Электронный документооборот

Классификация и кодирование экономической информации

В управленческой документации одна часть данных кодируется, а вторая – нет (адреса, фамилии и т.д.). Кодирование выполняется с целью сокращения затрат на ввод документов и упрощения операций по их обработке. Коды находятся в классификаторах, содержащих также систематизированный свод наименований объектов и их группировки.

Для того чтобы получить коды объектов, они предварительно классифицируются. Классифицирование - это деление множества объектов на классы в соответствии с нужным признаком. Если признаков несколько и между ними существует иерархическая соподчиненность, то получают иерархическую классификацию.

Правила построения иерархического классификатора следующие:

1. Определить число признаков, указать их наименование и соподчиненность (например, А (факультет) старше Б (специальности), Б старше В (группы), В старше Г (номера студента в группе).

2. Определить число значений, принимаемых каждым признаком и выбрать максимальное (например, А принимает максимальное значение 5, Б – 3, В – 4, Г - 25).

3.

Построить классификационное дерево.

4.

Построить структуру кода по схеме

Если между признаками нет иерархической зависимости, то имеет место одноуровневая многопризначная (фасетная) классификация. Она используется для такого деления объектов на классы, при котором ранг всех признаков одинаков. Классы-фасеты получают путем отнесения объектов в классы согласно значениям признаков одновременно. Например, множество студентов можно разделить по трем признакам: пол, успеваемость и место проживания (регион). Получим независимые классы-фасеты, представленные на рис. 5.3.

Полученные таким образом фасеты позволяют с помощью операций пересечения, объединения и др. получить ответы на различные вопросы. Например, на вопрос, "Какие студенты мужского пола, проживающие в Москве, учатся на отлично? будет получен следующий ответ: Иванов. Для его получения составляют фасетную формулу вида: Ф₁₁ ∩ Ф₂₁∩ Ф₃₁ = Иванов, где знак ∩ означает знак пересечения множеств.

В настоящее время существует три уровня классификаторов экономической информации: общегосударственные, отраслевые и локальные (классификаторы предприятий).

Общегосударственные классификаторы делятся на следующие группы:

1. Классификаторы управленческих документов, видов деятельности, экономических и социальных показателей

- Общероссийский классификатор продукции (ОКП);

- Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

- Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД);

- Общероссийский классификатор валют (ОКВ);

- Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ) и др.

2. Классификаторы организационных структур.

- Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);

- Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

- Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ) и др.

3. Классификаторы информации о населении и кадрах.

- Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН);

- Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);

- Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Структуру и содержание классификаторов данного уровня рассмотрим на примере классификатора продукции (ОКП), в котором кодовое обозначение состоит из двух частей: классификационной и идентификационной. Первая содержит высшие классификационные группировки, а вторая ассортиментную номенклатуру. Структура кода следующая:

Например, классификационная часть кода 021124 означает: 02 – нефтепродукты, 021 – нефтепродукты светлые, 0211 – бензины, 02112 – бензины автомобильные, 021124 – бензины автомобильные марки А-72.

Идентификационная часть зависит от отрасли и ее специфических особенностей.

Отраслевые классификаторы создаются для некоторых отраслей производства или видов деятельности (коды бухгалтерских счетов, коды видов оплат и удержаний, виды операций с материальными ценностями и т.д.).

Локальные классификаторы предназначены для информационного обслуживания отдельного предприятия или организации (табельные номера, коды структурных подразделений, коды поставщиков и т.д.). На данном уровне классификация и кодирование объектов или процессов осуществляется специалистами предприятия.

Коды необходимы для упрощения процедур автоматического поиска информации, ее группировки, сортировки и получения сводных результатов вычислений. Кодирование – это процесс присвоения условного обозначения объектам. Коды могут быть цифровыми, буквенными и буквенно-цифровыми.

Распространенными являются следующие системы кодирования: порядковая, серийная, позиционная, мнемоническая (код повторения), шахматный код.

Порядковая система кодирования предполагает присвоение всем позициям кодируемой номенклатуры порядковые номера без пропусков. Например, виды начислений заработной платы могут быть закодированы следующим образом: 01- основная заработная плата, 02 - премия, 03 - за работу в ночное время, 04 - за работу в праздничные дни и т.д. Кодируемые объекты не должны изменяться.

Серийная система ориентирована на кодирование объектов, которые предварительно сгруппированы в серии. Сериям присваиваются номера с учетом их возможных расширений. Например: группа основных цехов коды от 01 до 07, группа вспомогательных цехов коды от 11 до 16 и т.д.

Позиционная система кодирования отражает иерархическую соподчиненность признаков классификации.

