Язык и стиль официально-деловой переписки

Тема 4.3.1 Официально-деловой стиль

Лекция 9

Содержание лекции: Официально-деловой стиль, языковые формулы официальных документов; язык и стиль коммерческой корреспонденции; реклама в деловой речи; правила оформления документов; речевой этикет в документе.

Вопросы лекции:

1. Язык и стиль официально-деловой переписки.

2. Речевой этикет в деловых документах.

3. Реклама в деловой речи.

Письма – одна из важнейших частей деловой документации. Если вы хотите быть уверены в том, что достигнутая устная договоренность будет неукоснительно соблюдаться вашим деловым партнером (или работодателем), обязательно подтвердите ее деловым письмом. Все виды деловых писем обязательно регистрируются.

Принципы классификации деловых писем могут быть различными.

1. По теме письма подразделяются на коммерческие и собственно деловые. Коммерческие письма используются при организации коммерческой сделки, заключении и выполнении контрактов; составляются от имени юридических лиц и нередко имеют правовую силу. Речь в них идет о сбыте продукции и вопросах снабжения. К коммерческой корреспонденции относятся коммерческое письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-претензия (рекламация) и ответы на эти письма, кредитное письмо (при заключении контрактов с иностранными партнерами). Собственно деловые письма решают организационные, правовые вопросы, проблемы экономических отношений корреспондентов, поэтому они весьма разнообразны по форме и содержанию. Это могут быть и расписка, и приглашение, и протокол собрания, и др.

2. По функции письма подразделяются на письма-ответы и инициативные письма. Последние, в свою очередь, подразделяются на письма, требующие ответа (коммерческое инициативное письмо, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение), и письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, письмо-заявление, сопроводительное письмо).

3. По признаку адресата письма подразделяются на обычные и циркулярные. Циркулярные письма – это письма, рассылаемые одним адресантом нескольким получателям, как правило, подчиненным инстанциям (организациям). Обычные письма направляются одному получателю.

4. По композиции письма подразделяются на одноаспектные и многоаспектные (ср. деление документов на простые и сложные). В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос. В последнее время они доминируют в деловой переписке. Если необходимо обратиться в организацию сразу по нескольким вопросам, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них, особенно в том случае, когда рассматриваемые вопросы не связаны между собой. Многоаспектные письма составляют в том случае, когда они затрагивают несколько взаимосвязанных вопросов, которые будут рассматриваться в одной организации (одним адресатом). Например, это может быть письмо, одновременно являющееся и письмом-предложением, и письмом-напоминанием.

5. По форме отправления письма подразделяются на традиционные почтовые отправления (обычно это письма, имеющие юридическое значение, как то: договоры, оферта, рекламация), электронные письма и факсы. Последние два вида писем используются, когда необходимо срочно решить вопрос, но юридической силы они не имеют.

6. По структуре письма подразделяются зарегламентированные, форма которых строго оговорена ГОСТом, и не регламентированные, не имеющие жесткой текстовой структуры, не требующие специального бланка или строго определенного формата бумаги. Последний вид писем тем не менее предполагает наличие некоего набора стандартных элементов, например: общей структуры письма, формы обращения к адресату и завершения письма и т.п.

7. По цели письма подразделяются на информационные («полезные»), создаваемые с целью передать информацию, и документы, призванные повлиять на адресата (рекламные письма).

Каждое деловое письмо попадает в несколько классификаций, а следовательно, составляется с учетом разных аспектов. Так, коммерческое письмо-запрос по своей функции является инициативным, по адресату – обычным, по композиции может быть как одноаспектным, так и многоаспектным, по структуре – чаще всего регламентированным, по цели – информационным. Все перечисленное влияет и на форму, и на языковые особенности данного вида писем.

