприятии

Одной из функций управления является функция организации, которая, с одной стороны, представляет процесс управления, а другой стороны – выбор организационной структуры.

Организационная структура управления – это упорядоченная совокупность взаимосвязанных звеньев, обеспечивающих деятельность предприятия как единого целого. При этом происходит распределение функциональных обязанностей, прав и ответственности работников, а также форм взаимодействия между звеньями.

Внешнеэкономические службы предприятий строятся на двух уровнях:

- высший — в виде центральных служб стратегического управления внешнеэкономической деятельностью;

- низовой – в виде отделов оперативной работы.

Применение принципа «Разделяй и властвуй» к организации производства и управления означает, что в управлении необходима специализация людей и структур на выполнение определенных обязанностей.

Процесс выделения подразделений, специализирующихся на определенных функциях, начался в XX веке: сложились два типа управления: линейный и функциональный. В связи с изменившимися рыночными отношениями в 50-х гг. в США начался переход к другому типу управления – дивизиональному. Этот тип управления начинает распространяться и в нашей стране.

Линейная структура основана на строгой подчиненности нижестоящего уровня управления вышестоящему. Главное его достоинство заключается в однозначности воздействия управляющей системы на управляемую, отсутствии промежуточных связей между руководителем и подчиненными. Соблюдается принцип единоличия. Система коммуникаций (связей), имеющая относительно короткие каналы, действует с достаточной эффективностью.

Недостатки линейной структуры привели к созданию функциональной структуры, при которой, в отличие от линейной, персонал наделен не совещательными правами, а правом руководства и принятия решений. Основной принцип построения – группировка власти и ответственности по отдельным функциям управления: планированию, регулированию производства, снабжению, сбыту и т.д. Функциональная специализация значительно повышает эффективность управления благодаря углублению профессиональной специализации работников. Однако эту систему характеризует слабая гибкость стратегии и структуры в отношении объектов управления. Недостатком этого вида структуры является то, что исполнитель получает распоряжения от нескольких функциональных руководителей.

Дивизиональная структура – это организационная структура по отделениям (дивизионам), при которой в отраслях с массовым производством отделения получают самостоятельность, становятся «центрами прибыли» и «центрами ответственности», а также отделениям передаются функции производственного планирования, маркетинга, проведения международных операций. Сущность дивизионального типа состоит в выделении в качестве основного структурного элемента не функциональной службы, а полностью автономного в хозяйственном отношении производственного звена.

В практике организации внешнеэкономической деятельности встречаются пять основных типов построения линейно-функциональных структур:

1. По видам (функциям) внешнеэкономической деятельности. Как правило, такую структуру имеют небольшие по размерам фирмы, работающие с узким товарным ассортиментом на небольшом числе зарубежных рынков и их сегментов, отличающихся определенной однородностью, стабильностью и незначительной емкостью.

Такая структура подходит для фирм, производящих стандартные, неиндивидуализированные товары, которые не требуют значительной модификации в зависимости от различного предъявляемого к ним на разных зарубежных рынках спроса, а также не являются объектом активного воздействия научно-технического прогресса и т.д.

Такой тип структур имеет ряд недостатков: отсутствие специальных подразделений по видам товаров, что затрудняет управление процессом разработки нового товара, замедляет инновацию; отсутствие специальных подразделений по зарубежным рынкам, что приводит к замедлению реакции на изменения спроса на зарубежных рынках; усложнение решения вопросов финансирования внешнеэкономической деятельности и отдельных внешнеэкономических проектов.

2. По товарно-отраслевому принципу. Такую структуру имеют фирмы, выпускающие и/или экспортирующие продукцию широкого ассортимента с различной технологией изготовления, коротким жизненным циклом, со значительной степенью инновации и специализирующиеся на небольшом числе динамично развивающихся зарубежных рынков однородного характера.

Недостатки такой структуры: чрезмерная технологическая ориентация при поставке товаров за рубеж, трудности поиска и выхода на новые рынки сбыта, сложность проведения комплексной региональной политики, утяжеление структуры за счет многочисленных товарных отделов, ослабление координационных связей по функциям, их дублирование и неоправданное дробление, усложнение общего стратегического управления.