В бухгалтерском учете распространены позиционные двух и трехпризначные коды. Как правило, в кодах счетов бухгалтерского учета выделяют дополнительный, аналитический уровень для получения более детальной информации. Например, для счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" выделяют два уровня: для подразделений и для табельных номеров. Для счета 10 "Материалы" выделяют три уровня: вид материальных ценностей (1 знак), склад (1 знак) и номенклатурный номер (2 знака). Структура кода приведена на рис. 5.4.

Мнемонический код повторяет характеристики объекта, например коды гаечных ключей, могут быть следующими: ключ 12 на 14 кодируется как 1214, ключ 14 на 17 – как 1417 и т.д.

Шахматный код применятся для кодирования двухпризначных номенклатур, например

Причины простоя	Виновники простоя
Поставщики	Администрация	Рабочие
Отсутствие электроэнергии
Отсутствие инструментов
Отсутствие комплектующих

Коды играют определяющую роль в процессе подготовки исходных данных и решении задачи. Эта роль заключается во-первых в сокращении затрат на ввод исходных данных за счет перенесения справочных данных в макет ввода первичного документа. Иллюстрацией этого, может служить рис. 5.5.

Во-вторых, коды с помощью процедур сортировки позволяют выполнять различные группировки данных для получения многоуровневого накопления результатов. Иллюстрацией этого может служить документ "Сальдовая ведомость материалов по складам" (см. табл. 5.1).

Таблица 5.1.

Сальдовая ведомость учета материалов по складам

Код склада	Код материала	Фактически поступило
	Итого по коду 1000
	Итого по коду 1001
Итого по коду 12

В-третьих, коды используются в процессе оформления входных документов. Например, в процессе оформления бухгалтерской отчетности указываются коды организаций, отрасль, организационно-правовая форма и т.д.

Прямая и обратная связи между структурными подразделениями предприятия осуществляются в форме документооборота. Под документооборотом будет пониматься движение бумажных и электронных документов от аппарата управления до объекта управления, а также из внешней среды.

Документооборот строго регламентируется путем указания места обработки документов, момента их получения или передачи на другое место или сдачи в архив. Различают обычный (бумажный) и электронный документооборот. Электронный документ – это бумажный документ, введенный в память компьютера в соответствии с установленными правилами или полученный по каналам передачи данных из внешней среды.

На рис. 5.6 представлено движение трех электронных документов: наряда, появившегося в цеху и обозначенного с помощью фигуры , накладной, сгенерированной плановым отделом и обозначенной в виде фигуры , счета, направленного банковской информационной системы (сторонней организации) и обозначенного в виде фигуры , а также электронных документов, полученных из сети Интернет и обозначенных фигурой .

Как видно из рис. 5.6 наряд, накладная и электронный текст после использования направлены в электронный архив, а банковский счет после обработки бухгалтером вновь направлен сторонней организации.

Всякая система электронного документооборота должна быть распределенной, так как ввод документов происходит на территориально-распределенной организации.

Функции систем электронного документооборота состоят в следующем:

1. Хранение электронных документов в архиве.

Носители электронных документов характеризуются двумя параметрами:

- стоимостью хранения 1 мегабайта информации;

- скоростью доступа к информации.

Задача заключается в выборе оптимального носителя.

2. Организация поиска документов.

Существуют два типа поиска:

А). Атрибутивный поиск: каждому документу присваивается набор идентифицирующих его атрибутов. Поиск документа осуществляется путем сравнения значений этих атрибутов со значениями в документах, находящихся в архиве. Примерами атрибутов могут служить: код поставщика, код или фамилия служащего, время создания документа и т. д.

Б). Полнотекстовый поиск: документ отыскивается по словам, входящим в сам документ.

Для поиска известного документа используется атрибутивный тип, для неизвестного - полнотекстовый.

3. Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа. Каждый документ должен иметь список пользователей, имеющих право доступа к нему.

4. Маршрутизация и передача документов.

Одна из важных функций системы документооборота состоит в маршрутизации и контроле исполнения. Маршрутизация сообщений - в системе электронного документооборота - это построение схемы, согласно которой они передаются с одного рабочего места в другое.

Известны следующие системы маршрутизации:

1. Свободная маршрутизация: последовательная или параллельная. При последовательной маршрутизации документ проходит от одного пользователя к другому, а при параллельной - он одновременно поступает к нескольким пользователям.

2. Свободная маршрутизация с контролем исполнения. Под контролем понимается:

-контроль доставки документа;

-контроль исполнения (выдача извещения, что задание выполнено);

-мониторинг задания (кто и что сейчас делает с заданием).

3. Маршрутизация по заранее определенным маршрутам с контролем исполнения.

4. Система электронной почты.

Дата добавления: 2014-01-06