Соответственно, перед тем как написать очередное деловое письмо, надо задать себе несколько вопросов: «Какова цель этого письма и является ли обсуждение вопроса в письменной форме в данном случае необходимым? Как лучше объяснить суть вопроса? Какова должна быть структура письма, чтобы получатель увидел и запомнил основную информацию? В каком тоне и каким стилем должно быть написано письмо?» и т.п. Выбирая форму документа, задумайтесь, как правильно его составить не только с точки зрения делопроизводства, что весьма важно, но и с точки зрения впечатления, производимого на получателя, его представления о документе, необходимом в данной ситуации.

Основные факторы, влияющие на текст и форму делового письма:

- кто пишет письмо (адресант);

- получатель (адресат);

- тема;

- цель;

- функция письма;

- сколько вопросов будет обсуждено в письме;

- каким образом оно будет отправлено;

- существуют ли строго регламентированные формы (требования ГОСТа) для этого вида писем.

Таким образом, составляя коммерческое письмо, следует обратить внимание на два основных момента: 1) оформление письма в соответствии с правилами делопроизводства; 2) текст самого письма. Оба момента одинаково важны.

Коммерческие письма организации, ее структурного подразделения, должностного лица могут составляться на специальном бланке для писем, форма которого установлена ГОСТом.

Любое деловое письмо имеет следующую структуру (рис. 1):

1) реквизиты отправителя (адресанта);

2) реквизиты получателя (адресата);

3) резолюция руководителя;

4) заголовочная часть;

5) текст письма;

6) подписи составителей

7) письма.

Реквизиты

отправителя

Заголовочная

часть

Схема делового письма

Рассмотрим некоторые виды коммерческой корреспонденции: письмо-запрос, письмо-предложение (оферту), письмо-рекламацию и ответы на них.

Письмо-запрос представляет собой обращение покупателя к продавцу с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и/или выслать оферту (предложение) на поставку товара.

Письмо-оферта – это предложение заключить договор, содержащее все его существенные условия. Оно адресуется, как правило, определенному лицу. Оферта, обращенная к неопределенному кругу лиц, именуется публичной офертой[17].

Письмо-рекламация (претензия) представляет собой требование возмещения убытков. К рекламации должны быть приложены копии документов, как правило, актов, подтверждающих факт нанесения убытков (оформляются в виде приложения к основному письму).

Текст рассматриваемых документов, как и любого другого вида деловых писем, должен включать следующие части: 1) обращение, 2) вводную часть, 3) основную часть, 4) заключение.

В обращении, как правило, используются стандартные языковые формулы[18]: Уважаемый г-н Степанов! (в этой формуле употреблено сочетание «господин + фамилия»); Многоуважаемый господин директор!; Уважаемые господа! (если получатели письма неизвестны); Уважаемые коллеги! (используется в общении людей одной профессии); Господин президент! (обращение без фамилии принято, если адресат является должностным лицом органа власти, депутатом, президентом (председателем) общества, компании, фирмы и т.п.). Если адресат вам хорошо знаком, лучше использовать менее официальные формулы: обращение по имени-отчеству или только по имени: Глубокоуважаемая Анна Петровна! Дорогая Анна! Если письмо не адресовано конкретному лицу, обращение можно опустить. В вводной части указывают причины, основания, цели составления документа. Они нередко сопровождаются ссылками на даты, факты, документы. Так, коммерческое письмо-запрос, представляющее собой обращение покупателя к продавцу с просьбой предоставить необходимую информацию об интересующих его товарах (услугах) или направить предложение на поставку этих товаров, предоставление услуг, обычно начинается словами: В целях ознакомления с...

Ниже приводятся типичные языковые формулы, используемые в вводной части письма.

Письмо-запрос	В целях ознакомления с...
Письмо-предложение (оферта)	В ответ на Ваш[19] запрос от... В подтверждение нашей предварительной договоренности... Зная Вас как надежного партнера... В соответствии с Вашей просьбой... Согласно контракту №.... от.... ООО «Полюс» в связи с... представляет на Ваше рассмотрение следующее предложение...
Письмо-рекламация	К большому сожалению... С сожалением...
Письмо-ответ	В ответ на Ваше письмо от... В ответ на Ваш запрос от... Нами рассмотрены Ваши предложения... Подтверждаем получение... В связи с...