3. По географическому принципу. Такая структура имеет наибольшее распространение при организации внешнеэкономической деятельности. Она позволяет координировать и дифференцировать рыночную стратегию фирмы, добиваться чуткого реагирования на изменение среды и характера спроса на зарубежных рынках и своевременно адаптировать поставляемые на них товары. Такая структура подходит для фирм, продающих однородные товары с однородными требованиями со стороны потребителей на различных зарубежных рынках, способных взаимозаменять и/или дополнять друг друга. Товары этих фирм не должны быть подвержены резким колебаниям конъюнктуры и спроса и отличаться сезонностью продаж. Они должны продаваться, через широкую сбытовую сеть посредников.

Такая структура не лишена и определенных недостатков. Она привносит децентрализацию и дублирование ряда функций в управлении, снижает координацию внешнеэкономической работы по товарам и функциям, не дает эффективности для наукоемких товаров и услуг и для фирм с широким номенклатурным рядом продаваемых за рубеж товаров.

4. По группам потребителей или по рыночным сегментам. Такая структура рассчитана на удовлетворение требований индивидуализированных групп конечных потребителей, повышая степень их обслуживания. Она обеспечивает долговременность связей с партнерами и оптимизирует прибыль.

5. Матричная структура построения в большей степени связана с построением центральных служб управления внешнеэкономической деятельностью. Отличаясь определенной косностью и консервативностью, она в меньшей степени способна обеспечить мобильную адаптацию к новым условиям развития зарубежных рынков.

При построении организационной структуры управления внешнеэкономической деятельностью на фирме, как правило, происходит комбинирование различных типов и формирование уникальных, оригинальных структур управления, отвечающих условиям деятельности на внешних рынках именно данной фирмы именно на данном рынке и именно с данной продукцией.

При формировании внешнеэкономических отделов должны соблюдаться следующие основные принципы организационной оптимизации:

• относительная простота структуры, позволяющая четко построить организационную схему управления и не допускающая дублирования функций, нарушения и усложнения логичности горизонтальных и вертикальных связей;

• все функции управления должны входить в обязанности управляющих подразделениями;

• на данное подразделение не должно возлагаться решение вопросов, которые эффективнее решать в другом подразделении.

• гибкость, мобильность и адаптивность системы организации внешнеэкономической деятельности, которая чаще всего достигается за счет так называемых временных рабочих групп или групп по проекту, создаваемых из числа сотрудников различных подразделений для решения текущей, актуальной задачи развития внешнеэкономический деятельности и подлежащих расформированию по завершении проекта и выполнении задания;

• соответствие специфике ассортимента товаров, занятых во внешнеэкономической деятельности;

• соответствие специфике внешних рынков. Если число зарубежных рынков велико, но они могут быть однородными по группам стран, мы будем иметь дело с одним типом построения организационной структуры управления, а если число рынков невелико - то другой тип и т.д.

Существует несколько вариантов организационных структур управления внешнеэкономической деятельностью:

• образование отдела внешнеэкономической деятельности в рамках действующего аппарата управления предприятия;

• образование так называемого «встроенного» отдела ВЭД в другой отдел (экономики, маркетинга, коммерческий);

• создание внешнеторговой фирмы;

• службы ВЭД, построенные по дивизиональному принципу.

Самостоятельный отдел ВЭД создается, если предприятие самостоятельно осуществляет экспортно-импортные операции, получает доходы, позволяющие содержать специальный отдел, в котором сосредоточены все аспекты управления ВЭД предприятия и который взаимодействует с отделами маркетинга, валютно-финансовым, транспорта, сбыта, т.е. отделами, построенными по функциональному принципу.

«Встроенный» отдел ВЭД организуется, если объемы экспортной деятельности невелики, или если сделки носят не регулярный характер, или если предприятие осуществляет экспортные операции через посредников. При расширении ВЭД такой «встроенный» отдел может быть преобразован в самостоятельный отдел.

Внешнеторговая фирма может быть организована при успешной, многосторонней и сложной внешнеэкономической деятельности, которая выполняет все функции по осуществлению внешнеторговых операций: рекламно-информационную, исследовательско-аналитическую, валютно-финансовую, транспортно-экспедиторскую, а также таможенное оформление.

Службы ВЭД, построенные по дивизиональному принципу, создают крупные предприятия, производящие сложную техническую продукцию и самостоятельно реализующие ее на различных мировых рынках (в различных регионах мира).

Организационные структуры не являются застывшими, отдел может перерасти в фирму и, напротив, свертывание ВЭД приводит к ликвидации внешнеторговой фирмы и созданию самостоятельного отдела.

Дата добавления: 2014-01-06