Основная часть текста варьируется в зависимости от его конкретного типа, так как в ней формулируется главная цель письма. В основной части содержатся решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст письма может состоять только из основной части, например, некоторые письма-запросы могут содержать просьбу без пояснения: Прошу/просим предоставить информацию...; Просим выслать прайс-лист...

Ниже приводятся типичные языковые формулы, используемые в основной части письма.

Письмо-запрос	Прошу предоставить информацию......просим выделить…'
Письмо-предложение (оферта)	... направляю Вам... ...высылаю Вам перечень предложений... ...мы с удовольствием предлагаем Вам... Наша компания имеет честь предложить Вам... ООО «Стройсервис» предлагает изготовление...
Письмо-рекламация	(Официально) заявляем Вам рекламацию на.../в отношении... Направляем Вам товар/рекламацию/ рекламационный акт... Сообщаем Вам, что... Мы вынуждены поставить Вас в известность, что... Ставим Вас в известность, что... Доводим до Вашего сведения...
Письмо-ответ	...сообщаю Вам, что...... информируем Вас, что...

Заключительная часть одноаспектного письма обычно представляет собой формулы вежливости. Если же письмо является сложным, многоаспектным, эта часть может быть более развернутой.

Ниже приведены типичные языковые формулы, используемые в заключительной части письма:

Текст письма пишется либо от первого лица единственного или множественного числа (при этом личные место имения не используются), либо от третьего лица единственного числа.

Форма изложения от первого лица (информирую, информируем) возможна в двух случаях:

1) письмо оформляется на должностном бланке;

2) письмо содержит персональное обращение к адресату и носит личный характер.

Форма изложения от третьего лица более приемлема, когда письмо пишется от имени организации (Наша компания рада сообщить Вам...).

Текст письма в среднем должен занимать около одной страницы машинописного текста и ни в коем случае не должен превышать трех машинописных страниц.

При составлении текста делового письма сначала следует наметить логическую схему его содержания, а если письмо многоаспектное, продумать иерархию заголовков, подзаголовков и т.п.

Текст многоаспектных писем состоит из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов. Для этих писем характерны устойчивые синтаксические конструкции:

1) Просим...

2) Также просим...

3) Мы также просим...

Изложение каждого аспекта обычно начинается с нового абзаца. В основном письма состоят из двух частей: 1) факты и события, явившиеся основанием для составления письма; 2) выводы, просьбы, предложения. Так, письмо-запрос состоит из следующих частей: 1) обоснование актуальности запроса; 2) содержание запроса; 3) ожидаемый результат, если просьба будет выполнена.

Письмо-запрос, письмо-предложение (оферта)	В ожидании Вашего согласия... Выражаем надежду на продолжение нашего сотрудничества...	Заранее благодарны... Просим выслать.... в течение недели... Надеемся получить ответ в ближайшее время... В ожидании скорого ответа...	Искренне Ваш... С уважением...
Письмо-рекламация	–
Письмо-ответ	–	–

Рекомендации, которые дают российские и зарубежные специалисты, весьма различаются, что связано как с национальной традицией написания писем, так и с особенностями общественно-политического строя. Однако ряд требований является интернациональным. К ним относятся следующие.

1. Выбирая форму документа, ставьте себя на место получателя.

2. Применяйте слова в их прямом значении, старайтесь избегать неоднозначности.

3. Делайте каждое предложение точным и завершенным, насколько это возможно.

4. Используйте одно предложение для выражения только одной, главной, мысли. Сказанное относится к суждениям, а не к фактам; фактов может быть несколько. Так, фраза «В этом товаре соблюдено разумное соотношение цены и качества, а товар продается в кредит» составлена неправильно, потому что она содержит два не связанных между собой суждения. Использование в одном предложении тесно связанных суждений возможно: «В этом товаре соблюдено разумное соотношение цены и качества, что делает его на сегодняшний день одним из самых продаваемых товаров». Прежде чем объединять в одно предложение два разных суждения, следует подумать, с какой целью вы это делаете.

5. Написав предложение, обязательно отредактируйте его. Для этого прочитайте предложение вслух, обращая внимание на ряд моментов: а) стиль изложения (с одной стороны, он не должен быть разговорным, а с другой – не должен быть чрезмерно синтаксически сложным); б) длину предложения (не более 20 слов); в) порядок слов; г) выбор слов (избегайте жаргона, лишних слов и т.п.) и однозначность их прочтения; д) правильное применение местоимений; е) форму подлежащего и сказуемого (они должны быть согласованы); ж) время, в котором употребляются глаголы.

6. Перед тем как отправить документ, отредактируйте его текст и проверьте: а) грамматику, б) длину текста, в) ясность смысла. Не стоит посылать ответственное письмо сразу после написания: следует выждать не менее 24 часов, затем еще раз перечитать его, внести правку, если она необходима, и только затем отправить.

7. Не акцентируйте внимание только на деталях, проверьте весь текст в целом и оцените, правильно ли он составлен с точки зрения стоящей перед вами задачи.

8. Проверьте правильность написания имен.

Проверьте правильность употребления формы подлежащего (подлежащее – сочетание слов: субъект действия отождествляется не с отдельным лицом, а с его собирательным статусом).

10. Применяйте знакомые, правильные образцы писем аналогичного содержания.

11. Не злоупотребляйте аббревиатурами; при первом употреблении аббревиатуры в тексте письма дайте ее расшифровку.

Ниже приводятся языковые отличия, которые необходимо учитывать при составлении писем за рубеж.

Рекомендации иностранных специалистов	Рекомендации российских специалистов
Применяйте простые синтаксические конструкции, начинающиеся с ключевого слова	Основная информация (ключевое слово) находится в конце предложения
Используйте активный залог	Используйте пассивный залог
В ряде писем желательна высокая эмоциональность	Желателен сдержанный тон письма; требования к стилю – объективность, нейтральность
Обращайтесь к людям так, как они Вам представились	Обращайтесь к людям так, как того требует российский деловой этикет
Важно учесть: а) особенности личности получателя (его ожидания, симпатии); б) производимое впечатление (тон письма); в) ожидаемый эффект (должно ли письмо влиять на получателя или только информировать его); г) шанс на прочтение (будут ли письмо читать в любом случае или сначала надо завоевать внимание получателя)	В первую очередь необходимо ориентироваться на общепринятую форму составления письма. Письмо должно быть выдержано в тоне, принятом для деловой коммуникации. Для увеличения шансов на прочтение письма имеет смысл повторить основной тезис документа как в начале, так и в конце текста

В большинстве случаев коммерческие письма представляют собой традиционные почтовые отправления, хотя в последнее время все более популярными видами коммерческой корреспонденции становятся факсы и электронные сообщения.

Факс оформляется в основном так же, как и остальные деловые письма, и может быть составлен на бланке письма. Единственное отличие от традиционного письма состоит в том, что в реквизите «Адресат» вместо почтового адреса указывается номер факсимильного аппарата получателя. Требования к тексту – лаконичность и простота изложения. Факс составляют в одном экземпляре, который после пере дачи сообщения подшивают в дело. Следует помнить, что в российском законодательстве факс приравнен не к оригиналу, а к копии, поэтому в ряде случаев требуется обязательная отправка оригинала обычной почтой.

Электронные письма по структуре и оформлению не отличаются от традиционных деловых писем. Чтобы избежать проблем с прочтением вашего письма за рубежом из-за различий в кодировках, пишите письмо в текстовом редакторе и отправляйте его как приложение. У адресата может не оказаться необходимой программы-дешифратора. Чтобы придать электронному письму юридическую силу, используют электронную цифровую подпись. Юридическая значимость электронной цифровой подписи признается при наличии программно-технических средств, обеспечивающих ее идентификацию, и соблюдении установленного режима их использования.

Дата добавления: 2014-01-06